Gestion du temps ou gestion efficace du chaos

Tout le monde, à un degré ou à un autre, a ressenti un manque de temps, une pression des délais, un stress dû à une ruée forcée et a fait une promesse: la prochaine fois, je surveillerai certainement attentivement le temps, je pourrai tout planifier à l'avance, je ne serai pas dispersé pour de nombreuses tâches, ou, inversement, je me transformerai en Superman et refaire tout à la fois. Quelle stratégie est donc la plus efficace? Se précipiter ou ne pas se précipiter? Faire séquentiellement ou en parallèle?

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Le vol court de Superman

N'oubliez pas les circonstances dans lesquelles nous regrettons habituellement notre propre inefficacité. Lorsqu'il y a plusieurs tâches prioritaires de gravure, le courrier est plein de nouveaux messages, le smartphone est arraché d'appels et il y a beaucoup de messages non lus dans le messager. Dans cette situation, je veux augmenter la vitesse et travailler plus vite, et le cerveau réfléchit à peine, essayant de se concentrer sur les choses les plus importantes.

Cela se produit lorsqu'il y en a trop «d'introduction», ce qui entraîne une surabondance de notre cerveau. Par conséquent, il semble que de la nécessité de répondre à tous les "introduction" nous "va le toit." N'oublions pas qu'en plus du chaos autour de notre cerveau lui-même génère le chaos sous forme de pensées proactives et réactives.

Le chaos est tout introduction qui nécessite notre réaction

Rencontrez, c'est M. Brain, et il n'a pas changé du tout au cours des 600 dernières années, comme l'ont prouvé nos scientifiques britanniques bien-aimés. L'hémisphère gauche est responsable de la logique, l'hémisphère droit est pour les sentiments, les lobes frontaux sont pour la mémoire à accès aléatoire (planification, prise de décision, définition des priorités), et la partie occipitale est pour la perception visuelle.

Nous ne pouvons retenir l'attention que sur 7 (± 2) facteurs qui nécessitent notre attention et un contrôle accru. Tout ce qui dépasse ce montant est perçu par une personne comme une menace, le cerveau donne un signal d'alarme, bloquant la pensée des lobes frontaux et injectant de l'adrénaline pour accélérer. Ce mécanisme a aidé l'homme des cavernes à survivre lorsqu'il était nécessaire d'agir rapidement lorsqu'il rencontrait un tigre à dents de sabre. En raison de la montée d'adrénaline, notre ancêtre s'est échappé en s'enfuyant ou a agi de manière décisive en attaquant un prédateur. Le cerveau n'a pas changé, il répond toujours aux dangers. Maintenant, une telle réaction cérébrale est désorganisante et fatigante. En travaillant sur un projet, nous essayons parfois de couvrir tous les projets d'introduction, mais nous ne pouvons pas les reconnaître physiquement en conséquence - à la fin de la journée de travail, nous continuons à ressentir de l'anxiété, et même à la maison, nous sommes ennuyés par de nouvelles notes d'introduction.

Le sentiment d'inefficacité pousse au raffinage, ce qui ne fait qu'aggraver la situation. Encore et encore, nous nous asseyons au travail, essayant de rattraper ce qui nous semble perdu. Cela fonctionne bien aux distances de sprint (traitement de temps en temps) et affecte négativement les marathons, lorsque le traitement est permanent. Nous trouvant dans une telle situation, nous ne pouvons souvent pas en sortir. Le bourreau de travail apparaît.

Workaholism - une maladie semblable au rhume, survient de temps en temps chez tout le monde.

Plus d'une fois, j'ai vu comment les employés refusaient de quitter le bureau après la fin de la journée de travail, car il y avait encore trop de travail. Ils ont travaillé pendant 12 heures, bien que les dernières heures aient été inefficaces. Regardez-vous, camarades bourreaux de travail! Regardez votre journée, rétrospectez-la et vos performances.

Tout se trouve à la surface: l'hyperresponsabilité conduit au bourdonnement de travail aussi souvent que l'addiction à l'adrénaline à la génération de problèmes. Une personne crée inconsciemment des problèmes pour elle-même, puis s'en sort courageusement - avec une nouvelle dose d'adrénaline. Comment reconnaître le workaholism? Oui, c'est très simple: les bourreaux de travail ne sont pas pressés de compenser leurs heures supplémentaires, ils travaillent pour l'usure, n'ont pas le temps de récupérer et pas délibérément, ce qui réduit la qualité de leur travail puis leur productivité.

"Faites de votre travail une vie épanouie, pas une vie un travail épanoui."
Stephen Covey

S'asseoir sur un projet de l'aube au crépuscule n'est pas le meilleur moyen de montrer sa fidélité à l'entreprise. Un travail excessif réduit la qualité et coûte cher à tous. L'entreprise verse une compensation monétaire pour le traitement, puis pour la perte de qualité.

Un fait intéressant: de nombreuses personnes qui sont devenues célèbres par la suite n'ont pas consacré autant de temps à leur vie professionnelle.

