😄 🕴🏾 📐 Présentation de la solution de gestion d'impression 🧣 🌼 🥗

Bonjour Giktayms! La solution aux problèmes liés à la création et à la fourniture d'infrastructures d'impression d'entreprise commence par leur surveillance. Le suivi de l'état des périphériques d'impression est fortement recommandé, même si l'entreprise est petite et que tous ses besoins sont couverts par un seul MFP partagé en réseau. Même dans cette situation, un jour, vous pouvez vous retrouver sans imprimante, à la recherche de moyens de réparer "en fait". Si l'organisation dispose d'une infrastructure à part entière de plusieurs (que ce soit 10 ou 100) imprimantes et MFP, l'audit d'un tel parc n'est pas une tâche facile. Et ici, vous ne pouvez pas vous passer de solutions et de services logiciels spéciaux , qui seront abordés sous la coupe.

Selon les analystes de Gartner ou Nuance, en moyenne 60% des employés impriment de 11 à 50 pages par jour dans les bureaux russes. Dans le même temps, bien sûr, la plupart d'entre eux ne sont pas du tout préoccupés par le montant des dépenses que l'employeur doit imprimer. Et ils [les coûts], en passant, peuvent atteindre des entreprises avec des volumes d'impression importants de plusieurs centaines de dollars par an en termes de chaque employé.

Ces coûts peuvent être réduits et correctement répartis. Tout d'abord, il est nécessaire de se débarrasser de l'utilisation abusive des appareils d'impression («questionnaire passeport»), des impressions oubliées dans les bacs d'imprimante, d'une impression inappropriée en couleur, d'un vol possible (recharge ou d'une cartouche compatible au lieu de l'original), d'une fraude possible et des factures surfacturées des sociétés d'impartition si vous utilisez leurs services.

Nous avons été découragés de mentionner le sujet de la non-scrupule des employés afin de ne pas causer un lectorat négatif chez Geektimes, mais c'est un cas vraiment courant, et sans lui le poste d'aujourd'hui serait comme du bortsch sans crème sure. Comment ça se passe? L'employé de bureau en charge du matériel d'impression affirme que les fournitures sont épuisées. La société sur cette application achète des cartouches originales. Après avoir reçu les cartouches, l'employé se tourne vers une entreprise spéciale engagée dans l'achat de cartouches originales (lues, volées). Selon nos données, le coût moyen d'une cartouche de toner Hewlett-Packard d'origine, par exemple, s'élevait à 10500 roubles en 2016. L'employé vend la cartouche d'origine à un rabais important, puis achète des cartouches compatibles pour encore moins d'argent ou commande une recharge.

Mais il existe encore des tâches telles que le contrôle technique des appareils et l'état des consommables, l'organisation de l'utilisation des imprimantes, etc. Il est tout simplement impossible de se passer d'outils spéciaux.

Dans notre pratique, nous proposons aux clients différents moyens, en fonction des tâches qu'ils résolvent et de la composition de leur infrastructure d'impression. Les principaux fournisseurs ont, en règle générale, leurs propres développements dans leurs portefeuilles. Mais ils ne conviennent qu'aux rares entreprises qui utilisent des équipements d'un seul fabricant. Il n'y en a que quelques-uns. Le parc d'imprimantes et de MFP se forme depuis des années et, dans la grande majorité des cas, il existe des appareils de différents fabricants et différents degrés de «fraîcheur». Par conséquent, il est logique de discuter de solutions universelles.

FollowMe (Ringdale)

L'un d'eux, FollowMe, fournit la solution de plusieurs tâches à la fois, telles que l'impression de la comptabilité et le contrôle d'accès aux périphériques, ainsi que le routage des tâches en fonction des paramètres. En tenant compte de l'utilisation de toutes les imprimantes et multifonctions dans l'entreprise, du suivi de l'activité des utilisateurs individuels ou des groupes de travail et de l'impression interactive - FollowMe est le mieux adapté pour de telles tâches.

