El inicio de un nuevo proyecto suele ir acompañado de la decisión de una serie de problemas de organización: cómo interactuarán los participantes del proyecto, dónde se almacenarán los documentos y cómo se creará su coordinación, cómo establecerán tareas y emitirán órdenes ... En cada empresa, cada gerente de proyecto ya tiene preferencias y preferencias . Pero siempre es útil ver cómo lo hacen los demás. Por lo tanto, propongo familiarizarme con un ejemplo de la práctica, que resultó muy exitoso.
Para organizar el trabajo del equipo del proyecto, se necesita un único centro de información, con la ayuda de la cual se resuelven las siguientes tareas:
- Almacenar documentos del proyecto
- Materiales de trabajo principales: protocolos, riesgos, preguntas abiertas
- Informar a los participantes sobre reglas, eventos, planes.
- Mantenga todo tipo de registros: tareas, procesos comerciales, desarrollos (Excel no es la mejor herramienta para el trabajo en equipo)
- Distribuir tareas y tareas
- Recopilar información sobre tareas y tareas
Hay un número infinito de soluciones, juntas o por separado. Utilizamos un montón de Confluence + JIRA, y fue conveniente y eficiente.
Portal del proyecto - ConfluenciaConfluence es un motor wiki conveniente y avanzado de Atlassian. Le permite organizar un portal interno de Internet y dar acceso a él a todos los usuarios, para editarlos o leerlos.
- Es muy simple y conveniente, varias horas son suficientes para entrenar. Casi todos los participantes crearon y editaron nuestras páginas en nuestro proyecto.
- Capacidades de formato bastante ricas necesarias para que la página sea hermosa y fácil de leer. Existen herramientas que automatizan la creación de navegación dentro del sitio: tablas de contenido, tablas, enlaces, inclusión de extractos de otras páginas, etc.
- Se ha escrito una gran cantidad de complementos para ampliar la funcionalidad.
- Puede almacenar documentos, mientras se guardan las versiones. Por defecto, el usuario siempre toma la última versión, lo que reduce la cantidad de errores. En cualquier momento, puede volver a cualquiera de las versiones anteriores.
- Las versiones de la página también se guardan, y siempre puede ver quién realizó los cambios, comparando dos versiones en pares.
- En general, puede restringir el acceso al sitio web del proyecto o a una página separada.
- La búsqueda de texto completo se realiza en todas las páginas y documentos adjuntos del portal, incluido el pdf.
Creamos un portal de proyecto en Confluence, cuya página de inicio contenía enlaces a materiales clave del proyecto, un mapa de contacto, regulaciones e instrucciones. En la misma página se publicaron todas las novedades del proyecto. Los administradores y gerentes de proyecto controlaron el contenido de la página.
Materiales de diseñoEl portal del proyecto contenía todos los materiales del proyecto, algunos de los cuales hicimos como una jerarquía de páginas.
El nivel superior de la jerarquía son las etapas del proyecto. En cada etapa, se crearon tareas de página clave de la etapa. Además, en cada página hay una descripción de la tarea, cuál es su contenido, por qué se necesita, quién la realiza, se adjuntan plantillas de documentos.
Todos los documentos del contrato que deben presentarse como resultados del proyecto se cargaron en la página correspondiente en Word, Excel o pdf. Por lo tanto, todos los materiales del proyecto, en un solo lugar, se estructuraron y no hubo confusión con las versiones.
Información de referenciaOrganizamos mucha información útil en forma de páginas especiales. Por ejemplo, para un equipo grande, una tarjeta de contacto es extremadamente popular, en la que teníamos una lista del equipo del proyecto por grupo, con fotos y datos de los participantes.
La página con enlaces a instancias del sistema fue mantenida por los administradores del sistema. También había un diagrama de la evolución de la infraestructura técnica: cuándo aparecieron instancias y se desmantelaron.
Procedimientos y regulacionesLa recopilación de todas las instrucciones y normas de diseño en el portal, en un formulario actualizado y fácil de leer, le permite ahorrar en explicaciones a los nuevos participantes y tratar con excusas "no leyó, no encontró, no vio". Cuando aún surge la pregunta, puede enviar un enlace a la página para no reenviar el documento y pasar tiempo buscándolo. La versión siempre está actualizada, ya que La actualización se realiza directamente en el portal.
Riesgos y preguntas abiertas.Realizamos riesgos y abrimos preguntas en el portal. Para cada riesgo o pregunta, configuramos una página separada de acuerdo con una plantilla pre-creada. En la página de riesgos, además de los nombres y clasificadores obligatorios, había una descripción detallada del contenido, las consecuencias, así como un plan de acción con términos y responsabilidades, y el estado del riesgo. Las preguntas abiertas se organizaron aproximadamente de la misma manera.
Una página especial recopila automáticamente una lista de páginas de riesgo, formando así un registro de riesgo.
