Nous sommes différents: quelqu'un est habitué à accomplir des tâches dans un ordre strict, quelqu'un a besoin d'un plan d'action approximatif et pour que quelqu'un travaille efficacement, il est très important d'être de bonne humeur. Mais à bien des égards, nous sommes similaires: par exemple, nous voulons faire plus.
Comment gérer plus efficacement votre temps au travail, la coach en gestion du temps, spécialiste des ressources humaines Wrike,
Daria Ignatovich a aidé à comprendre.
Suivre les principes de la gestion du temps ne signifie pas vivre chaque minute selon le plan ou construire votre travail uniquement comme il est écrit dans le livre. Cela signifie, tout d'abord, gérer les significations, ne pas avoir peur d'expérimenter des approches de travail et choisir ce qui vous convient.
Il n'y a pas de pilule magique «Comment construire au mieux une journée de travail» pour tout le monde. Mais probablement au moins quelques conseils vous seront utiles, qui seront discutés ci-dessous.
Comment se connecter pour travailler
Commencer vaut le plan de la journée. Beaucoup de gens n'aiment pas planifier, car le processus est associé à un cadre serré, ou il semble que la liste des tâches soit facile à garder à l'esprit toute la journée. Mais, premièrement, vous pouvez écrire une liste de tâches et les compléter dans une séquence pratique. Deuxièmement, il est important de comprendre ce qui retiendra l'attention pendant la journée, à quoi consacrer plus de temps et quelles forces ne suffisent plus. La mémoire est un référentiel d'informations peu fiable: lorsqu'il y a beaucoup de tâches, oublier une ou deux est très facile, vous devez donc réparer tout ce que vous voulez et devez faire. La réception de la conscience aide ici: vous devez penser à toutes vos tâches, - non seulement aux questions importantes au travail, mais aussi aux tâches simples de tous les jours - et les écrire. Après cela, mettez en surbrillance les tâches principales et secondaires de la journée.
Beaucoup ne veulent pas planifier et reprendre uniquement le travail qui vient de lui-même - ils vivent dans un état de roulement. Cela peut provoquer des fouilles, l'insatisfaction, l'
épuisement professionnel ou le sentiment que vous allez avec le flux.
Les tâches professionnelles peuvent être divisées en trois types:
Il n'y a pas de conseils universels sur les tâches à effectuer au début de la journée et celles à la fin, non. Tout dépend au moins de la culture dans laquelle la personne travaille. Par exemple, il y a beaucoup de travail d'équipe dans la culture Scrum: il peut y avoir plusieurs réunions en une journée, et vous devez adapter votre travail à celles-ci. Les réunions interrompent la journée et ne vous permettent souvent pas de vous plonger dans une tâche difficile pendant longtemps, mais elles aident à toujours être au courant de ce qui se passe avec le projet. Certaines personnes préfèrent effectuer des tâches de streaming complexes le matin, avec un esprit neuf, puis aller à des réunions. D'autres aiment commencer une journée de travail avec des tâches en cours afin d'obtenir rapidement un résultat, puis entreprendre quelque chose de plus compliqué. Il vaut la peine d'expérimenter et de chercher ce qui vous convient le mieux.
Il y a des cultures où vous n'avez pas besoin de parler beaucoup avec des collègues - vous pouvez y organiser des journées thématiques. Par exemple, consacrer trois jours par semaine à une immersion profonde dans des tâches complexes, une journée de discussion et une journée de questions d'organisation et de «queues».
Qu'est-ce qui est important dans la planification? Il est nécessaire de gérer non seulement le temps, mais aussi les significations. Par exemple, s'il semble qu'il y ait beaucoup de réunions, et qu'elles en retirent peu d'avantages, cela vaut la peine de procéder à un audit: parler avec les organisateurs des réunions et savoir s'il est possible de se réunir moins souvent pour des discussions. Peut-être que les réunions se tiennent par inertie: parce que quelqu'un est sûr qu'elles sont nécessaires.
Voir le sens du travail est très important: quand une personne réalise pourquoi il fait quelque chose, la motivation et la force apparaissent.
Comment entrer dans le flux
Un flux est un état où une personne est tellement plongée dans son activité que le temps passe pour elle imperceptiblement. Le chercheur américain
Mihai Chiksentmihaii , qui a étudié l'état du courant, est parvenu à la conclusion que les gens de toutes les professions, non seulement créatives, peuvent s'y plonger. Dans cet état, les gens sont très productifs et capables de montrer leurs meilleurs résultats.
Que faut-il pour entrer dans un flux?
