Aider à nager: comment initier les nouveaux arrivants à un projet complexe

Bonjour à tous! Je m'appelle Mikhail Berezin, je suis chef d'équipe dans HFLabs. Nous fabriquons des logiciels d'entreprise très sophistiqués pour les banques, les opérateurs mobiles, les compagnies d'assurance et les détaillants.

Il y a six mois, nous avons fait une grosse erreur: nous avons recruté 8 personnes à la fois, le personnel a augmenté 2 fois. Auparavant, ils n'avaient jamais réuni autant de personnes ensemble, ils ont donc retardé l'intégration des débutants. Je vais vous dire comment gérer le problème.

Timlids n'a pas eu le temps de présenter les développeurs à l'équipe

Au moment de l'effondrement, les principaux développeurs et testeurs travaillaient ensemble depuis plus de cinq ans, l'équipe s'était installée.

La charge a augmenté chaque année, mais nous avons réussi. L'équipe n'a pas pensé à une expansion équilibrée, il y a eu d'autres problèmes. En conséquence, nous avons manqué le moment où il était temps de recruter de nouvelles personnes et de préparer calmement, sans urgence, les tâches futures.

Lorsque plusieurs nouveaux clients sont arrivés en même temps, j'ai dû chercher d'urgence des personnes. Au lieu de recruter et d'adapter des spécialistes à l'avance, nous avons doublé l'équipe sur six mois. Je conseille moi-même à l'avenir de ne plus jamais recommencer.

Les problèmes ont commencé. L'efficacité globale a chuté, car non seulement les nouveaux arrivants n'ont pas aidé, mais ils ont également distrait le travail des anciens. Il n'y avait pas de processus d'intégration intégré, ni de ressources pour un mentor à part entière pour chaque débutant. Dans le même temps, les produits sont très complexes et le niveau des employés est très élevé.

Je travaille chez HFLabs depuis un peu plus d'un an et je me souviens des sensations du premier jour. C'est comme si vous aviez embarqué sur le vaisseau spatial Starfleet Enterprise sans aucune préparation. Vous ne comprenez pas et ne savez rien, le bureau est un labyrinthe, collègues sur un visage (vrai, amical).

En fin de compte, vous ne comprenez tout simplement pas ce qu'ils attendent de vous. Je vois la tâche: "Général n'est pas le client, supprimez mmwt général, ne collectez pas la version générale." Wat

Tatyana Bunto, analyste

Au début, la situation ressemblait à un bâton d'épaisseur moyenne dans la roue: maintenant, nous sommes un peu plus loin. Mais plus loin, les pires choses se passaient: les nouveaux arrivants s'adaptaient lentement, ils ne pouvaient pas se voir confier de vraies tâches, le travail restait.

La documentation et même la vidéo n'ont pas aidé

Lorsqu'une personne est arrivée chez HFLabs dans quelques mois, nous avons pensé qu'il était assez facile d'adapter de nouvelles personnes à l'équipe. Il y avait trois outils apparemment merveilleux pour cela.

La documentation Notre confluent contient beaucoup de documentation détaillée et à jour. Nous y investissons, vraiment la peine.

En fait, il s'est avéré que vous ne comprendriez pas la documentation sans un demi-litre. Pour celui qui la voit pour la première fois, c'est le chaos complet.


_{Autant d'informations de confluence sur un seul client HFLabs. Nous en avons plus de quarante}

Tout cela en raison du fait que les quais ont été écrits par des personnes de 5 ans et plus qui connaissent bien le problème. Pour les anciens, tout est clair et élémentaire, mais pour le reste c'est complètement différent.

Pour une immersion complète, voici ce que je devais creuser:

• 5 espaces en confluence avec une description des produits;
• 16 espaces avec documentation client;
• un espace avec une description des processus internes du bureau;
• 6 chats télégrammes pour divers produits et clients;
• JIRA, Mercurial, Idea, SOAP UI, cloud et Dieu sait quoi d'autre;
• stand de dev pour chaque client;
• 3225 autotests.

Ma tête tournait, je voulais me blottir dans le coin du bureau et pleurer.

Tatyana Bunto, analyste

Registres des discours des anciens. Pour aider les gens d'une manière ou d'une autre, nous avons enregistré des performances de collègues expérimentés. Ils ont parlé des produits, des clients, des processus dans l'entreprise.

Au fil du temps, les vidéos ont été envahies de commentaires et d'améliorations textuelles. Nous mettons tout cela ensemble, le décomposons par produit et le mettons dans la section «Formation» en confluence. Voici à quoi ressemble la section du produit Client unique .


