Aparente simplicidadEn cualquier libro de texto, incluido PMBOK, el procedimiento de gestión de riesgos se describe en términos claros y comprensibles.
El riesgo es necesario:
- revelar
- sujeto a análisis cualitativo y cuantitativo
- poner en la sección apropiada de la matriz de riesgo
- tomar una decisión sobre trabajar con él
- seguimiento hasta el inicio o pérdida de relevancia.
Sin embargo, en la vida real no es tan frecuente que pueda ver claramente siguiendo estos procedimientos, y aún menos a menudo, los beneficios de esto.
Detrás de la aparente simplicidad se encuentra el trabajo diario del gerente del proyecto, que requiere disciplina, creatividad y esfuerzo intelectual. Y dado que el riesgo es un evento probable en el futuro que puede no ocurrir, ahora no quiero hacerlo ahora, hay tareas más urgentes.
Supongamos que un gerente de proyecto comprende que la gestión de riesgos es necesaria. Para convencerlo de esto no es necesario. Pero, ¿cómo hacerlo de la manera más eficiente? ¿Qué técnicas y herramientas deberían usarse para reducir realmente las pérdidas desde el inicio de los riesgos con una inversión mínima de tiempo?
Herramientas de riesgoExiste un conjunto de herramientas obligatorias, cuya presencia, así como la calidad del contenido, ya indica que el gerente del proyecto está tratando de administrar los riesgos. Es
- Registro de riesgos
- Tarjetas de riesgo crítico
- Asignaciones de riesgo y tareas
Sin embargo, su sola presencia no proporciona un resultado.
Primero, debe identificar correctamente el riesgo. Como regla, una cadena de eventos conduce a consecuencias adversas. ¿Qué es el riesgo? ¿Las consecuencias o uno de los eventos que lo llevaron?Veamos un ejemplo simple.
La figura muestra la misma cadena, pero el énfasis está en diferentes enlaces.
Puede intentar nunca llegar tarde al trabajo. Por ejemplo, para evitar llegar tarde, salga media hora antes. Y esta es una buena opción si eres una alondra, y media hora de sueño por la mañana no es de gran valor para ti.
Y puede redirigir un teléfono fijo a un teléfono móvil, y probablemente pueda evitar una llamada perdida, a pesar de llegar tarde.
El costo de lidiar con la probabilidad de riesgo en dos casos es diferente. Media hora de sueño o una redirección inútil a un móvil. Dependiendo de la definición de con qué estamos luchando, el costo de la prevención puede variar dramáticamente.
Un evento arriesgado es algo con lo que lucharemos, que trataremos de prevenir.
Los siguientes criterios pueden usarse como una pista práctica para determinar un evento de riesgo:
- Un evento está bajo control directo: puede ser reconocido, puede ser influenciado.
- Se garantiza que el evento dará lugar a la aparición de consecuencias.
- Hay una forma estándar de resolver el problema y este método generalmente es económico.
Identificar riesgos es un proceso continuo. Pueden formularse sobre la base de la experiencia previa, el análisis de la situación actual, cualquier persona puede informarlos y en cualquier forma. Si mantiene los ojos abiertos, la información sobre riesgos siempre estará allí.
La pregunta es, ¿qué vale la pena ingresar al registro a partir de esto?La entrada en el registro de riesgos debe ser específica:
- Si sucede ...
- Las consecuencias vendrán ...
- Podemos hacer lo siguiente sobre esto ...
Para cada riesgo, se asigna una persona responsable y una fecha de control.
Recomiendo la siguiente estructura del registro de riesgos, que, sin embargo, puede modificarse o complementarse de acuerdo con condiciones y preferencias específicas:
- No. - Código de riesgo único
- Título: una breve designación de riesgo
- Descripción: una descripción del evento de riesgo y las consecuencias.
- Abierto - Fecha de registro de riesgo
- Iniciador - nombre completo del iniciador
- Control de riesgos: nombre completo de la persona responsable del control de riesgos regular
- Prioridad: alta / media / baja
- Fecha de decisión requerida - Cuándo decidir sobre el riesgo o acciones problemáticas
- Las consecuencias del inicio del riesgo (tiempo y costo) - Cuál será el inicio del riesgo, en términos numéricos.
- Acciones de riesgo: qué hacer con el riesgo
- Responsable de las acciones: quién debe llevar a cabo estas acciones
- Fecha planificada de acción: cuándo tomar medidas
- Acciones en riesgo: qué hacer si se produce un riesgo
- Fecha de estado - Fecha de actualización de estado
- Estado - Abierto / Análisis completado / Resuelto / Cerrado
Mapa de riesgos
Los riesgos más importantes son dignos de crear un documento separado sobre ellos: un mapa de riesgos.En el mapa de riesgos escribimos:
- Una descripción detallada de lo que podría suceder
- ¿Cuáles son las consecuencias, preferiblemente expresadas en dinero?
- probabilidad de ocurrencia
- opciones de acción (no hacer nada, hacer algo, hacer otra cosa)
- Decisión y plan de acción
El mapa de riesgos es muy conveniente para la escalada. Si las acciones dependen de otra persona que no está en poder del gerente del proyecto, entonces es necesario escalar.
3. Implementación del plan de gestión de riesgos.Puede identificar riesgos, mantener un registro, elaborar tarjetas. Pero si no hay acción de riesgo, entonces todos los pasos anteriores son inútiles.
Son posibles las siguientes estrategias de gestión de riesgos y ejemplos de su aplicación:
- Evadir : no hacer un proyecto; negarse a usar tecnología desconocida.
- Restringir : tome cualquier medida para reducir la probabilidad o el grado de impacto de las consecuencias: atraer a un subcontratista con experiencia relevante; mover tareas arriesgadas al comienzo del proyecto; realizar pruebas adicionales.
- Aceptar : crear una reserva para la aparición del riesgo (amortiguación temporal, stock en el presupuesto)
- Transferencia : asigne a alguien (cliente, contratista, compañía de seguros) la responsabilidad de la implementación de una tarea para la cual existe un riesgo o sus consecuencias.
Una vez que haya decidido qué estrategia elegir, acciones planificadas, es importante asegurar su implementación.
En uno de los proyectos, utilicé la siguiente práctica. Designó una reunión sobre riesgos con el Director General Adjunto del cliente y vino con varias tarjetas de riesgo. Pidió leer, si es necesario, explicó algo, pidió elegir una de las opciones o formular otra solución. Después de eso, firme en papel. Esto estimuló en gran medida las acciones de las personas en la subordinación de este líder.
Sin embargo, dicho esquema no siempre es aplicable si no corresponde a la cultura corporativa o si el gerente tiene tácticas para evitar la decisión. La manipulación es un asunto creativo.
En otro proyecto, preparamos mapas de riesgos en el portal del proyecto (consulte
Uso de JIRA y Confluence en Project Management ), que luego se recopilaron automáticamente en el registro. Esta opción es más conveniente que tratar de acomodar toda la abundancia de información en una hoja de cálculo de Excel. Además, debido a la conexión con el sistema de gestión de tareas, fue fácil planificar y controlar las acciones de riesgo.
Esta declaración no pretende ser términos estrictos e integridad del tema. En cambio, traté de compartir lo que realmente funciona.
Si se da cuenta de la importancia de la gestión de riesgos, use sistemáticamente las herramientas y aborde esto en la práctica, puede evitar muchas complicaciones y el trabajo adicional que causan.