Este material es una pequeña parte
del curso de gestión de proyectos digitales y será útil principalmente para gerentes de proyectos, gerentes de cuentas y gerentes de agencias.
Decidimos compartir nuestra experiencia con una buena razón: los casos desagradables de colegas de la industria y los golpes autocompletados sugieren que este tema es un punto doloroso para muchos (y no solo en TI). Lea en el material qué estructura de contrato elegir cuando trabaje en SCRUM (y por qué), y lo más importante, cómo defenderlo con los abogados del cliente. La vida piratea cuando se acuerda, 5 reglas de precaución, un par de historias reales, así como el proceso de flujo de trabajo en el estudio Sibirix desde adentro, aquí.
Pocos escriben un contrato para cada cliente desde cero. Casi todas las empresas tienen algún tipo de plantilla, la mayoría de las veces sacada de Internet y editada. Empezamos por lo mismo. Cuando se trabajaba en un modelo en cascada con un flujo de trabajo, era simple: el trabajo se evaluaba inmediatamente y se registraba en el contrato en la etapa de venta.
Hace aproximadamente 8 años comenzamos a trabajar en SCRUM, el primero en desarrollo web (por este motivo, una publicación separada con un holivar ya está en el archivo). Fue genial, pero nuestra plantilla de contrato familiar y acogedor no encajaba bien con los nuevos procesos.
La idea clave era hacer un acuerdo marco más aplicaciones en cada etapa del desarrollo.
Dicho acuerdo determina el orden general y las condiciones de trabajo, mientras que nosotros y el cliente asumimos los riesgos solo dentro del marco de la Aplicación actual, en otras palabras, dentro de una etapa del trabajo.
En esta plantilla, gradualmente realizamos cambios y adiciones, basados en todos los baches que llenamos. Creció gradualmente, se volvió difícil de leer y entender. Comenzó a pasar indecente mucho tiempo para verificar, corregir, coordinar. Surgió la pregunta: "¿Necesitamos un abogado?"
Entendimos muy bien que no queríamos tener un abogado en el estado (no produce nada, lo que significa que enfurecerá al director). Que los gerentes no tienen mucho tiempo para trabajar con documentos. Al mismo tiempo, realmente queríamos que el flujo de trabajo fuera seguro. Por lo tanto, reestructuramos las plantillas
con la ayuda de abogados de Runetlex e introdujimos regulaciones especiales que redujeron en gran medida la complejidad y la probabilidad de errores.
Por ejemplo:
- Un nuevo contrato siempre debe prepararse a partir de una plantilla, y no a partir de un contrato de un cliente anterior. Disculparse por el nombre de otra persona en los documentos ya es desagradable, pero todavía hay trabajos en el NDA ...
- Los lugares donde los datos pueden cambiar se resaltan en color: esto realmente ahorra el 20 por ciento del tiempo al preparar documentos a partir de plantillas.
- Antes de enviar el contrato al cliente, en cualquier caso, debe verificarse nuevamente. Y muy deseable, una persona diferente. El problema es que esa persona suele estar sola en la empresa. Y puede haber muchos documentos (por ejemplo, tenemos más de 400 al año).
- Y no solo: las regulaciones son bastante grandes.
Lo más desagradable, pero inevitable: estas son correcciones de los abogados del Cliente. Y también deben verificarse y evaluarse para detectar posibles riesgos. La solución es tener una plantilla de contrato comprobada para cada tipo de servicio y una lista de verificación para trabajar con objeciones (compartimos nuestra plantilla
aquí ). Entonces, la negociación no requiere mucho tiempo y sentido común.
Hay tres tipos de ediciones con las que utilizamos diferentes algoritmos para trabajar:
- Refinamientos de procesos. La mayoría de las veces provienen de gerentes de proyectos del lado del cliente. Por lo general, es suficiente decirle una vez más por qué el trabajo se construirá de esta manera y no de otra manera, y qué ventajas ofrece al cliente.
- "Eliminando" condiciones más favorables. Más iteraciones de ediciones, menos plazos, precios más bajos. Que hacer Conecte el sentido común, demuestre que el costo y el tiempo dependen directamente de la complejidad. Necesitamos más iteraciones de ediciones, está bien, pero tomará más dinero y días. Debería ser más barato: reducimos el alcance del trabajo: siempre puede eliminar algunas funciones del presupuesto. El trabajo libre es un pecado.
- Referencias de los abogados del cliente. Hay muchos, más precisamente, MUCHOS, especialmente en los casos en que el abogado intenta no resolver un problema real, sino crear la apariencia de trabajo. Las ediciones pueden no ser muy racionales y comprensibles. Veamos cómo trabajar con esto para coordinar documentos con pérdidas mínimas.
El primer paso es estipular previamente cláusulas en el contrato que estén específicamente diseñadas para ser flexibles y adaptarse al cliente en particular. Estas pueden ser disposiciones que duplican las normas legales o regulan los matices de trabajo que son convenientes para usted, pero no fundamentales. Esos artículos son lo que estás dispuesto a renunciar. Su ausencia no afectará la complejidad, el tiempo, el costo, los procesos o los riesgos. Entonces, si los abogados del cliente preguntarán mucho, puede excluirlos de manera segura, protegiéndolos previamente.
