Comment nous avons intégré notre logiciel dans le système douanier finlandais

En créant Pochta.fi , nous nous sommes concentrés sur nous-mêmes.
Tout d'abord, nous voulions résoudre le problème avec les magasins qui ne livrent pas d'achats en Russie. Par conséquent, nous avons ouvert des points de distribution de marchandises en Finlande à la frontière avec la Russie. Nous fournissons aux clients des adresses finlandaises pour les commandes en provenance d'Europe et d'Amérique et travaillons comme entrepôt de transit. Vous pouvez retirer le colis chez nous vous-même, ou vous pouvez demander à un ami.

Deuxièmement, nous voulions réduire le montant des droits, car tous les colis ne provenant pas de l'UE en Finlande sont soumis à des droits suffisamment importants. Cela peut être évité en transférant les colis en transit et en les transportant conformément à un document douanier spécial - une déclaration de transit. Ce document ne peut être obtenu auprès des agents que pour environ 40 euros pièce, ce qui ne nous convenait pas.

Ensuite, nous avons réalisé que nous devions travailler directement avec les douanes pour permettre à nos clients d'économiser considérablement sur les achats en ligne. L'intégration avec les douanes est devenue une pierre angulaire de notre startup, c'était le moment le plus important de notre idée. Les partenaires russes avaient une expertise en informatique, le finnois - en logistique. Le processus d'intégration avec les douanes ne nous a pris que quelques mois.




Les douanes finlandaises, comme toute agence gouvernementale, n'ont pas l'habitude de faire des concessions. Pendant de nombreuses années, ils ont travaillé avec des agents réguliers et n'étaient pas prêts à inclure rapidement un autre joueur dans cette liste.
Et nous ne voulions pas simplement devenir un agent des douanes accrédité, nous avons compris que nous n'aurions pas les ressources pour travailler comme d'habitude, avec des papiers et des visites aux douanes tous les jours ou toutes les semaines, nous avons donc immédiatement déclaré que nous voulions construire un système en ligne et obtenir tout données, documents, approbations un maximum de 7 minutes après la demande (maintenant cela se produit).

Des négociations directes avec les douanes ont été engagées par notre co-fondateur finlandais, en tant que finnois russe, il connaît bien les langues, les mentalités russe et finlandaise et a su construire le bon dialogue efficace. Il gardait son doigt sur le pouls tout le temps et prévoyait toutes les incohérences ou problèmes possibles.

La règle principale que nous avons établie pour nous-mêmes est que le système devrait fonctionner pour l'entreprise, et non l'inverse. Les entreprises devraient être des chefs de file et non des chefs de file, car ce sont les entreprises, après tout, qui sont l'avenir et la prospérité de tout pays. Le système de valeurs européen et occidental est très solide et axé sur les personnes. Nous nous y sommes préparés à l'avance et avons choisi cette position particulière pour les négociations, expliqué tout ce que nous pouvons faire pour les clients, combien nous pouvons économiser de l'argent, attirant ainsi à la fois le flux touristique et le commerce dans le pays.

Nous avons dû surmonter la différence de mentalité et la barrière de la langue. Pour les minimiser, nous étions complètement immergés dans le workflow dans lequel nous devions nous intégrer. Nous nous sommes réveillés et nous sommes couchés avec les mêmes tâches que les douanes finlandaises résolvent. En deux mois de travail sur l'intégration, nous avons non seulement tout étudié dans les moindres détails, nous avons pratiquement appris à penser, à prédire la prochaine étape et à la devancer. Bien sûr, le système, une institution d'État avec un grand nombre de fonctionnaires, n'était pas très facile à bouger, nous avons entendu le mot «non» des centaines de fois et un million de raisons pour le prouver. Mais à chaque fois, nous nous sommes souvenus de notre objectif, de notre mission et ne nous sommes rien arrêtés.

Pour démarrer le service, nous avons parcouru un long chemin: nous avons reçu le Katso ID-ID d'une société enregistrée en Finlande, à travers laquelle les services électroniques douaniers, fiscaux et sociaux sont disponibles, ouvert un compte bancaire de la société (qui s'est avéré pas du tout facile), nous avons délivré plus de 10 licences pour le courtage en douane activités, passé la vérification pour obtenir un certificat de signature électronique du Centre finlandais du registre de la population (VRK), reçu une accréditation aux douanes pour l'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) et de nombreux autres moins importants, mais obligatoires s procédures. Le marché des services douaniers est plutôt conservateur, surtout en Finlande ce n'est pas l'endroit le plus vivant où de nouvelles entreprises apparaissent chaque jour,et en interagissant avec chaque nouvelle organisation finlandaise officielle pour nous, nous avons parcouru tout l'éventail des relations jusqu'à notre idée, de la peur à l'intérêt et au soutien prudents.

