Une réunion quotidienne au sein de l'équipe Scrum devrait aider le propriétaire du produit à optimiser le développement et à préparer le produit ou le service pour une sortie à temps et sans supervision. Ceci est une belle théorie. En pratique, une réunion Scrum peut rapidement passer d'une courte réunion efficace à une routine obscure. Comment fournir à l'équipe une réunion quotidienne utile et ne pas en faire un «engagement»?
Une réunion à Scrum (ou Scrum Stand Up) est une réunion planifiée qui aide les groupes alimentaires à être plus efficaces et à maintenir leurs processus quotidiens à jour. Il est recommandé que le rallye ne dure pas plus de 15 minutes. Outre le propriétaire du produit et Scrum master, d'autres membres de l'équipe participent également à la réunion.
L'idée principale de la réunion chez Scrum est de passer 15 minutes productives avec toute l'équipe, en se disant le statut du travail. Pendant la réunion, chaque membre de l'équipe informe l'auditoire de l'état actuel de ses affaires.
Le format de la réunion Scrum n'implique pas une table et des chaises. Tout se passe en position debout pour ne pas «étirer» la réunion pendant longtemps. Si certaines questions nécessitent une attention supplémentaire, elles peuvent être discutées par les personnes impliquées après la réunion.
La réunion Scrum quotidienne d'aujourd'hui est souvent critiquée, parfois considérée comme une pratique dépassée. Cependant, la réunion Scrum reste très populaire parmi de nombreuses équipes de développement. Les propriétaires de produits du monde entier confirment que ce format de réunion permet de gérer plus efficacement l'équipe.
Organiser une réunion Scrum efficace pour les propriétaires de produits n'est pas un talent unique. Une préparation et une conduite compétentes peuvent apprendre, pratiquer et améliorer constamment cette compétence. Les conseils suivants aideront les propriétaires de produits débutants ou ceux qui ont organisé plusieurs fois des réunions Scrum, mais quelque chose s'est mal passé.
8 conseils simples pour organiser une réunion Scrum efficace
Définir le format du rallye
Dans le contexte Agile, le Stand up quotidien se déroule pendant le sprint, qui est une période de 2 à 4 semaines. Pendant le sprint, un ensemble de fonctionnalités et d'exigences du backlog pour une nouvelle itération est déterminé.
Une tâche importante consiste à définir clairement le calendrier de la réunion et à se rappeler que le Stand Up quotidien est différent des autres réunions (par exemple, d'une réunion rétrospective).
Invitez une équipe et identifiez les participants à la réunion
La meilleure solution pour une réunion Scrum est de 8 à 12 personnes intéressées par une discussion. Cela simplifie la communication et ne retarde pas la réunion. Il est recommandé d'assister à la réunion de trois principales parties prenantes qui jouent les rôles principaux dans l'équipe Scrum:
- Scrum master , qui agit en tant que coach d'équipe et aide à optimiser le travail.
- Un propriétaire ou chef de produit qui représente une partie prenante clé d'un produit. Il / elle est responsable de l'établissement des priorités et communique avec les autres parties intéressées et experts.
- Directement une équipe qui comprend différents employés avec des compétences et des responsabilités importantes pour le produit (développeurs, marketeurs, support, etc.)
Souvent, des participants tiers ou des employés distants sont invités à la réunion. Cependant, il est important de se rappeler de limiter la participation à la réunion - cela peut vraiment aider à renforcer la confiance des membres de l'équipe.
Comprendre le lieu et l'heure
Comme indiqué ci-dessus, le site Stand Up n'a pas besoin de certains équipements et attributs. Un tableau avec des autocollants ou un moniteur peut être utile pour utiliser un outil ou un
service spécial
pour gérer des projets , où les états et les notes seront enregistrés. En fait, vous avez juste besoin d'espace libre.
Les experts conseillent d'organiser un rallye Scrum quotidien à la même heure chaque jour. Il vaut mieux le faire en début de journée - alors tout le monde aura une idée claire de ce à quoi la journée sera dédiée.
Si vous avez des membres distants de l'équipe, assurez-vous qu'ils sont informés de la réunion et peuvent participer. De nombreuses entreprises utilisent des services pratiques spéciaux pour travailler avec des employés répartis. L'un d'eux est Standuply. L'outil permet de mener des réunions ou des sondages dans Slack, puis d'envoyer les résultats au tracker de tâches.
Mais debout
Beaucoup conviendront que la réunion permanente ne sera retardée par personne. De plus, cela aide à se concentrer sur la chose la plus importante.
Dans certaines équipes créatives, il est devenu à la mode de tenir de courtes réunions au bar ou en effectuant d'autres exercices physiques utiles.
Suivez l'agenda
La réunion quotidienne à Scrum devrait être basée sur trois questions clés auxquelles chaque membre de l'équipe devrait répondre:
- Qu'est-ce qui a été fait hier?
- Que va-t-on faire aujourd'hui?
- Qu'est-ce qui empêche de faire face au plan du jour? (si quelque chose gêne)
En répondant à ces questions simples, l'équipe peut identifier rapidement les problèmes qui nécessitent une attention particulière et une optimisation.
N'oubliez pas de prendre des notes et de les partager afin que tout le monde soit au courant et réagisse en temps opportun.
Simplifiez le processus
L'ordre du jour de la réunion Scrum quotidienne et les statuts doivent être visualisés. Pour cela, des outils de gestion utiles ont été inventés. Par exemple, les tableaux Kanban, qui ne vous permettront pas de rater plus d'une question de travail et de tout mettre en ordre. Voici à quoi cela ressemble dans certains services:
Il est très important de voir de quoi et quand il se termine, ce qui attend son tour et ce qui est généralement préférable de s'en débarrasser. En ce sens, les propriétaires de produits ne peuvent se passer de calendriers pour des
techniques de priorisation bien connues.
Collaborer et communiquer
N'oubliez pas que votre réunion Scrum quotidienne est un temps précieux qui doit être considéré comme un effort conjoint de toute l'équipe. Chaque participant à la réunion doit comprendre que tout ce qu'il dit doit être utile et efficace pour tous ceux qui sont réunis. Une communication correctement construite est la clé de la productivité.
Évitez les erreurs courantes
Les erreurs les plus courantes lors d'un rallye Scrum sont les suivantes:
- Longue attente pour l'équipe. Pour une réunion productive, il est important d'observer clairement le timing et d'apparaître à l'heure. Ne perdez pas de précieuses minutes à attendre tout le monde. Qui n'a pas eu le temps - il était en retard.
- Nouveaux sujets et idées. La réunion Scrum n'est pas une planification, mais une réunion d'état. Ne l'oubliez pas.
- Longue «natation» dans différentes directions. Les amateurs de longues et longues discussions doivent se rappeler que chaque «digression lyrique» nuit à l'efficacité globale de la réunion. Tout ce que les membres de l'équipe disent devrait être valable pour tout le monde.
Ces conseils simples ne sont pas nouveaux, mais au début de leur carrière, ils aideront certainement à construire une réunion efficace et de haute qualité dans toute équipe Scrum. Au fil du temps, en observant des astuces simples et en pensant constamment à l'équipe, le propriétaire du produit peut vraiment fournir à l'équipe 15 minutes de réunion intéressantes et productives, auxquelles ils viendront avec plaisir, et pas pour le plaisir.
Et quels sont vos secrets pour organiser une réunion dans une équipe Scrum?