Bonjour, chers collègues.
Un peu de toi
Permettez-moi de me présenter, je m'appelle Alex. Je travaille dans le secteur informatique depuis plus de 15 ans et suis passé d’administrateur adjoint à gestionnaire dans une campagne internationale assez importante.
Récemment, j'ai réalisé que j'avais accumulé pas mal de solutions et de cas intéressants qu'il serait utile de partager.
Impression d'entreprise
Il y a quelque temps (il y a environ 5 ou 7 ans), la question s'est posée de l'efficacité de l'utilisation des systèmes d'impression dans une entreprise, dans un contexte de factures croissantes pour le ravitaillement des cartouches et la maintenance des imprimantes. Nous nous sommes assis avec des collègues et avons décidé que nous devions collecter des statistiques. Surveillé environ 3 mois. En conséquence, nous avons identifié les principaux utilisateurs d'appareils et de services.
En conséquence, il s'est avéré que seulement 2 départements étaient entièrement chargés d'imprimantes, les autres étaient plus susceptibles de collecter de la poussière et des fonds pour l'entretien. En conséquence, ils ont commencé à croire que ce serait plus rentable. Après un court brainstorming, plusieurs scénarios se sont formés.
Plusieurs options ont été envisagées:
- L'utilisation d'appareils plus productifs mais mettre une imprimante par département.
- Mettez l'imprimante uniquement aux employés clés et limitez l'impression.
- Grands MFP comme principaux périphériques d'impression.
Les 2 premières options ont été marquées comme non prometteuses. Par conséquent, nous ne nous attarderons pas sur eux. Mais le troisième examinera plus en détail.
Dans ce cas, nous avons résolu plusieurs problèmes à la fois:
- Économies sur les consommables - souvent, le coût des consommables par feuille imprimée est beaucoup plus faible.
- Économies sur la maintenance des équipements - la maintenance des équipements d'impression a été externalisée. Comme d'habitude, les termes des contrats sont des secrets commerciaux. Mais je peux dire que nous faisons une maintenance programmée une fois par trimestre + le départ du capitaine le jour ouvrable suivant en cas d'accident (le nombre de visites est également limité)
- Un scanner d'entreprise est une chose utile. Envoie un e-mail avec une numérisation à l'adresse e-mail de l'utilisateur. Bien sûr, avec une abondance de paramètres, tels que l'autorisation, le type de fichier, etc.
Pendant les tests, nous avons essayé des appareils de Konica Minolta, Kyosera, Canon.
Et voici les conclusions que nous avons tirées:
- Konica Minolta - Des appareils intelligents qui fonctionnent de manière très stable et la qualité d'impression est très bonne. Inconvénients: consommables, composants et maintenance coûteux.
- Canon - bonne qualité d'impression, mais le service est cher, ainsi que le coût des appareils eux-mêmes.
- Kyosera - facilité d'utilisation, prix des appareils, prix des consommables et maintenance.
Comme vous le comprenez, nous nous sommes installés sur les appareils Kyosera TaskAlfa, maintenant dans le parc sont les modèles 4501, 4052, 3252.
Notre cas
Dès que nous avons commencé à installer des MFP de grande taille, la question s'est posée de savoir comment séparer les travaux d'impression des différents utilisateurs. Ici, nous avons utilisé 2 solutions: Mailbox Unit et Private (Secure) Print.
Unité de boîte aux lettres.
Une chose pratique, malheureusement, l'appareil Canon n'était plus disponible, Konica Minolta a cessé de les publier (ou ils n'étaient pas livrés en Fédération de Russie) en production, nous avons installé des appareils Kyosera.
Cela ressemble à ceci:
Utilisé si nécessaire, impression «en continu» - l'utilisateur envoie un tas de documents à imprimer, se rend à la machine et récupère ses documents dans son unité. Ils font partie des départements des ventes et du service client.
Impression privée et impression sécurisée.
En fait, il s'agit d'un principe de travail de différents fabricants - lors de l'envoi pour impression, la tâche est définie par un identifiant indiquant que l'utilisateur peut accéder aux tâches depuis l'appareil. La solution est entièrement contrôlée par le pilote de périphérique et ne nécessite pas d'investissements supplémentaires.
