Cómo las tarjetas inteligentes ayudan a impulsar proyectos de TI

A continuación del artículo sobre gestión del tiempo, les traigo una historia sobre mi experiencia al usar la herramienta para trabajar con tarjetas de inteligencia. Durante los últimos diez años he estado involucrado en la gestión de proyectos en TI y telecomunicaciones, y todo este tiempo he estado usando MindJet MindManager. Hoy te diré cómo usarlo para organizar las tareas del proyecto y todo lo que sucede en la cabeza del gerente del proyecto. Espero que lea este artículo mientras bebe una taza de café, y durante los próximos años lo discutiremos con usted.

A partir de esta publicación, aprenderá sobre los principios de la formación de tarjetas de inteligencia, los chips principales de MindJet MindManager (en lo sucesivo, Mind) y las características de su aplicación en el trabajo del proyecto de un gerente.

No quería convertir este artículo en una instrucción o un manual de usuario. No juzgue estrictamente, pero la información a continuación es realmente efectiva, y quiero compartirla con usted.

Fuente

Para aquellos que no saben qué son las tarjetas de inteligencia, y simplemente por placer estético, les propongo comenzar con la hermosa tarjeta de inteligencia Leonardo Da Vinci que se encuentra en Internet. Creo que algo similar fue con el gran italiano en su cabeza.


La gestión mental es una tecnología para proporcionar información en una forma que requiere un tiempo mínimo y recursos psicofisiológicos para buscar, analizar y comprender información.

Presentaciones, términos de referencia, recopilación de requisitos, planes, conceptos, priorización de actividades, presupuesto del proyecto y el presupuesto familiar, una lista de tareas para el corto y largo plazo, tomando notas de libros interesantes: para todas estas actividades usé tarjetas de inteligencia en un momento u otro.

El principio principal de las tarjetas de inteligencia es una forma conveniente de enviar información para seguir trabajando con ella. En mis proyectos, Mind sigue siendo la herramienta principal para organizar la información. En 2017, impartí una clase magistral para mis colegas de LANIT sobre este tema. Encontrará información privilegiada sobre lo que hablé con ellos y lo que aconsejé en este artículo.

Beneficio!

"Los conejos no son solo pieles valiosas,
pero también tres o cuatro kilogramos de carne dietética, fácilmente digerible ".
Vladimir Pertsov

El beneficio obvio de Mind para mí es el siguiente:

• Un comienzo efectivo para mi día de trabajo. Las plataformas de observación (para aquellos que no saben, vea mi artículo sobre gestión del tiempo ), que paso por las mañanas, comienzan trabajando con las tarjetas de inteligencia en mente. Le permite desarrollar su propio enfoque para la gestión de tareas y centrarse en el día / semana. Según mis sentimientos, el ahorro por día alcanza unos 20 minutos (100 minutos por semana, 400 minutos por mes, 4800 minutos por año o dos semanas de trabajo de 40 horas por año) + la ausencia de tareas perdidas, lo que no es menos importante.
• Flexibilidad en la gestión de tareas. Las tareas tienen prioridades visuales obvias, la capacidad de cambiar las prioridades sobre la marcha, cambiar y controlar el momento de las tareas, la asignación de responsabilidades, y eso no es todo. Todos nuestros amados OneNote, Evernote, Todo-list fuman a un lado.
• La transparencia de mis proyectos en cualquier momento. Utilizo para esto la visualización y los principios de la matriz de Eisenhower.
• Todos los documentos y enlaces en un solo lugar. Siempre a mano hay un "plan de proyecto", presupuestos, tareas de jira, carpetas de proyectos y sitios.
• Alcanzar metas personales. Las tarjetas de inteligencia también son efectivas en la vida personal: para planificar compras, realizar un análisis FODA, planificar viajes y enfocar sus prioridades en diferentes períodos.
• Uso simple Los controles principales son las flechas del teclado, los botones Enter e Insert. Agregar elementos al mapa toma una fracción de segundo, y la transferencia de elementos y toda su estructura en el mapa se realiza con un ligero movimiento del mouse.
  

