Consejos para un cliente funcional. Presione Δ para leer

A veces hay tan pocos consejos durante la implementación de la misión del proyecto de TI: "presione W para avanzar" . Para al menos ayudar de alguna manera a aquellos que estaban en el lugar de un cliente funcional (mucho depende de él en el proyecto), hemos recopilado los 10 mejores consejos que lo ayudarán a completar con éxito la misión, llamada "implementación de un sistema automatizado".

Por cliente funcional (FZ) nos referimos a una persona o grupo de personas que traducen los requisitos funcionales básicos de un sistema de TI. Si caes dentro de esta descripción, o administras proyectos, entonces el artículo te será útil y, con suerte, interesante.



Este artículo es el "grito del alma" de uno de los gerentes de proyecto de nuestra empresa Digital Design Sasha. Sasha ha realizado muchos proyectos buenos y muy buenos, así que le creemos y lo escuchamos. Él sabe exactamente cómo cerrar con éxito el proyecto. Sasha compartió el algoritmo con nosotros y nosotros lo compartimos con usted.

Anteriormente, el diseño digital tenía más proyectos de automatización de oficina; ahora el vector se ha desplazado hacia procesos comerciales individuales. Así es como se han acumulado historias sobre proyectos de automatización de auditoría, gobierno corporativo, procesos de recursos humanos, flujos de trabajo contractuales y de adquisiciones, actividades relacionadas con reclamos e incluso el manejo de sospechas de fraude en un banco.

Hacemos todo esto en nuestra plataforma nativa de BPM Docsvision, pero estas recomendaciones se aplican a la automatización de cualquier otro proceso que use otras plataformas.

Paso número 1. Recopilar información

Para estar totalmente equipado y evaluar la escala del proyecto, debe recopilar información exhaustiva y estudiarla:

• contrato
• documentación de licitación
• Términos de referencia
• información sobre el contratista,
• fechas del proyecto
• qué unidades / filiales están involucradas,
• información sobre el proceso comercial automatizado (cómo se ejecuta, qué regulaciones están documentadas, qué tan relevantes son)
• estado actual de automatización (si, por ejemplo, cambia el sistema antiguo a uno nuevo).

Consciente - significa armado. Simplemente no tienes que prepararte para pelear. En caso de guerra, considere que el proyecto ya puede ser enterrado.

Paso número 2. Identificar partes interesadas

Si los RP leen este artículo (y nos gustaría creer en él), entonces esta frase ya les ha llegado. Como regla general, los RP participan en la determinación de los interesados.
Pero, ¿por qué aconsejamos a un cliente funcional que haga esto? Sí, porque sabe mucho mejor cómo funciona todo dentro de la empresa, dónde y cómo se cruzan los intereses de los colegas.
En los libros de texto sobre gestión de proyectos hay una clasificación que ayuda a no perderse ninguna de las partes interesadas: lo dejamos al RP y a la Ley Federal, para compilar esta lista, es mejor responder estas preguntas lo más detalladamente posible:

1. ¿Quién se verá afectado por el proyecto durante la implementación? ¿Quién tendrá que moverse? ¿Quién tendrá que dar algo (presupuesto, recursos, su tiempo)?
2. ¿Quién se verá afectado durante la operación industrial (cuando todos usarán el sistema)? ¿Qué trabajo cambiará después de la implementación?

Cuando el proyecto recibe un inicio oficial (por orden, por ejemplo), es importante no olvidar notificar a todas estas personas, declarar los objetivos del proyecto, establecer plazos e introducir a los participantes.

Más adelante en el transcurso del proyecto, es necesario volver periódicamente a esta lista y planificar sus acciones teniendo en cuenta los intereses de las partes que figuran en ella. Para cada uno de ellos, debe comprender cómo y cuándo deberíamos involucrarlos en el proyecto, en qué contexto hacerlo y en qué contexto deben recibir información.

Paso número 3. Encuentra RP

El cliente debe tener su propio gerente de proyecto. Créame, el RP del contratista no podrá reemplazarlo por completo. Al menos, los plazos definitivamente no se cumplirán si solo el contratista está a cargo de toda la organización del trabajo.

