Ces dernières années, le thème de la planification et de l'analyse économiques est devenu de plus en plus pertinent. Mais en même temps, l'inefficacité de la mise en œuvre de ces fonctions dans des systèmes ERP coûteux et à grande échelle dans lesquels leur présence est initialement supposée devient encore plus évidente (la lettre P «Planning» dans l'abréviation de ces systèmes l'indique même). Malgré d'énormes budgets et des efforts titanesques pour introduire des systèmes ERP, les services économiques des moyennes et grandes entreprises ont tous deux travaillé et continuent de travailler dans des feuilles de calcul, principalement MS Excel.
Quelle est la raison de cet état de fait? S'agit-il vraiment de l'inertie des économistes? Ou Microsoft a-t-il pu créer un produit vraiment unique en termes de commodité et d'efficacité de son application dans un environnement commercial réel? Eh bien, la question timide à la fin, faite dans le titre de l'article - existe-t-il une alternative à Excel?
Pour répondre à ces questions, vous devez d'abord comprendre quelles sont les spécificités de la planification et de l'analyse économiques, dont Monopoly maintient l'excellence. En bref, la réponse à cette question est en un mot - TIME. C'est le temps que les chefs d'entreprise de tout niveau doivent prendre pour prendre une décision de gestion qui, selon l'ampleur du problème, prend de quelques minutes à plusieurs jours.
La manière la plus simple de démontrer cette thèse est l'exemple du processus d'élaboration et d'approbation du plan annuel (budget) du prochain exercice. Ce processus est mis en œuvre dans toute entreprise moderne et ne vise pas à deviner son avenir (idée fausse répandue), mais à contrôler la haute direction sur le processus d'allocation des ressources délimitées (investissements, effectifs, limites de crédit, etc.) entre la ligne et les unités fonctionnelles. entreprises dans le cadre du budget du prochain exercice.
Contrairement aux procédures habituelles, telles que la fiscalité, la paie, les rapports financiers et statistiques, le processus d'élaboration du budget est effectué une fois par an et est strictement limité par le calendrier. Le début du processus budgétaire commence généralement en octobre, lorsque des informations (au moins préliminaires) sont déjà disponibles sur les résultats réels des travaux pour 9 mois de l'année en cours. Un graphique typique de tout tableau budgétaire contient généralement des informations sur les résultats attendus pour l'année en cours (selon le schéma, fait 9 mois + 4 trimestres prévus), les résultats prévus pour l'année suivante et les écarts (absolus et relatifs) pour contrôler la dynamique des changements d'indicateurs. D'octobre à novembre, les divisions de l'entreprise élaborent leurs propres budgets, puis en décembre, ils sont examinés et approuvés par la direction de l'entreprise ou de l'organisation mère.
Dans le processus d'élaboration des budgets, plusieurs options peuvent être développées pour différents scénarios de l'environnement externe, en tenant compte des buts et objectifs internes de l'entreprise. Néanmoins, au final, le scénario principal (de base) est retenu, selon lequel les budgets de tous les départements sont calculés. Le résultat final de ce processus est le budget consolidé de l'ensemble de l'entreprise (groupe d'entreprises), sous une forme simplifiée étant la somme des budgets de toutes les divisions de l'entreprise.
En pratique, lors de l'élaboration d'un budget, chaque unité est guidée par le principe: «Demandez plus, vous recevrez juste ce qu'il faut». La conséquence de ce principe est le déficit du budget consolidé, lorsque les recettes prévues ne sont pas suffisantes pour couvrir les coûts prévus. Par conséquent, dans tout processus budgétaire, au stade final, le budget est toujours équilibré, ce qui consiste à établir des plans de revenus plus intenses et à couper certains types de dépenses par l'une ou l'autre unité et articles. Naturellement, avec des recomptages ultérieurs de tous les plans et la formation d'un budget consolidé. Et il peut y avoir autant de recomptages avec consolidation ultérieure que nécessaire pour ramener les revenus et les dépenses à zéro.
