Hay dos razones clave por las que las empresas generalmente deciden implementar un servicio de gestión de proyectos. El primero es que un servicio adecuadamente seleccionado puede resolver una serie de problemas actuales y futuros asociados con el crecimiento de la empresa. La segunda razón es un aumento en la eficiencia de los procesos comerciales en general. Por supuesto, estas razones no son mutuamente excluyentes: las empresas a menudo implementan una solución para lograr todos los objetivos a la vez.
Cuando una organización decide implementar, siempre se observan patrones similares, por ejemplo, un pronunciado entusiasmo por el liderazgo en las primeras etapas. La gerencia espera resultados rápidos, indicadores mejorados. Por supuesto, no todo es tan simple, y debido a una serie de problemas que surgen, no todo va según lo planeado. En este artículo, analizaré 6 problemas típicos debido a los cuales una solución de gestión de proyectos no produce resultados. Y, por supuesto, ofreceré soluciones para cada uno de ellos.
Propongo comenzar enumerando los beneficios clave para la empresa del uso de soluciones de gestión de proyectos:
- Dichos sistemas proporcionan transparencia en los procesos comerciales. Cuando cada tarea tiene un ejecutor y una fecha límite, cada empleado comprende quién es responsable de qué y cómo priorizar las tareas todos los días
- La solución sirve como un solo centro para todas las comunicaciones en el proyecto. Ya no necesita recopilar datos fragmentados en varias herramientas, como correo electrónico, What's App, Slack, Skype, etc. Todo está centralizado y es fácil ver el panorama general.
- Ahorro de tiempo Cuando todos los datos del proyecto están siempre disponibles, es posible reducir el número de reuniones. Y si la solución tiene la funcionalidad de las plantillas de proyecto, se pueden lanzar otras nuevas con solo un par de clics.
- La solución simplifica la planificación estratégica y táctica. Muchos sistemas de gestión de proyectos incluyen herramientas para controlar y compartir la hoja de ruta y permiten a los usuarios realizar cambios si es necesario. Esto le permite ver cómo todas las partes del proyecto forman un todo único y evaluar varios factores, desde las acciones de todas las personas involucradas en el proyecto hasta la carga de trabajo de todo el equipo.
La administración, por regla general, espera que la compañía reciba algunos (o mejores - todos) los beneficios anteriores, y la solución traerá resultados rápidamente. Pero hay una serie de factores que pueden conducir a un fiasco. En general, siempre estamos hablando de dos cosas: la falta de un plan de trabajo para gestionar el cambio y la incapacidad de construir e implementar nuevos procesos desde el principio. Todos los problemas enumerados a continuación se relacionan de alguna manera con la primera o segunda categoría.
6 problemas
Problema n. ° 1: falta de incorporación o incorporación incorrecta
Al implementar una solución, la administración debe tener en cuenta muchos factores. Incluyen la transferencia al sistema de procesos comerciales existentes, capacitación, distribución de roles (usuario, administrador) entre los miembros del equipo. Toda esta actividad se denomina colectivamente "incorporación".
Muchos gerentes subestiman la importancia de la incorporación o incluso prefieren omitirla. Piensan que la decisión se "arraigará" y comenzará a traer beneficios. Tengo malas noticias para ti: esto no sucederá. Para que una solución comience a aportar valor, la gerencia debe invertir una cantidad significativa de tiempo en la etapa de implementación. La incorporación incompleta o mal realizada es un problema grave. A menudo resulta que los empleados no están listos para pasar tiempo y hacer esfuerzos en actividades relacionadas con la incorporación: no miran videos de capacitación, no asisten a sesiones para transferir procesos de negocios a un nuevo sistema (donde, por supuesto, se requiere su experiencia) o simplemente ni siquiera entienden Con funcionalidad básica.
Solución:
- La decisión de que el equipo deba dedicar una cantidad suficiente de tiempo a la incorporación debe tomarse en la etapa de selección de la herramienta de gestión del proyecto. No despues. La gerencia debe participar en todas las actividades relacionadas con la incorporación y asegurarse de que todos los empleados estén involucrados en ellas.
