Recientemente,
publicamos un artículo sobre por qué los minoristas extranjeros en Rusia necesitan el servicio de "apertura de tiendas llave en mano". Hoy nos gustaría volver a hablar sobre las sucursales rusas de marcas extranjeras y cadenas minoristas, y hablar sobre la solución Pilot, que les ayuda a cumplir con los requisitos de la legislación de nuestro país.
¿Por qué es necesario un acoplamiento entre programas?
Es bastante difícil para los representantes de empresas extranjeras que están descubriendo el mercado ruso por primera vez adaptarse rápidamente a los requisitos de nuestra legislación. Y los sistemas de información utilizados por ellos no permiten la presentación de informes contables y fiscales de acuerdo con nuestras leyes. Al mismo tiempo, la necesidad de tener información consolidada sobre todas las oficinas de representación en su sistema de información básica tampoco desaparece, ya que es necesario para el análisis y las decisiones de gestión. Por lo tanto, los minoristas extranjeros necesitan un software que pueda integrar varios sistemas y sincronizar datos en ellos.
Tomemos un ejemplo. Uno de los clientes de Pilot: una cadena extranjera de tiendas de ropa para mujeres recurrió a nosotros para tal conexión. Necesitaba integrar los siguientes sistemas:
- sistema de contabilidad de la oficina central ubicada en el extranjero (SAP);
- Sistema comercial de recepción para cajas y otros equipos comerciales ( Profi-T );
- sistema de contabilidad para visitantes en tiendas (SM Counter);
- sistema de contabilidad ("Contabilidad 1C").
Por lo tanto, el sistema de integración debe tener las siguientes funciones básicas:- importación de surtido y precios (del sistema principal de SAP);
- importación de notificaciones de envío de bienes enviados a Rusia (desde el sistema principal de SAP);
- importación de datos sobre mercancías realmente recibidas (del archivo de declaración de aduanas proporcionado por el agente de aduanas);
- la formación de documentos sobre la recepción de mercancías en las tiendas (incluso sobre la base de terminales de recopilación de datos - TSD);
- generación de documentos para moverse entre tiendas (incluso en base a datos de TSD);
- generación de documentos de inventario en tiendas (incluso en base a datos de TSD);
- importación y consolidación de datos de ventas de todas las tiendas en la red (del sistema de front-office comercial Profi-T);
- exportación de datos consolidados sobre resultados de ventas (al sistema principal de SAP);
- informar sobre la distribución y el desempeño de bienes en varias secciones;
- exportación de datos de rendimiento para proporcionar informes fiscales al programa de contabilidad (en "1C Contabilidad").
Para resolver la tarea que tenemos ante nosotros
, los especialistas
piloto desarrollaron el sistema RBS (Retail Backoffice System)
en la plataforma 1C 8.3. Hoy ya es utilizado con éxito por conocidos minoristas de moda en el mercado ruso. El sistema RBS está diseñado para recopilar, procesar y consolidar datos sobre las actividades de los clientes a fin de monitorear las actividades, tomar decisiones de gestión y presentar estados financieros a los organismos gubernamentales.
RBS existe en varias modificaciones, para cada cliente, ya que es obvio que en este caso no puede haber una solución de circulación universal. Después de todo, los minoristas provienen de diferentes países y casi todos tienen sus propios sistemas de información básicos y características contables. Además, se pueden usar varios programas de efectivo (por ejemplo, Profi-T, Retail Pro). Sin embargo, la composición de los módulos básicos de RBS de versión a versión no cambia mucho, pero al mismo tiempo el programa se modifica bastante seriamente para los requisitos y características de cada cliente.
Cómo funciona RBS
Como parte de nuestro ejemplo, queremos mostrar una descripción del funcionamiento de una de las últimas modificaciones de RBS. El orden de movimiento y procesamiento de datos en formato electrónico es el siguiente:
1. Se recibe un archivo idoc con una lista de productos y precios minoristas del sistema SAP de la oficina central en el directorio de intercambio de datos en un servidor en Rusia.
2. La lista de productos y precios minoristas del archivo idoc se cargan en la base de datos RBS (es posible el modo automático y manual). Los valores de los precios son periódicos y, si hay un elemento en la base de datos, se registran solo en caso de un cambio.
