Le comité de programme est le moteur de toute conférence. C'est grâce à son travail que vous voyez des mecs sympas sur scène avec des reportages intéressants. L'inverse est également vrai - si les discours des orateurs sont clairement bruts, la faute en revient également au PC.
Chez AppsConf, nous l'
avons compris dès le début, nous avons donc abordé le problème de manière fondamentale et avons commencé à recruter des membres PC en avril, six mois avant la conférence elle-même. Fondamentalement, la méthode de sélection était simple - amis et amis d'amis en qui nous avions confiance. Mais il y a une compréhension claire qu'une telle méthode de recherche nous limite considérablement dans l'apparition de nouvelles personnes dans l'équipe avec des idées non standard - par conséquent, nous avons décidé dans un article séparé de parler de
ce qu'est un comité de programme, comment il fonctionne et comment y arriver .
Remarque importante : je parle de tout sur l'exemple du PC AppsConf, mais cela est plus ou moins vrai pour de nombreuses autres conférences.
À propos des objectifs du comité de programme:
- Recrutez un programme d'audience cible intéressant.
- Pour peaufiner tous les rapports, à la fois dans le contenu et au niveau de la présentation de l'orateur et de la conception des diapositives.
- Faites la promotion de la conférence en en parlant dans la communauté.
- Améliorez la conférence de tous les côtés - travaillez sur d'autres formats, stands de parrainage, pensez à un souvenir et plus encore.
Les objectifs sont classés par ordre de priorité.
À propos de l'organisation du PC
Toute communication rapide se fait via le
chat Telegram . Il aborde certains problèmes d'organisation communs à tous les participants à l'initiative. Parfois, une décision est rapidement prise sur certaines questions par les intervenants. Nous essayons de le maintenir dans l’ordre, sans inondations ni longues discussions avec certains orateurs. Ceci est transféré sur les cartes de Trello.
Nous travaillons avec des intervenants à
Trello . Chaque orateur potentiel est une carte qui peut être dans l'un des 9 états:
- Idées d'invitations (première étape de l'entonnoir, réflexions sur les gars sympas à inviter).
- Invité (invitation envoyée à la conférence).
- Il réfléchit (il a répondu à l'invitation et a pris le temps de réfléchir, ou le processus de discussion a commencé).
- Je suis d'accord (a donné le feu vert pour participer, le sujet est déjà connu).
- Déposé (au lieu du consentement abstrait, déposé une demande spécifique dans le panneau d'administration de la conférence).
- Travail sur le rapport (le premier appel avec l'orateur a eu lieu, un plan de travail a été établi, le prochain appel a été fixé).
- Retardé jusqu'à la fin de la PCP (rapport déposé, dont l'auteur n'est pas prêt à investir en préparation jusqu'à confirmation de son acceptation dans le programme).
- Admis au programme (ceux que nous avons définitivement décidé d'accepter dans le programme).
- Refus (tout est clair ici).
Une carte a toujours au moins un interprète - c'est un conservateur. Parfois, il y a plus d'intervenants - ce sont des membres de PC qui se sont inscrits pour effectuer certaines actions, par exemple, pour afficher un enregistrement d'appel.
Le curateur est la personne responsable de l'orateur à partir du moment où il soumet la candidature. Ses responsabilités incluent:
- trouver dans la correspondance les détails manquants sur le rapport, par exemple, demander un plan détaillé;
- tenir une conférence d'orientation, parler de la conférence et du processus de préparation, connaître les détails du rapport;
- effectuer un nombre de cycles suffisant pour peaufiner complètement le rapport (généralement plus de deux).
En général, le conservateur de l'orateur est le visage de l'ensemble du comité de programme. Dans la direction opposée, cela fonctionne de la même manière - bien que d'autres membres du PC voient les parcours, le conservateur reste le principal support de stockage.
Il y a une règle importante à laquelle nous adhérons presque toujours: le
conservateur ne doit pas être un collègue ou un ami de la personne surveillée . Cela aide à être plus objectif, à ne pas prendre d'excuses comme: «tout ira bien, tu me connais» et, si nécessaire, à refuser avec un cœur calme.
Il a lui-même fait face à une telle situation lorsqu'il a supervisé un bon ami. Chaque course a répété environ la même histoire. J'ai fait un certain nombre de recommandations, et il les a constamment ignorées et a continué de travailler dans la direction qu'il jugeait nécessaire. Et moi, ne voulant pas gâcher la relation, je ne pouvais pas prendre une décision difficile et mettre de l'avant - soit suivre les recommandations du PC, soit exclure du programme. En conséquence, le rapport a été pire que possible et les commentaires du public ont largement répété toutes les suggestions d'amélioration du PC.