- Una gran ventaja será si el proveedor de la solución tiene un servicio de implementación (desafortunadamente, no todos lo tienen hoy). Los consultores de implementación profesionales ahorrarán mucho tiempo para el equipo, ya que saben exactamente lo que se debe hacer en cada etapa de la incorporación.
Problema # 2: falta de soporte de gestión
Tomar la decisión de implementar una herramienta de gestión de proyectos no es fácil. Como regla general, las empresas siempre tienen varios empleados proactivos y con conocimientos técnicos que simplemente les permiten experimentar con una nueva herramienta. Y esto es maravilloso. Pero hay un problema: la introducción de una herramienta siempre conduce a un rediseño completo del campo de juego. Esta no es una simple lista de verificación con consejos de productividad. Y el entusiasmo de un par de empleados no será suficiente para que la herramienta brinde valor a la organización. Si la administración no brinda soporte completo, tanto en la etapa de implementación de la solución como en el futuro, enfrentará el problema de la falta parcial (o completa) de resultados.
Solución:
- Asegúrese de que los gerentes usen la herramienta ellos mismos y establezca un ejemplo para otros empleados. Cuando la gerencia insiste en que los miembros del equipo usen una solución que ellos mismos no utilizan, siempre se desmotiva.
- Reúnase con la gerencia y discuta qué recursos se requieren para que la solución se implemente con éxito. Asegúrese de tener todos los jefes de departamentos / equipos, y que estén listos para pasar tiempo estudiando e implementando la solución.
- Pídales a los gerentes que mantengan reuniones periódicas (por ejemplo, semanales) con sus equipos para discutir quién usa la solución y cómo. En estas reuniones, será posible discutir problemas si surgen y pedir ayuda.
Problema # 3: el equipo no está bien entrenado en el producto
Es sorprendente cuántas empresas subestiman la importancia de la capacitación sobre un producto en la etapa de implementación. Cada compañía tiene 2 categorías de empleados: aquellos que absorben nuevas tecnologías como una esponja, y aquellos para los cuales cualquier solución técnicamente difícil es un gran problema. A veces, los empleados pueden dominar los conceptos básicos del uso de un sistema de gestión de proyectos, pero tienen problemas con una funcionalidad específica que, por suerte, está directamente relacionada con su trabajo. El hecho de que un empleado en particular comprenda un nuevo producto es una cuestión de treinta minutos no significa que esto pueda ser el estándar para todos los demás. Recuerde que todos los empleados son diferentes.
Solución:
- Averigüe por el fabricante de la solución cuánto tiempo tomará capacitarse y asegúrese de que cada empleado que utilizará la solución logre asignar este tiempo.
- Personalizar la formación según las necesidades del equipo. Descubra qué beneficios pueden obtener diferentes equipos al usar una solución. El énfasis en una funcionalidad particular durante las sesiones de entrenamiento para diferentes equipos puede variar mucho.
- Si es posible, tenga algunas sesiones de entrenamiento. El proceso de aprendizaje, como regla, es más efectivo en grupos más pequeños, ya que cada participante tiene la oportunidad de hacer preguntas.
Problema # 4: los empleados ven la solución como una pérdida de tiempo
Cuando la gerencia decide implementar un producto para la gestión de proyectos, generalmente tiene expectativas claramente articuladas sobre el valor que debe aportar el producto. Pero esta declaración no siempre funciona para otros empleados. Pueden pensar que la nueva herramienta es otro prodigio de TI, que la administración los obligará a usar durante varios meses, y luego todo quedará en nada. Y esto puede ser un problema grave.