3. Tras la formación de lotes y el envío de mercancías hacia la unidad rusa, el servicio de TI de la oficina central genera los archivos de envío de mercancías - Entrega de mercancías. Esto se hace por separado para cada tienda. Los archivos de envío se envían al servidor en Rusia en el directorio de intercambio, así como al socio que participa en la logística y el despacho de aduanas de los productos, y los utiliza para distribuir productos a las tiendas y generar un archivo de declaración de aduanas.
4. RBS, sobre la base de los datos de los archivos de entrega de Mercancías, genera documentos de "Avisos de entrega" en su base de datos.
5. Cuando las mercancías llegan al puesto de aduanas en Rusia, la empresa asociada responsable de la logística y el despacho de aduanas forma un archivo de declaración de aduanas en el formato aprobado por el Servicio Federal de Aduanas de Rusia. El archivo de declaración de aduanas se carga en el servidor RBS en el directorio de intercambio. Este archivo debe contener la siguiente información necesaria:
- Identificador único de producto
- Identificadores de entrega de productos para cada envío destinado a una tienda en particular.
6. El gerente de existencias de la oficina central carga los datos de la declaración de aduanas mediante un procesamiento especial, que crea el documento de "Declaración de aduanas" en la base de datos RBS. Cuando se publica el documento de la Declaración de Aduanas, los documentos de Recibo se crean en la base de datos RBS.
7. La lista de productos y precios minoristas de la base de datos RBS se cargan en el servidor de la caja registradora del Centro Profi-T (son posibles los modos automático y manual).
8. La lista de productos y precios minoristas de la base de datos del servidor Profi-T se cargan en las cajas registradoras de la tienda, después de lo cual están listos para vender los productos.
9. Los datos sobre ventas en tiendas, pagos y devoluciones de clientes en tiempo real se reciben de cajas en el servidor Profi-T. En caso de desconexión, se acumulan en la taquilla y se cargan en el servidor Profi-T cuando se recupera.
10. El servidor Profi-T en modo automático con una frecuencia especificada (por defecto, una vez al día a las 2 a.m.) carga datos de las cajas registradoras a los archivos en el directorio de intercambio.
11. El servidor RBS en modo automático con una frecuencia especificada (de forma predeterminada, una vez al día a las 4 a.m.) descarga datos desde los mostradores de efectivo de los archivos cargados por el servidor Profi-T al directorio de intercambio.
12. Los datos sobre los resultados de ventas se cargan en el programa 1C Accounting a través de archivos CSV.
El siguiente diagrama muestra el diagrama de movimiento de datos, las flechas azules son los datos salientes, las flechas verdes son los datos entrantes:
Por lo tanto, con RBS, el cliente recibe una solución que cubre una amplia gama de tareas relacionadas con el almacenamiento y procesamiento de datos.
En particular, estos son:- Agregar y almacenar información sobre productos;
- Agregar y almacenar información periódica sobre precios minoristas;
- Agregar y almacenar información sobre el movimiento de mercancías, incluyendo recepción, cancelación, capitalización, movimiento;
- Agregar y almacenar información de ventas en el contexto de tiendas, productos, sus características;
- Agregar y almacenar información sobre pagos de clientes;
- Agregar y almacenar información sobre operaciones de importación, incluido el procesamiento de la declaración de aduanas y los datos de suministro;
- Agregar y almacenar información sobre tipos de cambio;
- Carga de datos de archivos de idoc de SAP con información del producto;
- Descargar datos de archivos de idoc de SAP con información sobre la entrada de mercancías;
- Descargue datos de archivos csv Profi-T con información de ventas;
- Descargar los resultados de las actividades de la empresa para el período en archivos csv para cargarlos en el programa de contabilidad 1C;
- Carga de datos sobre bienes y precios a archivos csv para cargarlos en el sistema Profi-T;
- Exportar datos de ventas a archivos idoc para cargarlos en el sistema SAP;
- Descarga de datos sobre el movimiento de mercancías (movimiento, contabilización, cancelación) a archivos idó para cargarlos en el sistema SAP;
- Cálculo del costo de los bienes;
- Impresión de documentos primarios;
El sistema RBS permite a las empresas que inician operaciones en Rusia reducir el tiempo para iniciar un negocio, adaptarse rápidamente a la legislación rusa y también obtener una herramienta conveniente para monitorear y controlar las actividades.