Comment préparer un voyage d'affaires? Conseils de ISPsystem bizdedev

Nous allons à des conférences depuis longtemps et voici ce que nous avons remarqué: beaucoup de gens y viennent et - une surprise! - ne fais rien. Ils organiseront quelques réunions, et le reste du temps, ils tourneront au ralenti, ramasseront le document dans les tribunes ou s'asseoiront sur l'ordinateur portable et écouteront tout: même ces rapports et discours où ils essaient évidemment de leur vendre quelque chose. De quel type de ventes et de négociations réussies parlons-nous? Une perte de temps, une perte d'argent de l'entreprise, un défilé d'opportunités manquées. Nous avons aussi fait beaucoup d'erreurs à un moment donné, mais nous nous sommes améliorés. Par conséquent, nous voulons vous dire ce que nous faisons différemment maintenant. Si vous êtes intéressé, bienvenue à kat!



Pour nous, chaque voyage est une opportunité dont nous voulons tirer le maximum. Avant l'événement, nous avons un plan et un calendrier des réunions clairs, et après cela - une poignée de partenaires potentiels et de clients avec lesquels nous avons déjà établi des contacts étroits.

IMPORTANT: Le matériel est principalement destiné à ceux qui se rendent à des expositions et à des conférences pour rencontrer des clients et des partenaires, rechercher de nouveaux prospects, développer leur entreprise, mener des négociations et créer des réseaux. Mais l'expérience sera utile et si vous allez faire un rapport, recueillir des informations, trouver des fournisseurs ou simplement regarder.

Nous dirons:

• comment planifier et prendre des rendez-vous,
• comment se comporter dans les négociations,
• comment utiliser les réunions informelles (réseautage),
• comment ne rien oublier après.

Trois postes au total sont prévus. Dans le premier, nous parlerons de la préparation de la conférence.

À propos de l'auteur

Pavel Syrovatsky, responsable du développement commercial d' ISPsystem . La société développe des logiciels pour l'hébergement, la virtualisation des serveurs et la gestion de l'infrastructure des fournisseurs depuis 14 ans. Bureau à Irkoutsk, et clients partout dans le monde.

À quoi ressemble la conférence

Pour commencer, nous allons déterminer à quoi ressemble une conférence typique dans notre secteur de l'hébergement (le plus probable, la vôtre est à peu près la même).



Zone avec des stands . Le plus souvent, des stands sont installés par ceux qui veulent vous vendre quelque chose: fournisseurs de services, équipements ou logiciels. Fixé pour un prix élevé séparé.

Zone de déclaration . Des experts de différentes entreprises partagent leurs expériences (10%) et vendent leur produit (90%).

Zones et salles de réunion séparées pour la communication . Ici, vous pouvez planifier des réunions.

Réseautage . Habituellement, les organisateurs offrent une opportunité de communication informelle: buffet, concert, dîner.

La durée La conférence dure d'un à plusieurs jours et se déroule dans une salle de conférence. Il peut être divisé en sections sur les intérêts.

Fixer des objectifs

Pourquoi allons-nous à la conférence? Dans notre cas, les objectifs sont les suivants (par ordre décroissant d'importance):

1. rencontres et négociations avec des partenaires et clients potentiels,
2. rencontres et négociations avec les partenaires et clients actuels,
3. nouvelles connexions et connaissances (mise en réseau),
4. Connaissance des rapports et participation aux tables rondes,
5. rechercher des vendeurs potentiels (ceux qui peuvent nous offrir quelque chose).

Selon mes observations, pour la plupart des visiteurs, l'ordre est exactement le contraire: ils vont d'abord voir qui offre quelque chose aux stands, écouter les rapports et passer quelques réunions spontanées pendant leur temps libre. Au début, nous l'avons fait aussi, mais nous avons réalisé que c'était une mauvaise option pour le développement des affaires. Maintenant, nous agissons différemment. Chaque heure vaut son pesant d'or, nous essayons donc de prendre le plus de rendez-vous possible. Ils prennent jusqu'à 80-90% du temps à la conférence.

