👨‍👨‍👧 🤳 😯 Impression d'entreprise: bien plus de problèmes qu'il n'y paraît 🤘🏾 👉🏻 🏥

L'ère longtemps proclamée sans papier ne s'obstine pas. Cela ne fonctionne pas: les tablettes, les smartphones et les lecteurs n'ont pas tué les livres papier, et la gestion électronique des documents n'est pas encore en mesure de remplacer le classique. Cela signifie que le marché des imprimantes et des multifonctions, bien que souffrant de coups, est toujours debout et n'a même pas survécu à un renversement. Les grandes et petites entreprises continuent d'imprimer des documents, et parfois en grandes quantités. Mais les problèmes liés à l'organisation de ce processus (impression de documents dans une banque ou une entreprise engagée dans le commerce de gros - il s'agit d'un véritable processus commercial) subsistent et peuvent être très douloureux.

En fait, l'entreprise, qui imprime dans son travail une quantité notable de documents (ce n'est pas tellement - à partir de 1000 feuilles par semaine), est confrontée à un tas de difficultés. Nous commençons une série d'articles dans lesquels nous expliquerons aux entreprises comment optimiser les coûts des documents et se débarrasser des problèmes et des risques.

Dépenses déraisonnables

Le principal problème réside tout à fait en surface - des coûts d'impression excessifs. Ils peuvent être très solides. Les spécialistes de Gartner, par exemple, ont mené une étude il y a quelques années et sont arrivés à la conclusion que ces coûts représentent environ 3% du budget de l'entreprise et que 600 à 700 dollars par an peuvent être dépensés pour chaque employé. Imaginez quels montants sont des grandes entreprises.

Et en même temps, l'envoi de documents aux imprimantes génère 55% du trafic réseau interne et les problèmes d'impression provoquent jusqu'à 60% des appels des employés au support technique de l'entreprise. Plus l'entreprise est grande, plus les pertes sont importantes, ce qui, bien sûr, doit être combattu. Et pour optimiser les coûts, vous devez comprendre les principales raisons de leur apparition.

Équipement

L'une des sources de coûts supplémentaires est un parc de périphériques d'impression obsolètes et non optimaux et même leur emplacement incorrect au bureau. Les performances des imprimantes que vous utilisez doivent être adaptées à votre entreprise. Cette vérité évidente n'est pas toujours guidée par les services financiers qui allouent des fonds pour la mise à jour des équipements. Il est raisonnable d'utiliser des appareils obsolètes mais toujours fonctionnels où la charge sur eux sera douce. Au lieu de cela, les services informatiques sont souvent obligés de les installer dans les zones les plus «occupées». Le résultat est une diminution de la qualité d'impression, une augmentation de la consommation de toner, une augmentation de l'amortissement et une défaillance constante de l'équipement, ce qui en fin de compte coûte plus cher à l'entreprise que l'achat d'un MFP moderne .

L'approche de l'emplacement des imprimantes dans le bureau «sur une intuition» ne diffère pas la rationalité. Le fait est que chacun de nous s'efforcera d'utiliser le périphérique le plus pratique pour lui, malgré la complexité et le volume du travail d'impression, le but ou la charge du périphérique et d'autres facteurs. La persuasion et même des instructions strictes pour utiliser un périphérique particulier n’aident guère - tout employé utilisera l’imprimante la plus proche à la moindre occasion. Par conséquent, lors du développement de la mise en page de l'infrastructure d'impression, ce facteur - l'utilisabilité - doit être pris en compte sans faute. Cela n'arrive pas toujours. Soit les employés «parcourent» des kilomètres autour des bureaux, soit un système puissant est sous-chargé, et la seule imprimante couleur pour les tâches de «finition» imprime des ébauches toute la journée.

«Je viens d'imprimer un formulaire de demande de passeport»

Les entreprises doivent payer pour l'innocent, à première vue, le passe-temps du personnel - l'utilisation abusive d'appareils pour imprimer des documents personnels. En effet, pourquoi ne pas permettre aux employés d'imprimer occasionnellement quelques pages pour eux-mêmes? Cela ne causera aucun dommage notable à l'entreprise. Mais un libéralisme excessif ne se porte pas bien.

