Un fait frappant. Le chef d'entreprise choisit le bureau le plus méticuleusement possible, achète une voiture avec amour et une attention particulière, se bat pour des entretiens et cherche un deuxième emploi au prix de Vasya Ivanov de la 4e année de l'école polytechnique, achète un équipement puissant - c'est-à-dire qu'il se fournit soigneusement les moyens de production. Mais en ce qui concerne l'automatisation des affaires, une sorte de folie commence: "oh, ce CRM est bien connu, nous l'achèterons", "oh, regardez, tout est gratuit", "hmm, pourquoi devons-nous tout faire dans Excel", etc. .d. Malgré le fait qu'une mise en œuvre bien mise en œuvre de CRM / ERP augmente à la fois l'efficacité du travail et le montant du capital. La raison de ce comportement est un mystère. Une hypothèse possible est la peur du logiciel et le manque de compréhension qu'il devrait coûter de l'argent, en particulier en ce qui concerne le niveau d'ERP. Après tout, la dépréciation du logiciel dérive du fait que l'ordinateur ne peut pas être copié sur un copieur et le logiciel - s'il vous plaît, piratez la clé d'enregistrement et vous avez terminé. Aujourd'hui, nous sommes des chasseurs de peur et nous avons préparé un programme éducatif petit mais précieux (apparemment).
Nous avons parlé à plusieurs reprises de la mise en œuvre de systèmes CRM et nous savons que les articles ont apporté des avantages pratiques. Le modèle semble également s'appliquer à l'ERP. Mais ce n'est pas le cas. Au cours de nombreuses implémentations de notre «presque ERP», plus précisément Hyper CRM
RegionSoft CRM Enterprise Plus, nous avons accumulé une liste de points particuliers (en plus des
fonctionnalités d'implémentation CRM ) qui doivent être pris en compte pour que le projet d'implémentation ne devienne pas un facteur d'implémentation - le prix d'une erreur dans le cas d'un ERP est trop élevé . Enregistrer dans les signets - la liste s'est avérée minimaliste et très utile pour que tout soit sur les étagères.
Prenez le temps de décider exactement ce dont votre entreprise a besoin.
Tout d'abord, vous devez avoir une idée claire de ce que vous recherchez, des tâches que le nouveau logiciel devrait aider à résoudre et des objectifs de sa mise en œuvre. Ce n'est certainement pas le cas lorsque l'argument "tout le monde a couru et j'ai couru". Système ERP (pour plus de simplicité, nous appellerons le même hyper CRM, c'est-à-dire une classe de systèmes sérieux fonctionnellement sophistiqués pour les entreprises) - c'est un allié de la stratégie de l'entreprise. En conséquence, s'il y a des questions sur la stratégie, il y aura encore plus de questions ERP.
Former et classer correctement la liste des exigences. Contrairement à la situation avec le système CRM, les exigences de l'ERP vous obligeront à créer votre propre service informatique - ils savent exactement ce qui se passe s'il n'y a pas d'exigences. Cependant, la liste doit être divisée en deux parties: la grande partie (le plus souvent la grande majorité) de la liste est l'ensemble qui est initialement fourni par le fournisseur dans le système. Vous pouvez vous concentrer sur cette partie lors du choix d'un fournisseur. Mais la plus petite partie est la plus précieuse, ce sont les exigences qui distinguent votre entreprise de la masse des entreprises et qui peuvent nécessiter un développement supplémentaire. Réfléchissez soigneusement à ce dont vous avez besoin pour une automatisation complète et compétente (par exemple, quelqu'un doit être intégré à la facturation, quelqu'un veut resserrer des fonctions et des rapports spécifiques pour travailler avec du personnel, des projets ou des processus métier).
Ne jugez pas l'ERP par démo, mais n'abandonnez aucune démo
Nous avons déjà dit qu'il valait mieux juger le CRM par sa version de démonstration, mais vous ne devriez pas faire entièrement confiance à vos yeux. Avec l'ERP, les choses sont encore plus strictes: une démo doit être téléchargée, les tests en entreprise (et pas seulement un leader!) Sont strictement nécessaires, mais cela ne vaut pas toujours la peine de croire aux indicateurs. Et voici pourquoi.
- La première raison est les limitations de la version de démonstration sur le volume d'utilisateurs (opérations, enregistrements, etc.). Autrement dit, vous pilotez le logiciel sur une base de démonstration - vide ou non le plus grand. Naturellement, le logiciel fait face à une telle charge. En conditions réelles, vous pouvez obtenir des ralentissements et des gels inattendus, ou mieux encore, des yeux «honnêtes» d'un développeur qui prétend que pour votre nombre d'enregistrements, vous devez acheter un SGBD Oracle ou Microsoft SQL Server (c'est pourquoi RegionSoft CRM 7.0 Enterprise Plus pour son «presque ERP» nous avons choisi Firebird DBMS - un coût de licence puissant, gratuit et non gonflable). Il convient de noter que si l'ERP que vous décidez de tester ralentit et se fige même sur de petites données de test, laissez-le tomber et fuyez-le plus rapidement, car lorsque vous travaillez sur des données réelles, ce système commencera presque certainement à faire sortir votre cerveau.
