Alyosha a joué dans WoW pendant des années. Le jeu a interféré avec la vie, mais il était impossible de quitter: les efforts de volonté se sont avérés insuffisants, et toutes les tentatives de vous tromper en changeant le mot de passe et en supprimant le compte ont été facilement supprimées par le support technique amical de Blizzard.
Il s'est avéré que la meilleure façon de quitter le jeu est de continuer à y jouer, mais de ne plus jamais jouer avec la même équipe. Parce que tout le buzz du jeu est dans l'équipe jouée, qui peut non seulement appuyer sur les boutons nécessaires, mais aussi communiquer entre eux. Sans la capacité de discuter constamment de ce qui se passe et de coordonner les actions entre eux, il est presque impossible de gagner. Et sans victoires, le plaisir du jeu disparaît.
Je travaille dans l'équipe
YouGile - il s'agit d'un tracker de tâches et d'un chat d'entreprise dans un seul produit. Dans le processus, nous avons examiné de nombreux systèmes et étudié un tas de documents sur la communication d'équipe.
Après le kata - les extraits les plus intéressants, un aperçu des systèmes de communication, une comparaison des approches pour discuter des problèmes, et une
tentative de répondre à la question: «Quelle communication rend les équipes plus cohérentes et laquelle se brise?»La communication est-elle importante? Peut-être est-il juste plus précis de définir des tâches?
Les esporteurs comprennent à quel point il est important de communiquer correctement pour le jeu: les équipes professionnelles ont même des
méthodes pour mesurer la qualité des communications . Alyosha sait maintenant que les jeux en ligne créent une telle dépendance car ils
satisfont les besoins sociaux à tous les niveaux. Et puis le processus de jeu devient si sérieux et multiforme que regarder des matchs de jeux professionnels n'est pas moins intéressant que regarder d'autres sports. De la même manière que dans les jeux en ligne et les réseaux sociaux, la communication vous permet de faire glisser les employés vers un projet.
Une communication efficace avec le client et l'équipe est tout aussi importante qu'une communication efficace au sein de l'équipe de jeu. L'inexactitude de la compréhension conduit toujours à une perturbation des termes et des budgets, à des attentes injustifiées du client, à la perplexité des utilisateurs finaux, à l'agonie du chef de projet. La source d'un malentendu est le manque de communication efficace. Lorsqu'il n'est pas là, il est impossible de construire un système efficace pour attribuer et terminer les tâches.
Selon
l'enquête PWC 2012 , les tâches obscures et le manque de communication sont à l'origine de l'échec d'environ 20% des projets.
Dans une équipe de 100 personnes, la clarification en communication
prend 17 heures par semaine et coûte 528 443 $ par an à l'entreprise. De toute évidence, un tel gros morceau doit être optimisé en premier.
Selon
le classement Tagline de 2016 , l'outil de communication d'entreprise le plus populaire est Skype, il est utilisé par 92% des répondants. En 2018, peu de choses ont changé - 100% des entreprises avec lesquelles nous avons parlé directement utilisent Skype d'une manière ou d'une autre.
Étonnamment, environ 10% des équipes utilisent encore ICQ. Il est tout à fait naturel que parmi les outils créés spécifiquement pour la communication d'entreprise, Slack se distingue. Il est étrange que pratiquement personne dans le classement ou dans le
sondage ouvert ne mentionne les tasktrackers ou même Basecamp comme lieu de communication, bien que discuter de quelque chose autour des tâches soit une idée logique.
Comment les équipes choisissent-elles un messager d'entreprise
Les équipes choisissent les messagers de différentes manières. Le plus souvent, cela
s'est produit de façon historique . Quelqu'un fait un choix conscient en faveur des solutions les plus simples, tandis que quelqu'un préfère les outils spécialisés et dérange sérieusement avec leurs paramètres.
Si vous essayez d'inclure toutes les exigences dans une courte liste, vous obtenez:
- Structuration - possibilité de communication parallèle dans plusieurs projets et organisations à la fois, sans mélanger la discussion des différentes tâches dans une même branche.
