Slack Messenger: razones para elegir, jambas durante la implementación y características de servicio que facilitan la vida

Después de mi artículo sobre VC sobre herramientas para el trabajo en equipo, que me gustaría conocer mucho antes, una ráfaga de preguntas aclaratorias cayó sobre mí. Las preguntas fueron sobre el caso, y no solo en los comentarios: me escribieron en un correo electrónico personal e incluso llamaron (amigos).

Llegué al punto en que comenzaron a ofrecerme 15 mil rublos por hora para una consulta por Skype, o incluso para venir y realizar un taller de capacitación corporativa. Por supuesto, en el fondo supuse que nuestra experiencia podría ser útil para alguien, pero aún no esperaba que el tema fuera tan candente.

Y la mayoría de las preguntas eran sobre Slack. Muchos de los que se contactaron conmigo todavía llevan toda la correspondencia por correo y se sorprenden de lo eficiente que puede ser la comunicación dentro del equipo y de lo útil que es su redundancia (en el buen sentido de la palabra). Lo que ya está allí: yo mismo por el momento se percibe el correo como un fenómeno normal, a pesar de su interminable "Fw: Re: Re: Re: Planning November 2015".

Descargo de responsabilidad inmediato: Slack no es perfecto. Tiene ventajas y desventajas, solo ventajas, en mi opinión, mucho más. Por lo tanto, ahora para nosotros es el software más óptimo no solo para la comunicación, sino también para crear una plataforma de comunicación completa para el equipo. Te contaré más sobre él.

Como empezó todo

Primero, nosotros, como todas las personas normales, usamos correo, Skype y WhatsApp. Pero después de un tiempo, comenzaron a surgir diferentes preguntas. Por ejemplo, ¿por qué el chat de WhatsApp parece ser informal, pero los colegas escriben algunas cosas sobre el trabajo allí: sobre exposiciones, envíos, etc.? ¿Por qué necesitamos Skype, por qué discutimos algunos problemas en él? ¿Por qué estamos tan enfurecidos con la correspondencia circular a 30 destinatarios en el correo?

La respuesta fue superficial: los mensajeros son rápidos y el correo es lastre, excepto quizás por la comunicación con el mundo exterior.

La unidad de significado en el correo es una letra. La unidad de significado en el mensajero es un diálogo corto. Mientras envía una carta y espera una respuesta, ya puede discutir completamente el problema en el messenger. Y en mi opinión, ahora el correo debería convertirse en una herramienta especializada, pero no universal. Usarlo en todas partes es como martillar clavos y calentar alimentos con una plancha: puedes hacerlo, pero estúpidamente incómodo.


Usar el correo como una herramienta de correspondencia interna

"¿Qué es lo que no te gusta de WhatsApp?"

A pesar de todas las ventajas de los mensajeros "cotidianos", toda la correspondencia en el trabajo (en adelante con la reserva "en nuestro caso") no podía transferirse al mismo chat de WhatsApp o Telegram: la variedad de temas y la cantidad de temas discutidos eran demasiado grandes.

Incluso si creáramos varios sub-chats como "Ventas en el sitio", no habría salido nada bueno. Después de todo, si al mismo tiempo en este paso hubieran surgido dos preguntas diferentes, no habríamos tenido la oportunidad de discutirlas de manera constructiva: todos los mensajes relacionados con la primera y la segunda pregunta se habrían incluido en una cinta, convirtiéndolo en un desastre sin sentido.


Un ejemplo de otra ópera, pero claramente.

Y también, toda mi vida utilicé el correo como administrador de tareas, marcando "cartas de casos" para volver a ellos más tarde. No todos los mensajeros tienen a primera vista una oportunidad simple de agregar un mensaje entrante a sus favoritos.

El problema era que la necesidad de una comunicación rápida se desarrolló mucho más rápido que los medios para satisfacerla. Y si WhatsApp, Viber, Telegram y muchos otros elementos ya eran adecuados para la correspondencia "doméstica", entonces no había muchas opciones para un trabajador: Slack, Google Hangouts, Microsoft Teams, Rocketchat, HipChat, y eso es todo.