Il est possible que dans votre cas, tout soit différent. Vous allez peut-être écouter des présentations d'experts, ou vous avez été chargé de trouver des fournisseurs d'équipement. Dans ce cas, les priorités changent.

Créer un calendrier de réunion

Si vous suivez notre chemin (en premier lieu, vous rencontrez des clients potentiels et négociez), la prochaine astuce consiste à faire un calendrier de réunion vide (encore). L'horaire devrait inclure tous les jours de la conférence, chacun étant divisé en créneaux horaires pour les rendez-vous.



Oui, les rendez-vous devront être pris à l'avance. L'idée de venir à la conférence sans préparation et d'essayer de rencontrer quelqu'un là-bas / trouver un client intéressant est évidemment fatale.

Vous pouvez créer un graphique dans Google Spreadsheets, utiliser un modèle prêt à l'emploi pour Excel, par exemple, tel . Google Agenda ou tout service qui vous convient vous convient. L'essentiel est qu'il:

• était visuel - au milieu de la journée, la «bouillie» se soudera dans votre tête, et le calendrier vous aidera à comprendre rapidement quel type de réunion est en cours et y a-t-il de la place pour une conversation imprévue mais importante;
• facilité la modification et la reprogrammation des événements - les réunions se déplacent ou sont reprogrammées, et en déplacement;
• travaillé sans Internet - la connexion à l'exposition est presque toujours médiocre;
• vous a permis d'ajouter et d'afficher des commentaires pour la réunion - les notes qu'ils contiennent vous aident à vous souvenir rapidement du sujet de la conversation;
• avait une version mobile.

Ne comptez pas sur la mémoire, cela vous décevra certainement.

Prenez rendez-vous

Nous déterminons qui il serait intéressant de rencontrer et de les contacter. Cette étape est essentielle et prendra la plupart des préparatifs de la conférence. L'ordre dans lequel les rendez-vous sont planifiés dépend des priorités identifiées précédemment.

Qui rencontrons-nous

Les conférences sont mondiales et locales. Si la conférence est mondiale, vous pouvez écrire à toute personne pouvant y assister. Même de l'autre bout de la planète. Si vous êtes local, écrivez d'abord à ceux dont les bureaux sont à proximité.

Déjà parlé

Négociations en cours

N'oubliez pas tous ceux avec qui vous négociez en ce moment . Ce ne sont pas nécessairement vos clients actuels. Au contraire, ceux qui peuvent les devenir. Une réunion en face à face aidera à établir un contact personnel et stimulera la communication actuelle. Ces entreprises acceptent volontiers une rencontre: vous les connaissez, elles vous connaissent, votre demande ne sera pas froide. Probablement plus de la moitié seront d'accord pour se rencontrer s'ils sont là.

Rappelez-vous avec qui vous avez négocié auparavant, mais cela n'a mené à rien (vous conservez des informations sur toutes les transactions ouvertes, n'est-ce pas?). Une conférence est une excellente occasion d'écrire ou de rappeler ces personnes et de leur demander si elles prévoient y participer. Ceux qui, avec un degré de probabilité élevé, accepteront de vous rencontrer, car ils vous connaissent déjà. Il nous est arrivé qu'une telle réunion a animé les négociations qui semblaient «mortes».

Nous n'avons pas communiqué, mais nous pouvons

Profitez de la conférence pour vous rencontrer.



Grandes entreprises

Il est logique de chercher parmi ceux qui sont toujours en vue. Lors de grandes conférences bien connues, des représentants des plus grandes entreprises peuvent devenir vos clients. S'il y a des contacts de leurs employés, vous pouvez écrire et demander qui sera présent auprès d'eux lors de cette conférence. Si vous avez de bons amis dans ces organisations, demandez simplement à vous mettre en relation avec des collègues qui iront à la conférence. Habituellement, personne ne refuse et partage volontiers au moins des noms, il ne reste plus qu'à trouver le contact d'une personne.