Cómo aplicar tarjetas de inteligencia y pasar al pensamiento apropiado

La idea principal de llevar a cabo un proyecto a través de tarjetas de inteligencia es la planificación integrada con la capacidad de eliminar componentes de información clave del mapa sin una inmersión profunda en él (estados, criticidad, retrasos, huesos, etc.). Las tarjetas inteligentes pueden aumentar la eficiencia del cerebro mediante el uso de dos hemisferios a la vez: el hemisferio izquierdo, que es responsable de la lógica (impartiendo caos a la estructura), y el hemisferio derecho, que es responsable de las emociones (a través de la visualización de la información, la "coloración" de la tarjeta de intelecto, etc.). p.).

Para una mejor percepción de las tarjetas de inteligencia, debe cambiar su forma de pensar y su enfoque al procesamiento de la información. Sobre esto en orden.

1. Primero debe descargar su cabeza, enviar la información adicional a la tarjeta de inteligencia para visualizar el caos. Por ahora, deje solo lo más necesario para tomar decisiones operativas en la cabeza.
   
   
   
2. Estructuramos el caos resultante agrupando por parámetros similares.
   
   
   
3. Descomponemos la estructura en tareas y organizamos las conexiones entre ellas.
   
   
   
4. Priorizamos
   
   
   

Este es el aspecto del "campo de batalla" de mi proyecto real. Tenga en cuenta que las áreas problemáticas se pueden detectar sin esfuerzo adicional.


Hay docenas de programas y servicios en línea que lo ayudarán a crear tarjetas inteligentes. Hay aún más en la red de varias revisiones y clasificaciones de las mejores aplicaciones (por ejemplo, en el artículo " ¿Cómo dibujar MindMap? Una revisión detallada de los 6 programas de dibujo de mapas mentales más populares "). Los más populares son Xmind y Freemind gratuitos. El conjunto de funcionalidades es pequeño, pero son adecuadas para el trabajo simple con tarjetas de inteligencia.

Uno de los programas más populares para profesionales que trabajan con tarjetas de inteligencia es Mindjet MindManager. Aunque esta no es la herramienta más barata (el producto cuesta 25,000 rublos), pero con la capacidad de actualizar desde versiones anteriores a un costo menor. El programa no solo lidera el sector corporativo. Estas son sus características clave:

• la interfaz del programa es muy fácil de usar y similar a la suite de Microsoft Office: los estilos de pestañas, menús y controles básicos son muy similares a los productos de los pequeños y flexibles;
• la capacidad de integrarse con todas las aplicaciones principales de la suite ofimática, así como con Microsoft Project;
• la capacidad de exportar a formatos de documentos, presentaciones y planes de trabajo;
• espacio de trabajo flexible y fácilmente personalizable a su gusto: fondos, estilos de texto, estilos de elementos;
• una gran cantidad de patrones de tarjetas de inteligencia desde diagramas radiales a diagramas de Ishikawa;
• elementos adicionales para planificar la eficiencia: designación de responsables, recordatorios y seguimiento del tiempo para la lluvia de ideas;
• varios tipos y métodos para filtrar toda la información presente en el mapa y mucho, mucho más.

Nuevos chips de la última versión.

En las últimas versiones del programa hay nuevos chips. Aquí están los principales.

• Nuevo análisis FODA.
  
  
  
• Gráficos rediseñados de SwimLine.
  
  
  
• Filtros de extinción. No ocultan el resto del mapa de su vista, sino que solo lo ocultan. Esto ayuda a permanecer en el contexto de todo el mapa, centrándose solo en la información necesaria. A continuación se muestra un ejemplo de cómo reflejar solo "tareas de la segunda prioridad":
  
  
  
• Calendario Las tareas se reflejarán con referencia a las fechas, es conveniente observar exhaustivamente las tareas con referencia a los períodos y calcular la carga para su implementación.
  
  
  
• Prioridades Las listas de prioridades favoritas de todos están ahora en mente.
  
  
  
• Autoformato condicional. Dependiendo de la regla establecida, sus elementos pueden teñirse, tacharse y cambiar de forma, esto es útil para atraer la atención cuando ocurren eventos clave.
• Diagrama de Gantt. Aquellos que intentaron usarlo antes en este producto deben haberse indignado por su angularidad. Ahora se ha convertido en una copia mejor y casi completa de Gant de MS Project.
  
  
  
• Trabaja con MS SharePoint. Para aquellos que usan MS SharePoint en sus proyectos, finalmente hay una extensión para el trabajo completo, versiones, edición y otros bollos compartidos.