No me enfocaré en argumentos específicos para elegir una solución, los miré hace dos años y Slack me pareció lo más apropiado. Al mismo tiempo, creo que no es Slack como tal, sino el discurso sobre el formato, un mensajero estructurado como plataforma, este es un factor clave. Y los muchachos de Slack mejor que nadie, en mi opinión, entendieron este formato. Lo cual, por cierto, confirma su reciente evaluación en el mercado .

Por lo tanto, comencé a buscar algún tipo de software para comunicación interna, que combinara los tres parámetros más importantes para nosotros:

• alta velocidad de comunicación;
• estructura y transparencia de toda la información;
• facilidad de entrada en un nuevo entorno y uso.

"Entonces, ¿por qué elegiste Slack?"

Slack me cautivó precisamente por su facilidad de uso: después de una revisión rápida, quedó claro que incluso un principiante podría comenzar a trabajar completamente en él el día de su conocimiento del programa. A diferencia de los mensajeros "cotidianos", inmediatamente tenía tres niveles de jerarquía: no solo chats y mensajes, sino también la capacidad de crear un hilo para cada mensaje dentro del canal (chat), una excelente manera de evitar un desorden.

Además, en la mayoría de las revisiones, la gente escribió que Slack responde con sensibilidad a las solicitudes de soporte y corrige rápidamente las jambas que surgen. Más tarde, yo mismo estaba convencido de esto: no tendrá tiempo para escribir sobre el problema en soporte, y ya puede ver que se ha solucionado después de la próxima actualización. Incluso es una pena. Aunque debo admitir: su aplicación de escritorio y móvil, francamente, no difieren en rendimiento.

Y si es muy simplificado comparar todas las herramientas disponibles en ese momento de acuerdo con criterios importantes para nosotros, obtenemos la siguiente imagen:



No toco específicamente los precios de uso: aunque solo sea porque Slack se puede usar de forma totalmente gratuita (con una serie de restricciones no tan terribles). Y luego todo depende del tamaño del equipo y la tarifa. En el plan tarifario estándar, el mes de uso de Slack es de $ 6.67 por empleado.



"¿Lo necesito?"

Es posible que no. En mi opinión, Slack solo es adecuado para ciertos tipos de negocios. De improviso, los describiría así: se trata de empresas con un equipo de cinco a 100 personas, con una estructura horizontal (o relativamente horizontal) y un enfoque de proyecto para trabajar.

Aquí hay tres señales de que no necesita Slack:

1. Su empresa emplea a más de cien personas. En este caso, Slack con sus pagos mensuales será un placer muy costoso para usted. En tal situación, es mucho más fácil implementar su propio servicio o usar los llamados servicios de pago único: paga una vez y lo usa.
2. Su empresa tiene una estructura vertical rígida, una especie de "Club de Coordinadores de Dallas", cuando las decisiones e iniciativas son aprobadas constantemente por los gerentes, jefes de líderes, etc. En este caso, lo más probable es que no necesite ninguna comunicación transparente.
3. La estructura organizativa de su empresa implica una división rígida en departamentos en un vacío: solo el jefe del departamento interactúa con otros departamentos, y solo a través del jefe de otro departamento. Todos los proyectos se llevan a cabo solo dentro del departamento (literalmente: dentro de una o dos oficinas).

Errores de implementacion

No veo mucho sentido dar instrucciones detalladas sobre cómo comenzar a usar Slack: todo está muy claro allí. Pero te diré dónde nos equivocamos, porque los fakaps adoran todo. En nuestro equipo, incluso elegimos el mejor fakap cada mes.

1. No marque el borde entre el correo y Slack.

En otras palabras, no entendieron de inmediato que era necesario estar claramente de acuerdo con el equipo cuando usamos el messenger y cuando usamos el correo. Como resultado, los chicos a menudo por inercia escribían preguntas breves de trabajo al correo o, por el contrario, enviaban cartas grandes a Slack, que luego se enviarían a contratistas externos.

A veces llegaba al punto en que una persona hacía una pregunta por correo y recibía la respuesta ya en Slack. Esquizofrenia leve, ¿eh? Obviamente, en este caso es mucho más fácil confundirse. Y si después de un mes necesita encontrar algún tipo de mensaje, esto puede llevar mucho tiempo.