Entreprises à proximité

N'oubliez pas l'emplacement géographique de la conférence. Vous êtes de Moscou et la conférence se tient à Francfort? Recherchez les entreprises de Francfort et de ses environs qui vous intéressent et qui peuvent intéresser vos services. Très probablement, si la conférence fait également référence à leurs activités, ils seront là. Si vous ne le faites pas, vous pouvez proposer de vous rencontrer à leur bureau. A l'aube de nos voyages, nous avons négligé la recherche d'une localisation géographique. Maintenant, nous faisons toujours une réserve de 1-2 jours avant et après la conférence elle-même, au cours de laquelle nous tenons des réunions et des négociations séparées dans ou autour de la ville.

Conférenciers et participants à la conférence

Souvent, le site Web de la conférence publie une liste des anciens visiteurs. Si parmi eux il y a des personnes qui vous intéressent, contactez-les. Avec une forte probabilité, ils le seront cette année.

Idéal lorsque la conférence est partagée avec tous les inscrits , mais c'est rare. Si elle est partagée, alors ça va: révisez régulièrement la liste, surveillez ceux qui vous intéressent, recherchez leurs contacts et contactez-les. S'il n'y a pas de liste, n'hésitez pas à en faire la demande aux organisateurs: généralement personne ne le demande, et, très probablement, les organisateurs vous la remettront comme la plus audacieuse (cela s'est produit plusieurs fois).

Consultez la liste des conférenciers , partenaires, sponsors et exposants présents sur le stand de cette année. Peut-être, parmi elles, plusieurs entreprises vous intéresseront en tant que clients potentiels.

La question de savoir comment rechercher des contacts de personnes que vous ne connaissez pas (et qui ne vous connaissent pas) n'est pas soulevée dans cet article. Ceci est une histoire distincte. Dans notre cas, les réseaux sociaux fonctionnent bien (Facebook en Russie, LinkedIn). Il est souvent possible de trouver l'adresse e-mail d'une personne dans le domaine public.

Clients actuels

Après tout, il existe des clients et des partenaires actuels. Écrivez à tous les clients clés, demandez-leur s'ils iront à la conférence. Si vous y allez, proposez de vous rencontrer pour discuter des questions et problèmes en suspens. Auparavant, nous prêtions trop peu d'attention à de telles réunions, mais en vain. Il s'agit d'une excellente occasion de renforcer les relations. Il est arrivé qu'un client ou un partenaire n'allait pas du tout à la conférence, mais quand il a découvert que nous allions, il s'est inscrit et est venu discuter des problèmes accumulés.

Qui rencontrer: les gens

Avec quelles personnes prendre rendez-vous? Cela dépend d'au moins deux facteurs.

De quoi voulons-nous discuter? Si affaires et coopération, alors nous sommes toujours à la recherche de rencontres avec n'importe quel décideur (le plus souvent c'est un directeur, un chef de service achats, des responsables de l'entreprise et de son développement). Si les caractéristiques techniques, alors il vaut mieux chercher un directeur technique ou informatique.

Quelle est la taille de l'entreprise? Si l'entreprise compte plusieurs milliers de personnes, il peut être difficile de contacter la haute direction. Mieux vaut chercher des rencontres avec les chefs de projets qui vous intéressent. Mais si l'entreprise est de SMB, n'hésitez pas à prendre rendez-vous avec les hauts. Ces personnes prennent des décisions, vous devez d'abord vous y intéresser et la probabilité qu'elles acceptent de vous rencontrer est beaucoup plus élevée que dans le cas des grandes entreprises.

Malheureusement, le plus souvent, vous n'aurez pas beaucoup de choix. Dans la plupart des cas, une seule personne se rend de l'entreprise à la conférence, et ce n'est pas du tout celle dont vous avez besoin. Que faire dans cette situation? Nous préférons quand même prendre rendez-vous. Vous pouvez ainsi vous connaître, en savoir plus sur leur entreprise, leurs besoins et demander à entrer en contact avec les bonnes personnes. L'essentiel est de dire à l'avance à la personne le sujet de la conversation.

