Experiencia en la organización y realización de conferencias corporativas para analistas.

Hola a todos!

Mi nombre es Nikolai Tolmachev, soy el jefe del departamento de análisis de sistemas y negocios de una empresa de TI. Hay 22 personas en el departamento, 16 de ellas pueden atribuirse a los analistas de TI en el sentido completo de la palabra (el resto está más cerca de los desarrolladores de SQL o gerentes de proyecto). Por tercer año consecutivo, hemos celebrado una conferencia interna de analistas, y la última vez finalmente salió bien.

Nuestra experiencia en la organización y realización de conferencias internas es inferior.

¿Qué es una conferencia de analistas?

El concepto es el siguiente: una conferencia de analistas es un evento donde todos los analistas que trabajan en la empresa se reúnen, se cuentan cosas interesantes, discuten problemas dolorosos y se divierten. Nota: el término "analista" en este artículo se refiere a los empleados que están desarrollando requisitos de software.

Los eventos de este tipo son especialmente útiles en empresas donde los analistas trabajan en pequeños grupos en diferentes proyectos no relacionados, y rara vez se superponen en el trabajo. En tal situación, el "separatismo de equipo" inevitablemente crece y la tendencia a reinventar constantemente la rueda (en lugar de reutilizar soluciones preparadas de otros equipos), así como a reducir la capacidad de los analistas para moverse entre proyectos (porque los vecinos tienen "todo es diferente"). En nuestra empresa, la situación es tal: en paralelo, en la fase activa de desarrollo, hay de 5 a 7 proyectos, en cada uno de los cuales hay de 1 a 4 analistas.

Estructura del artículo

Al principio, se brindará la experiencia de celebrar conferencias por año: 2016 , 2017 , 2018 . Para cada conferencia, se dirá lo siguiente:

• Características principales: hora y lugar, duración, participantes, oradores, presupuesto, etc.
• Programa - nombres y resumen de informes.
• Identificado en el curso de los pros y los contras.

La siguiente es una tipificación de los informes que se presentaron en las conferencias y se consideraron exitosos. Se dan recomendaciones sobre cada tipo, en el que vale la pena centrar la atención.

Al final, se dan recomendaciones generales para la celebración de conferencias internas , que formulamos en base a los resultados de tres años de experiencia en la celebración de conferencias.

Cabe señalar que no somos profesionales en la realización de estos eventos, y esta es nuestra experiencia personal: cómo pudimos organizar eventos internos interesantes y útiles por nuestra cuenta con un presupuesto mínimo en una empresa relativamente pequeña.

Conferencia 2016

Durante 2016, hubo un aumento significativo en el número de departamentos, vinieron nuevas personas (incluidos nuevos analistas líderes), apareció una solicitud de intercambio de experiencias. En particular, todos estaban interesados ​​en los proyectos en los que las personas estuvieron involucradas anteriormente, cómo se organizaron los procesos, qué herramientas se usaron, cómo el trabajo en otras empresas difiere del nuestro. Y en general, ¿somos lapotniki o personas modernas? Como respuesta a esta solicitud, se decidió celebrar una conferencia e intercambiar experiencias.

HR fue responsable de la búsqueda y reserva de la sala y la organización de la fiesta posterior, el resto se realizó de forma independiente: la formación del programa, la preparación de informes y ensayos, el formulario de comentarios, la organización de la grabación de video, etc.

Características clave

• Fecha - 29 de octubre de 2016.
• Parte del informe: de 9:30 a 17:00.
• 13 informes, incluidos 12 de analistas, 1 del jefe de desarrollo regional.
• Lugar: sala de conferencias alquilada en el centro de negocios.
• Pedimos almuerzo y dos coffee breaks (en el mismo centro de negocios).
• Asistieron: todos los analistas, varias personas de departamentos relacionados, el CEO fue a un par de informes. Solo unas 25 personas.
• Afterparty: una clase magistral culinaria.

El presupuesto total de la conferencia:

• 30 mil rublos para un salón, cenas y coffee breaks.
• 25 mil rublos para una clase magistral culinaria.
• 130 horas hombre para la preparación y ensayo de informes.

