Aquí recordamos uno de los proyectos de larga data: la automatización de los procesos comerciales de rutina en una empresa industrial. No se trata de conocimientos técnicos, sino de soluciones estándar que funcionan de manera efectiva.
Entonces, la historia tiene lugar en una empresa de la industria química, donde trabajan alrededor de 8 mil personas en varias instalaciones distribuidas geográficamente. Cada instalación tiene su propio departamento de personal. De vez en cuando, todos los trabajadores necesitan recibir consultas y hojas de nómina en modo constante. Anteriormente, acudieron a oficiales de personal que pasaron mucho tiempo trabajando en la preparación y clasificación de toda la documentación (parte de los documentos enviados a talleres, algunos a minas). Además, el 85% de las solicitudes son la emisión de documentos que no requieren firma. Es por eso que el cliente nos pidió que automaticemos los procesos estándar para emitir hojas de liquidación. Las solicitudes restantes, por ejemplo, para la emisión de certificados, aún requieren procesamiento manual: sellos y firmas.
¿Cómo suele funcionar el proceso de emisión de documentos y certificados?
En la mayoría de los casos, en cualquier empresa grande hay varios miembros del personal responsables de la preparación y emisión de certificados, documentos, formularios de solicitud y actualización de la información sobre los empleados. De hecho, todo el proceso del flujo de trabajo del personal pasa por ellos. Luego, los documentos se envían a los jefes de los talleres, después de ellos, a los jefes de departamentos y brigadas, y solo después de eso los documentos llegan a los empleados comunes. El proceso puede demorar de 3 a 4 días. Además de los costos laborales de los funcionarios de personal, los empleados que necesitan recibir una hoja de pago o, por ejemplo, un certificado de impuesto sobre la renta de 2 personas, deben pasar dos veces en el camino al departamento de personal: para solicitar un certificado y luego recibirlo.
Cómo funciona este proceso ahora
Colocamos quioscos de información en los sitios del cliente. En apariencia, recuerdan mucho a los que cada uno de nosotros recuerda por las máquinas automáticas para pagar las facturas de las comunicaciones móviles. Gracias a los quioscos, resultó minimizar el problema del atractivo físico de los empleados para el personal de recursos humanos. Ahora, si el documento no requiere firma e impresión, se puede obtener en un par de minutos justo en el pasillo del taller, donde los empleados trabajan sin estaciones de trabajo equipadas.
¿En qué consiste un quiosco?
El quiosco se basa en una computadora y una impresora, así como una pantalla táctil protectora de 19 ", un lector de tarjetas en formato HID, EM-Marine, altavoces para reproducción de audio y una fuente de alimentación ininterrumpida. El lector permite a los empleados iniciar sesión en el sistema utilizando un nombre de usuario y contraseña. La impresión de documentos está disponible en formato A5 o A4, a doble cara.
¿Cómo funciona todo?
Cada empleado, apoyado en un lector de kiosco de pase, puede imprimir cualquier nota e instrucciones, una hoja de pago, hoja de tiempos, información sobre vacaciones y ver el balance de nutrición médica y preventiva. Al mismo tiempo, se requiere autorización del empleado cada vez: el quiosco no almacena la sesión del usuario. Ahora hay 14 formularios de solicitud en el sistema, además hemos agregado formularios de pedido de ayuda: un empleado llena los campos requeridos con la ayuda del hardware y luego recibe un certificado que solo necesita firmar en el departamento de personal. Esto acelera enormemente el proceso. El software en los quioscos accede a los datos del sistema de personal a través del servidor de aplicaciones o servidor proxy creado, recopila información y genera el documento necesario.
Poco tiempo después del inicio del proyecto, también agregamos el registro de empleados en el servicio de SMS. En él puedes ver las cinco solicitudes y nóminas más frecuentes.
En uno de los sitios, agregamos el registro a la odontología por VHI. El proceso se organiza de la siguiente manera: el curador recluta a un grupo de empleados que necesitan la ayuda de un dentista, luego va a la clínica y registra a todos. Hemos simplificado el proceso de recopilación de aplicaciones utilizando el quiosco. Resultó una especie de cola electrónica: un empleado llena una solicitud a través de un quiosco, recibe un número de serie, comprende cuántas personas hay frente a él. Y el curador recibe una lista de empleados que necesitan una cita. Además, a pedido del cliente, instalamos una línea en los quioscos, que transmite información actualizada para los empleados, una lista de programas sociales, la fecha de la fiesta corporativa, etc.
En cuanto a la supervisión del rendimiento de los quioscos: el quiosco y la impresora en él se controlan constantemente para realizar un seguimiento de las lecturas críticas. Por ejemplo, se acaba el tóner o el papel, los atascos de papel, las interrupciones en la comunicación. Si se produce alguna de estas situaciones, se enviará una notificación automática al correo electrónico de soporte. Mientras se resuelve el problema, el coño se desconecta con capacidades limitadas.
Algunos detalles más técnicos
Como dije, un quiosco es una computadora y una impresora.
Desarrollamos el software para nosotros mismos. Es responsable de autorizar a los empleados, se integra con el correo, de modo que las solicitudes de consultas (que requieren firma) se envían automáticamente por correo electrónico al departamento de personal. Además, hay monitoreo de terminales e impresoras, monitoreo de disponibilidad de backend, configuraciones y acceso remoto.
En cuanto al servicio: en el sitio de cada cliente hay un servicio de soporte que recibe notificaciones en caso de averías o causas de fuerza mayor estándar, cuando el papel se ha agotado, por ejemplo. Y el soporte técnico del software ocurre remotamente con nosotros.
También probamos el quiosco en nuestra oficina en una muestra de ingeniería. Aquí, por ejemplo, configuramos un conjunto de referencias necesarias para un cliente en particular:
Un poco de interfaz:
Por cierto, además de las consultas, también puede obtener información sobre la experiencia:
Mirando un poco hacia adelante: ahora estamos implementando la segunda versión del proyecto. Todo esto es igual, solo en la aplicación móvil.
La interfaz es generalmente la misma:
Por cierto, podemos suministrar nuevas instalaciones como un servicio gestionado (es decir, por una tarifa mensual, y no de forma estándar para un proyecto). Todo depende de las necesidades del cliente.
Si tiene alguna pregunta, con gusto le responderé: dakulov@croc.ru