Attention: ne prenez pas de rendez-vous avec tout le monde. Si vous n'êtes pas sûr que la réunion sera utile ou si vous pensez qu'elle pourrait aggraver la situation actuelle, ne perdez pas votre temps et celui de vos collègues.

Heure: quand prendre rendez-vous, combien donner aux réunions, que faire au déjeuner

Quand planifier des rendez-vous

Il vaut mieux commencer à prendre rendez-vous deux à trois semaines avant la conférence. Si vous écrivez plus tôt, vous recevrez probablement trop de réponses dans le style «pas encore décidé si vous voulez y aller». Si vous commencez à contacter des personnes plus tard, il y a un risque qu'il y ait trop peu de temps avant la conférence et les horaires de nombreux visiteurs, en particulier des conférenciers, seront déjà pleins.

Combien de temps à réserver pour les réunions

Question très importante. Prenez trop peu de temps - tout le programme passera d'un peu de retard ou de décalage de la réunion, trop - vous obtenez une grande pause entre les réunions, pendant laquelle il n'y a rien à faire.

Au début, nous avons accordé un maximum de 30 minutes à une réunion et avons essayé de tenir au moins 20 réunions par jour. Un retard, un retardataire à la réunion, et tout s'est mal passé. Vers le milieu de la journée, le calendrier est devenu sans objet, toutes les réunions ont dû être reportées en masse, certaines d'entre elles ont été annulées. Nous attribuons maintenant 30 à 60 minutes pour chaque réunion. Par exemple, si la conférence se déroule de 9h00 à 18h00, il s'avère que 10 à 15 réunions par jour, pas plus.



Cela dépend beaucoup du sujet. Vous souhaitez discuter d'un certain nombre de problèmes et de problèmes émergents avec votre partenaire actuel? 30 minutes ne seront clairement pas suffisantes, mettez au moins une heure. Avez-vous pris rendez-vous avec une entreprise qui ne vous connaît pas et qui a accepté de discuter et d'en savoir plus sur votre produit? Très probablement, une demi-heure suffit. Si vous les intéressez, ils iront étudier le site et toute communication se fera en ligne.

Marge de temps

Dois-je garder de petits écarts entre les réunions au cas où? Comme précédemment, nous prenons rendez-vous proches les uns des autres, sans pause entre eux. Mais maintenant, nous laissons au moins une demi-heure libre toutes les deux heures. Un tel oreiller d'une demi-heure permet, dans ce cas, d'aligner l'horaire et de respirer. Si le calendrier disparaît, l'effondrement ne se produira pas.

Nous recommandons au moins deux voyages. En cas de problème, un partenaire peut toujours organiser une autre réunion. Vous pouvez créer deux calendriers de réunion, un pour chacun - puis il y aura plus de réunions. Cependant, dans ce cas, nous vous recommandons de créer plus d'emplacements libres en réserve.

Que faire au déjeuner

Parfois, le calendrier des réunions devient si serré qu'il n'y a pas assez de temps pour le déjeuner. Dans ce cas, nous vous recommandons d'inviter la personne à discuter pendant le déjeuner. Vous aurez le temps de manger et de passer du temps efficacement. De plus, un repas commun est vraiment propice à la conversation. D'après notre expérience, la réunion au déjeuner est l'une des plus efficaces et des plus positives.

Où prendre rendez-vous?

Avez-vous un stand?
Si vous avez un stand - super, prenez rendez-vous. Vérifiez uniquement auprès des organisateurs à l'avance son emplacement et son numéro. Assurez-vous que le nombre ne change pas.

