Un gerente de proyecto con TK en mano no es un signo de gestión de proyectos

- hola! Bueno, ¿cómo estás, quién, dónde? - Cuánto tiempo sin verte.
- Sí, soy gerente de proyectos de TI en una gran empresa.
- PRÍNCIPE, riesgos, gestión extrema, finanzas. Dificil
- Oh no Entonces, TK del cliente a los técnicos y viceversa lo arrastro por dinero. Mierda

Aquí hay un diálogo tan real. Y, creo, el diálogo es relevante para muchas empresas, especialmente si no se encuentran entre los diez mayores proveedores e integradores, donde los procesos se depuran y los proyectos se parecen a los proyectos. Está claro por qué muchas pequeñas y medianas empresas se apartan del concepto mismo de "proyecto" y funcionan como una tarjeta. En tales circunstancias, el trabajo del gerente del proyecto se parece más al trabajo del supervisor, que acude a los programadores y solicita una función más rápido, luego acude a los probadores y llama para probar en este momento y sin críticas, luego va con los líderes del equipo para implementarlo con la producción y con una cara morada trae errores de la cara del cliente, independientemente de si se trata de un error menor o crítico, la cara siempre es del mismo color púrpura y el discurso comienza con las palabras: "Todo ha caído del cliente". Es cierto, la situación parece poco saludable? Hablemos de ella.


Un gerente de proyecto típico que realmente no comprende qué es la administración de proyectos.

Comienzo no aleatorio

En febrero de 2007, se celebró una conferencia de gestión de proyectos en Nizhny Novgorod. Luego fue un tema súper genial e innovador. Varios cientos de representantes de grandes empresas, empresarios, diputados, científicos y estudiantes discutieron las prácticas de gestión de proyectos existentes y los mecanismos de los procesos comerciales. Hablando francamente, todo parecía completamente impío: las compañías extranjeras y los gigantes industriales nacionales hablaron sobre cómo manejan los proyectos en sus compañías y les pidieron que adoptaran su experiencia. Representantes confundidos de pequeñas empresas se sentaron frente a ellos y entendieron que los sistemas de automatización por sí solos cuestan millones de dólares, sin mencionar la capacitación, los mentores y la implementación. Parecía un futuro que estaba a la vuelta de la esquina. A principios de 2007, nuestro CRM de RegionSoft apenas comenzaba su viaje, y los participantes de la conferencia eran dos de nuestros futuros empleados, luego estudiantes que no habían escuchado nada sobre nuestra compañía. Y nadie sabía que en agosto de 2018 se lanzaría el lanzamiento de nuestro sistema CRM RegionSoft CRM 7.0 , y escribiríamos un artículo sobre Habr (que en ese momento no tenía ni un año) de que la gestión de proyectos estaba disponible para todos.

No lo creo? En vano De hecho, en los negocios todo es un proceso y todo es un proyecto. Solo tienes que molestarte un poco.

Precaución El artículo fue escrito por desarrolladores profesionales y puede contener cierta cantidad de sarcasmo y disgusto por RM.

¿Por qué estamos planteando este tema?

En cualquier empresa, tarde o temprano se inicia un proyecto. Esto puede ser el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la creación de una campaña publicitaria de Año Nuevo, la introducción de software, el lanzamiento de una nueva línea de producción, etc. Entonces llega el momento de elegir un gerente de proyecto (coordinador) entre los empleados o contratar a un especialista y hacer todo de la mejor manera posible. Pero todo el proceso parece estar lejos de estar despejado.

• Las empresas no saben qué es un proyecto. De hecho, esto no es nada complicado: metas, objetivos, presupuesto, riesgos, asignación de recursos, informes. Pero algunos componentes se ignoran constantemente: o el presupuesto va más allá de los límites (y esto es un error de planificación), luego las tareas se superponen, se superponen y hacen que el trabajo de algunos empleados sea insoportable, mientras que otros son gratuitos. Debido a esto, todo el proyecto está en riesgo, lo que afecta principalmente los intereses del cliente (interno o externo, sin diferencias).
  
