Plus tôt ici à Geektimes, nous avons déjà parlé de conséquent et donné un aperçu des capacités de cette solution d'entreprise. Aujourd'hui, nous y reviendrons en conjonction avec notre autre développement - uniFLOW. Les deux plates-formes sont conçues pour rationaliser le processus d'impression, augmenter la commodité du flux de travail et garantir la sécurité des données transférées à l'impression. Cependant, chacun d'eux se concentre sur différentes tâches, permettant à l'utilisateur de choisir celle qui convient le mieux à ses besoins.
Dans le processus de développement, nous avons été guidés par la solution des principaux problèmes de l'entreprise, quelle que soit son ampleur. Ils peuvent être conditionnellement divisés en plusieurs groupes:
- problèmes d'impression
- problèmes de numérisation, de traitement et de stockage des données
- problèmes de protection des données
- la capacité d'évoluer avec des besoins croissants
- intégration avec d'autres environnements et logiciels
- la possibilité de travailler avec des gadgets mobiles.
Voyons comment cela est implémenté dans uniFLOW et donc.
Problèmes d'impression
L'un des principaux problèmes d'impression est l'utilisation incontrôlée de l'imprimante. Les utilisateurs ne pensent même pas aux coûts d'impression encourus par l'organisation. Les documents en noir et blanc peuvent être imprimés sur une imprimante couleur, un travail peut être envoyé pour exécution plusieurs fois, le même document est imprimé plusieurs fois après l'édition. Les dépenses déraisonnables pour les toners peuvent atteindre des montants impressionnants. Et ces coûts peuvent être attribués à irrécupérables, s'il n'y a aucun moyen de corréler les volumes d'impression avec un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs spécifique.
La solution à ce problème est implémentée dans uniFLOW, où les périphériques d'impression, de numérisation et les ordinateurs des utilisateurs sont combinés en un seul système de gestion d'impression. Lors de l'envoi d'un document pour impression, l'utilisateur peut immédiatement voir le coût de l'impression de ce document sur différentes imprimantes. Ainsi, il est possible d'optimiser au maximum les coûts et d'envoyer le document à l'imprimante avec le coût d'impression le plus bas.
Un ensemble de mesures pour protéger les données comprend l'initialisation de l'utilisateur avant l'impression directe. Ainsi, le système uniFLOW collecte des informations sur qui a imprimé les documents et dans quels volumes. Pour réduire la probabilité d'imprimer sur la mauvaise imprimante, l'administrateur système peut configurer l'accès à un périphérique d'impression particulier. C'est, par exemple, pour sélectionner un groupe qui n'a pas accès à une imprimante couleur. Par conséquent, il existe également une fonction pour l'administration des tolérances, mais les coûts d'impression ne sont pas conservés.
Problèmes de numérisation et de traitement des données
La numérisation en elle-même ne pose pas de gros problèmes, mais les étapes suivantes de l'utilisation d'un document numérisé, telles que l'archivage, l'exportation et autres, peuvent entraîner certaines difficultés. Dans Indeed et uniFLOW, nous avons implémenté deux approches différentes, basées sur les caractéristiques de ces plateformes.
Il s'agit donc en fait d'un système de gestion de documents. La fonction de numérisation est présentée par le composant donc Capture Client, qui fonctionne avec le scanner. Mais la fonctionnalité de ce composant est bien plus large que la simple numérisation. Par conséquent, Capture Client importe également des fichiers à partir de divers supports et traite des documents déjà enregistrés dans le système.
UniFLOW se concentre sur le MFP Canon. Pendant la numérisation, les documents peuvent être compressés et envoyés immédiatement à un e-mail donné ou aux systèmes ECM \ DMS, Microsoft SharePoint ou donc. Ainsi, uniFLOW et donc peuvent être intégrés l'un à l'autre, ce qui vous permet d'obtenir plus d'opportunités dans l'organisation du workflow.
Problèmes de protection des données
C'est l'un des problèmes commerciaux les plus urgents. Selon l'agence ENISA (Agence européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information), la perte moyenne de la fuite d'informations confidentielles coûte aux entreprises environ 1,8 million d'euros. Et si vous tenez compte de tous les risques possibles, y compris le piratage de systèmes informatiques, les logiciels espions, la perte de supports de stockage et bien plus encore, la fuite d'informations sur les supports papier est de 25%, il devient clair l'importance de la protection des données lors de l'impression. Toutes les réglementations de sécurité, pare-feu, antivirus, authentification à deux facteurs, caméras de surveillance deviennent inutiles avec l'impression incontrôlée de documents. Par conséquent, nous avons développé nos propres mesures de protection des données basées sur une gestion intelligente de l'impression.