L'intégration avec les systèmes d'information douaniers finlandais s'est avérée être une procédure extrêmement bien pensée et bien décrite, la société dispose d'un cadre d'échange de messages directs commun avec une documentation détaillée (en finnois et en anglais), des formats de messages électroniques, des exemples de mise en œuvre et des données de test. La gestion électronique des documents est construite sur la base de l'Universal Business Language, un format de document électronique normalisé et largement distribué en Europe qui s'applique à l'EDI, qui caractérise la maturité de l'approche et augmente nos chances de succès.

Avant de nous lancer dans le développement du logiciel, nous avons étudié le marché de tels systèmes, l'expérience d'entreprises similaires à nous. Nous avons réalisé qu'une solution prête à l'emploi avec les propriétés dont nous avions besoin n'était pas visible sur le marché, et avons décidé de nous «couper». Nous avons découvert un manuel sur la conception des services, parcouru plusieurs cercles de conception, trouvé la bonne direction et travaillé au niveau de détail dont nous disposions. Étant donné que nous n'avons jamais traité de logistique internationale, de transport intermodal, de dédouanement, cela s'est plutôt bien passé. Nous utilisons toujours les solutions de base pensées au tout début. La base du système logiciel était une plate-forme de commerce électronique prête à l'emploi et elle était bien développée pour nos besoins selon des scénarios bien développés.

Les douanes finlandaises ont lancé le système et le processus par lesquels nous voulions commencer à travailler au début de 2015, et nous avons été parmi les premières entreprises à confirmer leurs capacités et à être autorisées à se connecter. Pendant que le service des douanes préparait le système pour le lancement public et coordonnait nos plans de connexion, nous avons mis en place un émulateur logiciel du service des douanes pour déboguer notre partie de l'intégration afin de minimiser le temps de test avec le système réel. Cette approche nous a permis de passer rapidement en revue les scripts de test, d'aider les douanes à déboguer leurs scripts de test fraîchement écrits, de découvrir les nuances non documentées du processus et en même temps d'affiner notre système. En conséquence, nous avons tout géré avec succès et lancé notre intégration plus tôt que le reste des participants.

Grâce à cette intégration, maintenant tout ce dont le client a besoinPochta.fi - il s'agit d'entrer des informations sur votre achat dans votre compte personnel (par exemple, un wakeboard - 200 $), d'arriver au point de ramassage et de récupérer le colis.
Et la chose la plus importante pour notre entreprise - nous ne transférons pas ces opérations sur nous-mêmes, nous avons automatisé et optimisé tous les processus et libéré nos ressources commerciales. Pour cette raison, nous pouvons fournir nos services moins cher que les autres acteurs du marché. Ainsi, la livraison d'un petit colis de 1 à 5 kg en provenance d'Amérique ne coûtera que 20 euros, c'est le coût final, qui n'ajoutera pas de frais mensuels, le paiement pour l'acceptation du colis ou son traitement. Les colis européens coûtent 15 euros, quels que soient leur taille et leur poids.

En fait, nous ne sommes pas seulement passés par une intégration réussie et proposons désormais un service pratique sur le marché, nous avons créé une propriété intellectuelle unique en Russie, en dehors de l'Union européenne, et intégré ses systèmes aux systèmes et réglementations de l'Union européenne.

Toutes les jeunes entreprises, quels que soient leurs objectifs et leurs domaines de travail, souhaitent rappeler qu'une startup a un énorme avantage: elle peut utiliser correctement les ressources humaines, éliminer tout ce qui est inutile et ne faire que ce qui est vraiment important à un moment donné.
Une startup est une opportunité unique de s'adapter plus rapidement, d'avoir toujours une longueur d'avance, de répondre instantanément à tout changement, car c'est la chance de réussir.

Nous avons déjà publié cet article ici http://rusbase.com/opinion/pochta-fi/, mais il semble que le public de rusbase nous permette de le publier ici.

Source: https://habr.com/ru/post/fr383293/