• En la gestión de proyectos, los riesgos se olvidan constantemente. Y siempre están ahí, desde lo mundano y fácilmente predecible (falta de recursos, bancos de proveedores, enfermedad de los empleados) hasta los completamente repentinos que siempre deben tenerse en cuenta (estacionalidad, situación económica en el mundo, trabajo con divisas, riesgo legislativo). Por supuesto, la aparición de riesgos pone en peligro todo el proyecto. Por lo tanto, la evaluación de riesgos debe ser proactiva, no reactiva, es decir, realizarse antes de que el zorro ártico decida visitarlo. Si el proyecto es largo, la reevaluación de los riesgos debe llevarse a cabo cada 2-3 meses de la vida del proyecto.
  
• A los negocios les gusta la metodología y se olvida de la esencia del trabajo, perdiendo tiempo en los trámites. Esto es especialmente cierto para las grandes empresas y, curiosamente, las nuevas empresas. Además, tienen diferentes razones: las nuevas empresas se esfuerzan por estar a la moda y siempre registran el hecho de la gestión de acuerdo con PRINCE o PMBOK, y en las grandes empresas (especialmente aquellas que no funcionan de acuerdo con ISO) siempre hay gatos que, como saben, cuando no hay nada que hacer, lamen los huevos para los empleados que necesitan Demuestre su importancia y compromiso con los estándares. A menudo en la búsqueda de la organización adecuada de la documentación, reuniones, etapas, etc. Perdió trabajo rápido y de calidad.
  
• Los gerentes de proyecto (referidos como gerente de proyecto) son una categoría muy vaga de trabajadores. Las cosas están más o menos mal en TI, donde la mayoría (pero, por desgracia, no todos) de los proyectos crecen desde dentro, desde el entorno de desarrollo. Pero el dolor de la empresa de TI, si un graduado de humanidades o un graduado de gestión se convierte en un gerente de proyecto técnico. No, estos no son malos, y probablemente leen muchos libros gruesos (incluidas numerosas fuentes de "motivación"), pero es un campo demasiado específico para que los proyectos sean ejecutados por personas sin antecedentes técnicos (están seguros de que discutirán con nosotros, y es bueno si hay historias de éxito) En cuanto a otras áreas, en ellas, los gerentes de proyecto llevan a las personas sin la experiencia adecuada, pero, por ejemplo, con una educación o currículum relevante en el que puede acostarse con tres cajas. En general, la selección debería ser más crítica, e incluso mejor, de las reservas internas.
  
• Al trabajar con proyectos, se tienen en cuenta las tareas y los recursos de un solo lado. Cualquier proyecto tiene un titular (ejecutor) y un cliente que está esperando el resultado del proyecto. Muy a menudo, todo el proyecto está dirigido a los intereses del cliente, que debe cumplirse a cualquier costo, con menos frecuencia: proviene exclusivamente de los recursos del contratista (proyectos internos). Con una gestión adecuada del proyecto, los intereses de todos los participantes deben tenerse en cuenta, las acciones deben coordinarse.
  
• El miedo al liderazgo lleva el proyecto a la crisis. A menudo, los empleados tienen miedo de informar sobre el estado real de las cosas, para informar sobre una fecha límite o sobrecostos presupuestarios. En última instancia, el proyecto puede completarse con mala calidad o sumergirse en un estado completamente desesperado. A su vez, el gerente en tal situación puede no tener una herramienta para controlar y monitorear el proyecto.
  
• El trabajo del gerente del proyecto no es medible o poco medible, y él mismo está tratando con todas sus fuerzas de salir del KPI (por ejemplo, argumentando que el proyecto es un trabajo exclusivo que no se puede medir) e ir hacia las primas en función de los resultados (una sola vez). Este enfoque reduce la responsabilidad del gerente por el proyecto y lo "reparte" entre otros participantes.
  
• Los proyectos a menudo no establecen límites: una comprensión vaga de la escala del proyecto puede convertirlo fácilmente en una construcción a largo plazo.
  
