Cinq situations dans lesquelles vous devez tourner la tête

Publié par Tanya Andrianova, Senior Vice President, HR & Legal, DataArt (Londres)

Parfois, un mot ou un clic prononcé par inadvertance peut violer un accord de confidentialité qui est protégé pendant des mois. Mais pour éviter les ennuis et ne pas substituer votre entreprise et vos clients, il suffit de réfléchir une minute.

1. Lorsque vous vous rendez au consulat pour obtenir un visa ou un passeport à l'entrée, en particulier aux États-Unis, préparez-vous à des demandes détaillées sur ce que vous faites. La réponse «Je suis chef de projet» peut ne pas satisfaire les gardes-frontières. Vous pouvez être informé de ce que fait exactement PM dans votre entreprise, puis demander ce que vous ferez dans le bureau de votre client. Ici, pour beaucoup, en particulier ceux qui ne parlent pas très souvent anglais, il y a un danger. La déclaration selon laquelle vous allez à vos clients «travailler» ou «faire la même chose que vous le faites toujours», car le garde-frontière ressemble beaucoup à une tentative de violer les lois sur la migration - un visa de travail et un visa d'affaires ne sont pas les mêmes, donc le verbe travailler cela vaut la peine d'oublier un moment. Il vaut mieux dire que vous allez négocier avec un client, car vous partez en voyage d’affaires pour cela.

2. Probablement, tout le monde a déjà entendu dire que cela ne valait pas la peine de s'enregistrer dans les bureaux des clients et de prendre des photos sur le fond de leurs logos. Cependant, la pratique montre qu'il est toujours préférable de le rappeler à nouveau. Surtout si vous n'êtes pas sûr qu'il soit possible de nommer publiquement le nom de ce client. Il arrive que quelqu'un de l'équipe du client vous désigne comme collègue dans son compte sur les réseaux sociaux. Formellement, ce n'est pas un problème. Mais les avocats du client peuvent voir ici une violation de la confidentialité, ce qui peut nuire à notre réputation. Personne ne devrait vous considérer comme un employé d'une entreprise étrangère dans laquelle vous n'avez pas travaillé.

3. Si vous souhaitez publier une capture d'écran d'un projet client dans vos réseaux sociaux, dans les profondeurs d'une communauté professionnelle proche ou l'ajouter à votre portefeuille, la tentation devra être supprimée, ainsi que la tentation de placer le nom du client, le nom du projet et les détails de développement dans votre CV. Avant de partager votre réussite, vous devez préciser s'il existe un accord de confidentialité entre le client et votre entreprise. Par conséquent, l'option la plus calme et correcte est de demander à vos avocats s'il est possible à l'avenir d'ajouter des images d'un projet particulier à votre historique.

4. Tout le monde a déjà envoyé une lettre à la mauvaise personne. Il est facile de se tromper et de choisir dans le carnet d’adresses un mauvais Jean de la Banque. Ne vous précipitez pas pour répondre, assurez-vous d'envoyer une lettre aux bons destinataires. Surtout si la lettre contient des informations confidentielles. Si vous envoyez un document à Excel, assurez-vous que sur la deuxième et la troisième feuille, vous n'avez pas de liste complète de clients ou de paie pour les employés - avez-vous déjà reçu de tels documents de la part de partenaires? Alors vous comprenez vous-même, il est plus sûr d'envoyer une facture au format pdf.

5. Lorsque vous remplissez des contrats, utilisez des modèles vierges. Nous sommes sûrs que vous les avez et, bien sûr, on vous a demandé à plusieurs reprises de prendre ces documents comme base. Parfois, il peut sembler plus facile de prendre un accord prêt à l'emploi que vous avez signé la semaine dernière et de simplement modifier les détails de la contrepartie. Mais il ne fait aucun doute, dans ce cas, tôt ou tard, sur l'un des points, les données du client précédent resteront. De plus, l'expérience de l'obtention de tels contrats auprès de leurs propres fournisseurs montre: le plus souvent, ils oublient d'apporter des modifications exactement là où les signatures des parties sont supposées.

Source: https://habr.com/ru/post/fr398225/