RP debe ser el gerente del proyecto, es decir Tener experiencia en la gestión de proyectos es una entidad única que incluso un gabinete de libros de texto no puede reemplazar. Y un contador con buenas habilidades de organización no funcionará aquí. Si estamos hablando de un proyecto de TI, es altamente deseable que el RP del cliente esté bien versado en TI. Si esto no es así, déjelo contratar a un miembro del equipo del departamento de TI.

¡Sin este hombre dorado, puedes aumentar inmediatamente el tiempo planeado cuatro veces! Es mejor gastar su fuerza, tiempo e influencia para aislar a esta persona de la oficina del proyecto (si la hay) o buscar y contratar de cualquier otra manera.

Y cuando lo encuentres, asegúrate de que haga los pasos 1 y 2.

Paso número 4. Definir un grupo de trabajo.

El grupo de trabajo son aquellos que formularán los requisitos para el sistema, tanto funcionales como técnicos.

Es necesario determinar el grupo de trabajo junto con el RP, en función de sus listas de personas interesadas y sus listas (véase la cláusula 2).

Al determinar un grupo de trabajo, uno debe guiarse por la regla de que un grupo de más de 10-12 personas es difícil de manejar, y será difícil coordinar intereses en dicho grupo. (Si KPI va a completar el proyecto antes de fin de año, entonces 10 es el límite).

El grupo de trabajo debe incluir (a excepción de la Ley Federal y la República de Polonia):

1. El propietario del proceso (si no es la Ley Federal) es un factor clave de éxito. Debe haber una persona que diga inequívocamente qué se necesita y qué no, que resolverá todos los requisitos en conflicto y que puede decidir que el proceso se cambiará después de la implementación del sistema, si es necesario. Como regla general, este es el jefe de la unidad a la que pertenece el proceso automatizado: el director del departamento de administración de casos, si hablamos de trabajo de oficina; director de auditoría interna, si estamos hablando de auditorías de actividades financieras y económicas, etc.
2. Los especialistas del departamento, que utilizarán el sistema, que trabajan bastante bien en la empresa y saben cómo funciona el proceso comercial automatizado, saben dónde difiere de los procedimientos documentados y qué "lagunas" existen en él ... Es genial si hay entre ellos Alguna vez trabajó en un sistema de este tipo, o ya participó en la formación de requisitos para un sistema automatizado (no necesariamente similar). Si hay alguno, ¡al equipo!
3. Si el proceso automatizado va más allá de los límites de la organización (por ejemplo, los representantes de las subsidiarias trabajarán en el sistema futuro), entonces, de acuerdo con el principio descrito en los párrafos anteriores, los representantes de organizaciones interesadas de terceros deben retirarse, al tiempo que recuerdan la regla de 10-12 participantes.
4. Los guardias de seguridad deben tener! Cuanto antes los conecte al proyecto, mejor.
5. Se requerirá un representante de TI cuando se trata de la asignación de capacidades para alojar el sistema, la organización de la infraestructura, el ancho de banda de la red, etc.

Por cierto, una persona puede combinar varias funciones.
El grupo de trabajo, por regla general, también se fija por orden (decreto).

Paso número 5. Participa en una reunión introductoria

En general, esta es la tarea de ambos gerentes de proyecto y es en gran medida una muestra del documento "Carta del proyecto", que preparan al comienzo del proyecto.

Y esto es lo que sería bueno declarar en esta reunión:

Los objetivos del proyecto.
Y qué objetivos, de hecho, queremos alcanzar. ¿Y los objetivos del proyecto establecidos en la documentación coinciden con el verdadero dolor que eliminamos? Si la documentación dice tonterías (esto sucede), no sea tímido para decirle al contratista la verdad. Él lo entenderá todo.

Etapas y términos del proyecto.
Deje que el contratista nos diga qué sucederá en cada etapa del proyecto, cuando se requiera la participación activa del grupo de trabajo y, de no ser así, cómo se organizarán ciertos trabajos (pruebas, por ejemplo).

Los documentos del proyecto resultante.
Y en pocas palabras, qué implica cada documento y por qué es necesario.