Mais ce n'est pas tout. La tâche longue, mais techniquement résoluble de recalcul et de consolidation multiples des données se superpose à une tâche beaucoup plus complexe associée à la modification du modèle de données, selon laquelle le recalcul et la consolidation des indicateurs prévus ont lieu. Par exemple, une décision pourrait être prise de centraliser l'an prochain les ventes des principaux types de produits et d'externaliser certains processus de production avec la création de nouvelles entités juridiques. Et ces décisions devraient non seulement être décrites sous forme de texte ou de diagrammes, mais des modifications devraient être apportées à tous les documents de règlement liés à la formation des coûts et des résultats financiers. De plus, de telles décisions peuvent survenir à la fois au stade de l'élaboration des budgets préliminaires et au stade de l'équilibre du budget consolidé.
Du point de vue des logiciels qui implémentent le support du processus de budgétisation, TIME est la ressource clé dans le processus ci-dessus, au cours duquel des modifications peuvent être apportées au modèle commercial de l'entreprise et des calculs sont déjà effectués sur ce nouveau modèle. Il est évident que dans ces conditions, Excel est hors compétition, car il vous permet de fournir le minimum de temps possible entre la définition de la tâche pour modifier le modèle commercial et l'émission des valeurs recalculées. Les systèmes ERP ne peuvent que promettre de prendre la décision en compte lors de la préparation des états financiers du 1er trimestre du prochain exercice.
Qu'est-ce qui permet à Excel de fournir une telle efficacité dans la gestion du temps dans le processus de prise de décision de gestion? La réponse à cette question est également assez simple - lors de l'utilisation d'Excel face à chacun de ses utilisateurs, le gestionnaire de tâches, l'analyste commercial, le testeur et l'utilisateur final sont combinés simultanément, dont les fonctions dans les systèmes ERP sont réparties non seulement entre différentes personnes, mais également différents services. Et surtout, si les utilisateurs d'Excel, même exécutant différentes fonctions, parlent une langue compréhensible, les utilisateurs du système ERP (au sens large) parlent de nombreuses langues qui nécessitent soit des "traducteurs" talentueux (qui sont peu nombreux), soit formalisation stricte du processus de communication, souvent retardé indéfiniment.
Par conséquent, malgré toutes les limitations d'Excel sur la vitesse de traitement des données, ainsi que la présence inévitable de processus mis en œuvre partiellement en mode manuel, dont le plus difficile est le processus de budgétisation, Excel restera toujours hors compétition par rapport aux systèmes ERP.
Après avoir identifié l'avantage clé d'Excel lié à l'efficacité de sa gestion d'une ressource temporaire, nous considérerons ses faiblesses qui devraient être implémentées dans des logiciels alternatifs afin de rivaliser avec lui.
Une faiblesse évidente d'Excel lorsque vous travaillez avec des modèles volumineux et complexes est le modèle de stockage de données de fichiers, qui:
Il nécessite une interaction dans des bases de données relationnelles externes pour traiter de grandes quantités de données pour plusieurs attributs;
Il est lourd d'erreurs logiques subtiles lors de la modification d'un modèle de données composé de plusieurs fichiers ou feuilles associés.
Ces problèmes peuvent être facilement résolus en développant des modules logiciels dans le langage de programmation intégré ou en les intégrant à des solutions logicielles externes. Mais dans ce cas, Excel perd son avantage stratégique - la présence d'un utilisateur combinant à la fois les fonctions d'un gestionnaire de tâches, d'un analyste commercial, d'un testeur et d'un utilisateur final. Au lieu de cela, au moins deux personnes apparaissent - un économiste et un programmeur, parlant leur propre langue, chacun ayant un supérieur. En conséquence, toute tâche simple généralement résolue dans la tête d'une personne se transforme en une longue procédure bureaucratique.
Ainsi, tout système logiciel alternatif ne peut rivaliser avec Excel que s'il peut étendre la liste des tâches qu'Excel peut résoudre avec des formules standard sans programmation supplémentaire.