Los informes fueron presentados por nuevos empleados, así como los tres informes principales sobre tres conceptos de interfaz de usuario: Diseño de materiales, Metro (Windows UI) y Pautas de interfaz humana de Apple. El resto se logró sobre el principio de "de cada uno según su habilidad".

La principal respuesta de la conferencia fue "lo bueno que es hacer esto", pero se observaron varias deficiencias. Incluyendo:

• Al prepararse, existía el principio "de cada uno según el informe", trataron de elegir un tema para cada analista. Resultó de casi todos. El problema era el nivel diferente de los hablantes, no todos sabían (y querían) contar y presentar material. Algunos informes fueron arrugados e incomprensibles, lo que afectó negativamente la impresión general de la conferencia.
• Demasiados informes, incluidos importantes, demasiados temas diferentes. Fue muy agotador para todos los participantes, los últimos informes ya se percibían con dificultad; es difícil concentrarse durante tanto tiempo.
• Se realizó un ensayo preliminar de casi todos los informes (a veces 2 veces). El ensayo tomó mucho tiempo. Al mismo tiempo, me dedicaba esencialmente a ensayos solos, y durante dos semanas me quedé sin trabajo activo debido a ellos.
• Poco tiempo se dedicó a preguntas y respuestas después de los informes. A veces las discusiones eran muy tormentosas e interesantes, debido a que todos los informes posteriores se pospusieron, el cronograma no se mantuvo.
• Una clase magistral culinaria se celebró como una fiesta posterior, fue agotador. Al final resultó que, este es un evento sorprendentemente activo que requiere atención, concentración y esfuerzo. Después de los informes, fue difícil.
• No hubo suficientes comentarios de las unidades relacionadas. Solo hubo un informe del jefe de desarrollo regional, y no fue entendido. Con base en los resultados de la primera conferencia, se formuló una nueva solicitud: qué piensan los departamentos relacionados sobre nosotros, qué hacemos bien, qué es malo, cómo podemos mejorar.
• Un informe no fue claro sobre qué. No hubo ensayo, por lo que el orador era (aparentemente) de alto nivel, con una amplia experiencia, etc. Todos los informes deben ensayarse (o al menos entender de qué hablará el orador).

Decidimos tener en cuenta estas deficiencias y hacerlo mejor la próxima vez.

También se debe tener en cuenta que, por primera vez, grabamos en video todos los informes. Resultó ser completamente inútil: los DVD con grabaciones de video han estado en mi mesita de noche durante 3 años. Ya no practicamos la grabación de video.

Conferencia 2017

Durante 2017, no hubo cambios importantes de personal en el departamento, hubo significativamente menos personas nuevas. El tema principal de la conferencia fue la retroalimentación elegida: lo que los desarrolladores y evaluadores piensan acerca de nosotros, si trabajamos bien, cómo podemos mejorar.

Características clave

• Fecha - 25 de noviembre de 2017.
• Parte del informe: de 10:00 a 17:15.
• 8 informes, 3 de ellos de analistas, 2 de gerentes de proyecto, 1 de un gerente de pruebas, 1 de un gerente de desarrollo, 1 conjunto de un líder de análisis y gerente de desarrollo.
• Mesa redonda para discutir temas urgentes.
• Lugar: sala de conferencias alquilada en el hotel.
• Pedimos almuerzo y dos descansos para tomar café.
• Presente: casi todos los analistas, gerentes de proyecto, gerentes y algunos líderes de equipo de desarrollo y pruebas. También había empleados de soporte técnico que estaban interesados ​​en la posición futura del analista. Solo unas 25 personas.
• Afterparty: un viaje conjunto a la cafetería.

Presupuesto de la conferencia:

• 28 mil rublos para el salón, cenas y coffee breaks.
• 30 horas-hombre para la preparación y ensayo de informes.

El principal problema de la segunda conferencia fue un contexto negativo: tanto la retroalimentación como la mesa redonda giraron en torno a problemas y deficiencias. Como resultado, la conferencia difícilmente podría llamarse un evento "fácil" y "divertido", hacia el final, el estado de ánimo de la mayoría de los participantes estaba deprimido.