- La deuxième raison concerne davantage les fournisseurs de cloud - ils démontrent une version de démonstration sur leur propre configuration matérielle, et le résultat impressionnant se transformera en citrouille dans un cloud public, et la configuration initiale sera coûteuse et, par exemple, destinée aux grandes entreprises (vérifiez cela avec vendeurs).
En même temps, assurez-vous de passer du temps sur toutes les formes de démonstration que le vendeur vous propose.
Décidez du type de système ERP dont vous avez besoin
Aujourd'hui, l'ERP peut être divisé en groupes selon plusieurs critères, mais un seul groupe est important pour nous: l'ERP orienté projet et l'ERP de production. Cela ne signifie pas que les premiers n'ont pas de fonctionnalité de production et que les seconds ignorent l'approche de conception. Cependant, l'ERP orienté projet est plus polyvalent et convient aux entreprises qui n'ont pas de production complexe. Mais beaucoup plus d'attention sera accordée à la planification, à l'organisation du travail, à la gestion des tâches et des projets, au financement, aux rapports et aux indicateurs de suivi.
Testez les solutions sélectionnées pour les scénarios d'utilisation future
Nous avons déjà parlé de la version de démonstration que vous installez afin de choisir la meilleure option. En règle générale, le test d'une version de démonstration se limite au fait que certains employés considèrent la tâche comme facultative et se désinscrivent «tout va bien, je l'ai aimé», et en partie ils appuient sur les boutons principaux, regardent le menu et à nouveau ils se désabonnent «tout va bien, je l'ai aimé» (maximum - 2-3 notes ) Vous devez donc tester les solutions sélectionnées en fonction des tâches effectuées par chacun - cela ne signifie pas que vous devez immédiatement travailler directement dans le système, mais vous devez voir le chemin des principales tâches et processus.
Comment faire si vous n'avez pas d'automatisation? Décrivez la procédure pour les principaux processus, à chaque étape, indiquez ce qui est particulièrement nécessaire, quelles ressources sont nécessaires - sur cette base, vérifiez si cela se trouve dans le système ERP. Cela pourrait même ressembler à ceci:
Faites attention au matériel requis pour déployer un système ERP
Les moyennes et grandes entreprises n'aiment pas les systèmes CRM cloud en raison de problèmes de sécurité et de fonctionnalités inflexibles (en règle générale, les systèmes SaaS dans le cloud sont livrés avec les options de raffinement les plus minimes), et il est peu probable qu'ils souhaitent avoir un ERP cloud et transférer sur le côté non seulement la base de clients , mais aussi tous les indicateurs de l'entreprise. Par conséquent, vous devez discuter avec le fournisseur des exigences du système ERP - les configurations de serveur qui sont nécessaires pour un fonctionnement stable sur votre volume de données.
Ne vous bloquez pas sur le prix du système ERP
En choisissant un système ERP, il est impossible de ne pas se concentrer sur le budget de mise en œuvre. C'est la raison la plus courante de l'échec - choisir un système exclusivement par facteur de prix est imprudent (eh bien, cela équivaut à comment choisir une voiture exclusivement par prix, bien qu'il y ait encore une question combien coûtera ce Trabant
avec l'autographe de Poutine , et évidemment ce n'est pas un prix spatial en raison des spécifications techniques de Trabant). L'astuce est simple: planifiez votre budget et commencez à explorer la fonctionnalité des solutions que vous avez choisies, tout en les triant, vous devez également évaluer tous les avantages commerciaux possibles.
Logiciel de démantèlement remplacé par ERP (hyper CRM)
Cela semble être un conseil évident, mais dans les entreprises, par inertie, un zoo de logiciels "semi-abandonnés" se forme. Il y a deux raisons importantes d'abandonner les logiciels en double existants:
- L'homme par nature est difficile à percevoir le nouveau et à la première occasion utilise la chose familière. Il en va de même pour les logiciels: les employés feront des affaires dans les programmes dans lesquels ils sont habitués à le faire. En conséquence, le «passage» au nouvel ERP sera long et la période de récupération des investissements y augmentera considérablement.
- L'argument principal - pourquoi payer pour le même programme? Prenons un exemple concret. Supposons que vous ayez un programme SaaS pour la gestion d'entrepôt dans votre entreprise, pour 20 employés, le paiement est de 142 800 par an (prix réel). Mais vous avez aussi le CRM, non? Cela vous coûte 239 760 par an (ils ont pris une version modeste). Laissez leur intégration vous coûter 0 roubles. Total par an, vous payez des frais d'abonnement de 382 560r. Vous avez donc lu le Habr, pris connaissance des développeurs et décidé de mettre en œuvre RegionSoft CRM Enterprise Plus , pour les licences dont vous payez exactement une fois dans votre vie - 353 250 roubles. pour 20 utilisateurs. Il dispose d'un puissant CRM, d'un entrepôt et d'une production. Alors pourquoi avez-vous besoin des deux premiers? Ressentez-vous l'avantage? (Oui, nous ne mentirons pas, la mise en œuvre peut également nécessiter de l’argent, nous avons écrit combien cela coûte , mais en fin de compte, c’est vraiment plus rentable que de maintenir le parc de logiciels «sur abonnement»).
