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Économies sur les fournitures. Scientifique non scientifique

Salut GeekTimes! Les coûts d'impression sont peut-être le problème le plus grave associé à la maintenance et à l'utilisation du parc de périphériques d'impression. Aucune entreprise ne cherche à réduire le coût d'une seule impression d'un document papier. Et il n'y a pas un tel amateur de l'informatique qui n'aurait pas de prescription pour économiser.

Pendant ce temps, il est possible de réaliser de réelles (et efficaces, pas au détriment de la qualité d'impression ou de la fiabilité de la technologie) en observant quelques principes simples.



Impartition de l'impression


Ce chemin n'est pas pour tout le monde. Premièrement, pour que le service d'externalisation soit bénéfique pour le client, sa flotte d'imprimantes et de volumes d'impression doit être suffisamment importante (généralement au moins 100 ordinateurs et 10 périphériques d'impression). Deuxièmement, cette entreprise devrait être prête à organiser l’impression en tant que service, en laissant des étrangers entrer dans son infrastructure. Externaliser la confiance des entreprises - semblable à la confiance dans le cloud. L'avantage, semble-t-il, est évident, mais les préjugés possibles peuvent même le dépasser. Et, néanmoins, si l'entreprise remplit ces deux conditions, il convient d'examiner attentivement la possibilité de transférer la presse «sur le côté».

Le service d'impartition de l'impression est multiforme et un contrat d'impartition peut comprendre de nombreux composants. Mais peu importe la complexité du contrat avec l'entrepreneur, il permettra d'économiser sur les consommables grâce au principe de tarification: le client paie l'impression. Combien de pages seront imprimées, tant devra être payé - et pas un sou de plus. Dans le même temps, le coût de l'impression sera nettement inférieur à celui que vous obtiendrez en organisant vous-même la gestion de l'impression.

La sous-traitance vous épargnera la nécessité d'acheter des fournitures, les coûts d'entretien du matériel et les maux de tête associés à l'organisation de l'infrastructure d'impression. Mais cette différence sera perceptible si les volumes d'impression dans l'entreprise sont suffisamment importants. Sinon, l'avantage sera négligeable. Par exemple, une société de distribution qui nous a commandé ce service a réussi à réduire progressivement le coût d'une impression à 30%. Étant donné qu'elle a des volumes d'impression de dizaines de milliers de feuilles par mois, les économies ont été plus que substantielles.

Par conséquent, avant de vous lancer dans la recherche d'un donneur d'ordre, il convient de décider à la fois de donner immédiatement le sceau aux mains d'un service tiers et aux perspectives d'économies réelles. Cependant, l'externalisation de l'impression présente de nombreux avantages, et nous en parlerons séparément.

Seuls les fournisseurs de confiance


La deuxième façon d'économiser de l'argent consiste à acheter des fournitures uniquement auprès de fournisseurs de confiance . Il s'adresse à ceux qui, pour une raison ou une autre, ne souhaitent pas ou ne peuvent pas utiliser le service d'externalisation de l'impression. Il reste à profiter des avantages du marché, d'autant plus qu'il est très développé et large.

Et ici, nous devons rappeler ce dont nous avons parlé au début. L'approvisionnement en consommables semble être une affaire simple, et ce fait attire de nombreuses entreprises différentes sur le marché. Parmi eux, il y a ceux qui sont apparus sur le marché par hasard. Pour la plupart, ils ne sont pas autorisés par les vendeurs, ils achètent des fournitures auprès d'intermédiaires ou de fournisseurs aléatoires, ont une très faible protection contre les produits contrefaits (et parfois ils fournissent intentionnellement des cartouches contrefaites) et, surtout, ils ne sont pas en mesure d'offrir de bonnes conditions financières à leurs clients.

Le fait est que les entreprises professionnelles impliquées dans la vente de consommables mènent le plus souvent une activité globale et doivent obtenir l'autorisation de la plupart des fabricants de matériel d'impression. Cela garantit que seules des cartouches authentiques sont livrées (HP, par exemple, inspecte régulièrement les magasins de ses partenaires agréés pour détecter les fraudes) et les meilleurs prix proposés aux partenaires. Pour le client, la différence peut atteindre 10% du niveau de prix moyen du marché.



Vous avez peut-être entendu des rumeurs de programmes «secrets»: un fournisseur spécialement autorisé peut ouvrir l'accès à un contrat d'entreprise par lequel vous pouvez acheter des cartouches de cartouches HP originales 20% moins chères que leurs homologues standard. Si vous êtes intéressé par ce sujet, laissez un commentaire sous le message, et dans l'une des entrées suivantes, nous le couvrirons plus en détail.