En nuestras plantillas, dichos elementos están resaltados y los gerentes pueden tomar decisiones sobre ellos de forma independiente.Desafortunadamente, además de los puntos que realmente no deseabas de antemano, hay otros en los documentos. Para ti, no solo son importantes, sino fundamentales. Cuando los abogados del cliente envíen correcciones sobre ellos, deberá aceptar. No existe, y no puede haber un solo algoritmo, siempre es un proceso de negociación.
En tales puntos, en primer lugar, vale la pena proponer una redacción alternativa. Incluso si la otra versión contiene solo concesiones o aclaraciones menores, y en general casi no es diferente de la anterior, a menudo la extrañarán.
Compare: los abogados no estuvieron de acuerdo con esta redacción:
El Cliente le otorga al Contratista el derecho de usar su nombre (nombre), logotipos, marcas comerciales, designaciones comerciales en la cartera y materiales de información del Contratista. El cliente le otorga al Contratista el derecho
para anunciar los resultados de todo el trabajo en virtud del Acuerdo.
Y este se perdió:
El Cliente le otorga al Contratista el derecho de usar su nombre y logotipo en la cartera y los materiales de información del Contratista, así como a anunciar los resultados de todo el trabajo en virtud del Acuerdo, sujeto a la aprobación previa del texto del anuncio con el Cliente, enviando un correo electrónico a la persona responsable del Cliente a más tardar el 2 días hábiles antes de la publicación propuesta.
Es incluso mejor hacer una lista preliminar de puntos sobre los que a menudo surgen desacuerdos y preparar alternativas con anticipación. La ventaja de esta lista es que le permite delegar parcialmente la discusión de las ediciones a los gerentes de cuentas y gerentes de proyectos.
Si no puede ponerse de acuerdo sobre ningún punto, puede intentar llevar las negociaciones a un nivel superior. A menudo es suficiente para decir que no tiene suficiente autoridad y que puede resolver el problema solo a través del CEO. La escalada siempre requiere muchos recursos para ambas partes, por lo tanto, en puntos no críticos, los problemas probablemente se resolverán sin ella.
Si el cliente solicita agregar sanciones al contrato, por ejemplo, por trabajo atrasado, piense si él mismo puede retrasarlo exactamente de la misma manera. En caso afirmativo, agregue dos elementos espejo: para usted y para él. No estamos en contra de la responsabilidad de esos parámetros que están completamente en nuestro poder. Pero la responsabilidad es una cosa de doble filo. Y esta es una ocasión una vez más para sobreestimar los riesgos y, posiblemente, abandonar las sanciones en general.
El
archivo de casos de arbitraje tiene un historial judicial del cliente. ¿Muchas demandas contra proveedores? Sí, tal vez él realmente tiene mala suerte todo el tiempo, pero más bien, su departamento legal es beneficioso y gana dinero a través de lagunas en los documentos. Tenga esto en cuenta al evaluar los riesgos y la rentabilidad de un proyecto, y al acordar las revisiones. Por ejemplo, este es un argumento importante cuando se acuerda un punto de jurisdicción.
Además de los guiones para coordinar las correcciones, en nuestras regulaciones hay una serie de reglas de precaución que serán útiles en cualquier industria:
Regla 1. No hay documentos en Word. Entregamos documentos al cliente en modo de edición en Google o (si los abogados del cliente necesitan un archivo) un archivo pdf. Es más fácil transferir puntos del protocolo de desacuerdos a Google.Docs que verificar completamente el texto de Word para detectar la presencia de cambios inadvertidos.
Regla 2. Verificar documentos. Sucede que los clientes agregan 2-3 ediciones en el modo de edición, y el resto lo hace en silencio, con la esperanza de que nadie se dé cuenta. Tuvimos dos de estos casos: los términos, las cantidades y los procesos cambiaron.
Regla 3. Verifique las versiones originales del cliente. Pueden diferir repentinamente del documento acordado. Desafortunadamente, en nuestra práctica, tal opción se ha cumplido varias veces.
Regla 4. Exija un poder notarial si el contrato no fue firmado por el director general. Y verifique que no haya expirado. De lo contrario, en la corte, el contrato puede ser declarado inválido, y no importa qué tan bien haga su trabajo, tendrá que devolver el dinero. El caso no es ficticio (colegas compartidos).
Regla 5. Verificar las firmas. La firma en un documento específico debe coincidir con el modelo de firma en el acuerdo marco (y en los documentos constitutivos de la empresa, le pide a las contrapartes copias de ellos, ¿verdad?) Y tiene algo en común con el nombre del firmante. Debido a la dudosa firma, los documentos también pueden ser invalidados.
Creemos que el acuerdo debe reflejar con precisión los acuerdos reales y las reglas del juego. No debe interferir con el trabajo. En caso de disputas, agitar trozos de papel frente a la nariz es una idea débil y dudosa. Pero el orden en los documentos debería ser. De lo contrario, es suficiente para guiarse por el sentido común y la intuición.
La plantilla del contrato maestro y su anexo se pueden descargar aquí .