- Simplicité - le système doit être facile à mettre en œuvre et à adapter facilement au processus commercial d'une entreprise particulière.
- Capacité à contrôler le bruit (réduction du bruit ) - le système devrait réduire le nombre de commutations et d'inondations nuisibles, donner la possibilité de se concentrer sur le travail.
- Transparence - la capacité de se familiariser rapidement avec n'importe quel sujet dans l'entreprise et d'entrer dans le processus pour les membres de l'équipe qui n'ont auparavant été impliqués dans aucune tâche, ainsi que pour toutes les personnes intéressées.
Bien sûr, il existe un certain nombre d'exigences formelles que nous ne considérons pas ici - la sécurité, la fiabilité (devrait fonctionner dans des conditions dégoûtantes), le prix, la disponibilité des clients natifs, la disponibilité des applications mobiles, la politique de stockage des données, etc.
Avec chaque client, nous étudions comment les équipes communiquent dans différents outils et si elles parviennent à organiser la communication de manière à garantir que toutes ces exigences sont satisfaites. Nous rencontrons les outils les plus populaires (Telegram, WhatsApp, Slack, Skype) et comparons avec votre développement - YouGile, en utilisant l'accès aux données agrégées de l'entreprise.
Structuré
C'est le plus important. Une bonne structure rend la communication simple, transparente et réduit automatiquement le bruit.
Dans les messageries instantanées populaires, telles que Telegram et WhatsApp, la communication est généralement construite autour de grands projets ou départements. Par exemple, dans
une entreprise de vente en gros et au détail, cela a été organisé comme suit:
«Les conversations se produisent généralement spontanément. Leur nombre peut atteindre 25 parmi les employés les plus impliqués, mais ils discutent toujours de tout dans des chats spéciaux »
Au moment du début de la popularité, Slack était un messager qui proposait simplement une structure de communication d'entreprise différente, elle est plus gérable.
Exemple de structure :
«En mou, nous avons une hiérarchie claire de canaux. Il existe des espaces communs où tous les employés sont assis. Viennent ensuite les directions horizontales, il y a plus de 100 personnes dans chacune. Puis les canaux des équipes, puis les canaux pour leurs tâches et projets spécifiques. Chaque équipe dispose également d'un canal d'idées et de bugs. Ceci est fait de sorte que le bruit de l'information soit envoyé à un flux. L'intégration est un type de canal distinct: les messages automatiques y apparaissent, si le serveur tombe en panne ou que quelque chose tombe en panne, ceux qui peuvent le réparer s'abonnent »
Cette structure est assez difficile à maintenir: il faut établir des règles, les familiariser avec tous les employés et nettoyer régulièrement les canaux.
Chez yougile
Nous testons l'hypothèse que la structure de communication la plus correcte est lorsque chaque tâche est un chat (ou un canal). Il y a un tableau avec des tâches qui, lorsque vous cliquez dessus, ouvre le chat correspondant, et il y a une liste de chats triés par activité. Voici à quoi ça ressemble:
Statistiques en moyenne pour tous les utilisateurs actifs:
- Communiquer dans 19,3% des tâches, les autres bougent sans parler
- La tâche de communication compose 11 messages et cesse d'être pertinente
- Seulement 1,5% des tâches reçoivent plus de 50 messages (probablement la discussion est déjà hors sujet).
Le principal inconvénient de cette approche est trop strict! Il y a peu de place pour les inondations, ce qui entraîne l'équipe dans l'utilisation du produit et permet de poser des questions hors sujet, ce qui est également important. Mais rien, nous allons bientôt publier uniquement des discussions de groupe et essayer de faire la différence.
Simplicité
La plupart des équipes qui choisissent Telegram pour la communication appellent leur interface pratique la principale raison du choix. Et la plupart des équipes qui utilisent Slack disent qu'elles l'ont immédiatement
intégré à Jira ou Trello et aux robots de discussion connectés. Lorsque vous commencez à travailler avec Slack, vos yeux sont grands ouverts et vous êtes tenté de connecter les
100 applications et intégrations .
