Las cuestiones de contabilidad financiera, planificación y presupuesto son un tema candente y urgente para todas las empresas de TI. A medida que la empresa crece, los flujos de efectivo son difíciles de controlar y se hace evidente que se necesita un enfoque sistemático.
Dependiendo de los tipos de productos y servicios que produce, la metodología contable en las compañías de TI puede variar significativamente. El desarrollo de software personalizado, el lanzamiento de soluciones en caja, la disponibilidad de soporte técnico, el lanzamiento de actualizaciones, el uso de licencias de desarrolladores externos pueden afectar significativamente el reconocimiento de ingresos y gastos y la administración de efectivo de la organización. Una base importante para la organización de la contabilidad y el presupuesto es la división de la empresa en proyectos y la asignación de costos (no los costos de formación) en un grupo de proyectos, de acuerdo con una metodología predeterminada.
Por donde empezar
Modelo de ganancias
Inicialmente, la gerencia y los propietarios de la compañía deben determinar y aprobar el modelo de ganancias. Así es como la empresa ganará dinero. Esto puede ser la producción de una solución en caja, la emisión de licencias de uso, desarrollo personalizado, etc. Muy a menudo, la compañía tendrá dos o más opciones para generar ingresos. El sistema de tributación de los ingresos también variará según los tipos de ingresos (las licencias no están sujetas al IVA, el soporte técnico y la venta de servicios incluyen el IVA). Dado esto, puede construir de manera competente un sistema de costos, tanto los que formarán el precio de costo como los que se reconocerán como gastos del período.
Proyecto de costos y precios
La peculiaridad de la mayoría de las empresas de TI en ausencia de una gran cantidad de activos fijos. Esta no es una fábrica, ni una empresa de fabricación, y el principal activo son las personas, los especialistas, los desarrolladores, los lingüistas y los evaluadores. Son sus conocimientos, habilidades y competencias expresados en servicios para clientes o productos que generan ingresos. De cómo la empresa gestiona este recurso y determina su flujo de caja y bienestar financiero.
En el mercado ruso, es habitual utilizar uno de los dos modelos de precios (precio fijo o tiempo y materiales).
El primer modelo es un modelo tradicional de desarrollo de proyectos, cuando el cliente y el gerente del proyecto determinan el alcance del trabajo en los términos de referencia, acuerdan un presupuesto fijo y el momento exacto del proyecto. En el precio fijo (o FP), los clientes pagan por el resultado final y el contratista paga por el tiempo de sus desarrolladores. En este caso, si los programadores dedican más tiempo al desarrollo y el presupuesto no cambia, entonces las ganancias de la compañía se reducen. Por lo tanto, aquí mucho depende de la capacidad de los gerentes para evaluar los costos laborales por adelantado. Aunque pueden surgir riesgos y fuerza mayor en cualquier proyecto.
El segundo modelo, Time & Materials (TM), es el pago por parte del cliente de los recursos realmente gastados, el tiempo del desarrollador.
Independientemente del modelo utilizado, es importante tener un sistema de contabilidad que muestre cuál es el presupuesto total, cuánto se ha hecho, cuántas horas se han gastado: el sistema de hoja de horas.
Por lo general, un desarrollador participa en la creación de una parte del proyecto y una gran cantidad de personal participa en la producción del producto completo. Para calcular con precisión cuánto cuesta un proyecto en particular para una empresa, es necesario no solo tener en cuenta el costo de los costos de desarrollo de la hoja de tiempo, sino también introducir un sistema de costo compartido para costos fijos y variables. Es importante para planificar los precios del proyecto para tener en cuenta los costos que no están directamente relacionados con el desarrollo (como el alquiler de espacios, mantenimiento de oficinas, etc.) Se pueden expresar en OPEX por persona por día o mes. Este enfoque evitará el "desgaste" del margen del proyecto.
Un punto importante es mantener el plan \ hecho del presupuesto del proyecto en modo de tiempo real. Esto le dará a la gerencia datos precisos sobre el progreso del proyecto, su rentabilidad actual y permitirá evitar o evitar que se exceda el presupuesto del proyecto o ajustar el costo del proyecto a tiempo.
