La experiencia del gerente del proyecto se manifiesta, entre otras cosas, en las pequeñas cosas que le permiten trabajar de manera eficiente. Esto es especialmente importante al comienzo del proyecto, cuando necesita iniciar rápidamente todos los procesos. Un RP experimentado llega al proyecto con una maleta de sus propias herramientas y técnicas que le permiten comenzar sin mucha discusión la mejor forma de organizar el trabajo.
En los entrenamientos, a veces se les pregunta sobre chips, técnicas y tecnologías. Cuando haces algo durante mucho tiempo, estas cosas se vuelven evidentes y es difícil responder de inmediato a la pregunta. Sin embargo, intentaré resaltar algunos, a primera vista, puntos insignificantes que ayudan a ahorrar tiempo y esfuerzo. Pequeños trucos de la vida.
¿Qué hay en la bolsa?
Cuando comienza un proyecto, es crítico comenzar rápidamente el trabajo de los participantes del proyecto. Para hacer esto, es mejor determinar de antemano los procedimientos, herramientas y reglas por las cuales trabajará el equipo del proyecto.
Rápido es la palabra clave porque la confusión y las vacilaciones se convierten en un proceso autosuficiente, y una pila de actividades improductivas mal organizadas crece como una bola de nieve.
Por lo tanto, Lifehack 1: cuando vengas al proyecto, debes tener un borrador de los procedimientos del proyecto, documentos y herramientas probadas que solo necesitas implementar, mostrar y convencer a todos de que esta no es la única opción, sino la comprobada.
Qué específicamente:
- Estructura del equipo del proyecto y asignación de responsabilidades.
- Un conjunto de procedimientos de diseño. Si los describió bien en uno de los proyectos, solo continuará la adaptación y la mejora.
- Una forma de organizar una biblioteca de diseño. Un artículo de JIRA y Confluence sobre gestión de proyectos habla sobre una de las opciones.
- Organización de la gestión de tareas. En el mismo artículo encontrará una descripción de la opción que utilizamos.
- Plan de proyecto típico de alto nivel y metodología de implementación
- Un conjunto de riesgos típicos.
Teniendo todo listo, puedes comenzar de inmediato.
¿Quién compra el hígado?
Life Hack 1 dice que el proyecto comienza mucho antes de que el equipo del proyecto se reúna. Si logra preparar la infraestructura con anticipación, organizar el trabajo será más fácil.
Para optimizar aún más el proceso de inicio, es bueno preparar una página para los nuevos miembros del equipo del proyecto. Esto le permitirá no perder el tiempo resolviendo problemas cotidianos.
Lo que podría estar en esta descripción:
- Dónde y cómo obtener un pase de entrada si el trabajo está en el territorio del cliente
- ¿Cuáles son las reglas del horario (días laborables, fines de semana)
- Cómo conectarse de forma remota, si es posible
- Cómo conectar una impresora
- ¿Dónde está el comedor? ¿Cómo llegar mejor a la oficina?
- ¿Cuáles son las reglas de presentación de informes, si el trabajo está en las hojas de tiempo, cómo informar sobre los gastos
- ¿Quién compra el hígado?
Para que toda esta información esté disponible, debe determinar inmediatamente el centro de información del proyecto. Es conveniente hacer esto usando el portal en el wiki, donde puede publicar información para nuevos participantes, una tarjeta de contacto y todo tipo de enlaces, procedimientos de diseño y anuncios.
Reglas para documentos
Una de las regulaciones, que luego facilitan enormemente la vida, son las reglas para nombrar y los estándares para escribir documentos.
Si especifica una regla para codificar un nombre de archivo, será fácil encontrarlos e identificarlos más tarde sin abrirlo. Por ejemplo:
<Código del proyecto>. <Código de tarea>. <Nombre del documento>. <Versión>Es útil designar tareas clave del proyecto con códigos. En la metodología de implementación de Oracle, por ejemplo, todas las tareas de diseño están precodificadas: “TA.030 - Arquitectura técnica”, “TE.025 - Escenarios de prueba”, etc. Después de un tiempo, todos en el proyecto comienzan a hablar con estos códigos, porque es inequívoco y económico.
Las reglas de papeleo están establecidas por plantillas. Puede hacer una plantilla de portada como un archivo separado y luego crear nuevos documentos sobre la base. Esto usa automáticamente los estilos definidos en el archivo.