Chez yougile
Bien que nous ne soyons pas plus compliqués qu'un messager comme Telegram, la première semaine, la nouvelle équipe utilise beaucoup plus les fonctions de travail avec les tâches et après quelques jours, elle commence à communiquer.
Voici le nombre moyen d'événements pour les nouvelles équipes en juin:
Probablement, la situation est similaire dans les jouets - vous apprenez d'abord à obtenir une épée, et ensuite seulement à parler.
Contrôle du bruit
Il semble que parler au bureau avec la voix soit super efficace en termes de vitesse: Alyosha peut pousser Petya, qui sait tout sur son module et il dira tout de suite. Mais en fait, la communication via des messagers est plus efficace, car la communication textuelle est moins chère que la communication en direct. Pendant la communication en direct, Petya devra se distraire de sa tâche et après avoir répondu à la question d'Alyosha, se replier et changer, comme vous le savez, prend jusqu'à 20% du temps. De plus, chaque nouvelle connexion dans la journée est de plus en plus difficile. Au bureau, la frontière entre travail et communication est floue et les communications sont souvent vides. Contrairement à la communication textuelle, lors d'une communication en direct, Alyosha peut en même temps demander à Petya: "Au fait, comment allez-vous et Masha là-bas?" ou "Alors qu'est-ce qui a mis fin à la fête du vendredi?" et revenir à vos tâches sera encore plus difficile. Beaucoup de temps est consacré à des conversations vides, au cours desquelles il a été possible de résoudre des problèmes. Il y a un autre fait qui affecte indirectement le coût de la communication en direct - l'oubli. Les informations prononcées à haute voix peuvent tout simplement être oubliées.
Intéressant. Les équipes d'esports considèrent la quantité de bruit comme l' une des principales mesures de la qualité des communications : plus les messages visent spécifiquement à résoudre un problème d'équipe, et non à exprimer des émotions ou des faits inutiles, plus une équipe passe efficacement du temps limité par des règles.
Telegram ou Skype résolvent partiellement ce problème par la simple possibilité de passer en mode sans notifications. Mais ici, il y a une autre raison d'être distrait: les amis, la famille, les proches. Et certains connaissent les plus terribles -
les chats «
parentaux ». "C'est terrible quand les entreprises sont obligées de mélanger les comptes personnels et professionnels dans les communications", se
plaignent les utilisateurs de Habr de discuter du choix de Telegram comme messager d'entreprise.
Le mou est bon car il n'a pas de stimuli externe et de canaux de divertissement. Étant spécialement conçu pour la communication d'entreprise, le messager prévoyait également la possibilité de désactiver les notifications. Et les utilisateurs avancés
peuvent être confus et faire une liste de mots ou de phrases auxquels les notifications ne seront pas envoyées.
Mais si la structure des canaux est mal sélectionnée, les canaux ne sont pas un délimiteur clair. Ils séparent les groupes plutôt que les sujets de discussion, donc les sujets / discussions sont toujours dupliqués entre les canaux.
Citation :
«Dans les situations typiques que j'ai observées, il est difficile de comprendre le sujet de discussion actuel - à quel canal, à quel sujet correspond chaque message spécifique»
YouGile n'est pas bruyant
Nous y sommes parvenus grâce à la structure de communication. L'interface YouGile dispose également d'un bouton pour désactiver les notifications à différents intervalles de temps de 30 minutes à un jour. Mais selon les statistiques, on clique très rarement - 0,02% des utilisateurs par jour. Nous l'avons fait depuis longtemps et uniquement parce que tout le monde a la fonction et que les nouveaux utilisateurs ont demandé: "Chers collègues, comment vais-je désactiver les notifications?". Étant donné que chaque discussion a un sujet spécifique, plutôt étroit, les participants à la discussion ne s'en écartent pas. La tâche se termine - le chat se ferme.
L'une des raisons populaires de la surabondance d'informations dans les messagers est leur connexion aux trackers de tâches. La plupart des équipes utilisant Slack le connectent à Jira ou Trello et reçoivent des notifications lorsque l'état de la tâche change sur le canal. Mais ces canaux sont presque voués à faire du bruit - un flux sur un vaste sujet donné ne sera pas utile et certainement pas pour tout le monde.