_{Nous avons pris les pensées clés des discours et les avons mises dans l'abstrait}

La vidéo est plus ancienne que la documentation textuelle, mais les problèmes persistent. Il y avait trop de vidéos, la durée totale était de plusieurs dizaines d'heures. Il est difficile de comprendre quoi et pourquoi regarder, ce qui est nécessaire dès les premiers jours et quoi - ensuite. Le matériau est mal absorbé.

Des conseils personnalisés. L'assistance mutuelle est une règle importante des HFLabs, il n'est pas habituel pour nous de rester sur la touche. Nous pensions que les débutants assimileraient eux-mêmes la majeure partie des informations et, dans de rares cas difficiles, des gars expérimentés pourraient aider. Ça n'a pas marché.

Les cas complexes n'étaient pas rares, mais réguliers. Les anciens ne trouvaient tout simplement pas le temps de tout répondre. De plus, les questions ont été répétées, j'ai dû expliquer la même chose à différentes personnes.

Souvent, les nouveaux arrivants ne savaient pas à qui s'adresser pour poser une question. Tout le monde dans l'équipe plus ou moins est universel, mais dans certains domaines, une personne spécifique comprend mieux. Qui est incompréhensible. En conséquence, les colocataires ont aidé, ce qui n'est pas toujours optimal.

La quête au tour par tour a sauvé la situation

Pour résoudre le problème, il a fallu accélérer et automatiser l'immersion des débutants dans le projet. Pour commencer, nous avons compris ce dont les nouvelles personnes ont généralement besoin. Trouvé de tels besoins:

• l'adaptation sociale;
• compréhension des communications internes;
• connaissance structurée des produits;
• pratique, beaucoup de pratique!

Il m'est venu à l'esprit que tout le monde aime les jeux, même les adultes (surtout les adultes!). Ce serait formidable de faire une quête au tour par tour. Il présentera les nouveaux arrivants à l'entreprise et pratiquera la théorie. Nous nous sommes assis pour le script.

Il s'est avéré une quête en six étapes:

1. "Première connaissance."
2. "Qui en a besoin."
3. "Nous devons aller plus loin."
4. "Il est temps de profiter du projet!"
5. "Pour les plus curieux."
6. "Comment nous testons et communiquons avec les clients."

La quête est réalisée à 90% de manière autonome, après seulement une ou deux semaines, les débutants obtiennent un minimum pour les premières tâches. De plus, une personne se développe sur des tâches réelles.

Je ne vois pas l'intérêt de disposer le texte intégral de la quête: c'est très spécifique, tout est fermé à nos processus internes. Si nécessaire, écrivez un commentaire, je vous l'enverrai.

Ci-dessous, je vais vous expliquer brièvement comment tout est organisé avec nous.

À chaque étape, le participant exécute trois types de tâches.

Théorique. Sans eux, rien n'en sortira, peu importe à quel point nous voulons le contraire. Je dois lire et regarder la vidéo.

Par exemple, la tâche théorique à l'étape "Première connaissance": "Regardez trois vidéos de la série" Présentation du "Client unique" et lisez l'article correspondant. "

La tâche dans la troisième étape: "Regardez l'histoire de Yegor sur la standardisation des données et la recherche de doublons." Ici, un débutant étudie non seulement le produit, mais apprend aussi à connaître un peu ses collègues.

Naturellement, je n'ai pas surchargé la section de théorie, car c'est la chose la plus ennuyeuse qui puisse être.

Pratique Nous fixons la théorie alors qu'elle est tenue dans la tête. Pour chaque section, j'ai trouvé des tâches similaires aux vraies.

Au stade de la «première connaissance», les tâches sont les suivantes:

1. «Créez vous-même la tâche« Présentation du client unique »dans le projet CIA. Il devra enregistrer les résultats et les journaux de travail. Mettez Misha aux fermiers.
2. Entrez dans l'interface Web du stand de démonstration et voyez combien il y a d'entrepreneurs individuels. Connectez-vous à la base de données du demostand et obtenez le nombre de sous-traitants individuels par requête SQL. Le montant correspondait-il? La tâche n'est pas facile, vous devez penser et explorer le tableau, trier les colonnes. N'ayez pas peur de demander.
3. Créez une nouvelle contrepartie en physique via SoapUI. Trouvez-le dans l'interface Web et voyez comment tout s'est passé.
4. Enregistrez les journaux de travail, le résultat et les requêtes résultantes dans jir. "