MegaTrack (Fontware)

Cette application surveille les périphériques d'impression et collecte des statistiques pour les rapports et analyses ultérieurs. L'avantage de cette solution est la possibilité de travailler non seulement avec le réseau, mais aussi avec les imprimantes locales. Dans les paramètres de chaque imprimante, vous pouvez saisir le coût d'une impression et le système émettra également des calculs économiques pour chaque périphérique. La solution prend en charge la configuration de cluster de Windows Cluster Server 2000/2003, est multilingue et dispose d'une interface Web pour l'accès à distance.

Pcounter (société ET Technologies)

Une caractéristique de Pcounter est son intégration très simple dans l'infrastructure existante et sa mise à l'échelle ultérieure. Le système prend en compte tous les travaux d'impression envoyés au périphérique, collecte des statistiques sur son utilisation et, en tant que fonction supplémentaire, il a la possibilité de rediriger les travaux. En plus de l'impression, Pcounter est capable d'organiser et de numériser. Une application téléchargeable en option collecte des statistiques pour la copie, la numérisation et l'envoi de télécopies à l'aide de MFP d'entreprise.

JetAdvice 2.0 (EuroForm A / S)

Un autre produit facile à utiliser pour collecter des informations sur les périphériques et fournitures d'impression d'entreprise. JetAdvice 2.0 surveille l'état des consommables dans les appareils connectés au réseau d'entreprise et lorsque le niveau de toner tombe à un niveau critique, il envoie une notification par e-mail au personnel chargé de prendre en charge ou de contacter un service externe. La prise en charge d'un large éventail de marques sera particulièrement précieuse pour les entreprises qui possèdent un «zoo» d'imprimantes et d'imprimantes multifonctions de divers fournisseurs, y compris des périphériques non standard.

Equitrac (société Nuance)

La valeur de cette décision est sa capacité à mener des campagnes avec son aide pour promouvoir une attitude responsable des employés de l'entreprise envers la presse. Equitrac crée une file d'attente d'impression virtuelle lorsqu'un document suit l'utilisateur et peut être imprimé sur n'importe quelle imprimante connectée au réseau d'entreprise. Il s'agit également du choix conscient par l'utilisateur de l'appareil le plus adapté à une tâche spécifique. Equitrac ne nécessite pas de serveur séparé et peut être facilement installé sur n'importe quelle imprimante réseau ou MFP.

Ce sont toutes des solutions simples offrant un ensemble différent de possibilités. Mais il existe également des outils de gestion de l'impression qui peuvent résoudre un large éventail de problèmes, de la surveillance de l'ensemble de l'infrastructure à l'accès aux imprimantes et aux multifonctions conformément aux politiques et droits de l'entreprise.

PrintStat (Nicotech)

PrintStat est une solution logicielle pour surveiller les imprimantes et les MFP de tous les fabricants bien connus sur le marché. Cette solution est vraiment universelle - la base du modèle totalise plus de 1000 points et, avec la mise à jour de ses lignes par les fabricants, est réapprovisionnée. Cela vous permet d'utiliser PrintStat même dans l'entreprise où fonctionne toute une flotte d'appareils, du plus ancien au plus récent.

Le principe de fonctionnement de PrintStat est simple - les données sont collectées à partir des capteurs intégrés des périphériques d'impression, consolidées par le système et visualisées à l'aide d'une interface personnalisable. L'accès au système peut être obtenu à partir de n'importe quel ordinateur du réseau via l'interface Web et vous pouvez configurer l'envoi périodique de notifications par e-mail.

Quelles données PrintStat obtient-il? Leur composition couvre presque entièrement les besoins fournis par le suivi des impressions dans l'entreprise. Le premier ensemble de données surveille l'état des fournitures. Le système évalue la durée de vie des cartouches installées, prédit leur consommation en fonction de la charge sur l'imprimante ou le MFP, et peut même envoyer une application au fournisseur de consommables. Les entrepôts notoires dans les couloirs du bureau des boîtes avec des cartouches deviennent hors de propos. Outre l'optimisation des coûts en l'absence de fourniture de consommables et de son stockage, il y a libération des ressources humaines.

