Certes, chacun de vous connaît la situation lorsque l'organisation a commencé à effectuer des analyses internes dans Excel, car ses capacités étaient plus que suffisantes. Mais avec la croissance de l'entreprise, les tâches deviennent plus compliquées, les volumes de données augmentent, et Excel commence à gémir, puis se transforme en un "lent céleste", à cause duquel la masse de temps de travail rémunéré est gaspillée quotidiennement.
L'histoire d'aujourd'hui raconte comment une entreprise de niveau fédéral avec un grand flux de documents est passée du registre sous forme de fichiers Excel volumineux à un outil de BI normal et sain. Eh bien, il s'agit de notre vision de la façon dont l'entreprise doit évoluer (le client n'a pas encore pris de décision finale).
Problème
Pour comprendre l'essence du problème: désormais, dans une entreprise, la préparation et la consolidation des données via Excel prend environ 80% du temps de travail des employés, 79% attendant la réaction du programme lui-même. C'est-à-dire qu'une personne a effectué des manipulations, écrit une formule ou une valeur, appuyé sur la touche Entrée et va fumer, boire du café ou déjeuner: certaines opérations de consolidation et de mise à jour des données prennent de 40 minutes à 2 heures.
Le problème principal est le mécanisme de consolidation des données établi dans les temps anciens - un tas de formules croisées complexes dans lesquelles le diable se casse la jambe. Une fois que ce mécanisme a été inventé par une sorte de "gourou" Excel, mais il n'a clairement pas supposé qu'un tel volume de données serait traité. Auparavant, tout fonctionnait sans freins et les fichiers contenant les formules prescrites étaient simplement copiés d'un projet à l'autre. Et lorsque les problèmes ont commencé quelques années plus tard, personne ne savait avec certitude comment fonctionnait la consolidation. Mais il n'a pas été possible de trouver un spécialiste qui pourrait le refaire, ce qui n'est pas surprenant: les développeurs n'apprennent généralement pas le langage des formules Excel et ne l'utilisent pas.
La complexité et la durée des calculs dans Excel ont conduit au fait qu'au fur et à mesure que le volume de données augmentait, il était nécessaire d'embaucher progressivement de plus en plus d'employés au sein du département, les employés existants cessant de gérer le traitement des documents.
Cette situation n'a pas immédiatement et pas l'autre jour. Et en conséquence, le client a décidé: il est temps de migrer. La principale exigence était que le nouveau système ait aussi peu d'influence sur le processus. Autrement dit, le client, bien sûr, n'est pas content qu'Excel ralentisse, mais il ne veut vraiment pas changer les opérations habituelles à cause du nouvel outil. L'ensemble du processus peut être divisé en deux étapes principales:
- préparation de données provenant de diverses sources, principalement à partir de documents papier,
- entrée de registre sous forme de fichiers Excel et consolidation.
Le processus technologique chez le client ressemble à ceci:
Deuxième nuance: lors de la saisie des données dans le registre, les employés vérifient si ce document a déjà été saisi. Pour ce faire, effectuez une recherche sur l'ensemble des détails. Nous avons proposé d'automatiser cette procédure et d'identifier les doublons déjà à l'étape d'entrée. Autrement dit, un nouveau document arrive, ils commencent à le conduire sans aucun filtre. Si le système trouve un doublon par certains paramètres (par exemple, par objet et date de paiement), cette entrée est surlignée en rouge afin que l'utilisateur découvre s'il y a des erreurs dans les données saisies ou déjà saisies. Ainsi, un contrôle de la duplication des enregistrements et une saisie correcte au moyen d'Excel est mis en œuvre.
Nous avons décidé de ne pas créer de zoo avec différents fournisseurs. Dans ce cas, la solution de Microsoft était préférable non pas parce que la société avait développé à la fois Excel et Power BI. Et même pas parce qu'ils sont bien intégrés les uns aux autres. Just Power BI vous permet d'utiliser un dossier entier comme source de données, dans lequel l'utilisateur peut placer différents fichiers comme bon lui semble (y compris des fichiers texte). Et traitez-les littéralement en un seul clic. Eh bien, ajoutez d'autres sources d'information, si nécessaire (1C, systèmes de comptabilité automatisés d'autres unités, etc.).
Power BI et Power Query accélèrent littéralement des centaines de fois et dépassent la limite de la quantité de données qu'Excel exploite. Au début, c'était 64 000 lignes, maintenant la facture s'élève à des millions. Donc, si vous êtes limité par les capacités d'Excel, la prochaine étape logique pourrait être de passer à Power Pivot ou à Power BI: ils utilisent les mêmes approches et mécanismes. Si vous avez utilisé des formules en langage M (dans Power Query) ou DAX dans Power Pivot pour traiter les données, alors tout cela fonctionnera pratiquement sans modifications dans Power BI.
Power BI, en tant que produit intégré unique, vous permet de combiner toutes ces technologies qui ont été "accrochées" sur Excel pendant des années, comme des jouets sur un arbre de Noël. Bien que les données ne puissent pas y être entrées (presque), A + B ne peut pas être considéré, comme cela se fait dans Excel, mais il peut être utilisé comme processeur pour de grandes quantités de données. Par exemple, si vous devez effectuer des calculs sur un grand nombre de colonnes ou de lignes. Excel peut le faire aussi, mais en quelques heures, et Power BI en quelques secondes.
Il existe deux ou trois produits concurrents qui, hypothétiquement, peuvent effectuer les mêmes calculs tout aussi rapidement, mais ils ne s'intégreront pas bien avec Excel et, tout aussi important, une infrastructure informatique supplémentaire devra être déployée.
De plus, vous ne pouvez pas escompter la composante financière: Microsoft fournit gratuitement Power Pivot Desktop si vous souhaitez utiliser ce mécanisme uniquement pour intégrer vos propres fichiers Excel et préparera des rapports ou analysera des données seul ou en tant que partie d'un petit groupe.
Dans le même temps, les fichiers Power BI créés peuvent être librement déplacés entre les ordinateurs, comme les rapports Excel. En conséquence, les utilisateurs ne disposent pas uniquement de données calculées et fixes, Power BI offre de nombreuses opportunités pour construire divers graphiques et diagrammes interactifs recalculés instantanément.
Après l'introduction de Power BI, selon les estimations les plus pessimistes, la durée de la phase de calcul a diminué de 200 à 300 fois (!). Étant donné que le département emploie actuellement 12 personnes qui passent beaucoup de temps à traiter les documents, nous pouvons réduire le personnel en toute sécurité par un facteur de 4. Et cela représente déjà une économie notable sur les charges sociales et les taxes.
Mais gagner du temps et de l'argent n'est pas le seul avantage de cette solution. Auparavant, la société n'avait jamais analysé l'intégralité de la quantité de données - uniquement pour chaque secteur d'activité ou projet séparément. Excel ne pouvait tout simplement pas gérer une telle charge. Et maintenant, non seulement l'analyse transversale des projets deviendra possible. Avec l'extension de cette gamme à, par exemple, Power BI Pro, Power BI RS ou même Power BI Premium, il sera possible de préparer des rapports interactifs pour différentes catégories d'utilisateurs, de gérer les niveaux d'accès aux données sensibles et de fournir un accès via le Web ou des appareils mobiles.
Autrement dit, pratiquement sans modifier le flux de travail, fournissez à tous les décideurs de l'entreprise, comme on dit, des informations à portée de main.
Yuri Kolmakov, expert, Département des systèmes de consolidation et de visualisation des données, Jet Infosystems ( McCow )