Por donde empezar ...
- determinar el costo de cada desarrollador y otros especialistas técnicos
- planificar el momento del trabajo
- dividir el proyecto en etapas: desarrollo, prueba, puesta en marcha, etc.
- planificar el presupuesto para la compra de equipos (si es necesario) para la implementación del proyecto
Equipamiento técnico para costeo, planificación presupuestaria, contabilidad de gestión
- En la etapa inicial, para fines de planificación y contabilidad, es bastante posible sobrevivir con las capacidades de las hojas de MS Excel o Google
- Como la empresa es simple, la gerencia debe ocuparse de la automatización del proceso.
- Hoy, el mercado tiene una cantidad bastante grande de software especializado. Comenzando desde un presupuesto bastante basado en 1C hasta diseñadores serios basados en cubos Olap (Cognos, Anaplan). Y otras soluciones especializadas (Axapta, Navision, SAP)
Evaluación de rentabilidad de proyectos y negocios.
La contabilidad adecuada y la asignación precisa de tiempo para los proyectos le permitirán evaluar la rentabilidad del proyecto. El principal problema de las empresas jóvenes es el apego a la contabilidad solo en dinero, en realidad en los flujos de efectivo. Este enfoque distorsiona significativamente la información sobre la empresa y conduce a resultados desastrosos. Es más correcto calcular la rentabilidad tanto del proyecto como de la empresa en su conjunto, sobre una base devengada (es decir, generar un informe de pérdidas y ganancias sobre los proyectos y la empresa), hacer un análisis de solvencia de la empresa en el contexto del flujo de caja para proyectos y costos incurridos, y sobre la base del balance general, un informe de ganancias y estado de pérdidas de flujos de efectivo para realizar un análisis exhaustivo de la estabilidad de la empresa.
La contabilidad de proyectos sobre una base devengada le permitirá dividir los ingresos del proyecto como parte de los ingresos totales. Y el costo del proyecto y su análisis factorial mostrarán la parte de los costos del proyecto y las razones para ahorrar o gastar de más.
Este enfoque destacará los proyectos no rentables, la administración para tomar medidas para reducir las pérdidas o revisar las estrategias de desarrollo. El resultado del análisis no debe ser solo cifras simples, sino las conclusiones de un especialista competente que ayudará a tomar las decisiones administrativas correctas.
Una buena regla es desarrollar un sistema de KPI tanto para el proyecto como para la empresa en su conjunto. El monitoreo de la implementación de KPI garantizará la transparencia comercial para los propietarios y gerentes.
La compañía que desarrolló juegos para dispositivos móviles a lo largo de los años ha acumulado una serie de proyectos sin terminar. El análisis financiero mostró una disminución en la rentabilidad del 35% de los proyectos. Con base en los resultados del análisis, la gerencia decidió revisar las condiciones de los proyectos que retienen potencial de crecimiento y completar proyectos cuyo ciclo de vida está a punto de completarse.
Gastos sin costo
El costo es ciertamente un factor fundamental para obtener un margen aceptable para el proyecto, pero además de esto, hay una serie de costos, cuya planificación y contabilidad, al formar una propuesta comercial, también es importante.
Mercadeo, costos de ventas, nómina de personal administrativo y de apoyo, impuestos, gastos administrativos, administrativos, depreciación, intereses sobre préstamos, etc. puede representar una parte significativa de los costos. La totalidad de estos costos se expresa mejor en OPEX. Y use el valor obtenido para determinar la rentabilidad mínima cómoda del proyecto.
Hitos e indicadores financieros
Es vital para la administración de la empresa dedicar tiempo a un análisis exhaustivo de los resultados actuales del proyecto. Junto con los líderes del equipo del proyecto, analice la producción y la situación financiera del trabajo y de la empresa en su conjunto.
Costo de proyectos: análisis de los costos reales incurridos por el proyecto. Identificación de proyectos problemáticos o sitios de trabajo.