Nous travaillons plus efficacement et avec plaisir

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"Si vous ne savez pas comment gérer le temps, vous ne pourrez rien gérer d'autre."
Peter Drucker, l'un des théoriciens de la gestion les plus influents du 20e siècle

Notre premier assistant dans la gestion du temps et de nos propres ressources est la planification. Beaucoup, malheureusement, sont négligés. Avec la planification, c'est particulièrement serré pour ceux dont l'énergie atteint le bord: "Quel genre de planification?! Besoin d'agir! " Seulement dans quelle direction courir, pourquoi et si cela sera inutile, ils imaginent généralement vaguement.

Il arrive que le leader préfère tout résoudre rapidement, car «le temps c'est de l'argent» (dans les meilleures traditions d'Hollywood), ou il n'a tout simplement pas de planification, ou peut-être qu'il est juste un gourou de la gestion depuis sa naissance (cela arrive aussi). Mais le plus souvent, il se réfère à ce type de personnes qui veulent tout avoir aujourd'hui, et les pensées sur demain semblent inutiles. Une autre excuse courante est «Il y a trop d'informations pour essayer de tout planifier et organiser». C'est fondamentalement la mauvaise position.

La planification dans de nombreux groupes n'est pas considérée comme du travail, aucun temps n'est prévu, les employés suivent le leader pour cette activité importante.

Néanmoins, la planification permet d'organiser le chaos (du moins il n'y en aura plus sur votre territoire), de construire une délégation (la compétence principale du leader) et un système de suivi de l'exécution des tâches, et de prendre des décisions optimales. De plus, il est très agréable d'atteindre vos propres objectifs et de recevoir une dose d'endorphines bien méritées.

L'idée principale de la planification est de voir d'en haut votre «champ de bataille»: une image complète du monde et de la situation qui vous entoure.

Les paradoxes de la planification

À quoi ressemble généralement notre flux de travail? Nous sommes occupés par une tâche spécifique. Pendant ce temps, le nombre d'entrées augmente, et nous commençons à devenir nerveux, dépassant les domaines d'attention qui sont confortables pour le cerveau 7 + 2 et perdons le contrôle de ce qui se passe. Le cerveau, craignant de ne pas être à l'heure, nous accélère de force. Travailler à des vitesses extrêmes réduit la concentration de l'attention et la qualité de nos décisions. Il y a plus de problèmes - nous sommes encore plus nerveux. Le cercle se ferme.


Faire absolument tout est impossible, car le nombre de nouvelles introductions (nouvelles circonstances et problèmes qui en découlent) ne fera qu'augmenter. Par conséquent, en aucun cas ne devrait inspirer le désir de l'idéal à ses subordonnés. Le désir de refaire tous les cas et de résoudre tous les problèmes nuit au processus global. Il est extrêmement IMPORTANT de prioriser et de ne faire que des tâches prioritaires à un moment donné.

Ci-dessous, je donnerai les principes de base qui aideront à ajuster l'approche standard décrite ci-dessus.

• Si nous sommes en retard, alors nous commençons à perdre le contrôle, il faut immédiatement FREINER! Arrêtez-vous, comparez les priorités, planifiez la mise en œuvre de ce qui est plus critique maintenant.
  
• Comprenez que par unité de temps, une seule chose peut être faite qualitativement.
  
• Peu importe comment vous essayez de travailler beaucoup plus rapidement que le spécialiste moyen, cela ne fonctionnera pas (sauf, bien sûr, si vous êtes un gourou).
  
• Ne faites jamais aujourd'hui ce que vous pouvez faire SANS PROBLÈME demain. Relisez ce principe. Pensez-y. Comprenez. Et vous arriverez à ce qui suit - vous devez faire ce qui est le plus critique en ce moment.
  

Les grands mangeurs de temps

Pour passer du temps plus efficacement, vous devez comprendre pourquoi il glisse entre vos doigts? Qui et quoi nous vole? Je vous suggère de réserver une journée pour l'expérience, et de tôt le matin jusqu'à tard dans la soirée, enregistrez toutes vos activités avec un calendrier. Même si cette journée sort un peu de votre quotidien, vous pouvez toujours voir vos «pièges temporaires classiques».

En collectant des informations, vous recevrez une liste incomplète de ce qui sape vos activités. Je donnerai ci-dessous les principaux coupables d'une baisse de productivité au cours de l'exécution des tâches.

• Objectifs peu clairs (lorsque vous ne connaissez pas le but du travail effectué).
  
• La méthodologie pour atteindre l'objectif n'est pas convenue (lorsque le travail est effectué de manière non optimale pour la tâche).
  
• Aucune priorité de tâche (lorsque vous vous perdez dans les tâches).
  
• Incapacité à dire «non» justifié à des tâches inappropriées (lorsque vous effectuez des tâches supplémentaires, sans faire face aux tâches actuelles).
  
• Un grand nombre de tâches nécessitant une concentration élevée (lorsque vous ne comprenez pas sur quoi vous concentrer).
  
• Les perspectives des tâches effectuées ne sont pas visibles (lorsque vous ne connaissez pas les objectifs ultimes de la tâche).
  
