Un voyage à une conférence d'affaires est comme une course de sprint. Vous vous préparez pendant très longtemps, et le jour «X», vous devez donner le meilleur de vous-même. En un ou deux jours, vous devez parler de vous à une douzaine de personnes inconnues et en apprendre le plus possible sur elles, afin que cela aboutisse à un partenariat réussi. Nous devons agir techniquement et rapidement. Cet article vous aidera à éviter les erreurs courantes et vous apprendra à vous adapter avec souplesse aux circonstances changeantes.
Il s'agit du deuxième article d'une série dans laquelle nous partageons notre expérience lors de conférences. Vous pouvez lire sur la préparation
ici , et aujourd'hui nous parlerons de ce qu'il faut faire lors de l'événement lui-même.
Nous dirons:
- que faire en premier, arrivé à la conférence;
- quels aspects techniques considérer;
- comment se comporter dans les négociations;
- comment utiliser les réunions informelles.
En fin de compte, nous discuterons de ce qu'il faut faire si, après quelques heures, votre excellent calendrier de réunions se présente comme suit:
À propos de l'auteur
Pavel Syrovatsky, responsable du développement commercial d'ISPsystem. La société développe des
logiciels pour l'hébergement , la virtualisation des serveurs et la gestion de l'infrastructure des fournisseurs
depuis 14 ans. Le bureau est situé à Irkoutsk, et les clients sont dans le monde entier.
Avant la conférence
Nous vous recommandons de venir à la conférence au moins un jour à l'avance. C'est
offre deux avantages: vous vous assurez contre les situations imprévues et obtenez le temps d'acclimatation et de préparation. La probabilité de rencontrer un cas de force majeure - retard de vol ou perte de bagages - est particulièrement élevée si vous voyagez loin et avec des transferts.
Aimeriez-vous avoir votre première réunion d'affaires dans un T-shirt et un jean que vous aviez porté la veille? Nous ne le voulions pas non plus, mais nous avons dû le faire lorsque nos bagages ont été perdus à Singapour. Nous avons donc rencontré le plus grand opérateur télécom de la région, et même dans leur bureau. C’est bien que les gars de l’autre côté de la table soient pleins d’humour.
Un autre conseil: choisissez un hôtel le plus près possible du lieu de la conférence. Très probablement, cela coûtera plus cher, mais vous économiserez de l'argent sur un taxi et du temps sur la route, sans avoir à comprendre le système de transport local.
Que vérifier et préparer avant de partir pour la conférence
Vous avez donc préparé: contacté des personnes, pris des rendez-vous, fixé un horaire, acheté des billets, réservé un hôtel. Il semble que beaucoup ait déjà été fait, mais le travail le plus important est à venir. Voici ce que vous devez vérifier et préparer avant de partir.
1. Vêtements . Quel que soit le format de la conférence, pour les rendez-vous professionnels, nous recommandons d'utiliser un classique invincible: «veste + chemise + pantalon / jean». Au moins quelques points lors de la rencontre avec l'apparence vous ajouteront.
2. Cartes de visite . Si soudain vous ne les avez pas encore, faites-les cuire immédiatement. L'étiquette commerciale est une chose maladroite et change lentement, de sorte que l'échange de cartes de visite papier est toujours un rituel obligatoire avant toute négociation. De plus, plus l'entreprise est grande, plus il y a de chances de nuire à la réputation sans fournir votre carte de visite. Il est souhaitable qu'elle "s'accroche". Nous fabriquons des cartes de visite sous la forme d'une «tarte» lorsque la carte est comme collée sur deux feuilles de papier épais. Beaucoup de gens y prêtent attention et tentent même de se déconnecter.