Términos de aprobación de la documentación del proyecto.
Es importante que todos los miembros del grupo de trabajo entiendan cuántos días tienen para formular comentarios y cuánto tiempo debe procesarlos el contratista.

Informar sobre el proyecto.
¿Con qué frecuencia y en qué formato se llevarán a cabo las reuniones de informes y los informes de progreso? Quién debe ser informado: solo un grupo de trabajo o todos los empleados de la empresa, si el proyecto, por ejemplo, afecta a toda la organización. En este caso, puede publicar noticias sobre el proyecto en los medios corporativos.

Procedimiento para realizar cambios.
¿Cuál es el procedimiento para informar a los participantes sobre las solicitudes de cambios que podrían afectar el tiempo, el costo o el contenido del proyecto, y qué acciones deberían tomarse después de informar?

Para las secciones restantes de la presentación de la instalación: agregue sal, pimienta al gusto (programa de trabajo del proyecto, canales de comunicación, etc.)

Paso número 6. Entrevista responsable

Al formular los requisitos, recomendamos que todos los participantes en el grupo de trabajo cumplan con las siguientes reglas:

Paso número 7. Coordinar documentos cuidadosamente

Pensamiento largo, si es necesario declarar axiomas ...

Es necesario

Los documentos del proyecto deben ser estudiados! Estudie con cuidado y en detalle. Y también verifique que todos los miembros del grupo de trabajo hagan esto con cuidado y en detalle. Y el punto no es que el contratista sea tan malo y no pueda escribir lo que se discutió (aunque también vale la pena verificarlo con seguridad), simplemente será mucho peor si el proceso no se describe correctamente.

Paso número 8. Realizar pruebas reales

Probar con datos de prueba no es malo. Pero todas las inconsistencias más desagradables surgen cuando trabajan con un caso real en el sistema. Sí, esto es laborioso y nunca hay recursos disponibles para esto, pero aumenta enormemente el éxito de la implementación.

Deje que los empleados asuman la tarea real y, junto con el contratista, realicen el PIMI (programa y procedimiento de prueba) con un escenario real.

Paso número 9. No tengas miedo de entrar en producción piloto.

¿Has oído hablar del excelente síndrome del estudiante? Deberían enfermarse si automatiza el proceso de programación de despegues y aterrizajes en el aeropuerto o algo así. En otros casos, dé por sentado que el sistema no estará 100% listo para cuando comience a funcionar.

Sí, es triste Sí, los integradores deben ser arrojados con tomates podridos y decir que esto no debería ser y, en general, "¿está probando su sistema allí o cómo ..." (c) . Pero la realidad es que lo más probable es que tenga que pasar a la operación piloto. Ante la objeción de que a los usuarios no les gustará esto, diré que esto sucederá con un sistema 100% listo. Para evitar esto, es necesario preparar gradualmente a los usuarios para una nueva vida y para el estrés, hablando sobre el proyecto en medios corporativos, boletines, etc.

Por lo tanto, solo necesita tener coraje y comenzar.

Paso número 10. Termina el proyecto maravillosamente

Al implementar un proyecto, debe recordar que no puede cubrir todo de una vez. Haz ahora lo que puedes hacer ahora. Deje el resto para el desarrollo del sistema.

Aquí puede surgir la idea de futuros contratos, plantar en una "aguja financiera", etc. Pero esto no es así. Intentar comprender lo inmenso tiene un riesgo muy alto de convertirse en una construcción a largo plazo, que no solo puede perder los plazos, sino que puede no terminar en absoluto.

Después del final del proyecto, es importante celebrar una reunión final, hacer un balance del proyecto, evaluar el nivel de logro de los objetivos y discutir los planes futuros.

PS

Por encima

1. Aplicable a empresas modernas, grandes y pequeñas.
2. Es aplicable (por extraño que parezca) para la implementación de proyectos de acuerdo con GOST 34 y la documentación de acuerdo con RD 50.
3. Se puede combinar con metodologías flexibles, no hay contradicciones.
4. Se sufre a través de la experiencia personal, no es de pleno derecho, pero sin duda se complementará.
5. Se llama para ayudar al cliente a comprender mejor al contratista y aumentar las posibilidades de éxito mutuamente beneficioso.