• Problemas internos del proyecto y problemas de comunicación. Inicialmente, el gerente del proyecto es un líder y, al mismo tiempo, un comunicador, cuya tarea es, entre otras, coordinar y dirigir al equipo. Pero sucede que el gerente se considera únicamente correcto, se coloca por encima del equipo e ignora las ofertas e incluso capas completas de trabajo, realiza microgestiones e intenta cerrar todas las tareas. El equipo en el sentido literal de la palabra gradualmente aprende a guardar silencio. Por supuesto, el trabajo de diseño, incluso dirigido por el gerente más ingenioso, no es el caso donde hay un guerrero en el campo.
  
  Bueno, la comunicación como la principal fuerza impulsora del proyecto debe ser transparente e informativa: todos los participantes deben estar al día con los últimos estados sobre tareas, riesgos y eventos.
  

• Por desgracia, como en cualquier actividad, en el trabajo de diseño casi siempre hay un lugar para el principio de Pareto: el 20% de los equipos realmente hacen el 80% del trabajo. Por supuesto, puede soportar este estado de cosas, pero es mejor estimular el trabajo y obtener un equipo más efectivo.
  

Como puede ver, errores de gestión de proyectos absolutamente banales que cada uno de nosotros ha encontrado al menos una vez. Mientras más factores negativos converjan, más difícil es llevar el proyecto a la final y cerrarlo con éxito. Por lo tanto, en la gestión de proyectos es mejor no confiar solo en las relaciones de confianza y en el asistente del proyecto: es mejor usar herramientas de automatización, ya que es más claro, confiable, transparente y más rápido.

Componentes del proyecto y software profesional.

Existe una fórmula bastante común que es adecuada para cualquier proyecto, independientemente de la metodología y el tamaño de la empresa:

proyecto = tiempo + costo + alcance

El objetivo principal de la gestión de proyectos es la capacidad de equilibrar tres restricciones, a pesar de la intervención de la alta dirección.

Por lo tanto, debe cumplir con los plazos, el costo y no perder los límites del proyecto.

Tiempo : el período durante el cual necesita implementar el proyecto, que generalmente se divide en intervalos de tiempo separados. Sin embargo, el rendimiento de la fecha límite es un indicador de las acrobacias aéreas del equipo, pero no un fin en sí mismo: si la ejecución de alta calidad lo requiere, el tiempo debe cambiarse razonablemente. Para cumplir con la brecha asignada, debe planificar cuidadosamente el progreso del trabajo y los recursos disponibles.

El costo (presupuesto) del proyecto es el parámetro más importante que requiere atención especial. La dificultad radica en el hecho de que el costo de todo el proyecto debe calcularse y anunciarse por adelantado, y las circunstancias y riesgos imprevistos no deberían cambiar significativamente el costo. Durante la implementación del proyecto, es necesario monitorear cuidadosamente el movimiento de fondos y registrar cualquier gasto y recibo. Un enfoque meticuloso de la economía del proyecto elimina la mayoría de los dolores de cabeza y el desensamblaje corporativo.

Los límites del proyecto no son solo una evaluación de su escala, sino también un estricto cumplimiento de los requisitos del cliente y, por supuesto, los términos de referencia y el pasaporte del proyecto. La tarea técnica es en realidad la armadura del contratista, porque siempre puede referirse a los volúmenes de trabajo y limitaciones descritos. Para que los Términos de Referencia tengan éxito, es necesario recopilar cuidadosamente los requisitos, desglosarlos en las etapas del proyecto y acordar los términos de referencia. Será ideal si estipulas y arreglas no solo lo que se hará, sino también lo que no se hará.

Otra pregunta importante: ¿qué software es adecuado para la gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos ayuda durante todo el ciclo de vida: desde la configuración y planificación de tareas hasta la gestión de recursos, el control de costos y la presentación de informes. Además, el software crea transparencia para las partes interesadas y los miembros del equipo.