De plus, les fournisseurs travaillant sur le marché depuis longtemps possèdent une expertise importante dans leur domaine. Bien sûr, nous recommandons d'utiliser des fournitures d'origine, mais au cours des deux dernières crises, nous avons été confrontés à une augmentation significative de la demande de cartouches compatibles. Pour répondre à cette demande, nous avons procédé à un examen de différentes marques de ce segment et, à la suite de nombreuses années de sélection, nous avons choisi ces marques.qui offrent le meilleur rapport qualité / prix. Pour les expériences, nous avons utilisé deux MFP HP absolument identiques et avons chargé leur travail également. L'un utilisait une cartouche HP d'origine, l'autre une cartouche compatible. Les cartouches compatibles de mauvaise qualité ont montré des problèmes du 4ème au 5ème jour: des "chair de poule" apparaissent sur les documents - un peu de saleté, des "poils", des lettres tachées. Le toner coulait de certaines cartouches, certaines dès le début lorsque l'impression avait un ton gris au lieu d'une feuille blanche. Les problèmes des cartouches laser couleur compatibles sont particulièrement visibles - rendu des couleurs incorrect, flou de l'image, décoloration. Il était dommage de montrer de telles impressions aux clients.



Un autre atout des entreprises spécialisées est un ensemble de services supplémentaires et de produits connexes. Ces fournisseurs sont en mesure de proposer du papier, des accessoires, des périphériques et leurs services sont avantageusement utilisés pour entretenir les équipements. Et, bien sûr, il est avantageux d'attirer des entreprises comme consultants, car l'organisation rationnelle de l'impression est à la base des économies.

Commande d'infrastructure


Une infrastructure d'impression bien construite , malgré l'importance des économies directes sur le coût des consommables (ou le coût d'une impression) reste, quoi qu'on en dise, l'élément le plus important dans la rationalisation des coûts d'impression. Par conséquent, nous allons répéter sous une forme condensée ce qui a déjà été dit dans les articles précédents . Une répartition appropriée de la charge sur le parc de périphériques d'impression en fonction de leurs caractéristiques et capacités peut permettre aux entreprises d'économiser jusqu'à 20% sur les coûts d'impression. Cela comprend la planification du placement des imprimantes et des imprimantes multifonction au bureau, et l'organisation de l'accès pour ces employés ou d'autres, et la surveillance de l'utilisation des périphériques d'impression tout en luttant contre leur mauvaise utilisation, et la surveillance de l'état actuel des imprimantes, et la surveillance de l'équilibre des fournitures dans les imprimantes, et même compétentes budgétisation.

Nous avons tout un lecteur d'exemples sur la façon de ne pas organiser la presse. L'un des plus frappants: d'une petite entreprise de voyages a reçu une demande de consultation. Le directeur s'est plaint de coûts d'impression tout à fait insuffisants. Les volumes d'impression étaient petits, moins de 10 000 feuilles par mois, mais le coût de l'impression était trop élevé. Nous n’avons même pas eu le temps de mettre en place un logiciel spécialisé - il s’est avéré que l’administrateur système «entrant» avait deviné définir une imprimante couleur par défaut pour le service client, qui, comme prévu, n’était achetée que pour imprimer du matériel marketing en petites quantités. Les employés, sans y réfléchir à deux fois, y ont imprimé la documentation actuelle. Il s'est avéré très beau - en couleur, avec un excellent design. Le prix de l'impression était également plus beau que jamais - trois fois plus élevé qu'il aurait dû l'être.

C'est un exemple flagrant, mais très révélateur. Les pertes ont été causées par le manque d'ordre de base et la culture d'utilisation des imprimantes.
Une infrastructure bien construite et bien établie, associée à des règles simples dans l'organisation des achats, réduira de 25% le coût d'une seule impression d'un document papier. Beaucoup de nos clients obtiennent cet effet en raison de la commande élémentaire dans l'approvisionnement et l'équilibrage de charge sur les imprimantes.

Ce sont toutes des économies directes sur les consommables. Mais il existe d'autres moyens de réduire les coûts. Par exemple - l'organisation de l'accès aux MFP et imprimantes d'entreprise. Il se concentrera sur l'authentification des utilisateurs, ce qui permet de résoudre une autre tâche beaucoup plus difficile: le respect des mesures de sécurité des informations. Restez à l'écoute.

Source: https://habr.com/ru/post/fr397129/

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