Una vez fui aún más lejos y escribí una hoja de trucos en la que describí los principios para escribir el texto de los documentos del proyecto: las reglas para usar estilos, encabezados de fuente, abreviaturas, etc. Sin embargo, la efectividad de esto no fue muy alta, desafortunadamente. Nadie lee las instrucciones de nosotros.
Reuniones y actas
El flagelo de los grandes proyectos son las reuniones interminables. Una reunión que dura más de una hora se vuelve ineficaz porque los participantes se cansan, pierden el enfoque y comienzan a dar vueltas.
Para reducirlos, debe al menos a) prepararse para ellos, b) establecer una meta para usted mismo: ajustarse en 30-40 minutos, c) moderar el proceso. Se han escrito muchos libros sobre esto; aquellos que quieran convertirse en profesionales en este campo lo leerán.
A lo que quiero prestar atención es a la compilación de protocolos. Sucede que después de una reunión otro día, tres acuerdan un protocolo. Se gasta mucho tiempo y esfuerzo en esto, y la información durante este tiempo "va mal".
Idealmente, las actas deberían estar listas al final de la reunión. Puede hacerlo de inmediato en una carta enviada por el facilitador cuando todos los demás abandonen la sala de reuniones. Preparamos el protocolo en la página del portal del proyecto, que creamos de acuerdo con la plantilla al comienzo de cada reunión y lo completamos en el curso (ver
JIRA y Confluencia en la gestión del proyecto ). Después de eso, cualquier participante podría complementar o corregir la redacción, pero el protocolo se consideró relevante en cualquier momento. Se mantuvo el historial de todos los cambios, fue posible ver quién hizo qué cambios. Por lo tanto, no tuvimos ningún tiempo adicional para la aprobación.
Informes semanales
Incluso si nadie lo requiere, es mejor introducir la práctica de los informes formales semanales desde el comienzo del proyecto.
El informe debe tener 1-2 páginas. El contenido del informe está estructurado y unificado de semana en semana. Al menos contiene:
- Evaluación general del proyecto, por ejemplo, por un semáforo. Y comentarios sobre este tema: dónde estamos, principales logros y problemas
- Tareas completadas para la semana anterior
- Planifica para la próxima semana
- Riesgos, problemas, sugerencias.
Incluso si envía un informe a un grupo limitado de personas, recuerde que el informe puede llegar a cualquier persona, desde cualquier miembro del equipo del proyecto hasta los accionistas de la empresa. Por lo tanto, elija cuidadosamente las palabras y la información que no muestra. Antes de enviar por correo, es necesario coordinarlo con alguien que protegerá este estado del proyecto con usted.
El informe semanal crea un ritmo que disciplina al RP y crea confianza entre sus gerentes y el cliente de que todo está bajo control y entienden lo que está sucediendo en el proyecto. El semáforo es verde, ¡todo está bien!
Falta de tiempo
El recurso más escaso es el tiempo. Todo es imposible de hacer. Por lo tanto, lo más útil que puede tomar un gerente de proyecto es detenerse, no hacer nada por un tiempo y pensar en las prioridades, dejar que el cerebro nade durante 10 minutos gratis. Relajar el cuerpo y la meditación breve ayuda a ver lo que es importante y lo que no; qué hacer en primer lugar y qué se puede dar a los demás.
Sin embargo, hay cosas que no se pueden posponer. Por ejemplo, si prometió enviar un informe sobre el progreso del proyecto el viernes por la noche, debe hacerlo. Porque de lo contrario, llamará la atención en un momento en que sea completamente inaceptable. Un negocio inacabado devora energía. Es mejor no posponer la rutina, que debe hacerse a tiempo. De lo contrario, se pone al día como una avalancha. Es mejor esforzarse, hacer y dormir profundamente.
Relación
Además de los procedimientos y regulaciones, siempre hay una relación. Relaciones en el equipo del proyecto, relaciones con el cliente. Un respeto sincero por todos juega un papel aquí; entendiendo que todas las personas, no solo los participantes del proyecto. Si el RP no tiene esto dentro, entonces la creación de equipos no ayudará.
Si tiene una relación de trabajo constructiva establecida, entonces será perdonado por muchos errores. Y si no están allí, es posible que no entiendan sus logros. Esa es la naturaleza humana.
Está claro que algunas de las cosas que hacemos al darnos cuenta, por lo que no puede contarnos todo. Siempre es útil observar el trabajo del maestro, ya sea que maneje el proyecto, repare zapatos o escriba un libro. Puedes aprender de cualquiera, si ves la esencia.