Mettre en évidence un chef de projet, une équipe de projet et impliquer le personnel
En général, la première pensée qui devrait être transmise au personnel est que toute automatisation est introduite exclusivement dans leur intérêt, afin de faciliter une solution routinière et productive de problèmes complexes. Les logiciels d'entreprise, plantés au sommet de manière directive, sont voués au boycott. Par conséquent, il est important d'impliquer les employés dans le processus de mise en œuvre d'un système ERP:
- Sélectionnez le ou les responsables responsables de la mise en œuvre et de la coordination du projet dans son ensemble - ce sera la personne dont le travail sera bientôt le projet de mise en œuvre de l'ERP: collecte des exigences, analyse, collaboration avec les fournisseurs, test des logiciels sélectionnés, coordination de tous les processus, organisation de la formation, assistance expert interne et ainsi de suite. Ce n'est pas par hasard que nous avons mis l'accent sur le mot «travail» - l'employé doit être aussi libre que possible de ses tâches habituelles.
- Former un groupe de travail et permettre également à ses membres de réduire le temps consacré aux tâches - leur tâche est de rendre la mise en œuvre extrêmement opérationnelle et confortable.
- Attirer des employés pour tester des solutions et formuler des exigences; ils doivent comprendre qu'ils sont responsables du choix de l'outil avec lequel ils travailleront au cours des N prochaines années.
Ne confiez pas la mise en œuvre de l'ERP au service technique
En général, il est très pratique de l'emporter sur la mise en œuvre par l'administrateur système (dans une petite entreprise) ou le service technique (dans une grande entreprise). Cependant, il existe un certain nombre d'inconvénients qui réduiront tous les efforts à néant:
- le service technique ne comprend pas de nombreux processus métier et ne sait pas à quelle échelle et à quelle échelle l'entreprise a besoin (comme, en fait, aucun autre service séparément)
- Les informaticiens ont leur propre opinion sur le choix du logiciel et il peut être fondamentalement différent de ce dont les ventes, la logistique, l'entrepôt et, enfin, la gestion ont besoin
- pour le service informatique, l'ERP, comme la plupart des autres logiciels, est compréhensible en termes d'interface et de fonctionnalité. Par définition, il leur est plus facile de gérer n'importe quel logiciel, mais les utilisateurs doivent évaluer si leur système leur convient, voir comment la logique fonctionne, à quoi ressemble la fonctionnalité.
- en général, tout service informatique logiciel supplémentaire peut percevoir comme ext. le travail qui doit être fait sous la forme de maintenir ce logiciel en état de fonctionnement et à jour. Et comme vous le savez, pourquoi avez-vous besoin de travail supplémentaire, si cela peut être évité ...
Il y a plusieurs autres raisons pour lesquelles le CIO / CTO n'est pas la meilleure personne pour choisir un système ERP. Par exemple, une personne est faible et peut jouer un plan de retrait, et sera donc économiquement engagée et biaisée. Cependant, nous ne généraliserons pas et ne discuterons pas de ce sujet - il semble que les lecteurs connaissent beaucoup de tels exemples. Eh bien, nous espérons que ce sont des exceptions malheureuses.
Évaluer subjectivement le vendeur
Faites attention à la qualité du travail des employés du vendeur, à leur attention et à leur désir / non-désir d'entrer et de sortir rapidement. Posez un maximum de questions et n'hésitez pas à demander même ce qui vous semble idiot ou ridicule - vous avez parfaitement le droit de ne pas comprendre l'automatisation des affaires, mais les employés des fournisseurs doivent répondre de manière intelligible et complète à vos questions.
Gérer le changement
Si vous êtes arrivé à la mise en œuvre d'un système ERP, alors votre entreprise a probablement déjà commencé à se produire, des changements sont en cours ou se produiront. Ils doivent être gérables - c'est-à-dire qu'ils doivent procéder de manière raisonnable, graduelle, en s'appuyant sur l'automatisation et les meilleures pratiques. N'oubliez pas qu'il existe trois niveaux de gestion du changement: individuel, collectif et organisationnel. De la même manière, un système ERP devrait couvrir les intérêts des trois niveaux.
L'ERP est sans aucun doute un programme utile s'il est nécessaire. Ne retardez pas l'introduction: plus tôt vous commencerez, plus vite vous ressentirez la croissance intensive et les différences progressives avec les concurrents. Une personne qui marche à pied ne dépassera jamais une personne conduisant une voiture puissante et fiable. Même sur Trabant, cela se révélera plus rapide :). Alors pourquoi vous laisser dépasser comme un stagnant?
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