Lors d'une des premières conférences, les organisateurs ont donné notre stand numéro F11. En conséquence, nous avons invité tout le monde à F11. Déjà sur place, il s'est avéré que le stand est là où vous en avez besoin, mais maintenant sous le numéro G11. Et sous F11, le stand d’une autre entreprise à l’autre bout du hall. J'ai dû envoyer des notifications de toute urgence et demander à mes collègues de F11 de nous envoyer toutes les personnes perdues.

Ils ont un stand

Prenez rendez-vous au stand de l'entreprise que vous rencontrez, s'ils en ont un. Un point important: toujours s'entendre sur une heure et un lieu clairs.

Ne soyez pas en désaccord lorsque l'interlocuteur dit: "venez à tout moment sur le stand, je serai heureux de parler." Il est soit inintéressant et accepté pour le spectacle, soit intéressant, mais sans l'heure prévue, il oubliera la réunion en toute sécurité. Et s'il n'oublie pas, il sera occupé à communiquer avec les clients et les prospects potentiels, et vous ne pourrez pas l'approcher.

Sans une marque dans le calendrier, vous pouvez facilement oublier la réunion (nous le faisions auparavant). Par conséquent, envoyez toujours une invitation par courrier ou calendrier et demandez à la personne de l'accepter, mettez-la dans votre emploi du temps et confirmez la réunion à l'heure indiquée. Et nous vous conseillons également d'exiger le numéro de téléphone d'une personne - il vous sera utile s'il oublie la réunion.

Personne n'a de stand

Cela arrive souvent. Peu importe. Étudiez au préalable le plan de la conférence (généralement disponible sur le site Web) et sélectionnez le plus grand stand, soit le stand d'une entreprise très connue dans votre région, de préférence plus près de l'entrée, soit au centre dans un endroit bien en vue. Prenez rendez-vous sur ce stand, après avoir envoyé à une personne avec une invitation une capture d'écran de la carte avec le lieu désigné. Très probablement, ce stand sera très visible, et votre collègue le trouvera facilement. Une autre bonne option est de se rencontrer à la réception. Personne ne lui manquera à coup sûr.

Nous remplissons le calendrier

Sur la base des résultats de la préparation, vous devriez avoir un calendrier de réunions, qui sera rempli à 70-80%, 10-15 réunions par jour. S'il reste des créneaux horaires, ce n'est pas grave: souvent lors de la conférence, vous rencontrez de nouvelles personnes, ou vous êtes présenté à quelqu'un, ou ceux que vous avez proposé de rencontrer il y a deux semaines répondent. Les machines à sous gratuites vous donneront de la flexibilité et vous permettront de planifier des réunions tardives.



Ouf, comme les points principaux touchés. Enfin, je répète que telle est notre approche. Est-ce que tout est différent avec toi? Utilisez-vous des approches complètement différentes? Nos conseils ne fonctionnent pas dans votre cas? Super, partagez votre expérience dans les commentaires! Il sera très intéressant d'échanger les meilleures pratiques.

Dans la partie suivante, je vais vous dire ce qui se passe lors de la conférence elle-même, comment se comporter en réunion et que faire si tout va mal et ne se déroule pas comme prévu.

Résumé

Alors, que faut-il faire pour préparer un voyage d'affaires à la conférence?

1. Fixez-vous des objectifs. Pourquoi venez-vous à cette conférence?
2. Créez un calendrier de réunion. Assurez-vous que vous pouvez afficher et modifier le programme à partir de votre téléphone et sans Internet.
3. Consultez le calendrier de la conférence. Décidez des rapports et des discours que vous voulez vraiment écouter. Ajoutez-les au calendrier de la réunion comme intouchables.
4. Faites une liste des entreprises que vous aimeriez rencontrer:
5. Trouvez les noms et les contacts des personnes dont vous avez besoin dans ces entreprises.
6. Décidez du lieu où vous prendrez rendez-vous (stand, accueil, à l'entrée, autre).
7. Commencez à contacter et à prendre rendez-vous. Ajoutez des réunions et des informations à leur sujet au calendrier.