3. Brochures, documents à distribuer (le cas échéant).
4. Cadeaux . Oui, des cadeaux. Pour ceux avec qui nous nous réunissons, nous apportons de petits souvenirs comme souvenir et nous les remettons à la fin de la réunion. Cela peut être du miel, du thé, un stand chaud inhabituel - quelque chose en rapport avec Irkoutsk, où nous avons un bureau. La personne est contente, mais cela nous aide à terminer toute rencontre sur le positif. Je ne me souviens pas d'un seul cas où un tel cadeau serait perçu négativement ou comme une tentative d '«acheter» un arrangement. Il n'est pas comme ça: pour nous c'est une expression de gratitude pour l'époque. De plus, le cadeau aide à se souvenir. Lors de conférences, de milliers de visiteurs, l'interlocuteur a des dizaines de rencontres. Grâce au cadeau, il est plus facile pour une personne de se souvenir de nous après la conférence: "Oh oui, c'est Pavel de Russie, qui m'a donné du miel et du thé."
Histoire de l'expérience. Une fois, nous avons perdu une heure entière à la douane, prouvant que notre thé signature est du thé, et non quelque chose d'illégal. Petits sacs sans étiquettes, à l'intérieur d'herbes séchées et de tracts - vraiment, quoi d'autre pourrait-il être sinon du thé? :) Donc, si vous partez à l'étranger, assurez-vous d'étudier les lois douanières du pays d'arrivée.
Que faire la veille de la conférence
Utilisez le temps avant la conférence au maximum.
Vérifiez la technique et préparez tout ce dont vous avez besoin . Chargez votre téléphone en cas d'échec. Rechargez la banque d'alimentation: elle économisera lorsque le téléphone "mourra" et vous n'aurez pas le temps de la recharger n'importe où. Préparez un ordinateur portable ou une tablette si vous prévoyez de montrer quelque chose. Faites le plein de quelques bouteilles d'eau, vous devez parler beaucoup. Achetez quelques collations pour une collation sur la route, comme des barres de chocolat.
Cherchez des photos . Recherchez les photos de ceux que vous prévoyez de rencontrer le lendemain et enregistrez-les sur votre téléphone. Si vous n'avez jamais rencontré une personne, il ne sera pas facile de la trouver au plus fort de la conférence à l'heure et à l'endroit fixés. Demandez et enregistrez les numéros de téléphone à l'avance afin que vous puissiez contacter si vous êtes en retard ou qu'il n'y aura personne. Assurez-vous d'apprendre les noms des interlocuteurs.
En savoir plus sur la personne à qui vous parlez . S'il reste du temps, recherchez des informations sur ceux avec qui vous vous rendez, consultez les réseaux sociaux. Vous pouvez trouver beaucoup d'informations importantes sur une personne, ce qu'elle aime. Une fois aux États-Unis, nous avons rencontré un client potentiel de l'Argentine. Son Facebook lui a suggéré qu'il aime le football et qu'il est fan de l'équipe nationale de son pays (un billet sur deux). A cette époque, c'était la Coupe du monde, dans laquelle l'Argentine a atteint la finale. Ayant rencontré un homme, j'ai commencé une conversation avec ça. Pendant longtemps et avec enthousiasme, nous avons discuté du football et établi des contacts étroits avant de passer au sujet des affaires. Il est devenu notre client, et nous communiquons encore périodiquement sur Facebook.
Rappelez-moi la réunion . Nous vous conseillons de rappeler à chaque personne de votre emploi du temps la réunion la veille de la réunion et de demander si tout est valide. Malheureusement, même en prêtant le serment de sang d’une personne qu’elle viendra, vous ne pouvez pas en être sûr à 100%. Le rappel augmentera les chances que personne n'oublie quoi que ce soit et si les plans ont changé, la personne vous en informera en réponse.
Notez le résumé de la réunion . Créez un document et notez les points principaux de chaque réunion: qui nous rencontrons, ce que nous discutons, quelles questions nous posons, ce que nous voulons obtenir en fonction des résultats. Décrivez les activités de l'entreprise, sa taille, ses clients, ses services, ses prix et généralement tout ce qui peut être utile. Enregistrez le fichier dans la mémoire du téléphone et ajoutez-le aux raccourcis afin de pouvoir l'ouvrir rapidement et le relire. Ne surestimez pas la mémoire: après quelques premières rencontres, vous aurez le chaos dans la tête. Un tel fichier vous aidera à vous rappeler rapidement avec qui se tiendra la prochaine réunion, de quoi parler et de quoi garder à l'esprit.