Un poco más tarde, hicimos lo que debía hacerse de inmediato: acordamos que toda la correspondencia interna es a través de Slack, y que todo lo externo (o con la participación de contratistas externos) es a través del correo. Hubo excepciones: por ejemplo, repetidamente conectamos contratistas externos o autónomos a Slack cuando había una comunicación larga y estrecha: principalmente, estos eran diseñadores o programadores.

2. No atraparon de inmediato la estructura.

Aquí todo es extremadamente simple: no todos los muchachos comenzaron de inmediato a usar la estructura de varios niveles "canal - hilo - comentarios" y se comunicaron de manera "plana": una persona escribió el mensaje inicial (con la declaración del problema) al canal, y la siguiente escribió otro mensaje al mismo canal, en lugar de escribir un comentario en la publicación original (continúa el hilo, en otras palabras). Es lo mismo que si escribiera este artículo completo únicamente con encabezados.

Ahora, tales situaciones también ocurren una vez cada pocos meses (más a menudo con la llegada de los recién llegados). Y antes, varias veces al día. Esto requirió una intervención lacónica pero persistente de mi parte. Ahora se ve exactamente igual que hace dos años:



3. Comenzamos a establecer tareas en PM Slack, sin pasar por Trello.

Y estas son las malas consecuencias de un buen servicio: con el tiempo, se volvió tan conveniente comunicarse a través de Slack que algunas tareas de los muchachos pasaron por Trello y solo se mantuvieron en correspondencia. Bueno, "los chicos". Yo, en general, también pequé con esto.



Como resultado, el equipo a veces no era consciente de lo que estaba sucediendo, y esto ya contradecía el principio general de transparencia de todos los proyectos. Ya escribí por qué era necesario: dos "al margen" acordaron hacer algo, y el tercero está 80% listo para esta tarea, o tiene buenos argumentos a favor de qué hacer de manera diferente o no hacer nada para hacer Tales situaciones a menudo crean trabajo innecesario.

Un poco más tarde, llegamos al siguiente esquema: los chicos establecieron tareas en Trello, después de lo cual escribieron sobre eso en el canal correspondiente en Slack. Este es solo uno de los elementos de la "comunicación excesiva", que minimiza las posibilidades de perder información importante a la vista.

Por cierto, existe la posibilidad de integrar Trello y Slack, y se puede configurar para recibir notificaciones automáticamente. Pero le recomiendo que haga esto con cuidado y para ocasiones especiales, de lo contrario, Slack lo enfermará con las notificaciones.

Por supuesto, no arreglamos tareas muy pequeñas y rápidas (que son más rápidas de hacer que marcar en algún lugar); esto sería una locura y difícilmente traería algún beneficio a nadie. Aunque te contaré un par de pistas más adelante sobre lo que puedes hacer con cosas tan rápidas usando el mismo Slack.

4. No comprendió de inmediato los beneficios de las discusiones abiertas.

Parece el párrafo anterior, pero aquí es más probable que no se trate de establecer objetivos, sino de discusiones abiertas sobre cualquier problema en su conjunto.

Como fue el comienzo

Igor y Fedor están sentados y "frotando" de manera personal, como para mejorar la conversión en la sección con regalos corporativos. Igor y Fedor, por supuesto, bien hecho, pero en tal esquema el equipo pierde tres bonificaciones geniales.

Los muchachos no sospechan que el tema se está discutiendo. Y si vieran la correspondencia de Igor y Fedor, ofrecerían diez ideas brillantes, dos de las cuales Igor y Fedor tomarían para trabajar y obtener ganancias. Pero se comunican en PM, por lo que no tienen ninguna posibilidad de ideas brillantes desde el exterior: solo pueden confiar en sí mismos.
Los principiantes no obtienen buenas prácticas y no se adaptan tan rápido como un equipo. Imagine que un principiante hace algunas preguntas a un empleado experimentado a la intemperie: inmediatamente, el efecto de la capacitación adicional aparece automáticamente, porque otros muchachos ven este diálogo.