Seguramente, la mayoría de los desarrolladores que leen este artículo ya han visto la "pila de Atlassian" repetidamente en sus cabezas. Permítanos dejar esta increíble diversión para nosotros, personas de TI, y hablar sobre compañías que no están tan avanzadas como para profundizar en el software mencionado. Por lo general, un sistema de gestión de proyectos se entiende como un software que incluye un diagrama de Gantt y tarjetas mínimas de clientes y empleados. Pero esto a menudo no es suficiente para un trabajo completo con proyectos, por lo que debe integrar el software con otras soluciones de software, y esto no siempre es transparente y siempre es costoso.

Otro tipo de programa es CRM, BPM y otro software con mecanismos de gestión de proyectos integrados. Por lo tanto, integramos el módulo de gestión de proyectos en la edición RegionSoft CRM Enterprise . Durante el desarrollo, tuvimos restricciones adicionales (más precisamente, por el contrario, requisitos de expansión): el módulo de gestión de proyectos se encuentra dentro de nuestro CRM de RegionSoft, lo que significa que debería haber conexiones adicionales. ¿Interfieren con las tareas de gestión de proyectos? No, por supuesto, la comunicación con los clientes y otras entidades solo beneficiará al usuario:

• sección general: información sobre los plazos del proyecto, responsables, hechos significativos, grado de preparación (barra de progreso visual), la etapa actual del proyecto;
  
• presupuesto: ingresos y gastos del proyecto, teniendo en cuenta facturas y pagos;
  
• participantes: información sobre los ingresos de los participantes del proyecto y el coeficiente de participación laboral (¡aquí está, la mensurabilidad de cada contribución y la lucha con el principio de Pareto!);
  
• documentos: documentos de proyecto en forma de archivos adjuntos;
  
• procesos de negocios: puede ejecutar instancias de procesos asociados con el proyecto o cualquier proceso de la compañía según sea necesario;
  
• eventos: registro de eventos dentro del proyecto con el tiempo, el gerente y el titular del evento (monitoreo y transparencia);
  
• tareas: una lista de tareas para el proyecto con el máximo detalle;
  
• ventas: si hay ventas dentro del proyecto (también puede ser interno);
  
• servicios: servicios prestados dentro del proyecto;
  
• descripción: un campo gratuito para descripción, notas y cualquier otra cosa.
  

Todos los proyectos se registran en una sección especial donde puede usar la clasificación y los filtros: el proyecto deseado se busca en segundos.



En los proyectos dentro de RegionSoft CRM, el presupuesto del proyecto se considera y monitorea convenientemente; al ingresar todos los datos necesarios, no perderá un solo rublo. Basta con echar un vistazo a la barra de presupuesto para comprender cómo están las cosas. La parte del presupuesto del proyecto tiene en cuenta las partes de ingresos y gastos, sobre la base de las cuales posteriormente se puede calcular la rentabilidad planificada y real del proyecto en su conjunto, así como la remuneración de sus participantes.

Los ingresos y gastos se dividen en planificados y reales. Esto le permite gestionar proyectos largos, cuya implementación se alarga en el tiempo durante meses o incluso años, planificar los indicadores financieros del proyecto en la etapa de su preparación, y también tener en cuenta el cumplimiento de los indicadores realmente logrados con los planificados.



Para mayor claridad, puede descargar la tarjeta de proyecto completa en forma impresa, una herramienta conveniente para reuniones e informes.



El principal problema de las pequeñas y medianas empresas es que se niegan a gestionar proyectos de la misma manera que se niegan a automatizar los procesos comerciales, considerando esto como un privilegio de las grandes empresas. Por supuesto, este es fundamentalmente el enfoque equivocado: la gestión de proyectos que funciona bien simplifica enormemente las relaciones dentro de la empresa y las relaciones con los clientes. ¿Es realmente malo trabajar dentro del marco acordado, con plazos planificados y un presupuesto preciso? Kaif!

Entonces, ¿cómo gestionar proyectos?