Bien sûr, tout cela est souhaitable de le faire à l'avance, et non le dernier jour avant la conférence. Mais si vous ne l'avez pas encore fait, assurez-vous de réserver plus de temps pour vous préparer.
À la conférence
Le jour «X» est donc arrivé. Nous vous conseillons de venir à la conférence à l'avance, au moins une demi-heure avant la première réunion. Tout d'abord, vous devez vous inscrire, et ce n'est pas toujours (ou plutôt, toujours pas) rapide. Deuxièmement, il vaut mieux prendre 10 à 15 minutes pour marcher et regarder autour. Trouvez les endroits où vous avez pris rendez-vous, recherchez les meilleurs itinéraires.
S'il reste du temps, préparez la première réunion, relisez le programme et le document avec les thèses. Vérifiez les cartes de visite, l'équipement, les communications et Internet (le cas échéant).
Réunions et négociations
Le processus a commencé, la première réunion a commencé. Pourquoi vous rencontrez-vous, de quoi parlez-vous - dépend des objectifs commerciaux que vous vous êtes fixés avant la réunion. Je vais partager quelques conseils universels de notre expérience de négociation.
Lieu de rencontre . Comme je l'ai écrit dans la première partie, une option fiable est de prendre rendez-vous sur le stand. Le support est visible et facile à trouver. Le problème est que les gens marchent généralement près du stand, il y a du bruit et du monde. Dans ce cas, après avoir déjà rencontré l'interlocuteur, cherchez un endroit plus calme ou même quittez le bâtiment et promenez-vous: il est plus agréable de parler au grand air, et le bruit supplémentaire n'interfère pas. Si les organisateurs proposent des salles de réunion séparées, utilisez-les.
Le début de la conversation . Commencez une réunion par un petit entretien: demandez comment vous allez, comment la personne s'est rendue, comment se déroule la conférence. Utilisez les informations que vous avez réussi à découvrir la veille. Premièrement, le début informel requiert l’étiquette; deuxièmement, c'est un bon moyen de se rapprocher d'une personne avant de parler d'affaires. Il est important de considérer la nature de la personne. Si l'interlocuteur est fermé, pas trop bavard ou fatigué et veut évidemment aller droit au but, alors il vaut mieux se débarrasser de l'informalité et aller droit au but.
Démonstration Si vous rencontrez un client potentiel et discutez de votre produit, assurez-vous de le montrer en action: si la fonctionnalité de votre solution peut être démontrée, faites-le. Tenez compte de la disponibilité et de la qualité d'Internet. Il est préférable d'acheter une carte SIM locale avec accès Internet.
Photo commune . Si la personne est ouverte et sociable, après la réunion, invitez-la à prendre une photo ensemble. C'est une autre raison de me rappeler après une réunion en envoyant une photo à une personne. Et en général, tout le monde a une attitude positive à cet égard.
Résumé des résultats . Lorsque la réunion est terminée et que vous avez tout discuté, TOUJOURS rédiger un résumé quelque part: ce dont vous avez parlé, ce que vous avez décidé, ce que vous avez appris, ce que vous avez promis. C'est très important. Si vous n’écrivez pas, vous oublierez tout. La prochaine réunion remplira la mémoire à court terme de nouvelles informations, déplaçant les données sur la précédente. En général, assurez-vous d'écrire votre curriculum vitae immédiatement: au téléphone, à portée de main, sur une carte de visite - n'importe où. D'ailleurs, c'est pourquoi nous apprécions les cartes de visite avec un verso vierge (blanc): vous pouvez écrire quelque chose dessus quand il n'y a absolument pas de temps.
Qu'est-ce qui pourrait mal tourner
Et maintenant j'ai de mauvaises nouvelles pour toi. Même si vous êtes prêt à 110%, ils ont écrit à tout le monde, ils ont téléphoné à tout le monde, ils n'étaient pas en retard et généralement bien faits, cela ne vous évitera pas l'oubli, la négligence et le manque de professionnalisme. Les gens ne viennent pas, ils oublient d'avertir des changements, ils se taisent et ne ressentent aucun remords. Il arrive que de telles situations ne puissent pas être entièrement assurées. Mais vous pouvez essayer de les corriger.