Si el canal está bien "localizado" sobre el tema, entonces cuando se introduce un nuevo colega en el equipo, simplemente puede decir: "Vasya, aquí está el canal, retrocede hasta el principio y lee todo lo que hay". Tales historias dan un efecto loco: el principiante ve no solo el resultado final, sino también el proceso: errores, superación, etc., comprende sustancialmente por qué todo es exactamente como es. Simplemente acelera cósmicamente la adaptación del equipo.

¿Cómo está pasando esto ahora?

Igor escribe a #internet_marketing: “Equipo, pregunta de perro: ¿tienen ideas, cómo podemos aumentar la conversión en la sección con regalos corporativos? Aquí está el informe de noviembre, hay todos los indicadores ". Al final del día, el hilo se rompe de los comentarios, y el terreno de pensamiento de Igor es fértil, como las orillas del Nilo.


Marina recolectó 200 ideas para el nombre de un nuevo juego por día

Atención: tal esquema es categóricamente inaceptable si tiene especialistas con una "P" mayúscula trabajando en su equipo, que siempre "saben mejor que esto para todos, no les permitan escalar con todo esto". En este caso, la comunicación abierta no ayudará, pero solo dañará su sentido de importancia personal.

Alegrías de uso

No piense que Slack es un tipo de software especial que convierte cualquier comunicación de trabajo en una tierra mágica con hadas, unicornios y una comprensión mutua absoluta en el equipo. Por sí mismo, no hace que la correspondencia sea simple, estructural o comprensible. Ejemplo: con un buen punzón puede perforar un agujero en el piso o en la pata; todo depende de cómo usar esta herramienta.

En general, recomiendo comenzar un Slack-master o un equipo de chicos, lo que, especialmente al principio, ayudará a implementar y configurar todo.

A continuación resaltaré los puntos y características principales que nos ayudan a trabajar de la manera más conveniente y eficiente posible en Slack.

1. Canales

La regla básica: escribir en el canal. Sobre la preparación de publicaciones en VKontakte - en internet_smm, sobre envíos a clientes corporativos - en sales_corporate. Es como cocinar en la cocina y lavarse en el baño: sería muy incómodo y extraño hacer todo esto en el pasillo.

Cuando comenzamos a usar Slack, solo teníamos de ocho a diez canales. Pero con el tiempo, su número aumentó orgánicamente. Por ejemplo, si al principio había un canal sales_world (mercados internacionales), ahora se trata de siete canales: sales_world_uk, sales_world_ua, sales_world_germany, etc.

Si ahora todas las preguntas sobre los envíos al extranjero cayeran en un canal, entonces reinaría en un caos total. Por lo tanto, tan pronto como surja la necesidad de "separar" el flujo general de información o crear un espacio para información de un nuevo tipo, creamos un nuevo canal.


La frase "Necesito un canal más en holgura" se ha convertido en un meme local, que mis colegas me molestan periódicamente :)

Mientras escribía este material, conté 59 canales que estamos usando en este momento. Para facilitar a los principiantes entender cómo funciona todo, tenemos un mapa mental con la estructura de todos los canales. Aquí está su pieza:


Estructura del canal en holgura (fragmento)

¿Es mucho o poco? No puedo decirlo, tenemos alrededor de 45 personas, tres oficinas, 11 canales de ventas, cuatro líneas de productos, aproximadamente 100 SKU. Usted mismo puede averiguar qué tipo de tráfico genera: recibimos alrededor de 40 mil mensajes por mes. Da miedo imaginar cuántas cartas habría si usáramos el correo.

Hay otro punto importante: no es necesario suscribirse a todos los canales y leer en general todo lo que sucede. Por ejemplo, los diseñadores con razón no se preocupan por los canales CRM o la logística. Pero están suscritos a todos los canales relacionados con el desarrollo de productos y materiales en el sitio. Ahorra mucho tiempo.

2. Control de lo que está sucediendo.

Slack tiene dos botones muy útiles: Todos sin leer y Todos los hilos.