La plate-forme uniFLOW dispose d'un système à plusieurs niveaux pour protéger les documents entre l'utilisateur et les imprimer. Les paramètres uniFLOW vous permettent d'indexer la confidentialité des documents en fonction de leur contenu. L'administrateur système peut définir des tolérances différenciées pour l'accès au document pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs et l'autorisation d'imprimer le document. La version 5 d'uniFLOW implémente la reconnaissance des mots clés. Lorsque vous essayez d'imprimer un tel document, le système envoie un message à l'administrateur système concernant l'impression non autorisée. De plus, l'envoi de messages peut se produire à l'insu de l'utilisateur.
Dans la chaîne allant de l'utilisateur au périphérique d'impression, le lien le plus vulnérable était le transfert du document directement à l'impression. Le document a été transmis sous forme claire dans des formats standard dans lesquels l'imprimante fonctionne. L'interception de ces données par l'attaquant et leur décodage ont ouvert le libre accès aux informations confidentielles transmises. Le système uniFLOW a résolu ce problème de la manière suivante: les imprimantes sont configurées pour fonctionner uniquement avec un serveur spécifique, en ignorant le reste du trafic réseau. Et les informations sur les appareils Canon peuvent être transmises sous forme cryptée.
Dans certains cas, la fuite d'informations peut se produire sans intention malveillante, plutôt par inattention, par manque d'expérience, etc. Nous avons également prévu de telles situations et essayé de les minimiser. Dans uniFLOW et donc, les documents de l'utilisateur sont envoyés au serveur d'impression. Pour les imprimer, l'utilisateur doit se connecter au périphérique d'impression. Ainsi, l'impression de documents est effectuée directement en présence de l'utilisateur, ce qui réduit le risque de découverte incontrôlée de documents imprimés dans l'imprimante. L'authentification est fournie de plusieurs manières. Il peut s'agir d'une carte sans contact ou magnétique, d'un code PIN, d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Pour les anciens modèles de périphériques d'impression, il est possible d'installer des lecteurs de cartes et d'autres périphériques d'identification à proximité immédiate d'eux.
Évolutivité et intégration
Les avantages de conséquent et uniFLOW sont la possibilité de leur utilisation dans des entreprises de toute taille et la compatibilité avec les périphériques d'impression de différents fabricants. Le système uniFLOW a des versions pour 10, 50, 150 et un nombre illimité d'utilisateurs. De plus, la plateforme de base peut être complétée par des modules qui vous permettent de construire l'architecture en fonction des besoins de l'organisation. Pour la numérisation, uniFLOW s'intègre à Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, donc et d'autres logiciels.
A donc un noyau évolutif et est disponible en trois versions de base. Pour un utilisateur, Personal Edition est offert. Pour les départements des organisations Workgroup Edition adapté pour 5 et 10 utilisateurs. Business Edition est destiné aux entreprises de toutes tailles. Par conséquent, il s'intègre bien avec Microsoft Dynamics NAV, Microsoft SharePoint, SAP et d'autres logiciels à l'aide du kit de développement SDK.
Travailler avec des gadgets mobiles
Les deux plates-formes prennent en charge le travail avec les appareils mobiles fonctionnant sur iOS, Android et Windows. Cela garantit le même niveau de sécurité des informations transmises que lorsque vous travaillez avec des ordinateurs sur le réseau local. À partir d'appareils mobiles, vous pouvez transférer des fichiers à imprimer non seulement depuis le bureau, mais aussi depuis n'importe quel endroit où il y a Internet.
La gestion moderne des documents nécessite non seulement une vitesse et une qualité d'impression élevées, mais également le maintien de la confidentialité des informations. Ces exigences sont si étroitement liées que les séparer serait une grosse erreur. Je devrais d'abord résoudre les problèmes de sécurité et de protection des données, puis chercher des moyens de les intégrer au matériel d'impression.
Nous avons emprunté la voie du développement intégré de logiciels et de matériel pour les processus d'impression et de workflow. Le lancement des modèles MFP sur les plates-formes imageRUNNER et imageRUNNER ADVANCE avec des fonctions de contrôle et de restriction intégrées pour la copie, la numérisation et l'impression illégales d'informations confidentielles a déjà commencé. Mais en même temps, la pertinence des plates-formes conséquent et uniFLOW n'est pas perdue.