On nous demande souvent, y compris ici à Geektimes, si Canon travaille à l'ère de l'introduction des technologies numériques dans les processus métier sur les produits d'automatisation et de gestion de documents.
En bref, oui, bien sûr. Occupant une part importante du marché des dispositifs d'impression et de traitement de documents, nous comprenons que de plus en plus de nos clients sont intéressés par des systèmes avancés de gestion de documents ou envisagent une transition partielle vers un format numérique. Par conséquent, depuis plus de 10 ans, nous travaillons sur des solutions d'entreprise pour travailler avec des documents, dont l'un est donc. Il sera discuté dans notre article d'aujourd'hui.
La situation de la gestion des documents dans les entreprises russes peut être caractérisée comme inégale. Si les entreprises de la nouvelle formation aspirent à une «figure», les acteurs du marché plus conservateurs peuvent souvent «se noyer» dans le marécage des contrats et autres documents. Des collègues ont même calculé - en moyenne, les employés de bureau de ces organisations passent jusqu'à 50 minutes par jour à rechercher des informations sur les ressources de l'entreprise.
À une époque, nos développeurs ont eu l'idée de créer leur propre système de gestion de documents. Le résultat de leur travail était donc - une solution d'intégration conçue pour stocker, gérer, automatiser et analyser la documentation de l'entreprise. Il s'agit d'une combinaison d'un serveur de traitement, (si nécessaire) de périphériques matériels et de logiciels spécialisés qui y sont connectés, ainsi que d'ajouts à des solutions de marque et tierces existantes.
Comment ça marche?
Si vous essayez de caractériser le principe de Donc, avec une phrase, vous pouvez obtenir le schéma suivant: les informations entrantes provenant de diverses sources (scanners, dossiers réseau, boîtes de messagerie, systèmes externes) sont traitées à l'aide des modules du programme conséquent, puis elles vont au serveur central du système, où elles sont appliquées règles d'automatisation correspondantes, les données sont intégrées dans des applications tierces (y compris une intégration approfondie avec SAP et Dynamics NAV) et le document prend enfin sa place dans la hiérarchie des documents organisation entov.
Afin de rendre le principe de fonctionnement encore plus compréhensible, nous donnons un exemple: un client d'un concessionnaire automobile achète une nouvelle voiture. Pour achever la transaction, il est nécessaire que certains documents entrent dans la base générale de l'entreprise. Imaginez que ce sera une copie du contrat, ainsi qu'un reçu pour le paiement du premier versement. Le gestionnaire copie la copie numérisée du contrat directement dans la cabine et pour qu'ils soient entrés dans le système, il lui suffit de sélectionner le menu correspondant sur l'écran de son MFP (il est donc déjà intégré dans le menu de contrôle de l'appareil), après quoi le système lui-même reconnaît le numéro de contrat et d'autres champs nécessaires et envoie le document au serveur. De plus, selon la règle établie, le document peut être envoyé au service juridique ou au service comptable pour facturation. Dans le même temps, le gestionnaire qui a conclu le contrat (si nécessaire) verra toute la chaîne et saura exactement où se trouve ce document. Après facturation et paiement, nous supposons que la réception du paiement est reçue par le concessionnaire e-mail. Il est également traité automatiquement. Par conséquent, et en raison de la reconnaissance de champs individuels, il est automatiquement associé à un projet déjà créé. Après avoir vérifié toutes les instances nécessaires, les données peuvent être envoyées au système de gestion d'entreprise (par exemple, Dynamics NAV) pour les procédures ultérieures de commande, de livraison et d'expédition de la voiture), et les documents initiaux seront enregistrés dans le répertoire approprié sur le serveur. Tous les autres documents liés à ce projet y seront soigneusement stockés.
Il est important de noter que les administrateurs système peuvent définir de nombreux paramètres: créer une carte de mouvement des documents pour toute la documentation ainsi que pour les documents individuels, indiquer leur emplacement de stockage, distribuer les droits d'accès par type et informations contenus dans le document, et bien plus encore.
Pour ceux associés à la gestion de documents ou aux systèmes de gestion d'entreprise, il ne s'agit donc peut-être pas d'une révélation. Cependant, il a un avantage significatif - c'est un produit intégral unique, en choisissant lequel vos spécialistes se sauveront des difficultés de mise en place de composants individuels de différents fabricants et de la coordination ultérieure de leur travail.
En quoi consiste donc?
Par conséquent, ce n'est pas du tout un monstre d'entreprise volumineux, mais une architecture facilement évolutive. La mise en œuvre du produit dans l'environnement de travail de l'organisation ne prend généralement pas plus d'une semaine.
La solution repose sur un serveur central, sur les épaules duquel se trouve l'ensemble du processus de traitement et de gestion des documents de l'organisation. Il est également responsable du stockage temporaire de tous les documents reçus.
En effet, le serveur Donc est un hub de transport à travers lequel passe tout le trafic des documents d'entreprise. Des scanners et des appareils multifonctions, des ordinateurs d'employés, un serveur de messagerie et un accès via une interface Web d'une part et un serveur central, ainsi que des systèmes de gestion d'entreprise d'autre part, peuvent être connectés au serveur.
Par conséquent, un certain nombre de composants logiciels sont fournis pour entrer et gérer des informations. Par exemple, un module complémentaire distinct est fourni pour les appareils de numérisation modernes avec un terminal d'entrée, qui permet non seulement d'ajouter un document numérisé au système, mais également de définir des paramètres supplémentaires pour son mouvement interne.