Et si personne ne venait à la réunion? Et en général, quelle est la probabilité d'un résultat aussi triste? Selon nos statistiques, environ 10% des réunions échouent sans avertissement: une personne ne vient tout simplement pas. Le pourcentage peut être plus élevé - cela dépend de la personne, de ses bonnes manières, de votre relation avec lui, du format de la conférence, de la charge de travail. En fin de compte, il peut très bien s'attarder sur une autre réunion, comme vous.
Si 5 minutes se sont écoulées et qu'il n'y a personne, prenez le téléphone et appelez, car pour cela nous avons demandé à la personne son numéro de téléphone. Ne décroche pas le téléphone? Écrivez un SMS ou un messager. Ne répond pas? Jetez cette entreprise et n'attendez pas. Si la personne est un professionnel, elle vous écrira ou vous appellera, et vous prendrez rendez-vous dans un autre temps libre (rappelez-vous les créneaux que nous avons laissés en réserve). Et si une personne est irresponsable, elle ne vous appellera ni ne vous écrira jamais. Avez-vous besoin d'un tel partenaire ou client potentiel?
Mais que se passe-t-il si une personne n'est pas venue à la deuxième réunion? Oubliez-le, supprimez le numéro, ne vous humiliez pas et ne perdez pas la face. Nous avons eu un cas où un client potentiel majeur n'est pas apparu lors des premières réunions et a été réaffecté, n'a pas répondu aux messages et aux appels, et deux heures plus tard, a écrit calmement: «Eh bien, j'ai en quelque sorte été libre, où êtes-vous?» Ici, nous avons déjà freiné et informé poliment un collègue que nous n'étions pas prêts à nous revoir, peut-être une autre fois.
Et si la personne que vous rencontrez vous ignore? Et cela arrive. Vous avez accepté de vous rencontrer dans un certain endroit, et cette personne est vraiment là, mais il ne vous parle pas. Avec un collègue, une connaissance occasionnelle, les ventes habiles d'une autre entreprise - ce n'est pas important, surtout, pas avec vous. Et il vous voit même, mais demande en signes ou en mots d'attendre qu'il ait fini. Si oui, alors allez-y, interrompez le dialogue et demandez à la personne combien de temps elle a besoin. S'il y en a beaucoup, annulez et reprogrammez la réunion immédiatement. Si un peu, attendez un peu. La personne communique-t-elle toujours avec une autre? Eh bien, c'est trop. Ne perdez pas votre visage et votre position de négociation, partez et écrivez à la personne que vous ne pouvez plus attendre et proposez de reporter la réunion. Si vous l'intéresse, il s'excusera et vous répondra.
Que dois-je faire si, après plusieurs ajournements, retards et retards, le calendrier des réunions «se déplace complètement»? Tôt ou tard, cela se produira. Dans une certaine mesure, c'est même bon, car cela indique très probablement votre popularité et un grand nombre de réunions :) Lorsque nous voyageons avec un stand, à certains moments, l'afflux de visiteurs devient tel que les gens (le plus souvent les clients actuels) se tiennent même en ligne pour parler avec un représentant de l'entreprise. Par conséquent, nous vous conseillons de laisser des créneaux horaires gratuits en cas de force majeure et de monter au moins en couple, afin qu'il y ait toujours quelqu'un qui puisse assurer.
Non, auteur, vous ne comprenez pas: le calendrier a tellement changé que ni un collègue ni des créneaux ne vous aideront. Dans ce cas, prenez quelques minutes gratuites pour envoyer un message à ceux que vous ne pouvez pas rencontrer. Veuillez vous excuser et demander de reporter la réunion le lendemain. Ensuite, vous penserez déjà quoi faire avec eux. C'est mieux que de ne pas venir à une réunion ou d'être trop tard.
Que dois-je faire si un écart dans le graphique se forme soudainement sans une seule réunion? C'est une excellente occasion de mettre de l'ordre et de mettre les choses en ordre. Prenez le temps de noter les résultats des réunions passées et vos engagements. Vérifiez les messages, le courrier, les appels manqués. Prenez une collation, si ce n'est pas le cas. Promenez-vous dans les stands des entreprises qui vous intéressent, mais avec lesquelles vous n'avez pas pu prendre de rendez-vous (nous avons même spécialement prévu du temps pour de tels voyages dans le planning).