All Unreads es el lugar donde se recopilan todos los mensajes no leídos de todos los canales que una persona se suscribe. Incluso si durante un tiempo corta todas las notificaciones para concentrarse, tiene la oportunidad de abrir la sección Todos los no leídos más tarde y leer todo en una cinta.

Todos los hilos es igual, pero estamos hablando de todos los mensajes de hilos en los que participa el empleado (dejó un comentario o creó el hilo en sí).



A través de estos dos puntos, puede ver toda su correspondencia en general y no perder nada: todos los mensajes se muestran en forma de cinta.

3. Estrellas y recordatorios

Star es una de las herramientas clave para aumentar mucho la eficiencia. Con su ayuda, puede marcar un mensaje o publicación en cualquier lugar desde cualquier dispositivo; se colocan en orden cronológico en la sección Elementos destacados. Por lo tanto, puede marcar tareas para completar o solo información importante.



Ejemplo: un empleado en el almuerzo, pero ve un mensaje importante en Slack mobile, lo marca con una estrella, llega del almuerzo, abre la aplicación en su computadora y ya está inmerso en el contexto completo. Dado que realmente apreciamos la capacidad de no olvidar nada, algo muy útil.

Recordarme es otra variante de la función Estrella. La esencia es la misma: esta opción tampoco te permite olvidar algo importante, pero es aún más específico, y personalmente lo uso principalmente y no la estrella. Establece el período de tiempo a través del cual ella misma recordará la tarea o el mensaje. Solo necesitas elegir la hora.



Ejemplo: en la tarde en casa vi una historia importante en la correspondencia, que debe prestarse atención por la mañana. Lo marco con Recordarme: mañana y mañana a las 9 de la mañana recibiré un recordatorio en los mensajes de Slackbot. Allí puede hacer clic en Marcar como completo o Posponer, es decir, posponer otro. Resulta un administrador de tareas para tareas pequeñas. Todos los grandes solo están en Trello.

Slack no es un chat, sino una plataforma.

Una de las ventajas de Slack para nosotros es que no es solo una herramienta de correspondencia, sino una plataforma para organizar el trabajo en equipo. Esto significa que, además de la comunicación como tal, hay muchas aplicaciones y bots útiles con los que puede ampliar significativamente la funcionalidad de Slack.

Es importante entender que estos no son algunos chistes decorativos y entretenidos, sino herramientas bastante aplicadas. Si se usan en combinación, ayudan a ahorrar tiempo de trabajo y, en general, hacen la vida más fácil. Ya usamos algunos de ellos, mientras que otros se están estudiando y planean implementarlos. Aquí enumeraré ambos y otros.

Timebot

¿Dónde está Igor? ¿Cómo en la baja por enfermedad? ¿Cuánto duran las vacaciones con el jefe del departamento de suministros? ¿Dónde y a qué hora celebrar la reunión? Ivan Viktorovich no puede?¿Y cuándo puede? Todas estas preguntas surgen constantemente, varias veces al día. Y TimeBot ayuda a pasar mucho menos tiempo con ellos.

Esto le permite registrar fácil y rápidamente todas las excepciones del horario estándar del empleado y notificar a sus colegas sobre ellas: días festivos, feriados, viajes de negocios, etc. Con su ayuda, es posible formular solicitudes de tiempo libre de colegas para que sea más conveniente planificar el trabajo y las reuniones.

Hasta ahora, usamos Google Calendar de la manera tradicional, pero aún planeamos migrar a alguna solución dentro de Slack. TimeBot me parece una buena opción, porque ahora tengo que integrar el calendario de Google en Slack: todas las mañanas, los eventos y los cambios en el horario de los empleados se cargan en el canal #general_vacation en Slack. Se ve así:



BirthdayBot

Hubo un tiempo en que nos topamos periódicamente con el mismo problema: por ejemplo, Sergei se me acercó y me dijo: "Ejem, es como el cumpleaños de Ilya hoy". Y simplemente lo olvidamos en el frío, y tenemos que encontrar algo urgentemente.

Para no memorizar los 45 cumpleaños de colegas, configuramos BirthdayBot para Slack. Esta es una alternativa conveniente a los folletos con los cumpleaños de los empleados que son comunes en muchas oficinas (que, rara vez, alguien rara vez mira).