A pesar de la razonabilidad y popularidad del programa, existen inconvenientes, y para mí es solo uno: "Navegador". Absolutamente inconveniente para navegar por la web, integrado en su tarjeta de inteligencia, ofrece abrir todos los enlaces que contiene.


Pero para excluir esta tristeza de su vida, es posible abrir enlaces en navegadores de terceros. Ver abajo:

Cómo aplicar tarjetas de inteligencia en la vida cotidiana y las actividades del proyecto

A continuación, daré los elementos principales de la herramienta, que a menudo uso en mi trabajo, y daré algunos consejos.

• Usamos prioridades.

Para establecer prioridades, hay marcadores separados para las tareas en la barra de herramientas en la pestaña "Tarea", no reflejan completamente mis necesidades. Para trabajar en el marco de la matriz de Eisenhower, utilizo una doble gradación: alfanumérica.



La designación alfanumérica se puede agregar a través del menú contextual de la tarea. En el menú, en la sección "iconos comunes", se resaltarán los identificadores utilizados con más frecuencia: mis "favoritos", según Mind.

Además de lo anterior, uso un sistema de bandera: -

Creo marcas de tareas con una bandera morada que deben hacerse hoy con la participación de otros especialistas / recursos adicionales,
la bandera verde: las tareas son completamente autónomas, que puedo cerrar yo mismo, sin involucrar a nadie,
negro: se hará más tarde.

Todos los días reviso todas las banderas por su relevancia y traducción en la categoría púrpura / verde.


Visualmente, las tareas son las siguientes:

• Utilizamos la fijación de plazos para tareas, asignamos responsables.

En cualquier elemento de la tarjeta, puede agregar la propiedad de control de rendimiento: plazos y responsabilidad. En el caso de que se superen los plazos y la tarea esté incompleta, la tarea se resaltará en rojo y esta falla se puede identificar fácilmente. Su instalación sigue siendo la misma en la barra de herramientas en la pestaña "Tarea" y a través del menú contextual. Puede establecer los períodos de las tareas y el progreso de su ejecución. Los recursos se reflejarán en el diagrama de Gantt, teniendo en cuenta la carga configurada posible. Se ve así (la falla de la tarea se resalta automáticamente en rojo):

• Llenamos las tareas con la esencia.

En las tareas, puede agregar propiedades únicas de diferentes formatos. Son estas propiedades las que luego pueden usarse en el cálculo de fórmulas (más sobre esto más adelante), pero con mayor frecuencia uso propiedades como el costo de producción y los costos laborales de ejecución. Después de resumirlos en las áreas de actividad de mi proyecto, veo una imagen completa de los huesos del proyecto.

• Utilizamos las fórmulas

Esta es una de mis características más solicitadas. Le permite realizar cálculos dentro del mapa, para producir el resultado exactamente donde sea necesario, en la propiedad preconfigurada de la tarea. Se utilizan fórmulas matemáticas simples, la sintaxis es mucho más simple que en Excel. Para especificar una fórmula, aparece un campo especial en la interfaz (ver más abajo).

La funcionalidad le permite leer propiedades de tareas secundarias, de tareas de "padres", agregando así valores en niveles superiores. Ejemplo a continuación:

• Utilizamos en forma de informes y presentaciones.

Desde Mind es posible exportar información en diferentes formatos, y es lo suficientemente flexible:

• Generación de presentaciones. El asistente de generación de presentaciones le sugerirá posibles diapositivas, tendrá la oportunidad de cambiar su lista y la información que se muestra en ellas, para hacer una presentación.

• exporte a través de una configuración especializada con la elección de parámetros para exportar (qué parámetros exportar, a qué nivel del mapa, en qué formato), así como la creación de un mapa HTML5 interactivo para demostración en dispositivos sin soporte MindJet MindManager.

• a través de la interfaz Guardar como ..., se ofrecerán formatos para convertir información, aproximadamente lo mismo que para exportar, solo el resultado será muy simple y no cumplirá con sus expectativas.

• Lo usamos como escritorio, adjuntamos todos los enlaces y documentos al mapa.

Como en cualquier otra herramienta de arrastrar y soltar, puede arrastrar y soltar los documentos necesarios en el mapa para acceder rápidamente a ellos (recupere OneNote). Se le preguntará si desea usar el enlace para seguirlo más tarde o si usa la versión independiente con el archivo adjunto al mapa. Las imágenes se pueden insertar inmediatamente dentro de los elementos para mayor claridad. Puede agregar enlaces externos a su mapa, por ejemplo, para proyectar recursos o artículos importantes en Internet. Este enfoque es conveniente de usar cuando se planifican viajes largos.