Mirando la lista, puede ir a la página correspondiente, leer la descripción del riesgo y ver el plan de acción para ello.
InstruccionesUn plan de acción puede ser texto simple, una tarea en Confluence o un enlace a una tarea en JIRA.
Considere las opciones que puede usar, que le permiten recordar a los participantes sobre las acciones y controlar su implementación.
Una tarea en Confluence es una entidad separada que se puede agregar a una página. Se muestra un recordatorio de tarea para el usuario cuando ingresa al portal, con un icono en la esquina superior derecha. Al hacer clic en este icono, el usuario va a la lista de sus pedidos. Cuando se completa la tarea, se activa y el estado de la tarea cambia a completada.
Sin embargo, de la misma manera que puede desmarcar y la tarea nuevamente queda sin completar. Por lo tanto, dicho sistema no parece muy confiable y el control sobre las órdenes en este caso es débil.
La segunda opción es usar tareas para tareas JIRA. Directamente desde la página del portal del proyecto, puede crear una tarea en JIRA, asignar una persona responsable y establecer una fecha límite. Para hacer esto, creamos una macro especial que hace clic en el botón Crear pedido.
A diferencia de la versión anterior, esta tarea se puede configurar de modo que solo pueda ser cerrada por un responsable, diferente del contratista, que le da un buen control sobre su implementación.
RegistroLa práctica que seguimos nos ayudó a mantener todas las decisiones que tomamos en las reuniones. Durante cada reunión, guardamos minutos directamente en el portal del proyecto. Al comienzo de cada reunión, creamos una nueva página de protocolo basada en la plantilla y registramos los puntos principales durante la discusión. Al final, formulamos una decisión y un plan de acción.
Si alguien después de la reunión quisiera aclarar el texto del protocolo, podría hacerlo directamente en la página del portal, y estaba claro quién hizo los cambios y cuándo. El protocolo se consideró acordado inmediatamente después de la reunión, ahorró mucho tiempo.
JIRA - Sistema para mantener listas, tareas, tareas.JIRA se creó como un sistema para registrar y ejecutar solicitudes de servicio. Sin embargo, se puede usar para mantener cualquier registro y administrar cualquier tarea.
En nuestro proyecto, utilizamos JIRA para controlar la ejecución de instrucciones, realizar el desarrollo y realizar un seguimiento de las tareas de conversión de datos.
El desarrollo con JIRA se describe en detalle en el artículo
Gestión del desarrollo . Aquí hablaré sobre el control de pedidos y la integración con Confluence.
Para crear una tarea JIRA desde Confluence, simplemente seleccione el texto, mueva el cursor sobre el texto seleccionado y haga clic en el botón en el menú contextual para que aparezca la pantalla JIRA para crear la tarea.
Aparecerá un enlace a la tarea en la página del protocolo, y un enlace a la página en Confluence estará en la tarea JIRA.
Por lo tanto, podemos movernos entre estos dos sistemas, por un lado, para aclarar el estado y el historial de ejecución de la orden, y por otro, para ver el contexto y la razón de la tarea.
La integración entre sistemas también nos ayudó a realizar un seguimiento de las listas de preguntas abiertas relacionadas con el desarrollo.
Al final del proyecto, cuando había una lista de desarrollos críticos que debían cerrarse para completar el proyecto, lo organizamos como una tabla en la página del portal del proyecto, en una de las celdas de las cuales había un enlace al desarrollo en JIRA. Además del número de tarea, el estado actual también se muestra allí. Mirando a través de la lista, podemos ver qué tareas aún no están cerradas, en qué estado se encuentran y, si es necesario, podemos ir a ella para ver toda la historia y la correspondencia al respecto.
Trabajar con JIRA requiere ciertas calificaciones y experiencia. Aquí describí algunos casos de uso, pero de hecho hay muchos más. Lo bueno es que puedes comenzar con las cosas más básicas, y ya funcionará, y luego desarrollar el sistema a medida que adquieres experiencia y comprensión de las necesidades.
Además de Confluence, en integración con JIRA, también utilizamos BitBucket, también el producto Atlassian, un repositorio de desarrollo que le permite rastrear versiones de código. Con el mismo propósito, otro proyecto utilizó SVN gratis.
Muchos complementos le permiten ampliar la funcionalidad del sistema, en particular, para la integración con MS Project o la implementación del diagrama de Gantt directamente en JIRA.
Una gran cantidad de casos de uso puede ser un obstáculo para aquellos que utilizan por primera vez estas herramientas. En este caso, puede utilizar la experiencia de otros proyectos, de los cuales hay muchos, o comenzar con el más simple.
La organización del espacio del proyecto con la ayuda de JIRA y Confluence ha demostrado su eficacia y conveniencia. Los beneficios clave incluyen conveniencia, confiabilidad y la más amplia gama de adaptabilidad. En nuestros proyectos, tales sistemas se han convertido en el estándar de facto.