Nous avons l'habitude de considérer l'imprimé comme acquis. À la maison, souvent au vu des faibles volumes, de temps en temps pour changer les cartouches et acheter du papier. Au travail, s'il n'y a pas de politique stricte du service informatique ou de la direction, imprimez n'importe quoi et en n'importe quelle quantité.
Cependant, il est important que les dirigeants eux-mêmes comprennent que la presse de l'organisation est un monstre. Et si vous ne l'apprivoisez pas, cela peut à peu près «mutiler» le budget de l'organisation.
Êtes-vous sérieux?
Oui La gestion de l'infrastructure et des processus d'impression dans une organisation est une tâche qui nécessite beaucoup de ressources, de temps et, surtout, de contrôle.
Selon les statistiques, la création de documents imprimés figure parmi les postes de dépenses les plus importants et peut «gruger» jusqu'à 3% du bénéfice total de l'organisation. En moyenne sur le marché, environ 700 000 roubles sont dépensés par les organisations par employé et par an, sans compter les coûts des services d'impression externes.
Il est important que de nombreux managers et spécialistes ne comprennent pas quel «monstre» ils nourrissent, c'est-à-dire qu'ils ne savent pas combien cela coûte à la presse. En effet, les coûts visibles ne représentent en moyenne que 20% du total, et la plupart des coûts sont des coûts cachés, comme les experts de l'industrie les appellent.
Cependant, certaines entreprises ne vérifient toujours pas la gestion de l'impression ou ne ferment pas les yeux sur ce problème. Pas assez de temps, de personnel ou d'expérience pour suivre ou gérer efficacement les processus dans l'environnement d'impression. Les raisons peuvent être différentes.
Quelle que soit la difficulté de votre imprimerie, les solutions d'impression gérée MPS et la solution d'évaluation de découverte de Canon sont là pour vous aider.
Étape 1: Vérification et évaluation d'introduction
Avant de déclarer la guerre aux coûts cachés, il vaut la peine de savoir avec quoi vous vous battez réellement. Pour comprendre quelles améliorations peuvent être réalisées et comment vous pouvez économiser de l'argent, vous avez besoin d'une compréhension claire de l'infrastructure d'impression existante et de tous les processus qui affectent le coût d'impression.
Le service gratuit d'évaluation de la découverte peut vous y aider. Il fournit une analyse impartiale et complète de l'infrastructure d'impression existante et de son utilisation, et offre des options d'amélioration.
Fait remarquable, la plupart des services d'analyse d'infrastructure ne prennent en compte que les données quantitatives de base du parc d'appareils. À son tour, l'évaluation de découverte de Canon, grâce à une combinaison (unique sur le marché de ces services) de résultats de numérisation réseau et d'enquêtes Web auprès des utilisateurs finaux, prend en compte des informations de haute qualité sur les besoins et les habitudes des utilisateurs lors de l'impression. Cela fournira une image beaucoup plus complète de la presse dans votre organisation.
Ayant intégré un logiciel spécialisé dans votre réseau interne qui analyse tous les périphériques d'impression à l'aide du protocole SNMP, nos spécialistes seront prêts dans un mois à vous fournir un rapport détaillé. Il est important de noter que contrairement à de nombreux autres analogues, ce logiciel analyse même les imprimantes connectées directement à l'ordinateur via USB.
Le rapport contient des recommandations pour améliorer les processus et réduire les coûts pour chaque situation «spécifique». Vous obtenez une base clairement structurée pour prendre des décisions d'optimisation, ce qui permet de prendre le contrôle de la situation et d'engager les parties prenantes.
Étant donné que l'échelle et la situation des processus d'impression dans les entreprises peuvent être différentes, nous proposons également un service d'examen plus détaillé et une analyse de la situation actuelle - Advanced Discovery Assessment. Il offre la possibilité de construire un plan schématique pour afficher l'emplacement des appareils et le coût total de possession. Le service fournit des recommandations personnalisées pour économiser de l'argent et augmenter la productivité.
Étape 2: Conception
Après avoir examiné la situation dans votre entreprise et décidé d'optimiser le parc de périphériques d'impression, vous pouvez profiter de l'offre individuelle de Canon - les services d'impression gérés par MPS.
Sur la base des données d'audit, nos spécialistes des solutions, de la conception commerciale et des services, ainsi que les représentants de votre entreprise, créeront une architecture de service pour optimiser l'environnement d'impression en fonction de toutes vos tâches et objectifs.
Nous sélectionnerons le matériel, les logiciels et les services les plus appropriés nécessaires pour obtenir des avantages mesurables à long terme.