Un autre outil PC est une
grille de planification . Il commence à se former même dans les premiers stades de la préparation de la conférence et vous permet d'évaluer à tout moment s'il y a suffisamment de rapports déjà soumis pour remplir complètement toutes les cases. Plus le nombre de rapports soumis est élevé, plus la barre de qualité augmente pour insérer le rapport dans le calendrier.
L'élaboration de la grille finale est un gros travail d'analyse distinct, qui comprend les facteurs suivants: évaluation du rapport, renommée des orateurs, similitude dans les créneaux voisins, journée de conférence, proximité du déjeuner et bien plus encore. Idéalement, la grille devrait être conçue de telle sorte que pour les représentants de tous les segments du public cible
à tout moment, il y ait un événement intéressant .
Et notre dernier outil est les appels, qui ont maintenant lieu une fois toutes les deux semaines, et plus près de la date de la conférence passera en mode hebdomadaire. Dans ces appels, nous marchons le long de Trello et discutons des haut-parleurs dans tous les statuts, dont la date d'échéance a déjà atteint la date actuelle. Diverses idées de marketing, propositions de partenariat et autres questions liées aux objectifs du comité de programme y sont également discutées.
Runs
Il s'agit de la partie la plus importante du travail du membre du comité de programme. Les courses elles-mêmes sont organisées dans Zoom ou Hangouts, enregistrées sur vidéo et attachées à la carte de haut-parleur. Après un certain temps, le conservateur recueille les commentaires sur la course et les transmet au conférencier, après quoi ils fixent la date de la prochaine répétition. Ces commentaires s'appliquent à tous les aspects du rapport - son contenu, la conception des diapositives, la qualité de la présentation elle-même. En plus de l'expérience et de l'expérience, nous sommes guidés par plusieurs ressources importantes dans notre travail:
- Wiki pour les intervenants de toutes les conférences Oleg Bunin.
- Recommandations des membres du PC compilées dans cet article .
- Tutoriel Zach Holman parlant.io.
En règle générale, chaque rapport passe par
au moins deux exécutions , après quoi il peut changer presque complètement. En plus du conservateur, plusieurs autres membres du PC consultent les parcours. En moyenne, pour accepter un rapport dans le programme, des estimations de trois personnes sont nécessaires.
Pourquoi ai-je besoin de ça?
Et ici, chacun a sa propre motivation. C'est ce que disent les membres du PC AppsConf.
- Défendre les intérêts de la communauté. Par inadvertance, vous obtenez un accès anticipé aux rapports, vous vous familiarisez personnellement avec les intervenants, vous commencez involontairement à comprendre des sujets qui ne l'intéressent guère. Oui, et assister à une conférence avec un billet VIP est une sensation agréable.
Evgeny Suvorov, Responsable du développement d'unité Architecture mobile, Avito - Pour moi, participer au comité de programme est une nouvelle expérience; à Yandex, les événements publics sont organisés un peu différemment. C'est aussi l'occasion de rencontrer en personne des personnes intéressantes: organisateurs et conférenciers.
Roman Busygin, développeur iOS, Yandex Music - J'aime aider les experts dans le domaine à divulguer pleinement le sujet au public.
Stas Tsyganov, responsable mobile, Tutu.ru - Egor, chef de la plate-forme d'application Avito, et je travaille à Avito. Mais en fait, travailler sur un PC vous donne l'occasion de faire connaissance et de travailler avec des haut-parleurs, des gens merveilleux et ouverts.
Dmitry Gryazin, développeur Android, Avito - Cela vous permet de voir plus de rapports que lors de la conférence elle-même, et permet de tirer des détails plus intéressants de l'orateur et de faire son rapport, ce qui signifie que le monde est meilleur :)
Kirill Popov, développeur Android, camarades de classe
Comment se rendre au PC
Ici, tout est simple. Sur le site Web de toute conférence, il y a des contacts des organisateurs. Écrivez-les à vous-même, à votre expérience en tant que conférencier ou organisateur, ou à propos de leur absence. Dites-nous ce que vous pensez être une bonne conférence, ce que vous regardez habituellement dans les rapports. Donnez des exemples des performances que vous aimez.
Dans la plupart des cas, les passionnés qui souhaitent aider à la sélection et à la formation des orateurs sont rares, vous serez donc déchiré avec vos mains. Quant à
AppsConf , cette année, le comité de programme est formé depuis longtemps et fonctionne. Mais vous pouvez m'écrire sur Telegram (@etolstoy), et je serai heureux de garder vos contacts pour la prochaine saison de la conférence.