Dans le département de développement, il existe souvent un canal classique - «Incidents». Là, tous les événements sont annulés lorsque quelque chose est tombé. Un canal très important, car toute l'équipe doit savoir que quelque chose s'est mal passé. Mais au final, chaque message n'est qu'un obstacle pour quelqu'un. Le bogue peut être insignifiant ou ne s'applique généralement qu'aux administrateurs système.
YouGile a moins de bruit, car chaque tâche est un chat et il est facile de se désinscrire d'un étroit spécifique. Donc, si l'utilisateur n'a pas besoin d'informations sur la tâche, il clique sur une coche et se désabonne.
La transparence
La transparence augmente la confiance et améliore les relations d'équipe. Voici une courte histoire
que Stratoplan a racontée à propos d'un de ses clients.
«Nous avons juste dû remettre le projet, mais nous avons commencé à spammer sur les délais. En bref, chaque jour, nous avons commencé à écrire au client ce que nous faisons, quels sont les problèmes et comment nous allons les résoudre. Avant cela, nous avions des rapports une fois par semaine ou à la demande du client, et ici nous avons commencé à écrire tous les jours. En conséquence, hier, nous avons reçu des estimations pour le trimestre. Notre évaluation s'est avérée être plus que dans ces trimestres où nous n'avons pas retardé les délais. »
Dans Telegram et Slack, il n’est pas très difficile d’obtenir la transparence: il suffit qu’un nouvel utilisateur donne accès à l’historique des messages et, une fois entièrement lu, tout sera transparent. Comprendre ce qui s'est passé la semaine dernière pendant que vous étiez en vacances n'est pas non plus un problème - juste regarder tous les nouveaux messages et discuter dans le fumoir ne commencera pas par la question générale "Quelles nouvelles?", Mais spécifiquement "Qu'est-il arrivé à Alyosha? La dernière mise en page de lui est juste une pièce *****. "
Le problème se pose si vous devez être conscient d'un sujet étroit après des vacances, plus étroit que les canaux existants dans lesquels vous devez rechercher une discussion sur le sujet souhaité. Vous devrez probablement organiser un autre chat supplémentaire et poser des questions spécifiques, ou lire toute la correspondance sur le projet ou l'équipe. Même une recherche très avancée n'est pas en mesure de réduire considérablement le temps.
La racine du problème est que la structure de communication est formée par la volonté de quelqu'un et non par un besoin objectif. Les chaînes ne doivent pas apparaître pour des raisons subjectives (quelqu'un, même le patron, a décidé que nous parlerons de ces sujets dans l'équipe), mais pour les objectifs, il y a une tâche spécifique, et lorsque le sujet est épuisé, la chaîne doit naturellement s'éteindre.
Sur yougile
Vous n'avez pas besoin de vous abonner à une tâche pour accéder aux commentaires sur celle-ci. Cela offre une transparence tout en réduisant le bruit.
Dans
les chats
bleus par tâches, vous êtes un participant direct, dans
les chats
gris vous avez simplement accès, mais vous n'y êtes pas abonné et ne recevez pas de notification.
Au lieu d'une conclusion
L'expérience , qui a été menée selon les résultats du concours de cyberdéfense collégiale, a montré que les équipes qui communiquent le moins entre elles sont les plus efficaces. Le fait est qu'à un moment donné, c'est précisément le manque de communication qui est le signe d'une excellente compréhension mutuelle. Les cyber-équipes qui réussissent n'ont pas besoin de discuter de tous les détails lors de la protection du réseau; ils savent déjà quoi faire.
Dans YouGile, nous n'avons pas encore vu une baisse de la communication dans les équipes après un certain temps. Le graphique va juste au plateau.
Peut-être que toutes les équipes qui choisissent
YouGile - un outil très confus sur la bonne communication - elles-mêmes comprennent qu'il vaut mieux ne pas discuter.