Fournir un service d'impression et créer des documents est un élément assez important dans le travail de chaque entreprise. La continuité du flux de travail est de plus en plus affectée à un certain nombre de tâches stratégiquement importantes, car les temps d'arrêt du service d'impression peuvent entraîner de graves conséquences. Accompagnant la documentation d'expédition, les certificats de qualité, les comptes comptables, l'enregistrement des catalogues de produits - il peut y avoir de nombreux exemples, et leur maintenance peut être une lourde charge pour les employés du service informatique. Nous proposons une petite liste de contrôle qui vous aidera à faire face à cette tâche.
Évaluation des performances actuelles
Évaluez si le parc existant de périphériques d'impression de l'entreprise est optimal. Pour ce faire, il vaut la peine de vérifier l'infrastructure et les processus d'impression. En effet, il est nécessaire d'analyser le type de documents imprimés produits dans chaque département, le volume de ces documents, le processus, le timing et l'équipement utilisé pour sa production. Tout peut être beaucoup plus compliqué qu'il n'y paraît à première vue. Il sera nécessaire d'analyser l'échantillon réel en termes de volumes d'impression de tous les appareils d'impression, de prendre en compte la saisonnalité de la production des documents et l'unicité des exigences de chaque département pour la qualité du document lui-même et les options possibles disponibles pour le créer. Vous devrez vous plonger assez profondément dans le processus de création de documents et comprendre le degré de satisfaction et les besoins de chaque département. De nombreuses entreprises sont en mesure de faire face à cette tâche par elles-mêmes, mais si le parc d'équipements se compose d'un grand nombre d'appareils, cette analyse devient plus difficile et certaines devront encore faire face à la géographie complexe des bureaux de l'entreprise, ce qui compliquera encore la tâche.
Après avoir obtenu ces statistiques, il est nécessaire d'analyser chaque modèle de périphérique d'impression et de comprendre si la fonctionnalité du périphérique est suffisante, sa vitesse d'impression, si la ressource du périphérique correspond à ses charges réelles, et également de déterminer quand le remplacement du modèle est nécessaire.
Un autre problème important sera le coût total de fonctionnement de l'appareil et la possibilité de baisser le prix sans perte de qualité.
Après avoir collecté les données, il est nécessaire d'évaluer les informations et de comprendre toutes les options et voies de changement possibles. Cependant, toutes les informations et les outils nécessaires pour collecter des statistiques et des analyses ultérieures ne seront pas disponibles dans des sources ouvertes. Évaluez vos points forts: il est parfois préférable de trouver une entreprise sur l'externalisation avec l'expertise en la matière et responsable de la qualité que de vous charger vous-même de ce bloc de travail.
Implémentation du changement
L'une des étapes les plus difficiles, les gens ont tendance à se méfier de tout changement. Que l'innovation soit bénéfique ou non pour les employés, tout changement dans l'infrastructure d'impression entraînera des tracas supplémentaires dans le flux de travail, ce qui peut être un problème pour le service informatique.
Les modifications elles-mêmes peuvent être effectuées à la fois progressivement et instantanément, mais, dans tous les cas, vous devez tenir compte des opinions des utilisateurs. Tous les avantages du système mis à jour doivent être communiqués de manière claire et intelligible à chaque employé de l'entreprise, ainsi que les objectifs que l'entreprise poursuit lors de la mise en œuvre de ces changements. Dans ce processus, des lettres d'information, des formations et des instructions sur l'utilisation de nouveaux appareils et logiciels, la formation des administrateurs et des utilisateurs clés, ainsi qu'un aperçu des changements pour la direction vous aideront. Si tout cela est inclus dans le processus de mise à jour du service, alors le travail a été fait efficacement. Sinon, toute carence peut entraîner certaines questions et problèmes.
Gestion ultérieure du système d'impression
Il est important de se rappeler que sans un processus constant de contrôle et de gestion, le service d'impression perd son sens. Le processus d'impression doit être ininterrompu et tolérant aux pannes, la qualité des documents produits doit toujours être au niveau requis et les utilisateurs doivent toujours avoir accès à la fonctionnalité maximale possible du système actuel. Par conséquent, l'organisation doit être en mesure de surveiller le fonctionnement des périphériques d'impression et des solutions logicielles, de répondre immédiatement à tout incident et d'apporter rapidement des modifications conformément aux objectifs de l'activité principale de l'entreprise.
Il est également nécessaire de contrôler clairement le nombre d'incidents liés au service d'impression, le temps de réponse pour résoudre les données d'incident et le temps de récupération du service. Il est très important d'évaluer la charge: en fonction de la taille de l'entreprise et du volume de tâches, tout cela peut signifier à la fois du temps sérieux passé par l'administrateur système et l'allocation de tout un département d'employés pour gérer les processus de création et de maintien de la documentation.
Un autre point de contrôle important est la sécurité des documents produits et la possibilité de fuite d'informations. En fin de compte, avant chaque entreprise, il y a 3 façons de résoudre ce problème: fermer les yeux sur un contrôle inadéquat, définir certaines tâches et charger vos propres employés ou confier ce processus à la direction d'un fournisseur de services.
Rationalisez et rationalisez votre flux de travail.
Prenant en compte toutes les dernières avancées technologiques dans la production de périphériques d'impression et les logiciels qui l'accompagnent, presque toute demande de gestion peut être réalisée: impression à partir de périphériques mobiles, routage automatique d'un document après numérisation, démarrage du processus d'approbation dans le système ERP interne, reconnaissance d'un document et recherche de mots spécifiques avec automatique Notification du service de sécurité, personnalisation de l'interface et simplification du fonctionnement des appareils avant d'appuyer sur quelques boutons, code-barres et la distribution ultérieure des documents dans des dossiers. Cette liste n'est limitée que par l'imagination, et la possibilité de mise en œuvre est limitée aux connaissances et à l'expertise des employés internes.
Dans tous les cas, dès les premières étapes, vous pouvez évaluer le degré de charge de travail et décider si vous êtes en mesure de faire face à la tâche à l'intérieur ou si vous devez l'externaliser. Et nous rappelons modestement que nous pouvons vous aider avec cela.
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