Naturellement, la surveillance des consommables PrinStat à elle seule n'est pas limitée. La solution surveille en permanence les données provenant des compteurs de pages imprimées et les détails des ressources. Grâce à cela, la charge actuelle sur l'appareil et ses ressources sont surveillées. Ces informations sont essentielles pour optimiser l'impression bureautique. En comparant la charge de deux MFP, identiques ou similaires dans leurs capacités, il est possible, par exemple, d'optimiser leur emplacement dans une pièce afin que les employés utilisent les deux appareils de manière homogène.

Il existe de nombreux exemples où l'une des imprimantes réseau était inactive, tandis que l'autre était utilisée de manière excessive, et la raison de cette charge inégale était la nécessité de prendre plusieurs mesures supplémentaires sur l'un des périphériques.

La planification de la maintenance de routine est une tâche tout aussi importante lors de la gestion de l'impression de bureau et de la surveillance des impressions dans une large mesure pour prévoir la défaillance des pièces de ressource et planifier leur remplacement. Cette approche de la maintenance permet de réaliser à l'avance la budgétisation des dépenses, et non «en fait» de la panne. Le résultat est également évident - les dépenses systématiques et planifiées pour toute entreprise sont toujours plus simples et plus pratiques que celles d'urgence.

Un avantage évident de PrintStat est la possibilité de confier le processus de collecte et d'analyse des informations à des sociétés externalisées engagées dans la maintenance des équipements. Pour prévoir le service, il leur suffira de suivre les notifications par e-mail sans avoir accès à l'infrastructure de l'entreprise du client.
Et un autre avantage de PrintStat est la mise à l'échelle automatique lors de l'extension ou de la mise à jour du parc d'appareils de l'entreprise. Le système détecte indépendamment l'imprimante nouvellement installée et commence à suivre son utilisation.

Print Manager Plus (Gestionnaire d'impression)

Le deuxième des produits les plus populaires et les plus polyvalents conçus pour surveiller l'infrastructure d'impression de l'entreprise. Print Manager Plus (PMP) a plus de fonctionnalités que PrintStat. Il peut être utilisé, y compris par de grandes entreprises disposant d'un parc d'imprimantes et de MFP important et diversifié. Les appareils de tous les principaux fabricants sont pris en charge, ce qui garantit contre les difficultés lors de l'extension ou de la mise à jour de la flotte. PMP peut non seulement collecter des statistiques et contrôler les consommables, mais aide également à organiser l'accès aux imprimantes et aux MFP en suivant l'utilisation des utilisateurs et les politiques d'accès.

Par exemple, PMP vous permet de suivre qui a imprimé quoi et quelle imprimante, et de calculer le coût d'impression pour un utilisateur ou un service spécifique. Et même répartir les tâches entre les appareils en fonction des conditions données. Par exemple, il est préférable d'utiliser des périphériques plus efficaces pour imprimer des documents volumineux, et PMP vous permet de les configurer pour être envoyés automatiquement à des imprimantes puissantes, et la distribution par type de fichier permettra de respecter les exigences de confidentialité à l'intérieur du bureau.

Un avantage évident est son propre module de statistiques, qui vous permet d'analyser l'état de l'infrastructure d'impression directement dans PMP. Dans le même temps, il existe également un générateur de rapports basé sur Crystal Reports et plus d'une centaine d'options de visualisation. Malgré toute sa complexité, PMP est facile à utiliser et compatible avec presque tous les logiciels de plate-forme - des systèmes serveurs UNIX aux serveurs Windows (en passant, le système dispose d'un certificat de compatibilité de Microsoft). Il s'installe sur le serveur en une minute, configuré en cinq autres.

En principe, les deux dernières solutions sont en mesure de répondre à tous les besoins associés à la surveillance de l'impression et de résoudre simultanément des tâches supplémentaires, telles que la sécurisation des droits d'accès aux imprimantes et aux MFP. L'un d'entre eux est plus adapté aux grandes entreprises, l'autre est mieux adapté aux besoins du segment des PME. Mais, avant de déployer l'un d'entre eux, il vaut la peine de procéder à un audit préliminaire de l'infrastructure - il est fort possible qu'un autre développement proposé par des intégrateurs spécialisés se révèle être le meilleur .

Progressivement, nous sommes arrivés à la chose la plus intéressante - optimiser le coût des consommables, mais nous en parlerons dans le prochain post.

Présentation de la solution de gestion d'impression