Toute action pour résoudre un problème de la part du gestionnaire consiste tout d'abord à identifier le problème et ses causes, à fixer des priorités et à choisir des alternatives pour la meilleure solution, ainsi qu'à mettre directement en œuvre cette solution.
La capacité de résoudre en temps opportun les problèmes internes et externes d'un produit et d'une équipe et de prendre des décisions responsables est ce que tout chef de produit novice devrait apprendre au début de sa carrière. Dans cet article, nous allons «trier» le processus de résolution de problèmes, ainsi qu'analyser plusieurs techniques et exercices efficaces pour le travail d'équipe.
La résolution de problèmes compétente motive les membres de l'équipe à obtenir des résultats bien meilleurs qu'ils ne peuvent l'imaginer.
En développant des compétences en résolution de problèmes, même un
chef de produit inexpérimenté
en début de carrière sera en mesure d'améliorer la collaboration d'équipe et la capacité de faire face à des situations difficiles. La collaboration encouragera les membres de l'équipe à utiliser différents styles de pensée et à prendre des décisions ensemble.
Dans tous les cas, le travail d'équipe visant à résoudre des problèmes commerciaux n'est pas une activité «pour le plaisir», et vous devez prendre cela au sérieux. Peu importe que vous utilisiez un exercice simple, un jeu amusant ou une méthode scientifique. L'essentiel est que toute activité de résolution de problèmes soit bénéfique et supprime les obstacles évidents et cachés.
Toute façon de résoudre le problème est conçue pour orienter la réflexion de l'équipe dans la bonne direction. Mais chaque équipe a besoin de ses propres méthodes. En explorant de nouvelles techniques et approches, nous élargissons notre vision du problème et augmentons l'efficacité personnelle et d'équipe.
Quelle que soit la taille et la nature du problème, une approche systématique pour le résoudre vous aidera à devenir un chef de produit plus efficace.
Dans une approche systématique de résolution des problèmes, 5 étapes principales peuvent être distinguées:
- Définition du problème
- Identification des causes de son apparition
- Génération d'idées
- Choisir la meilleure solution
- Action
Identifier le problème
La définition correcte du problème est la bonne étape pour le résoudre. Il s'agit d'une étape très importante, qui déterminera comment vous essayez de le résoudre.
Par exemple, vous avez reçu un commentaire critique de l'un de vos utilisateurs / clients. Les options de résolution du problème varient selon la façon dont vous définissez ce problème.
Si vous décidez qu'il s'agit de la faible productivité d'un membre particulier de l'équipe, vous développerez différentes solutions visant à optimiser son travail.
Découvrez les raisons
Une fois le problème identifié, vous devriez creuser plus profondément et découvrir la cause. Pour déterminer les relations de cause à effet, un diagramme d'Ishikawa ou un
diagramme en arête de poisson est souvent utilisé.
Si vous considérez le problème comme un écart entre l'endroit où vous vous trouvez et celui où vous voulez être, alors les causes et les problèmes sont des obstacles qui vous empêchent de parcourir immédiatement cette distance.
Une telle analyse est assez efficace, car elle permet de s'assurer que vos décisions visent à éliminer les causes réelles et non les symptômes du problème. Si la solution trouvée élimine uniquement les symptômes au lieu de la cause réelle, le problème est susceptible de se reproduire.
Générer des idées
Dès que le difficile travail d'identification du problème et de recherche de ses causes est achevé, le moment est venu de faire preuve de créativité et de «jaillir» d'idées. Les réunions d'équipe et le brainstorming sont parfaits pour cela.
Choisissez la meilleure solution.
Une fois que votre liste d'idées pouvant résoudre le problème est suffisamment longue, vous devez choisir une seule méthode de solution.
À ce stade, on ne peut pas se passer de la capacité de travailler avec des priorités si importantes pour tout chef de produit. La matrice simple utilisée dans la
méthode de priorisation Lean vous aidera à mettre tout en place rapidement et clairement. Le meilleur résultat pour votre problème serait la solution de plus haut niveau sur la matrice. Une telle matrice peut être représentée indépendamment sur une feuille de papier:
Ou profitez des
services de gestion de produits disponibles qui offrent des fonctionnalités et des outils de priorisation. Tels que, par exemple, Hygger, MindTools ou ProdPad.
Agir
Lorsque la solution parfaite au problème a été trouvée, il était temps d'agir. Si la solution comprend plusieurs actions ou nécessite des actions supplémentaires de la part des autres membres de l'équipe, il est recommandé de créer un plan d'action et de le considérer comme un mini-projet.
L'utilisation de cette approche simple en cinq étapes augmentera certainement l'efficacité de vos compétences en résolution de problèmes.
