Originalmente creadas para organizar las comunicaciones dentro de las empresas, las plataformas colaborativas modernas ahora no solo pueden proporcionar a los empleados acceso a correo electrónico, calendario y otras herramientas de colaboración, sino que también pueden realizar varias otras tareas. Por ejemplo, a estas plataformas a menudo se les confía la tarea de administrar ciertos recursos empresariales. Echemos un vistazo a cómo se implementa la funcionalidad de gestión de recursos en Zimbra Collaboration Suite.
Las características principales de los recursos que el sistema puede administrar para la colaboración es que están disponibles para varios empleados a la vez, pero al mismo tiempo pueden ser utilizados por una sola persona. Estos, por ejemplo, incluyen salas de reuniones, automóviles de la empresa, equipos de audio y video, y una serie de otras cosas. En aquellos casos en que la gestión de dichos recursos se deja al azar, pueden surgir situaciones desagradables cuando la cita con el cliente designado por el gerente se pospone o incluso se rompe porque su colega tomó la única conversación libre. Es por eso que, a través del sistema de colaboración, por lo general, se implementa la reserva de recursos y equipos, debido a lo cual se genera automáticamente un cronograma para usar los recursos de la empresa, lo que evita tales situaciones.
La gestión de recursos en Zimbra Collaboration Suite se implementa a través de las llamadas "Cuentas de recursos", que son buzones con su propio calendario, en el que los usuarios pueden agregar sus propios eventos. El administrador del servidor puede crear una cuenta de recursos en la sección "Administración de usuarios" del panel de administración de Zimbra. En el proceso de creación de dicha cuenta, puede indicar:
- Tipo de recurso: puede ser una cosa o una habitación
- Política de reserva
- Dirección para enviar copias de invitaciones
- Descripción del recurso
- Información de contacto (como regla, se indican los contactos de la persona responsable)
- Información sobre la ubicación (por ejemplo, el número de la sala de reuniones, la dirección o el edificio en el que se encuentra, así como su capacidad)
Después de crear una cuenta de recursos, se crea una carpeta en el servidor LDAP y los usuarios pueden enviarle invitaciones a sus eventos. La forma en que la cuenta de recursos responderá a tales invitaciones depende de la política de reserva. El administrador puede elegir entre cinco tipos de políticas:
- Rechazar automáticamente todas las citas periódicas: esta política de reserva rechaza automáticamente todas las citas periódicas. Esta política debe incluirse en los casos en que el recurso se pueda programar para una sola reunión a la vez.
- Aceptar automáticamente si está disponible, rechazar automáticamente en caso de conflicto: con esta política, un recurso acepta automáticamente una reunión si no se ha reservado antes y la rechaza automáticamente en caso de conflicto. En este caso, los usuarios podrán ver la programación y el administrador podrá cambiar la regla de rechazo automático para aceptar algunas reuniones, incluso en caso de conflicto.
- Aceptación manual, rechazo automático en caso de conflicto: si selecciona esta política, la cuenta rechazará automáticamente todas las invitaciones en conflicto. Todas las invitaciones que no entren en conflicto se marcarán en el calendario de recursos como preliminares y deben aceptarse manualmente. Cuando se utiliza dicha política, se recomienda encarecidamente que configure la dirección de correo a la que se enviarán copias de la invitación para su posterior aprobación. Además, es posible configurar el algoritmo para rechazar invitaciones en conflicto.
- Aceptar automáticamente siempre: la política de la cuenta de recursos está configurada para aceptar automáticamente todas las invitaciones. En este caso, la información sobre el empleo no se almacena y, por lo tanto, el recurso se puede programar inmediatamente para varias reuniones simultáneamente. Por lo general, esta política se utiliza para sitios ubicados en áreas adyacentes a edificios.
- Sin aceptación o rechazo automático: se recomienda utilizar una política de reservas de este tipo con una gestión de recursos totalmente manual. El usuario responsable debe iniciar sesión en la cuenta de recursos para aceptar o rechazar invitaciones.
Además de la política de reservas, el administrador puede ajustar el trabajo con invitaciones en conflicto para aquellas cuentas de recursos cuya política admite el rechazo automático y la aceptación de invitaciones. Para estas cuentas, puede establecer la cantidad aceptable para aceptar automáticamente invitaciones en conflicto. El valor se puede especificar tanto en números absolutos como en porcentaje del número total de invitaciones. En el caso de que especifique ambos límites, la aceptación automática de las invitaciones se detendrá después del primer valor alcanzado.
También en la configuración del calendario de la cuenta de recursos puede encontrar el elemento "
Permitir que solo los siguientes usuarios internos me inviten a reuniones ", lo que le permite limitar el número de usuarios que tienen la oportunidad de reservar y usar el recurso, así como especificar la dirección de correo electrónico a la que todos los que ingresan Cuenta de invitación de recursos. Por ejemplo, algunas salas de reuniones pueden asignarse al departamento de ventas, lo que les permite ser reservadas solo por vendedores y otras solo al departamento de servicio al cliente. Además, es posible transferir la administración del calendario de la cuenta de recursos a cualquier usuario con derechos administrativos.
Las cuentas de recursos también se pueden crear en la interfaz de línea de comandos. Para hacer esto, primero cree una cuenta nueva en el servidor
zmprov ca resource@zimbra.local resource , y luego
conviértalo en un recurso usando el comando
zmprov ma resource@zimbra.local + objectClass zimbraCalendarResource displayName "resource" zimbraAccountCalendarUserType RESOURCE zimbraCalResType Equipment . Puede verificar el éxito de crear una cuenta de recursos utilizando el
comando zmprov gacr , que muestra los calendarios de todas las cuentas de recursos en la pantalla.
Puede volver a convertir una cuenta de recursos en una normal utilizando el comando
zmprov ma resource@zimbra.local -objectClass zimbraCalendarResource displayName "cuenta de usuario" zimbraAccountCalendarUserType USER -zimbraCalResType Equipment .
Para todas las preguntas relacionadas con la Suite Zextras, puede contactar al representante de la compañía "Zextras" Katerina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com