La ventaja es que no necesita hacer un seguimiento de nada y tenerlo en la cabeza: el bot se recordará cuando uno de los colegas tenga un cumpleaños: durante una semana, un día y el mismo cumpleaños.



Hivy

Se acabó el café, la impresora está rota, se necesitan dos lugares de trabajo adicionales, la lámpara se apaga, se necesita la oficina, tales situaciones surgen constantemente. Lo admito honestamente: ahora los estamos resolviendo de una manera "primitiva". A saber: hacemos solicitudes de ingreso en "Hojas de cálculo de Google", contactamos al administrador del sistema, escribimos al gerente de la oficina en PM - en una palabra, aquí tenemos caos y aleatoriedad.

Por lo tanto, planeamos presentar una herramienta única para recopilar y procesar todas las solicitudes tan numerosas. De todo lo que he visto, me gusta más la aplicación Hivy Slack. Con él, los empleados pueden hacer aplicaciones y hacer sugerencias para mejorar la vida en la oficina: ya sea el reemplazo de consumibles, el equipo de solución de problemas, etc., hasta la falta de cucharas en la cocina de la oficina.

Los administradores, a su vez, consideran estas solicitudes y pueden crear sus propios proyectos dentro de Hivy, para que pueda aclarar todo de manera rápida y conveniente. Ahora estoy estudiando activamente esta aplicación, y lo más probable es que la implementemos pronto.



Polly

seguramente enfrentó una situación en la que era necesario entrevistar a un gran número de personas en un equipo durante un período de tiempo muy corto, por ejemplo, para resolver algo rápidamente o evaluar la situación. Bueno, o fuiste interrogado entre muchos. ¿Cómo sucedió esto? Por correo? Problemas ¿"Formularios de Google"? Ya mejor. Pero encontramos algo aún más conveniente.

Trabajamos en SCRUM, con una revisión semanal "retro" del trabajo realizado. Para hacer esta revisión, debe recopilar todos los comentarios del equipo. Para hacer esto, utilizamos la aplicación Polly integrada en Slack, que nos ayuda a recopilar información rápidamente. Tiene encuestas, votaciones, todo lo que se necesita cuando necesita recopilar comentarios rápidamente, involucrando a un gran número de personas.



Plop

“Bueno, ese tipo con gafas parece saber cómo configurar una campaña en Direct. ¿Qué hay de él? Kolya? ¿Pasha? ”Es una situación completamente normal cuando vienes a un nuevo equipo. Dicen que los delfines pueden recordar cientos de "nombres" de sus parientes, pero las personas con este asunto generalmente tienen problemas. Y luego una cosa llamada Plop viene al rescate.

Esta es una aplicación de juego divertida y útil, que ayuda a recordar los nombres de los empleados. Especialmente valioso para principiantes. Seguramente, después de todo, llegaron a un nuevo equipo y se inmovilizaron "¿cómo se llama ese tipo"? Por lo tanto, Plop realmente ayuda a recordar rápidamente a todos: lo verificamos en nuestros muchachos :)



Uptime Robot

Una cosa muy simple y útil: sopla en el canal correcto si uno de sus sitios cae, corrige quién se ha comprometido a resolver el problema e informa cuándo el sitio está funcionando nuevamente. Para programadores y administradores: oro. Estos mensajes se ven así:



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No importa cuán detallada sea esta revisión, la experiencia personal es la mejor base para tomar decisiones. Personalmente, trato de probar todo lo que despierta interés, debido a esto, "nos hemos cubierto" con el conjunto de herramientas que tenemos ahora.

Nunca comprenderá completamente si necesita Slack hasta que lo ejecute en su entorno de trabajo. Afortunadamente, hay una versión gratuita completamente viable. Regístrate y prueba, gratis y sin SMS.

Sí, y una cosa más. Si ya comencé esta ficción, es muy importante para mí obtener comentarios y descubrir cómo funciona todo en otras compañías. Los comentarios son buenos, pero la experiencia me dice que la gente no siempre está lista para hablar en público. Por lo tanto, en mi rodilla recogí un perfil corto en Google. Estaría agradecido si completa.