Par exemple, l'une des sociétés a révélé un problème étrange - son service administratif a été constamment contraint de remplacer la cartouche dans l'imprimante, qui a été affectée à l'un des groupes de travail, où les besoins d'impression étaient faibles. L'audit a montré qu'un des employés a commencé à l'utiliser pour imprimer les tâches scolaires de son enfant. Ce passe-temps s'est terminé par le fait qu'elle a commencé à imprimer des œuvres littéraires du programme scolaire sur une imprimante de service. En conséquence, les volumes de cette presse non autorisée étaient trois fois (!) Supérieurs à ceux qui ont généré l'activité de l'ensemble du groupe de travail. Avez-vous de tels exemples tirés de la vie?

Inefficacité et paresse

Très souvent, il existe des exemples d'utilisation inefficace des imprimantes, lorsque des documents pour lesquels une copie papier noir et blanc est suffisante sont envoyés vers une imprimante couleur ou une impression recto au lieu du recto verso approprié pour un cas particulier. L'utilisation de cette fonction lors de l'impression de documents internes d'une entreprise permettra de réduire de moitié les coûts de papier, ce qui est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de documents de plusieurs pages. Et le rejet de la couleur là où elle n'est pas nécessaire permettra d'économiser 60% sur les consommables.

Chers fournisseurs

Les consommables peuvent coûter (et coûtent souvent!) Des consommables s'ils sont achetés de façon imprévue. Même la surveillance la plus simple montrera comment créer un budget pour les consommables et établir un calendrier d'approvisionnement, mais de nombreuses entreprises négligent cela. Et si le destin veut que cela permette d’utiliser les services de fournisseurs spécialisés plutôt que de magasins de détail, les économies peuvent atteindre 10% du coût des cartouches.

Excédent et problèmes budgétaires

Enfin, tout le monde est probablement tombé sur des surplus d'impression - des paquets entiers de feuilles imprimées qui pourraient accumuler de la poussière toute la journée dans le bac de sortie de l'imprimante et personne n'en aurait besoin. Cela se produit souvent si vous avez d'abord envoyé le document pour impression, puis que vous avez remarqué une erreur et que vous l'avez renvoyé. Le premier n'est généralement pas annulé et seul le second est retiré du bac. Le mauvais choix d'appareils pour imprimer différents types de documents, un trafic réseau excessif et des coûts énergétiques, et même le stockage d'imprimantes et de cartouches dans les bureaux de l'entreprise (qui n'a pas vu la pyramide de boîtes dans les couloirs?) Envolez-vous un sou.

Dans une large mesure, ces problèmes sont causés par d'autres problèmes systémiques - une budgétisation incorrecte des coûts d'impression. Très souvent, ils sont déterminés «à l'œil nu» lorsque, le cas échéant, le service comptable paie la prochaine facture de consommables. Il arrive que les frais d'impression soient pris en compte dans le budget de l'entreprise, mais «dissous» dans les dépenses totales du service informatique ou du service économique. Tous ces phénomènes doivent être éliminés - sinon il est tout simplement impossible de rétablir l'ordre.

Le vol

Un autre problème auquel les entreprises sont confrontées est extrêmement désagréable - le vol. Bien sûr, sa principale raison est le manque de scrupules humains, mais il est nécessaire de faire face à ce phénomène. Et ce serait bien si le problème se limitait aux vols "pour des raisons de simplicité spirituelle", lorsqu'un employé négligent remplace une cartouche avec un niveau élevé de toner par une neuve, malgré le fait que l'ancienne puisse encore être utilisée pendant longtemps (oui, en fait, c'est aussi du vol). Mais hélas, il y a des péchés plus graves. Par exemple, il existe des cas où, sous le couvert d'une cartouche d'origine coûteuse, une cartouche compatible bon marché est utilisée, ou au lieu de remplacer la cartouche, elle est rechargée. Dans le même temps, l'argent est débité comme pour les nouvelles cartouches originales.