De plus, vous pouvez numériser un document de travail à l'aide d'une petite application donc Capture Client, qui fonctionne avec un PC client directement en conjonction avec un scanner de documents. Il peut également être utilisé pour importer des documents à partir de supports de stockage ou pour classer et indexer des documents déjà stockés dans conséquent. Comme avec le complément, la reconnaissance de codes à barres et l'OCR sont pris en charge ici pour l'indexation et la division des packages de documents.
Pour un traitement rapide des informations, deux processeurs de documents sont également fournis - donc Document Loader et donc Content Connector. Le premier vous permet de charger de gros volumes de documents dans le système, tandis que le second vous permet de traiter des informations provenant de diverses sources, y compris divers systèmes ERP ou CRM. Pour ce faire, il vous suffit de spécifier le dossier système pour une analyse automatique continue. Il peut également analyser les dossiers du client de messagerie et télécharger toutes les informations qui correspondent à des règles prédéfinies.
En plus de cela, il est donc possible d'intégrer donc à Microsoft Outlook et Exchange. Les utilisateurs peuvent télécharger indépendamment des documents à partir de la correspondance entrante en cliquant sur un seul bouton dans l'interface Outlook. Ou bien, les documents joints seront automatiquement (selon certaines règles) ajoutés à l'écosystème conséquent directement à partir du serveur de messagerie.
Ici, il vaut la peine de faire une pause d'une seconde et d'expliquer une nuance importante: pour que les documents soient soigneusement indexés dans le système et puissent être rapidement trouvés, il archive donc tous les documents entrants dans un conteneur THEX spécial contenant non seulement le fichier source, mais aussi des métadonnées étendues en XML format, liens vers des fichiers externes et signature numérique.
Vous pouvez gérer les fichiers dans le système en utilisant le gestionnaire de navigateur conséquent ou en utilisant l'interface standard de Windows - le système peut être facilement intégré dans celui-ci. Par conséquent, Navigator a cependant des fonctionnalités plus avancées - avec son utilisation, vous pouvez également gérer les tâches dans les processus de workflow.
La visionneuse et l'éditeur donc Viewer (qui fait partie de conséquent Navigator) vous permet d'afficher le contenu de jusqu'à 250 formats de document (sans nécessiter un programme natif, par exemple, même AutoCAD) et d'y ajouter des notes. De plus, à l'aide de la visionneuse, vous pouvez créer de nouvelles versions d'un document, modifier les champs d'index et afficher les versions précédentes.
Afin de répondre à l'esprit du temps, donc propose une gestion documentaire via une interface web avec cryptage SSL, ainsi que des applications mobiles pour iOS, Android et Windows.
Cependant, pour une entreprise qui travaille dans le domaine du commerce électronique et pour un autre domaine où la possibilité de saisir des données via un formulaire sur un site Web / portail d'entreprise ou de lire la documentation officielle est nécessaire, donc a une solution intégrée donc Portal.
Un autre point important que les développeurs envisageaient donc était la commodité de créer un workflow et un workflow. Au lieu de nombreux menus et paramètres, le gestionnaire responsable peut simplement dessiner un arbre de processus, faire glisser les éléments nécessaires sur la carte (il peut s'agir de scripts, de tâches, d'employés, etc.) et spécifier les règles pour chacune des étapes intermédiaires.
Intégration
En plus de l'intégration avec Microsoft Office et Outlook / Exchange déjà mentionnée ci-dessus, il dispose donc d'une liste assez impressionnante de composants et de solutions tierces avec lesquels il peut interagir. Parlons des plus importants d'entre eux.
Tout d'abord, il s'agit de Microsoft Sharepoint, qui vous permet de stocker toute la documentation du portail d'entreprise de l'organisation dans l'infrastructure donc.
Deuxièmement, il convient de noter l'intégration avec le service d'analyse Power BI, qui vous permet d'afficher toutes les données nécessaires de l'écosystème sous forme de graphiques visuels en temps réel. De plus, vous pouvez également créer des rapports sur vos activités grâce à la prise en charge de SQL Server Reporting Services.
Le dernier et le plus important composant pour les services Microsoft est le connecteur du système de gestion d'entreprise Dynamics NAV 2013. Il vous permet d'utiliser ces deux systèmes en même temps et de profiter de chacun: par conséquent, tous les documents seront intégrés dans la structure Dynamics, et à leur tour, les informations d'entreprise de ce dernier seront stockées dans nos archives solution de marque.
Poursuivant le sujet de l'EMS, il est important de mentionner un autre connecteur qui vous permet d'échanger des données avec SAP NetWeaver. Le développement est basé sur ArchiveLink et certifié par SAP, de sorte que l'échange de données sera aussi efficace que dans le cas de Dynamics NAV.
Une intégration étroite vous permet d'enregistrer les documents papier et électroniques entrants directement à partir de l'interface utilisateur SAP. Dans le même temps, tous les composants de notre solution propriétaire prendront en charge les fonctions de reconnaissance de codes-barres SAP et sont entièrement intégrés dans les scripts de stockage SAP. Par conséquent, il peut récupérer des index de documents directement à partir des processus SAP.
Tous les documents de l'écosystème conséquent peuvent être signés numériquement grâce à l'intégration avec l'un des principaux acteurs du marché, DocuSign.
En parlant de fiabilité et de sécurité des données
Si le document est protégé par signature électronique, alors pendant qu'il se trouve dans l'écosystème, l'authentification et l'authentification seront donc effectuées à chaque accès au document. Cela s'applique à la fois aux signatures électroniques entrées directement dans le système et à celles pour lesquelles un logiciel tiers a été utilisé.
Nos normes de sécurité sont constamment testées pour la conformité aux normes de l'industrie OWASP, NIST et OSSTMM. Chaque connexion, qu'elle soit interne ou externe (via l'application ou via l'interface web) est protégée et nécessite une autorisation.
Au lieu d'une conclusion
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