Cette approche (avec différents degrés de changement) a été prise comme base de nombreuses techniques qui aident à résoudre les problèmes d'équipe. Arrêtons-nous sur certains d'entre eux.
Méthodes d'analyse des causes et d'identification des solutions aux problèmes
Analyse de cas racine
L'analyse des causes profondes ou RCA est une action visant à trouver la cause principale d'un problème, à l'analyser et à créer un plan pour le résoudre.
Souvent, en réalité, il est difficile de distinguer les symptômes de la cause. Le modèle RCA vise à identifier l'origine du problème et se compose d'un ensemble spécifique d'étapes:
- Définition de ce qui s'est passé
- Déterminer les raisons de ce qui s'est passé
- Identifier les étapes pour éviter que cela ne se reproduise
Le problème, le plus souvent, comprendra les facteurs suivants:
- Facteur physique - le problème est tangible et tangible.
- Le facteur humain associé à l'erreur d'une personne en particulier.
- Le facteur organisationnel est lorsqu'un processus ou un système utilisé pour prendre des décisions et effectuer des tâches fonctionne mal.
Pour analyser toutes les facettes des effets négatifs de l'ACR, il convient de prêter attention aux trois facteurs.
Le principe RCA est à bien des égards similaire à d'autres méthodes et se compose de 5 étapes consécutives:
- Identifier le problème
- Recueillir les informations nécessaires
- Identifier les facteurs étiologiques possibles
- Identifier les causes profondes
- Proposer et implémenter une solution
Il est important de pouvoir calculer l'effet que peut avoir une décision.
CATWOE
La méthode CATWOE, comme vous le comprenez, n'a rien à voir avec les chats (du chat anglais). L'abréviation et la méthode elle-même sont utiles lors de la collecte d'informations sur un problème.
Le principe principal de la technique est de décomposer le problème en différentes zones d'influence. Chaque lettre initiale de l'abréviation définit des zones d'influence: les personnes, les environnements et les processus.
- Clients - qui sont-ils et quoi, comment le problème les affecte-t-il?
- Acteurs - qui est impliqué dans le problème? Qui devrait être impliqué pour résoudre le problème?
- Processus de transformation - quels processus sont concernés par ce problème?
- Vision du monde - quelle est l'image générale de ce qui se passe? Des implications mondiales sont-elles prévues?
- Propriétaire - à qui appartient le processus / la situation et quel rôle jouera dans la décision?
- Contraintes environnementales - y a-t-il des restrictions qui peuvent affecter le résultat final?
L'ensemble de ces six éléments ouvre de nouvelles perspectives et permet d'approfondir l'étude du problème. La méthode CATWOE fournit des données plus complètes sur le problème et aide à déterminer la gravité du problème avant d'impliquer activement les autres membres de l'équipe dans la solution.
Technique 5 Pourquoi
Ce modèle est l'une des méthodes les plus simples et les plus couramment utilisées pour déterminer la cause d'un problème. Appliquez-le rapidement et facilement, il est utilisé pour des problèmes simples et moyennement complexes.
5 Pourquoi utilise un flux en 6 étapes:
- Rassemblement d'équipe. La discussion devrait rassembler ceux qui sont directement liés au problème.
- Définition d'un problème s'il n'est pas défini. Tous les membres de l'équipe doivent être d'accord avec la définition.
- Le principal "Pourquoi?". Demandez pourquoi le problème est survenu. Lorsque vous répondez, utilisez uniquement des faits sans spéculation.
- Les autres sont "Pourquoi?" À la réponse reçue, posez à nouveau la question «Pourquoi?». Continuez ainsi jusqu'à ce que le problème principal soit trouvé. Ces questions peuvent ne pas être cinq, mais plus ou moins.
- Plan d'action. Lorsque l'équipe a identifié la cause profonde, il est temps de discuter d'une liste de mesures et d'actions pour éviter une réapparition du problème à l'avenir.
- Analyse. Pour la non-récurrence du problème à l'avenir, l'analyse est également très importante. Discutez de l'efficacité des mesures prises, si elles ont aidé à éliminer le problème ou à en réduire l'impact. Si l'objectif n'a pas été atteint, vous devez répéter le processus.
Il est important ici de passer rapidement de la réponse à la question suivante, ce qui nous permettra de déterminer le tableau général avant que la conscience ne se prononce sur le problème.
Si des méthodes et des techniques bien connues doivent être étudiées, alors les exercices et les jeux les plus simples pour résoudre des problèmes en équipe peuvent être appliqués sans beaucoup de préparation et sans prendre beaucoup de temps.