Por supuesto, no vamos a cubrir el tema de la gestión de proyectos con un artículo de revisión: habrá materiales más detallados, en particular sobre gerentes de proyectos, sobre metodologías y sobre aspectos individuales de la gestión. Pero no quiero retrasar los problemas. Por lo tanto, hemos formulado varias reglas de gestión de proyectos que son accesibles y están dirigidas principalmente a las pequeñas y medianas empresas, es decir, precisamente aquellas para quienes RegionSoft está desarrollando y cuyos dolores él conoce como ningún otro.


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• Observe la tríada principal de limitaciones en el alcance de la gestión de proyectos: tiempo, costo, límites. Por lo tanto, el negocio (¡y el equipo!) Se gestionarán de manera más eficiente y transparente. Incluso psicológicamente puramente, una marcha en forma de proyecto se percibe más positivamente que una rutina eterna: cuando conoces los términos y ves la luz al final del túnel, es decir, al final de la tarea, es más fácil trabajar que un ejemplo.
  
• No tenga miedo de comenzar varios proyectos al mismo tiempo: la asignación competente de tareas y recursos le dará una ganancia de tiempo y, en última instancia, la empresa podrá trabajar más rápido y con alta calidad.
  
• El caballo está muerto, llora. Si el proyecto se está desmoronando, los límites y los plazos se han roto durante mucho tiempo, no se esfuerce y no intente saltar más, analice las causas y los problemas y reinicie las tareas. Sucede que todos los problemas radican en cosas como, por ejemplo, un proyecto que es demasiado engorroso: simplemente divídalo en varios subproyectos pequeños y paralelos y volará.
  
• Recopile informes, realice retrospectivas y analice problemas, logros y fakaps francos. De esta manera puede evitar problemas en el futuro. Si la decisión resultó exitosa, no la deje solo como una razón para que el equipo coma pizza con cerveza, comprenda las razones del éxito e implemente con valentía los hallazgos de la vida.
  
• No te pierdas el gerente de proyecto (con frecuencia todos los problemas comienzan con esto) El gerente del proyecto no es una persona con algún tipo de requisitos de educación (como "Administración", honores) y no es un buen presentador, sino una persona que entiende el tema del proyecto y necesita organizar un sistema en el que todo se depura, en otras palabras, cada proceso proporciona salida, que sirve como entrada para el siguiente proceso. En esto, por supuesto, radica la comunicación, la delegación y la capacidad de trabajar en equipo.
  
• Gestionar cambios: si aparece algo nuevo en el proyecto, asegúrese de procesar el evento, no retroceda y no rechace los cambios. Una vez más, todo está dentro del marco de la tríada: costo, términos, límites.
  
• El proyecto debe ser real: para las tareas que resuelve y para la ejecución. Si tiene 200 mil rublos y no hay fuentes adicionales de financiamiento, es estúpido comenzar un edificio de diez pisos, ni siquiera lo suficiente para un pozo de cimentación. Asegúrese de evaluar la relevancia de los recursos disponibles para los objetivos del proyecto.
  
• Determine qué tan rentable y / o factible es el proyecto. Aquí es donde el cementerio de las startups perdidas es precisamente la incapacidad de calcular la efectividad. Puede comenzar la producción de un automóvil eléctrico a partir de madera o una aplicación para contar mosquitos muertos, pero este será un proyecto para el proyecto, no hay cuestión de economía. Evalúe el cliente real o el tamaño futuro del mercado antes de comenzar el proyecto. Por cierto, esto también se aplica a los no comerciales: por ejemplo, la caridad y la filantropía también pueden ser inútiles, pero consumen una tonelada de recursos.
  
• Planifique una descarga con un cierto horizonte, para que pueda comprender quién está haciendo qué y qué recursos ya están involucrados y estarán involucrados en el futuro. Por ejemplo, para estas tareas, puede usar planificadores de grupo integrados en el sistema de gestión de proyectos o CRM (bueno, o un diagrama de Gantt).
  
• Gestionar la documentación: todos los documentos del proyecto deben recopilarse juntos y contener información exhaustiva sobre cada etapa, pago, requisitos, etc.
  
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