Según los resultados, se formularon las siguientes desventajas:

• Muy pocos informes informativos, durante los cuales puede aprender algo nuevo y útil en su trabajo. La utilidad general de la conferencia fue calificada como insuficiente.
• Demasiada retroalimentación. Al mismo tiempo, los oradores se centraron en las deficiencias y problemas, por lo tanto, al final del bloque de informes sobre comentarios, los analistas estaban tristes y deprimidos. Desafortunadamente, los oradores no podían soportar el "principio de sandwich".
• Participación de jefes de departamentos relacionados y gerentes de proyecto en una mesa redonda. Todas estas personas son activas, proactivas y, como resultado, estuvieron solos en la mesa redonda. Aunque la discusión fue entre analistas. Se encontró que este formato no tuvo éxito.
• Casi nadie fue a la fiesta posterior, ya que el estado de ánimo no era muy bueno y el programa de la fiesta posterior no parecía muy interesante. Tampoco pude ir. Pero dicen que resultó mentalmente.

Los siguientes fueron reconocidos como exitosos:

• La duración total de la conferencia no es demasiado ni demasiado corta.
• La presencia (¡pero no el número!) De informes de representantes de unidades relacionadas.

Una vez más, decidimos tener en cuenta las deficiencias, desarrollar las ventajas y mejorar la próxima vez.

Conferencia 2018

Características clave

• Fecha - 10 de noviembre de 2018.
• Parte del informe: de 10:00 a 17:15.
• 8 informes, 5 de ellos de analistas, 1 del jefe del grupo de analistas de seguridad de la información, 1 del líder del equipo del equipo de desarrollo, 1 del gerente del proyecto.
• Después de los informes, se realizó un juego de negocios.
• Lugar: sala de conferencias alquilada en un edificio de oficinas.
• Las pausas para el café y el almuerzo se organizaron por su cuenta. Había un refrigerador y tazas en el pasillo, se compraron galletas para tomar un café, se ordenó pizza y panecillos para el almuerzo.
• Casi todos los analistas estuvieron presentes, desde la unidad adyacente: analistas de seguridad de la información, oradores de unidades relacionadas (jefe del grupo de analistas de seguridad de la información, uno de los líderes del equipo de desarrollo, gerente de proyecto). Solo unas 28 personas.
• Afterparty: un viaje conjunto a la cafetería.

Presupuesto de la conferencia:

• 5 600 rublos: alquilar una habitación por un día.
• 10 500 rublos: comidas y coffee breaks por su cuenta.
• 60 horas-hombre para la selección, preparación y ensayo de informes.

Se realizó una encuesta de satisfacción de los participantes de la conferencia (a través de Formularios de Google), los resultados son los siguientes (en un sistema de 5 puntos):

• impresiones generales de la conferencia: 4.4
• conferencias de interés: 4.1
• utilidad de los informes: 4
• calidad del informe: 4
• juego de negocios: 3.9
• Lugar: 3.8

Según los resultados, se formularon las siguientes desventajas:

• Alguien tenía que venir temprano a la habitación, verificar que todo estuviera en orden. Y luego había poca agua en el refrigerador, no había control remoto desde el proyector. Prometieron un clicker, pero no lo encontraron.
• Quedan pocas personas para el juego de negocios. Asumimos que habría 5 equipos (y 5 facilitadores capacitados), y solo había dos de ellos. Como resultado, los tres presentadores caminaron inquietos.
• El cuarto IV no es el mejor momento para celebrar una conferencia. La carga de proyectos al final del año es más alta de lo habitual, y la preparación de la conferencia toma mucho tiempo de parte de los oradores.

Como puede ver, las deficiencias no son tan significativas como lo fueron después de las conferencias en 2016 y 2017.

Los siguientes fueron reconocidos como exitosos:

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Conclusión

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2019 . 2018 :

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• Busque por adelantado los temas para las presentaciones, de modo que más cerca de la conferencia habrá un grupo ya formado entre el que puede elegir.