Il convient de noter que le service MPS lui-même est de nature générale flexible. Selon les exigences de votre organisation, nous pouvons:
- Assurez la facilité d'utilisation grâce à une interface unique de tous les appareils et un pilote universel, ce qui minimisera le besoin de formation de vos employés et de support (externe et interne).
- Optimisez le flux de travail, notamment grâce à des fonctionnalités intelligentes (par exemple, numérisation directe dans des applications de messagerie ou conversion automatique au format PDF).
- Améliorez la sécurité et la confidentialité de l'impression avec la technologie Allow My Print Anywhere, qui permet aux utilisateurs de recevoir des documents imprimés sur n'importe quel appareil et à tout moment, sans se soucier que quelqu'un d'autre les récupère par erreur
- Offrez une large gamme de dispositifs d'impression et de traitement d'image, ainsi qu'un ensemble universel de produits logiciels pour optimiser les systèmes d'impression.
- Définissez clairement les principes et les politiques concernant les types de périphériques utilisés, et assurez la différenciation des droits d'accès aux fonctions d'impression et le respect du niveau de coûts requis (vos employés ne pourront pas contrôler le coût de l'impression et choisir les périphériques les plus appropriés pour cela).
Dans le même temps, nous sommes prêts non seulement à discuter et développer conjointement des accords de service avec vous avant l'introduction de nouveaux systèmes pour atteindre de nouveaux objectifs, mais aussi à nous immerger dans toutes les étapes de la gestion de projet.
Étape 3. Mise en œuvre
Les changements dans l'organisation sont toujours stressants tant pour les décideurs que pour les employés ordinaires. Pour minimiser l'effet négatif, nous gérerons non seulement toutes les étapes de la mise en œuvre, mais nous formerons également et interagirons avec le personnel de votre organisation.
Et ce ne sont pas que des mots. Nos spécialistes de la mise en œuvre MPS aideront votre organisation à s'adapter au changement - en personne, via l'intranet et par courrier électronique. Ceci, ainsi qu'un programme de formation détaillé (y compris une formation personnelle), les aideront à s'habituer rapidement aux conditions changeantes et à acquérir de nouvelles habitudes d'impression «saines».
Parallèlement, des logiciels seront introduits, ainsi que le remplacement / l'installation de nouveaux équipements. Toutes les actions seront conçues et planifiées de manière à minimiser les interférences avec l'organisation.
Étape 4. Assistance et gestion
La solution MPS implique que pendant tout le cycle d'utilisation de nos services, nous prendrons en charge et gérerons le parc de vos appareils (y compris les appareils tiers), en tenant compte des besoins actuels et futurs de votre organisation. Tous les protocoles, procédures, échanges d'informations et autorisations de fournir des services pour le déplacement, l'ajout ou la modification de logiciels et de matériel dans l'installation, si nécessaire, seront convenus et entièrement documentés dans les applications de vos contrats de service et dans le manuel de contrôle de version pour MPS.
L'aide et les conseils de nos spécialistes seront également à votre disposition tout au long du cycle. De plus, une seule personne de contact sera attachée à votre organisation, à laquelle vous et vos employés pourrez toujours contacter pour toutes les questions liées à l'impression, aux fournitures et à la maintenance.
Nous serons toujours prêts à former vos employés à la gestion de crise et à contrôler indépendamment l'émergence de nouveaux problèmes liés à l'impression. Et, ce qui est particulièrement précieux pour les grandes entreprises avec une vaste flotte de périphériques d'impression, nous sommes prêts à fournir nos propres spécialistes pour la maintenance continue des périphériques dans l'installation.
En ce qui concerne les coûts d'impression et d'entretien du parc d'appareils, nous vous aiderons à réduire les coûts d'exploitation en automatisant la lecture des compteurs et en commandant des fournitures. De plus, nous serons en mesure de générer en permanence ou sur demande individuelle des rapports sur le chargement des équipements (impression et numérisation) afin que vous puissiez identifier vos «zones problématiques» et optimiser encore plus efficacement les processus d'impression.
Étape 5. Évaluation
Contrairement à certaines solutions d'impression gérées concurrentes, la solution de Canon comprend les prix. Il est nécessaire d'ajuster et d'optimiser la solution que nous proposons au stade de la transition et de la mise en œuvre, en raison de l'évolution dynamique de l'environnement externe et interne.
L'évaluation implique une interaction constante avec votre gestionnaire personnel, y compris la tenue de réunions d'examen, ainsi que la fourniture de rapports de gestion. Outre les données d'utilisation des appareils, elles incluent également des informations sur la prestation de services, la gestion des actifs (y compris MAC), l'amélioration continue des services (CSI) et les tendances.
Soit dit en passant, le service CSI contribuera à mettre nos services existants et futurs en conformité avec les besoins stratégiques actuels et futurs de votre organisation et de vos processus informatiques.