Dans la quatrième étape, "Il est temps de bénéficier du projet!" la pratique est plus intéressante et plus difficile:

1. «Prenez une petite tâche de la version, fermez-la par Feng Shui (sans le commentaire final correct, la tâche sera redécouverte).
2. Prenez la tâche de régresser. Apprenez à connaître les fonctionnalités du client et régressez en une heure et demie. »

La communication. Au cours de la quête, nous présentons les nouveaux arrivants à l'équipe. Au moins avec des personnes clés avec qui travailler en étroite collaboration. Exemples de différentes étapes:

1. «Trouvez Pacha Abdyushev et posez trois questions sur le plan théorique. Corrigez vos questions et réponses de Pacha en commentaire de la tâche. »
2. "Déposez la tâche dans le chat" Test Review ", demandez à vérifier. Ajoutez Lena ou Olya pour qu'ils vérifient si vous avez tout fait correctement. »
3. «Trouvez Kostya Stepanov et posez 3 questions sur le matériel. Parlez-nous également des caractéristiques des données que j'ai trouvées. »

Parfois, les tâches deviennent une véritable quête. Par exemple, trouver Pacha et lui faire répondre à des questions est un défi pour la volonté et la persévérance. Ainsi, une nouvelle personne pompe des compétences en communication, négociation et gestion du temps.

L'effet a largement dépassé les coûts.

La première version de la quête que nous avons écrite avec un collègue bénévole de la journée. Le lendemain, un nouveau testeur a commencé à le passer (testé, oui).

Il est très pratique que vous n'ayez pas à suivre la pertinence de la partie théorique: les participants y font face. Quand un débutant se rend compte qu'il n'y a pas assez de théorie pour résoudre le problème, il m'en parle. Je vois ce qui ne va pas: il est très probablement temps de mettre à jour la documentation. Le cas est simple, presque pas gênant.

Maintenant sur les résultats.

	Autrefois	Maintenant
Temps d'immersion du projet	Douze semaines minimum	Deux semaines
Temps que des collègues expérimentés consacrent à la formation	Jusqu'à vingt heures par semaine	Jusqu'à dix heures par semaine

Nous avons grandement simplifié la mise à l'échelle de l'ensemble. Auparavant, ils adaptaient une personne en trois mois, et maintenant nous pouvons en gérer cinq en un mois.

Au début de cet article, j'ai formulé ce dont les nouvelles personnes dans l'entreprise ont besoin. Revenons à cela.

Adaptation sociale. Pendant qu'une personne termine une quête, elle rencontre la moitié de l'équipe. Au moins, des collègues qui seront nécessaires au travail presque quotidiennement. Les débutants comprennent à qui s'adresser.

Compréhension des communications internes. Créez une tâche en jire, écrivez dans le chat souhaité, marquez le temps - ce sont des tâches pour fixer les processus et les règlements internes, étudier l'argot.

Connaissance structurée des produits. Tout est clair ici: nous avons construit la formation du simple au complexe, l'avons divisée en petits morceaux compréhensibles. C'est plus facile à digérer.

Pratique, beaucoup de pratique! De la première étape, une personne va au combat, à la quatrième apporte un réel avantage. Vous n'avez rien à entasser, nous corrigeons la théorie par des tâches. Les tâches sont similaires aux vraies, dès la quatrième étape elles sont déjà réelles.

Les débutants l'ont aimé.

La quête est composée de manière très rusée:

1. Vous ne pouvez pas simplement lire, feuilleter et continuer.
2. Vous verrez le produit et le processus sous différents angles.
3. Vous reconnaîtrez ceux avec qui vous travaillerez.
4. Préparez-vous à terminer les tâches.

Anastasia Dudnik, testeuse

La quête a aidé au moins avec ce qu'elle dit exactement qui peut être approché sur quel problème.

Vadim Zaitsev, chef de projet

Nous sommes maintenant prêts à accepter de nouvelles personnes. Mais comme auparavant, nous essayons de le faire avec soin et précision afin de ne pas détruire la culture existante.

Visitez-nous si vous aimez une entreprise sophistiquée. Nous recherchons maintenant un ingénieur d'escorte (à partir de 80 000 ₽) et un testeur (à partir de 90 000 ₽) . À quelqu'un qui recommande une personne appropriée, nous donnerons le premier salaire de spécialiste après trois mois d'une période d'essai.