Réseautage et fêtes
Les conférences ne concernent pas seulement les négociations et les rapports. Souvent, à la fin de la partie officielle, les organisateurs lancent une partie informelle. Cela peut être un petit buffet pendant une heure, une randonnée dans les bars ou une fête avec un concert de rock stars.
Dans tous les cas, vous devez être là. Ces afterparties sont une opportunité de réseautage. Ici, vous pouvez discuter avec les mêmes personnes, mais de manière plus étroite et informelle. Très souvent, les transactions en mots sont conclues ici.
Histoire de l'expérience . Une fois à un événement similaire, j'ai parlé dans un bar avec un Américain que je ne connaissais pas. Nous avons parlé de quelque chose qui n'est pas lié aux affaires. Par chance, il a attiré l'attention sur mon nom sur le badge. Soudain, la ferme, sort son téléphone et commence à chercher quelque chose, puis me montre une lettre dans son courrier. Il s'est avéré que j'avais déjà contacté cette personne, et plus d'une fois: nous voulions intégrer notre système de facturation avec leur registraire de domaine, l'un des plus importants au monde, et je voulais discuter des conditions de coopération. Avant cette réunion, il n'avait répondu à aucune de mes lettres en raison de son emploi du temps chargé. Je m'excuse terriblement. Nous avons ri et je lui ai promis qu'il m'écrirait après la conférence. Et il a écrit! L'intégration a été réussie et nous avons signé un accord de partenariat. Serait-ce tout cela sinon pour une réunion occasionnelle lors d'une fête après la conférence? Pas sûr.
Saisissez toutes les occasions de communiquer de manière informelle pour faire de telles connaissances, et il vous sera beaucoup plus facile de développer votre entreprise. En général, je vous conseille de lire le livre de Keith Ferrazzi "Never Eat Alone". Il existe de nombreux conseils pratiques sur ces événements.
En général, cela ressemble à une journée typique d'une conférence plus ou moins standard de ceux auxquels nous avons assisté. Si la conférence dure plus d'une journée, les jours suivants seront identiques.
Je voudrais terminer l'article par quelques recommandations qui peuvent également être utiles.
Dois-je assister aux rapports? Ça vaut, mais très sélectif. La plupart d'entre eux voudront vous vendre quelque chose, se déguisant habilement en un sujet intéressant et un grand nom. Nous précompilons une liste de ces rapports ou conférenciers qui nous intéressent et leur réservons une place dans le calendrier des réunions. De plus, leurs positions dans notre agenda sont toujours les plus précaires: si une sorte de réunion doit certainement être programmée pour la durée du rapport, nous refusons d’y aller. Habituellement, nous assistons à un seul rapport le jour de la conférence. Il vaut mieux assister à un discours, mais le plus intéressant et le plus populaire, que de détourner l'attention sur plusieurs parcours.
Est-il judicieux de rencontrer quelqu'un en dehors de la conférence? Oui, il y a un sens, et un grand. Toutes les entreprises qui vous intéressent ne seront pas présentes à la conférence, toutes ne réussiront pas à se croiser. Si vous venez dans une autre ville ou un autre pays, c'est un péché de manquer l'occasion de réunions en dehors de la salle de conférence.
Comme je l'ai mentionné dans la
première partie , pour de telles réunions, nous partons un jour ou deux avant et après la conférence. Vous pouvez vous rencontrer dans un café, un bar et généralement dans n'importe quel endroit adapté à votre interlocuteur - adaptez-vous à cela. Il arrive souvent qu'il y ait peu de réunions lors de la conférence, et la personne avec qui vous avez parlé vous invitera à poursuivre les négociations au bureau de son entreprise le lendemain.
Résumé
En fait, on pourrait en dire beaucoup plus, mais le format de l'article ne permet pas d'écrire sur tout. Écrivez dans les commentaires à quel point les conseils décrits vous sont utiles et en quoi les conférences dans votre domaine diffèrent. Dans la dernière partie, je parlerai de ce qui doit être fait après la conférence pour que tout ne soit pas vain.