Dans les systèmes de Business Intelligence récents, malgré des déclarations bruyantes, en plus d'un système de reporting plus flexible, basé sur le modèle de données du tableau croisé dynamique Excel, il n'y a généralement rien (le tableau croisé dynamique simplifie la sélection d'une seule demande forfaitaire une table avec une analyse des attributs et une agrégation des données sur plusieurs champs horizontalement et verticalement). L'élément central de tout processus de budgétisation est le calcul des coûts de production et la formation de résultats financiers pour lesquels le modèle de données des tableaux récapitulatifs n'est pratiquement pas applicable.
La seule alternative à Excel aujourd'hui est la plate-forme de modélisation open source JetCalc pour les systèmes économiques complexes, dont le code source est disponible sur GitHub . Il contient également des liens vers la documentation, une version de démonstration fonctionnelle et d'autres ressources supplémentaires. Le système est distribué sous licence MIT et est ouvert à toutes les offres de participation à son développement pour toutes les parties intéressées.
Avant de passer aux spécificités de l'architecture JetCalc, il faut dire que JetCalc est une version gratuite du système implémentée dans l'écosystème JavaScript basée sur l'architecture de système fermé, implémentée sur les technologies Microsoft, qui fournit depuis 2012 la budgétisation, l'analyse économique et la consolidation de la gestion et des rapports financiers , y compris pour la préparation des états financiers consolidés selon les normes IFRS, dans une grande exploitation métallurgique avec un chiffre d'affaires annuel de plus de 10 milliards de dollars.
Dans JetCalc, comme dans Excel, tous les calculs sont basés sur des formules développées et testées par l'utilisateur final. Dans le même temps, le système de calcul JetCalc possède un certain nombre de propriétés uniques qui facilitent la modification des modèles de données utilisés et génèrent des rapports consolidés complexes en temps réel.
Une caractéristique clé du modèle de données JetCalc est sa façon de créer des formules de cellule. Si dans Excel des formules sont écrites pour chaque cellule, alors dans JetCalc les formules sont écrites pour une ligne ou une colonne, et au niveau de la cellule, les formules sont générées dynamiquement par le système dans le contexte d'un document ouvert. Cette approche réduit considérablement le temps de changement de formule et élimine complètement l'apparition d'erreurs arithmétiques. De plus, les colonnes individuelles sont combinées en en-têtes (majuscules) pour certains types de documents, ce qui vous permet de modifier les formules des colonnes pour plusieurs documents à un seul endroit.
Une autre caractéristique de JetCalc est la présence d'un mécanisme spécialisé pour additionner les valeurs de cellule sur les lignes de document, qui est basé sur une arborescence de lignes, dans laquelle la sommation est effectuée sur les lignes enfants pour chaque ligne parent. Par conséquent, au lieu de répertorier les cellules dans Excel, qui doivent être incluses en tant qu'arguments dans la formule SUM (A1; A2; ...), dans JetCalc, il suffit de mettre une coche sur la ligne de somme souhaitée sur l'interface Web. De plus, toute ligne peut être marquée comme non incluse dans le montant, ainsi que sommée avec le signe opposé (c'est-à-dire soustrait). Lors de l'ajout de nouvelles lignes, contrairement à Excel, JetCalc n'a pas besoin de modifier les paramètres, car dans le contexte d'un document ouvert, les formules des cellules seront reformées automatiquement.
La troisième caractéristique importante de JetCalc est la collecte d'informations dans le contexte d'objets comptables organisés sous la forme d'un arbre avec un certain nombre d'attributs qui vous permettent d'effectuer des calculs complexes d'agrégation et de filtrage en écrivant des formules simples et compréhensibles.
Par exemple, pour la division Metallurgical Enterprises (code MET), qui comprend Ural Metallurgical Plant JSC (code 201) et Ural Rolling Plant JSC (code 202), pour calculer le total de la division, la formule de toute cellule principale dans le contexte du document sera converti en:
$@#201? + $@#202?