Los enlaces se abren en el navegador incorporado que mencioné anteriormente.

Otra opción para usar tarjetas de inteligencia es un mapa interactivo de los documentos de su proyecto. Cuando hay muchos proyectos, es conveniente mantener todos los enlaces clave a las carpetas de proyectos, estimaciones, gráficos, informes y presentaciones, y otras tarjetas de inteligencia. Realmente central para el proyecto.

• Lluvia de ideas

La herramienta le permite seguir las tres reglas básicas de la lluvia de ideas.

• registre toda la información, incluida la información delirante, para no perder en el mapa del intelecto (ver punto 1 anterior - visualización del caos),
• actuar como facilitador, porque hay una plantilla adecuada para la lluvia de ideas, e incluso si nunca lo ha hecho, tendrá éxito.

• limite el tiempo de lluvia de ideas de la reunión: hay un temporizador incorporado (ubicado a la derecha en el panel inferior). Como todo lo que está en mente, también puede personalizarlo.

• Usamos filtros por parámetros.

Hay varios tipos de visualización del resultado de filtrado que se pueden seleccionar: "ocultar" (por ejemplo, ocultar todas las tareas futuras con una fecha mayor que el mes actual), "mostrar" (por ejemplo, mostrar solo la prioridad 1) y "atenuar" (se citó un ejemplo anterior en las últimas versiones) .


El filtrado también se aplica por parámetros, lo que le permite filtrar por cualquier tipo establecido de parámetro, estilo, texto e información por tarea, recurso, y también elegir una forma de mostrar los resultados del filtrado.

Utilizo filtros configurados y pre-guardados por banderas de ejecución: "banderas negras" (tareas para el futuro) y "otras banderas" (tareas para hoy). Esto le permite concentrarse solo en lo que se necesita en un día determinado. Un ejemplo está abajo.

• Nos mantenemos en la nube. Nuestra tarjeta de inteligencia del proyecto es un elemento de control clave, por lo que le aconsejo que la mantenga en la nube (Yandex.Disk, dropbox o como opción en un NAS privado) para acceder desde cualquier parte del mundo desde cualquier dispositivo.

Para cada proyecto, recomiendo mantener un mapa separado y aplicar las recomendaciones dadas por mí a cada uno de ellos. Y si tiene muchos proyectos, es conveniente usar la tarjeta maestra como un centro intermedio para navegar por todos los demás proyectos.

Cuando usar esta herramienta

Mi tarjeta de intelecto siempre está abierta en el segundo monitor o en segundo plano. Su actualización no requiere mucho tiempo, si trabajas con ella constantemente.

Hay períodos de tiempo en los que es necesario revisarlo de manera exhaustiva y sistemática: estas son plataformas de observación (consulte mi artículo sobre gestión del tiempo ), en las que planificamos nuestras actividades para un día / semana / mes, registramos las actividades completadas (pasando a la sección "Completado", es él quien está resaltado en negro al comienzo del artículo en el mapa ). Como resultado, no debe haber secciones del mapa en las que no haya actividades sin completar, mientras que el tema principal no se coloca en "Hecho". Si esto sucede, la tarea simplemente no se coloca en el "Completado" (que acaba de olvidar) o no se completa (simplemente no planificó actividades adicionales): debe realizar la actividad / obtener un resultado que no se indica en el mapa, y debe ser agregar y planificar.

Tu opinion

Puede usar tarjetas de inteligencia sin herramientas de TI. Su visualización hermosa y clara se utiliza en la escritura, lo que permite al visualizador expresarse completamente y transmitir información al oyente. Dichas tarjetas inteligentes son menos confiables para el almacenamiento y menos portátiles, menos escalables y cambiables.

Fuente

Para mí, las tarjetas de inteligencia son la base de la jornada laboral, que muestra visualmente la situación del proyecto. Que hay de ti ¿Qué herramientas usas? ¿Quizás rastreadores, administradores de tareas, tarjetas de inteligencia, recordatorios, listas de tud u otras herramientas que hacen que su trabajo y su vida sean más efectivos? Te invito a compartir tu experiencia.

Por cierto, toda la mecánica del pensamiento y la fisiología humana se presentan en un buen artículo, que tal vez hayas leído antes. Tyts