Hoy, el mercado tiene una amplia gama de soluciones de gestión de proyectos. Con su ayuda, las empresas tienen la oportunidad de aumentar significativamente la eficiencia de los procesos, obtener una comprensión clara de quién está haciendo qué trabajo, ahorrar tiempo y evitar el estrés en el equipo. Al final, está de moda. Pero hay muchos escenarios en los que la empresa, de hecho, no está lista para implementar una solución de gestión de proyectos. En este artículo, discutiremos varios ejemplos de tales escenarios y hablaremos sobre lo que debería cambiar en su empresa para que la implementación de la solución traiga resultados tangibles.
Escenario # 1. El equipo tiene pocos empleados.
Con el desarrollo de Internet, hay cada vez más empresas en las que solo trabajan unas pocas personas. Hoy en día, cuando es posible automatizar y / o externalizar incluso procesos comerciales serios y de gran escala, ya no es necesario tener una oficina gigante llena de gente. La empresa recibe un valor real de la solución de gestión de proyectos, cuando toda la información del proyecto se agrega regularmente a esta decisión. Y en una situación en la que solo unas pocas personas trabajan en la oficina, y tienen la oportunidad de discutir rápida y personalmente todos los problemas necesarios, el tiempo necesario para ingresar datos en el sistema puede ser mayor que los beneficios.
¿Qué debería cambiar?
Hay 2 escenarios relacionados con la situación descrita en los que la empresa se beneficiará de la implementación de una solución de gestión de proyectos. El primer escenario es obvio: la compañía crece, aparecen más empleados y existe una necesidad real de administrar proyectos de manera efectiva y hacer que el trabajo y los resultados de cada miembro del equipo sean transparentes para el resto. El segundo escenario es especialmente relevante si la empresa no tiene una oficina, y todo el trabajo se lleva a cabo de forma remota. En tal situación, la empresa realmente se beneficiará de la implementación de una solución de gestión de proyectos. Una buena ventaja aquí es el hecho de que para muchas soluciones la suscripción para equipos muy pequeños es gratuita.
Escenario # 2. El tomador de decisiones no tiene autoridad suficiente
La situación no es tan rara cuando el gerente de la empresa hace todo lo que está en su poder para implementar la solución de manera más efectiva ... solo que carece de poder. Él es solo uno de un grupo de tomadores de decisiones. O incluso puede ser el jefe de un departamento, pero para que la solución realmente beneficie a la empresa, debe implementarse en todas partes. Y los jefes de otros departamentos se oponen o simplemente no están interesados. Hay muchísimos ejemplos. Lo que tienen en común es que el empleado no tiene suficiente autoridad para garantizar que toda la organización use la solución.
¿Qué debería cambiar?
El líder que aboga por la implementación de la solución debe preparar una cantidad suficiente de argumentos para su presentación a la alta gerencia (o los jefes de otros departamentos) durante el diálogo sobre la necesidad de implementar la solución. Si la decisión es aprobada por la gerencia, la autoridad insuficiente ya no será un obstáculo. En este caso, simplemente se bajará de arriba a abajo. También sería una buena idea mantener una reunión con el gerente de Éxito del cliente del proveedor de soluciones, que puede ayudar a desarrollar indicadores para evaluar el estado actual de los procesos y predecir cómo se pueden mejorar.
Escenario # 3. Problemas de gestión del cambio
Para que el comportamiento de una persona cambie, él debe querer cambiar. No podrá realizar cambios en la organización (y créanme, la implementación de una solución de gestión de proyectos requiere un cambio de paradigma significativo) si no tiene un cambio significativo, según la mayoría de los miembros del equipo, por lo que deberían participar en estos cambios. De lo contrario, gastará mucho tiempo y dinero tratando de implementar la solución, y los resultados serán cero. Recuerde que la motivación de los diferentes miembros del equipo puede ser muy diferente. Para la administración, por ejemplo, el factor clave puede ser la transparencia de los procesos, y para los empleados del departamento de ventas: la oportunidad de no ir a reuniones interminables y tener más tiempo para llamar a sus clientes.
¿Qué debería cambiar?
Lo primero que debe hacer es averiguar lo que los empleados de diferentes departamentos podrán beneficiarse de la implementación de su solución, y recurrir a ellos con los argumentos apropiados. Reúna suficientes datos y presente los beneficios concretos y medibles que recibirá cada departamento al usar su producto. No espere resultados rápidos: la gestión del cambio siempre implica mucho trabajo preparatorio y comunicación a todos los niveles. Cuando sienta que la mayoría de los empleados ya están de su lado, celebre una reunión general de organización para discutir la implementación de la solución. Escuche atentamente los argumentos de todas las partes. Cuantas más opiniones tenga en cuenta, más empleados motivados estarán para usar la solución e ingresar información regularmente.
Escenario # 4. La administración no está lista para los costos de recursos en la etapa inicial de implementación de la solución
Junto con la decisión de implementar una herramienta de gestión de proyectos, por regla general, hay ciertas expectativas sobre cómo ayudará a alcanzar los objetivos establecidos. Antes de que esto suceda, la compañía enfrentará costos adicionales (además del costo de la solución en sí). Estos costos incluyen las horas de trabajo de la gerencia y cada miembro del equipo. Los empleados deberán familiarizarse con la funcionalidad de la solución, comprender y aceptar las reglas para su uso establecidas por la gerencia. Además, a veces se necesitan muchos recursos técnicos para implementar su producto. Sin estos pasos, su servicio no puede ser efectivamente adoptado por la nueva compañía en principio, y solo su aprobación exitosa puede garantizar que se logren los resultados esperados.
Pero algunos líderes creen que pueden saltarse todos estos pasos e inmediatamente se encuentran en el punto donde la decisión comenzará a ser beneficiosa. Tengo malas noticias para ti: esto no sucederá.
¿Qué debería cambiar?
La gerencia debe estar preparada para invertir los recursos requeridos inicialmente. A pesar de que la cantidad de soluciones en el mercado es bastante alta, existen 3 tipos de recursos que son relevantes para casi cualquiera de ellos:
Gestión del tiempo y empleados que utilizarán la solución.
Costos de los servicios de implementación de soluciones provistos por su desarrollador
* opcional: el costo de desarrollar integraciones con otras soluciones, si es necesario
Como puede ver, la mayoría de las características descritas en el artículo son bastante obvias. Pero deben tenerse en cuenta si está pensando en implementar una solución de gestión de proyectos. Solo en este caso el producto traerá resultados tangibles para su organización.