La cantidad de tiempo productivo y pérdidas (El tiempo es dinero). El análisis de los indicadores financieros junto con la producción proporcionará una comprensión de la base de recursos. Por ejemplo: cancelar el costo de más horas de desarrolladores de lo planeado debería impulsar al liderazgo de la compañía a prestar atención a la competencia del personal de desarrollo, tomar medidas para aumentar el nivel de profesionalismo de los empleados, capacitación, etc. O revise la metodología de planificación del proyecto.
Rentabilidad de proyectos. Controlar la rentabilidad de proyectos y negocios es algo vital. Basado en una buena contabilidad y planificación. El valor de los costos fijos del negocio, por regla general, es estático y debe establecerse en el margen de cada proyecto. La gerencia determina un nivel aceptable de rentabilidad para los proyectos y negocios que deberían servir.
La estructura de los costos indirectos: determinamos cuánto dinero se gastó en alquiler, desarrollo de empleados, personal administrativo y otros costos indirectos.
¿Qué hacer si no hay suficiente dinero?
Inicialmente, debemos aceptar que la falta de dinero en la cuenta corriente a la vez no significa que el negocio no sea rentable. En realidad, como la declaración inversa. La brecha de efectivo se puede formar por varias razones. Algo así como: pérdidas debido a la baja rentabilidad, costos "inflados", cuentas por cobrar acumuladas (de hecho, se trata de préstamos al comprador o cliente), un alto nivel de OPEX, etc. Independientemente de las razones de la brecha de efectivo, se puede predecir y prevenir.
Medidas preventivas
- Implementación de un sistema de planificación financiera, contabilidad y control.
- Seguimiento periódico del nivel OPEX. Su revisión si es necesario.
- Seguimiento de los valores mínimos de rentabilidad de los proyectos.
- Trabajo activo con cuentas por cobrar y por pagar.
- Préstamo de fondos.
- Atrayendo inversiones.
¿Qué hacer con dinero gratis? O el dinero debería traer dinero.
Si hay un exceso de oferta de dinero a la vez, sería lógico desarrollar medidas para su uso adecuado (el retiro de dividendos del propietario no cuenta).
Se puede invertir efectivo gratis en el desarrollo de la empresa: en la capacitación del personal y en elevar el nivel de su profesionalismo, en la actualización de los activos fijos.
O envíe el excedente de efectivo para "ganar": realice inversiones en instrumentos financieros de los sectores bancario o cambiario.
Recomendaciones a propietarios y gerentes de empresas de TI
- Desarrollar un sistema para registrar las horas de trabajo del personal de producción.
- Calcule el costo de una hora de trabajo para cada grupo de especialistas en producción para una comprensión clara del cálculo del costo del proyecto.
- Calcule el costo de mantener a todos los empleados por mes (ingrese el indicador OPEX). Esto ayudará a determinar el nivel óptimo estimado de rentabilidad del proyecto.
- Maximice la automatización de la planificación del flujo de caja, compile un registro de solicitudes de pago y un calendario de pagos.
- Identifique las brechas de efectivo por adelantado y tome medidas para prevenir las brechas.
- Invierta en capacitar a los empleados y mejorar su profesionalismo.
- Desarrollar indicadores KPI para proyectos y negocios. Monitorear su implementación.
- No vaya en ciclos de contabilidad y planificación solo de flujos de efectivo. Desarrollar un sistema de gestión contable, planificación y previsión.
- Introduzca el presupuesto continuo en las dimensiones "Plan", "Previsión", "Realidad".
- Aproveche las oportunidades para reducir la carga impositiva (acredite ante el Ministerio de Comunicaciones y Telecomunicaciones y Pagos del 30 al 14 por ciento, cambie la ubicación legal a zonas económicas libres o grupos de TI como Skolkovo, FEZ Innopolis, etc., reduzca el impuesto sobre la renta debido a I + D, reduzca el impuesto sobre beneficio debido a la depreciación instantánea, obtenga beneficios regionales, elimine el IVA).