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Formuler clairement la tâcheSi vous êtes confronté à une tâche incompréhensible ou très volumineuse, par exemple «démarrer un grand projet», il sera impossible de plonger dans le flux. Mais ressentir du stress du fait que la tâche semble impossible est facile. L'une des principales conditions de l'écoulement est la clarté du problème. Par exemple, vous avez décidé de consacrer une demi-heure par jour au travail à l'anglais. La tâche «d'apprendre l'anglais» est vague. Lorsque le moment sera venu de l'accomplir, il ne sera pas clair quoi entreprendre. Par conséquent, il devrait être formulé plus spécifiquement, par exemple, «regardez deux vidéos sur TED». Si vous avez une tâche difficile, vous devez la diviser en plusieurs tâches simples et compréhensibles et les assumer.
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Syntonisez une tâcheConcentrez-vous et accordez-vous à la tâche - restez dans son contexte pendant 10 à 15 minutes: rassemblez des informations, réfléchissez à une solution. Habituellement, après une telle configuration, il est facile de «plonger» dans l'activité et de faire quelque chose de difficile pendant 2-3 heures.
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Trouvez comment rendre les tâches de routine plus intéressantes.Quand il y a un intérêt, il est facile d'entrer dans le flux, et quand le travail semble ennuyeux, c'est difficile. Si les tâches de routine ne peuvent pas être déléguées, vous devez reconsidérer votre attitude à leur égard et essayer de vous intéresser. Cela peut être fait, par exemple, à l'aide de la gamification: essayer d'accomplir des tâches plus rapidement qu'auparavant et vous récompenser pour quelque chose de fait.
Comment tergiverser avec avantage
Pour revenir du dîner et s'embourber dans les réseaux sociaux pendant une demi-heure - vous le savez probablement. Un tel comportement peut indiquer que la fatigue s'est accumulée et qu'une pause est nécessaire. Après le déjeuner, il est bon de se donner 15 à 20 minutes de repos. Que faire en ce moment? Faites une promenade, discutez avec des collègues ou planifiez des choses simples à faire dans un état détendu: commandez quelque chose, payez vos factures, regardez un reportage vidéo. Consultant américain sur la gestion et le leadership, auteur de livres sur la gestion du temps,
Stephen Covey, appelle ces tâches «cas-sable». Il conseille de compiler des listes de choses simples et de les faire pendant le changement: il n'y aura alors aucun sentiment de culpabilité pour perdre du temps. Selon le système Covey, il y a encore des «affaires-cailloux» et «affaires-grosses pierres».
L'importance et l'urgence de ces cas sont différents, mais ils doivent tous être faits - mettez de grosses pierres, des cailloux et du sable dans un pot de taille limitée. Le concept de Covey est que les grosses pierres ne rentreront pas dans un pot quand il y a déjà des cailloux et du sable. Par conséquent, lors de la planification, il est important tout d'abord de faire attention aux grosses pierres qui donneront des résultats significatifs à l'avenir, et de s'éloigner de l'approche "Un jour, pendant mon temps libre, je le ferai".
Comment continuer à travailler si l'humeur est gâchée
Cela se passe comme ceci: juste au moment où vous commencez à travailler, une lettre en colère arrive ou les accords sur lesquels vous comptez s'effondrer. L'ambiance est gâtée, mais le travail doit être fait. Un tel exercice aide à régler de manière constructive: tout ce qui s'est passé doit être reconnu comme un fait et vous le dire. Par exemple, "Un collègue m'a fait entendre sa voix." Dites-vous ensuite ce que vous ressentez vraiment. Par exemple, «je suis en colère». Vous devez vous abstenir de la situation et vous rappeler: les sentiments que vous ressentez maintenant sont temporaires, ils passeront bientôt. Ensuite, vous pouvez faire une courte promenade, prendre le thé - faire quelque chose qui aide à se calmer.
À quelle fréquence prendre des pauses
S'il est difficile de se concentrer longtemps, vous pouvez utiliser la technique Pomodoro: 25 minutes pour travailler, 5 minutes pour vous distraire. Ce rythme est le meilleur pour ceux qui ont besoin d'effectuer des tâches séquentiellement et seuls. Si vous travaillez constamment avec des gens (communiquez, attendez les réponses aux lettres), il est peu probable que cette technique fonctionne pour vous. Mais une fois toutes les heures et demie à deux heures, il vaut la peine d'organiser une courte pause: marcher, appeler des parents ou faire du sable.
Comment comprendre qu'il est temps de rentrer à la maison
Ici encore, la planification aide. Si le matin pour identifier les tâches principales et secondaires de la journée, il sera clair quand il est temps de s'arrêter. Si les objectifs sont atteints, il vaut la peine d'organiser un rituel pour terminer la journée - cochez les cases à côté de la liste de tâches. Lorsque nous remarquons ce que nous avons fait en une journée, le cerveau reçoit un signal suffisant pour aujourd'hui, et vous pouvez vous reposer avec un sentiment d'accomplissement (et de satisfaction!).