Si abre cualquier libro de gestión de cambios, encontrará la siguiente frase de una forma u otra: "para que ocurran cambios, las personas deben querer cambiar". Y los empleados no querrán cambiar si no ven beneficios directos para ellos mismos en los cambios. Incluso el enfoque de "bajar" las decisiones de arriba hacia abajo a veces puede no funcionar. Por supuesto, el porcentaje de empleados que usan la solución todos los días aumentará si la administración monitorea regularmente esto. Pero al mismo tiempo, esto significa que la administración está perdiendo el tiempo imponiendo ineficientemente el uso de la solución, lo que, en esencia, contradice el concepto mismo de aumentar la eficiencia de los procesos de la solución (y, en particular, el hecho de que la solución está diseñada para ahorrar tiempo).
Solución:
- Reúnase con un equipo de líderes y considere cómo una solución puede beneficiar a los miembros de diferentes equipos. Reúna información sobre los problemas actuales de los equipos que encuentran regularmente. Haga listas de problemas que se puedan resolver con la herramienta y discútalas con los equipos.
- O concéntrese inmediatamente en los procesos específicos de los equipos y en lo que obtendrán al usar la herramienta. Por ejemplo, se puede decir que el personal de ventas si actualiza constantemente la información sobre sus clientes y transacciones en el sistema, todo será transparente para la administración y, a su vez, no podrán asistir a la mayoría de las reuniones y tendrán más tiempo para llamar a los clientes.
Problema # 5: el equipo ya tiene experiencias negativas con el uso de otra solución en el pasado
Entonces, el equipo ya probó un producto similar, y el intento no tuvo éxito. Podría haber muchas razones para esto. Pero el punto principal aquí es que ahora los empleados tendrán una actitud negativa hacia la nueva solución desde el principio. Para la última decisión, probablemente, se dedicó mucho tiempo, pero no hubo resultados.
La compañía también puede decidir presentar el producto en el momento equivocado. Cuando los empleados tienen un plan de ventas, se acercan los plazos, lo último en lo que quieren pensar es "la transferencia urgente de todos los datos a una nueva superesolución".
Solución:
- Comience analizando los problemas que encontró la empresa al implementar la solución anterior y aborde estos problemas teniendo en cuenta la experiencia
- Utilice la ayuda de los gerentes de proveedores de soluciones de éxito del cliente si es posible. Los CSM calificados, por regla general, son expertos en gestión de cambios y pueden proporcionar un soporte significativo en el proceso de migración a una nueva solución.
- Si el proveedor de la solución proporciona un servicio de implementación de pago, considere comprar este servicio. Si su equipo es profesional a bordo, todos los pasos de la implementación inicial y la "implementación" de la solución en la empresa serán más rápidos y mucho menos dolorosos.
Problema # 6: la solución carece de las integraciones necesarias
Una serie de soluciones de gestión de proyectos populares presentadas en el mercado, entre sus ventajas, destacan la oportunidad de convertirse en el lugar central en el que se llevarán a cabo todas las comunicaciones sobre proyectos. Pero, ¿qué pasa si carecen de integraciones nativas (por ejemplo, con Slack, Adobe, etc.)? Simplemente ofrecer al cliente un buen producto aislado ya no es suficiente. La disponibilidad de integraciones puede ser un factor clave.
Incluso si la solución tiene integraciones nativas con todos los productos y servicios posibles, sigue siendo importante que la solución tenga una API abierta. Esto le permite desarrollar una integración adicional si es necesario.
Solución:
- Al elegir una solución, asegúrese de averiguar qué integraciones ya están integradas en ella. Prepare una lista de productos (servicios) que el equipo ya usa regularmente. Luego compare cuántos elementos de estas listas se superponen.
- Si la solución es ideal para el equipo, pero faltan algunas de las integraciones requeridas, considere construirlas utilizando la API usted mismo o pagando a un especialista en integración de terceros.
La implementación de una solución de gestión de proyectos puede tener un impacto significativo en el rendimiento del negocio. Pero el efecto positivo será solo si la compañía está lista para pasar el tiempo suficiente en la etapa de implementación y después. ¡Esperamos que estos consejos lo ayuden a lograr los resultados deseados!