Un exemple est l'expérience d'une entreprise de vente en gros. Le volume d'impression des documents d'accompagnement y atteint 60 000 feuilles par mois, tandis que quatre MFP productifs sont utilisés. Les coûts de l'entreprise sur les cartouches atteignent 55 000 roubles par mois. L'administrateur système impliqué dans la maintenance des imprimantes a utilisé des cartouches rechargées au lieu d'installer de nouvelles cartouches et a simplement vendu de nouvelles cartouches de ses mains. En conséquence, la société a subi non seulement des pertes directes - ces mêmes 55 000 roubles moins le coût de rechargement des vieilles cartouches, mais également des pertes indirectes associées à une dépréciation accrue et à une défaillance de l'équipement.

Menaces à la sécurité de l'information

Et une autre catégorie de problèmes. Cela peut être beaucoup plus grave que l'augmentation des coûts d'impression. Il s'agit de la sécurité des informations de l' entreprise. Les experts en sécurité de l'information ont appris à suivre le trafic de messagerie, l'utilisation de messageries instantanées, les réseaux sociaux et à travailler avec des supports de stockage externes. Mais, comme autrefois, l'un des principaux canaux de fuite d'informations reste l'impression de documents confidentiels. Après tout, l'impression de documents, contrairement aux mêmes messagers, est impossible à interdire. Et n'importe quel employé peut facilement imprimer un document et le transporter soigneusement avec lui dans un portefeuille, par exemple, à des concurrents.

Il peut s'agir d'une impression intentionnelle ou de l'utilisation accidentelle d'une imprimante publique pour imprimer un fichier secret, mais l'essence reste la même: les secrets commerciaux sont mis à disposition grâce à un dispositif d'impression. Un autre canal de fuite d'informations peut être l'utilisation d'une fonction commune des MFP modernes - la numérisation avec l'envoi simultané d'une copie numérique d'un document vers un courrier électronique ou vers un stockage cloud. Des mesures préventives liées au contrôle d'impression aideront à vaincre ce fléau. Comprendre que «tous les mouvements sont enregistrés» et que le crime sera certainement résolu dans la grande majorité des cas empêchera le «grain de beauté» potentiel de voler des données. Mais même s'il tente sa chance, la diffusion de l'information peut être rapidement stoppée.

Que faire?

Et maintenant la réponse générale à des questions assez logiques: est-il possible de faire face à ces problèmes et comment le faire? De toute évidence, il est simplement nécessaire de prendre des mesures, dans certains cas à l'aide d'un nettoyage élémentaire et, dans la grande majorité des cas, à l'aide de solutions spéciales conçues pour gérer l'infrastructure d'impression et son utilisation par les employés de l'entreprise.

Les grandes entreprises peuvent recourir aux services de sous-traitants, qui peuvent réaliser un audit d'impression, développer un projet pour l'optimiser, mettre en place un système de suivi d'impression, de contrôle d'accès puis prendre en charge la maintenance des équipements. Pour les petites entreprises, il est logique d'utiliser des solutions logicielles prêtes à l'emploi, telles que PrintStat ou HP Access Control, dont les fonctionnalités diffèrent des systèmes spécialement conçus, mais suffisent pour les tâches de base.

Soit dit en passant, une mesure telle que l'organisation de l'accès à l'imprimante à l'aide d'une carte à puce, qui garantit que l'imprimante ne fonctionne qu'en présence de l'employé qui a envoyé la tâche, peut réduire les volumes et les coûts d'impression de 10 à 15%. Les quotas d'impression attribués à chaque employé permettent d'économiser 10% supplémentaires. Étant donné que dans une entreprise moyenne, les coûts d'impression atteignent 3% du budget, économiser près de 40% des coûts peut avoir un effet très tangible. Il n'est pas surprenant que les solutions logicielles pour la gestion de l'impression portent leurs fruits pendant un an et demi d'utilisation. La prochaine fois, nous vous dirons quelles sont les solutions populaires sur le marché, ce qu'elles peuvent faire et comment elles diffèrent les unes des autres.

Impression d'entreprise: bien plus de problèmes qu'il n'y paraît