Jeux d'entreprise pour résoudre les problèmes
Les jeux d'équipe commerciale sont un moyen plus informel de résoudre les problèmes. Le plus souvent, ces activités visent à développer la communication d'équipe, l'entraide, la délégation, l'adaptation et d'autres qualités et compétences utiles à l'équipe.
De telles activités ne conviennent pas à toutes les équipes, car elles nécessitent un niveau de réceptivité suffisant de la part des membres de l'équipe, une réflexion flexible et de la créativité.
Il est important pour le manager qui organise de telles activités de comprendre que dans leur cas il ne peut y avoir de gagnant ou de perdant. Voici 5 exemples de telles activités:
Egg Drop
L'activité développe des compétences de travail d'équipe et de prise de décision collective.
Pour le jeu, vous aurez besoin d'une douzaine d'oeufs (plus ou moins selon la taille de l'équipe) et de tout matériel à portée de main (papier, journaux, scotch, boîtes, crayons, pailles pour cocktails, film alimentaire, rubans, ballons, plats en plastique, etc. .), ainsi qu’un lieu d’activité, où vous pourrez temporairement jeter vos déchets.
Les participants peuvent être divisés en plusieurs équipes. Chacun reçoit un œuf et choisit des «matériaux de construction». Chacun aura 15-20 minutes pour construire un "cercueil" protecteur pour l'œuf, qui ne lui permettra pas de se casser. Après cela, les participants déposent leurs "cercueils" d'une hauteur prédéterminée (table, sol du bâtiment, escalier). Un récipient avec un œuf ne se cassera pas dans une équipe solide et cohésive. Si plusieurs œufs survivent, vous pouvez augmenter la hauteur de l'expérience jusqu'à ce que la meilleure équipe soit déterminée.
Navire en perdition
L'activité développe la capacité de s'adapter en équipe. Pour mener le jeu, vous aurez besoin d'une corde ou d'une bande.
Marquez une zone limitée sur le sol avec une corde ou du ruban adhésif. L'équipe doit s'insérer dans la zone désignée. Maintenant, réduisez progressivement l'espace limité au fil du temps. Les participants doivent trouver un moyen de se maintenir à l'intérieur et de ne pas tomber par-dessus bord du «navire». Habituellement, l'activité dure jusqu'à 10 minutes.
Quête
Développe des compétences de travail d'équipe. Tout ce qu'il faut, c'est une clé, une pièce fermée à clé et 5 à 10 astuces-tâches.
Une fois dans une pièce verrouillée, l'équipe doit trouver la clé à l'aide des indices. Il faut sortir de la pièce fermée à clé dans le temps imparti. Habituellement, 30 à 45 minutes suffisent pour une telle activité. Pour terminer le jeu avec succès, l'équipe doit être capable d'agir ensemble et de prendre une décision commune.
Minefield
Le jeu développe des compétences en communication. Cela nécessite une pièce ou un couloir vide, des bandeaux pour les yeux et un ensemble de fournitures de bureau ordinaires.
Dispersez les accessoires au sol au hasard pour qu'ils constituent un obstacle au passage d'un bout à l'autre de la pièce.
Divisez les participants en paires, bandez les yeux l'un des partenaires. Le deuxième partenaire doit diriger et guider le partenaire d'un bout à l'autre afin de ne pas toucher un seul objet dans le champ de mines. Vous ne pouvez guider qu'avec des mots. Si vous lancez plusieurs paires sur le terrain en même temps, la tâche deviendra plus compliquée.
Figure "aveugle"
L'activité est également utile pour développer des compétences en communication. Pour effectuer, vous aurez besoin d'une corde et de bandeaux.
Les participants doivent mettre leurs bandeaux et se tenir en cercle. La corde est attachée ensemble et posée devant les participants également en forme de cercle. L'hôte du jeu appelle une figure géométrique, que les participants doivent dessiner avec une corde. Les joueurs peuvent parler, mais vous ne pouvez pas retirer les bandages. L'équipe qui construira rapidement le chiffre nécessaire gagnera.
Conclusion
Pas un seul produit n'a encore échappé à des problèmes mineurs ou majeurs dans son cycle de vie. La survenue de problèmes est normale. L'essentiel est de leur prêter attention à temps et de prendre les bonnes mesures. Pour cela, il existe une variété de méthodes de résolution ou d'exercices en équipe. La pratique montre qu'ils ont à plusieurs reprises aidé des équipes et aidé à trouver une solution réussie.
Et quelles méthodes, exercices, jeux d'équipe et autres pratiques utilisez-vous pour surmonter les obstacles dans la vie de votre équipe, produit, entreprise?