Impression sécurisée
Secure Print est une solution de Konica-Minolta. La configuration est assez simple.
Du côté serveur (client):
Dans ce cas, l'utilisateur, lors de l'envoi à l'impression, recevra une demande d'identifiant: nom d'utilisateur et mot de passe.
Nous utilisons une valeur arbitraire, l'utilisateur la définit en 2 options: 1 - une fenêtre contextuelle apparaît à chaque fois, 2 - dans les propriétés de l'imprimante sur la machine cliente, et dans ce cas, tous les travaux d'impression iront à l'imprimante avec cet identifiant.
Sur l'appareil:Pour imprimer un document envoyé à l'imprimante, procédez comme suit:
- Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur le bouton Accueil. Dans le menu de l'imprimante, sélectionnez "Boîte utilisateur".
- Sélectionnez "Système" et cliquez sur "Utiliser le fichier":
- Sélectionnez «Impression sécurisée» et entrez l'ID et le mot de passe du document que vous avez entrés sur l'ordinateur:
- Dans le menu qui s'ouvre, vous verrez tous les documents que vous avez envoyés pour impression et qui n'ont pas encore été imprimés.
Sélectionnez le document requis dans la liste des documents, mettez-le en surbrillance en appuyant sur. Le bouton Imprimer apparaîtra à droite. Pour imprimer, cliquez sur le bouton Imprimer.
- Ensuite, cliquez sur le bouton "Démarrer".
Impression privée
L'impression privée est une solution de Kyosera. Fait la même chose que l'impression sécurisée, mais la mise en œuvre est différente. Le nom d'utilisateur est le nom d'utilisateur et tout ce qui est requis est d'entrer un code PIN.
Configuration côté serveur (client):
Sur l'appareil, accédez à la section Job Box - Private Print, sélectionnez l'utilisateur, entrez le code PIN et le travail. (Malheureusement, au moment de la rédaction, il n'y a pas de belles peaux).
Tout va bien à Hérode, mais pas jusqu'au bout
Cette configuration a pleinement répondu aux besoins de quelques centaines d'utilisateurs sur une longue période. Mais toutes les bonnes choses ne durent pas éternellement. Un beau jour, la décision a été prise de changer de bureau et au lieu d'un vaste étage, nous avons eu 3 étages d'un bâtiment séparé. Le déménagement lui-même a été planifié, sans problèmes majeurs. Mais après plusieurs mois, nous avons réalisé que le système existant a cessé de se justifier - certains appareils fonctionnaient avec plus de charge que prévu, ce qui obligeait les utilisateurs à retourner sur leur lieu de travail et à imprimer sur un autre appareil.
En principe, pas fatal, mais désagréable. Il est alors apparu qu'il ne serait plus possible de reporter la mise en œuvre du système de suivi.
C'était juste la date limite pour remplacer la partie du lion du MFP, et nous avons décidé de mettre tous les systèmes d'impression à une seule norme.
Les MFP Kyosera ont été utilisés comme périphériques, comme les plus rentables dans notre situation.
Suivez-moi en imprimant
Et un projet de mise en œuvre d'une solution avec la fonction d'impression Suivez-moi a commencé.
Suivez-moi - l'idée principale de cette solution est la possibilité d'imprimer le document envoyé sur n'importe quelle imprimante sur demande. La tâche, comme pour vous suivre.
Habituellement, cette option fait partie d'un système de gestion d'impression intégré.
À mon avis, les avantages de la mise en œuvre d'un tel système sont évidents:
- Les utilisateurs sont indépendants de l'imprimante.
- Vous pouvez arrêter les appareils en toute sécurité pour la maintenance.
- Manque de lignes désirant recevoir des documents imprimés.
- Interface d'appareil unifiée.
Il existe de nombreuses solutions de cette nature, mais comme nous avons décidé d'utiliser des appareils Kyosera, nous avons opté pour le système MyQ conditionnel «natif».
À propos de la façon dont nous l'avons implémenté, j'écrirai dans la partie suivante.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à les poser - je suis toujours heureux d'y répondre.