La même expression peut être représentée sous la forme d'une formule avec une fonction de consolidation, qui sera automatiquement développée lorsqu'une ou plusieurs entreprises sont ajoutées au groupe MET:
$@<<<(D:MET)?
Le cœur du système JetCalc dispose également d'un mécanisme intégré pour pomper automatiquement les valeurs sous forme de saisie de données, ce qui peut réduire considérablement la charge sur le système de calcul en enregistrant une fois les valeurs calculées par la formule dans la base de données comme valeurs primaires dans la base de données. Par la suite, ces valeurs stockées peuvent être réutilisées par le système de calcul dans la formation de divers calculs analytiques. Les mêmes formules sont utilisées pour configurer des valeurs pompées automatiquement que pour définir des valeurs calculées dynamiquement.
Le choix entre l'utilisation de formules dynamiques et de valeurs auto-pompées est entièrement déterminé par l'utilisateur qui configure le modèle de domaine, et consiste à choisir entre la facilité d'administration et la rapidité de calcul des indicateurs de document:
les formules dynamiques suffisent à configurer une fois, mais à mesure que le modèle devient plus complexe et que la quantité de données augmente, la vitesse de génération de rapports ralentit progressivement;
les formules de pompage automatique vous permettent de remplacer les valeurs calculées par les valeurs primaires, ce qui augmente considérablement les performances du système de génération de rapports, mais nécessite plus de discipline lors de la modification de la structure du document, car les valeurs précédemment pompées peuvent nécessiter un nouveau pompage après avoir modifié les paramètres du document.
Plus d'informations sur le système de règlement JetCalc sont disponibles à l'adresse.
Un autre mécanisme intéressant pour augmenter la productivité des économistes chez JetCalc est le mécanisme de point de contrôle, qui est une classe spéciale de formules qui sont également configurables par l'utilisateur, qui devrait produire une valeur nulle lorsque les données primaires sont entrées correctement. S'il y a des valeurs non nulles aux points de contrôle, le document ne peut pas être empêché de saisir des données, ce qui signifie qu'il ne peut pas officiellement être considéré comme soumis en temps opportun à une organisation supérieure. Cette approche vous permet de paralléliser le travail d'identification des erreurs logiques sur des centaines d'employés des organisations déclarantes au lieu d'employés uniques d'une organisation supérieure.
Et bien sûr, JetCalc implémente des fonctionnalités standard telles que l'impression de documents ou l'enregistrement de rapports dans des fichiers PDF, la sortie de documents individuels sous forme de graphiques, la création d'une documentation par sujet pour chaque document, et bien plus encore.
Parmi les choses prometteuses qui se sont révélées pratiques dans la pratique, on peut citer la possibilité de distribuer des modèles une fois créés à un nombre illimité d'abonnés via GitHub. Cette fonctionnalité est basée sur le stockage des modèles de domaine créés dans la base de données MongoDB et les valeurs dans PostgreSQL. Par conséquent, le modèle de domaine est un fichier JSON qui est facile à charger dans la base de données MongoDB à partir de n'importe quelle source.
En conclusion, je voudrais dire qu'à l'heure actuelle, le projet se développe dans le cadre de l'initiative personnelle de ses participants et est prêt à être utilisé dans des conditions réelles de «combat» d'environ 90%. Mais ces 10% restants nécessitent un raffinement minutieux du système à un niveau commercial dans tous les domaines - depuis les tests de scripts de déploiement, la finalisation des fonctionnalités du système de règlement, l'amélioration de l'ergonomie de l'interface Web jusqu'à la rédaction de la documentation, la création de modèles de démonstration, le développement de formats pour enregistrer des modèles et des protocoles d'échange de données avec des externes systèmes et plus encore.
Par conséquent, tous ceux qui s'intéressent au développement du projet sont invités à participer à l'équipe de développement, composée aujourd'hui de deux personnes, travaillant dans laquelle il sera possible de trouver des personnes partageant les mêmes idées, d'acquérir des connaissances uniques sur un produit qui n'a pas d'analogues sur le marché et de réaliser leurs idées les plus fantastiques.