• Manque de motivation personnelle (lorsque vous n'avez aucune envie de faire la tâche).
  
• Bruit sur le lieu de travail (lorsque le lieu de travail est inconfortable).
  
• Appels téléphoniques / e-mail pendant le travail.
  
• Les visiteurs qui viennent lors de vos tâches, et viennent parfois avec de nouvelles tâches.
  
• Manque de coordination avec les autres collègues («pompiers»: lorsque tout le monde essaie d'éteindre un incendie qui s'est produit - tâches qui devaient être résolues plus tôt, y compris avec votre participation).
  
• Délégation de travail inadéquate aux subordonnés (lorsque vous faites tout vous-même).
  
• Stockage mal organisé des informations (lorsque vous passez plus de temps à rechercher les informations nécessaires).
  
• Réunions soudaines (lorsqu'elles surviennent de façon urgente, sans pouvoir les préparer correctement).
  

Eh bien, bien sûr, il y a trois facteurs personnels plus importants qui dépendent de chacun de nous.

• La désorganisation personnelle et le manque d'autodiscipline sont à l'origine de tous les problèmes.
  
• Conflits fumants entre employés / services - vous devez vous débarrasser d'un tel héritage au tout début de l'interaction avec vos collègues.
  
• Le désir de collecter TOUTES les informations avant de prendre une décision - le perfectionnisme est redondant, il ne fait que ralentir la tâche.
  

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Apprendre à planifier

"Les mauvaises choses arrivent elles-mêmes, les bonnes choses nécessitent de l'organisation."
Différentes personnes intelligentes

Planifier vos tâches pour les résoudre plus efficacement n'est en fait pas difficile.

Vous devez d'abord corriger toutes les entrées. Pour ce faire, nous supprimons toutes les informations de la tête pour les décharger pour la réflexion stratégique. J'écris habituellement toutes les petites choses qui pullulent dans ma tête, sur du papier ou dans une carte de renseignement (à ce sujet une autre fois).

Ensuite, nous regroupons toutes les tâches selon des caractéristiques communes. Nous rappelons qu '«ils mangent l'éléphant en parties» et décomposent les objectifs et les tâches au niveau de l'événement. La décomposition permet de calculer plus précisément les ressources et la durée des processus nécessaires. En divisant les tâches en événements spécifiques, nous pouvons les déléguer immédiatement aux employés puis les contrôler. Les événements, bien sûr, doivent immédiatement être ajoutés à votre calendrier personnel.

Nous avons maintenant sous les yeux une séquence d'événements qui devraient mener au but.

Mais la vie fera certainement des ajustements même au plan le plus détaillé. Nous devrons le réviser plus d'une fois, et afin de ne pas dévier du cours principal et atteindre la fin souhaitée, nous devons établir des priorités. De plus, cela devra être fait en permanence.

Pour la planification à court terme, la matrice Dwight Eisenhower est excellente. Le trente-quatrième président des États-Unis a divisé la feuille en quatre carrés et indiqué sur les axes l'urgence et l'importance des tâches.

La réalisation de questions vraiment importantes promet un grand gain. Et vice versa: ignorer des questions importantes posera de gros problèmes. Par conséquent, si nécessaire, des ressources supplémentaires doivent être attirées pour les résoudre.

Dans la matrice, nous avons déterminé les principales actions à réaliser en fonction de l'appartenance de la tâche aux quadrants.

Après avoir identifié les priorités, il est nécessaire de les réviser périodiquement afin de ne pas perdre quelque chose de plus important. À ces fins, il existe des «plates-formes de visualisation».

"Plateformes d'observation"

La nature de votre activité vous indiquera la fréquence à laquelle vous devez planifier votre travail. J'ai définitivement un plan pour une journée, une semaine. Plans personnels (y compris familiaux) pour le mois et l'année. Peut-être que vous avez également des plans semestriels.

Une routine doit être planifiée à l'avance sur une base périodique. Si nous parlons de répéter constamment les tâches quotidiennes, je vous conseille de les regrouper en blocs (travailler avec le courrier, les appels, etc.) et de les exécuter ensemble en groupe. Le nombre optimal d'approches pour travailler avec le courrier est de 3 à 4 fois par jour (vous n'êtes pas une secrétaire; je suis toujours surpris quand je vois un client de messagerie ouvert en permanence, quel type d'efficacité peut être discuté ici), demandez: «Qu'en est-il des lettres urgentes ? " La réponse est simple: "Pour tout ce qui est urgent, il y a un téléphone et un contact personnel."

Veuillez noter qu'il faut environ 15 minutes pour être inclus dans la tâche. Ajoutez-vous ce temps de «swing». Et pensez à vos biorythmes individuels. Si le pic de votre activité tombe dans la seconde moitié de la journée, il ne sert à rien de vous séparer en mettant en place des «tempêtes cérébrales» à 10 heures, et après le déjeuner, il est inutile de fixer des tâches hautement intellectuelles - le corps sera occupé à transformer la nourriture en énergie et il n'aura pas à penser à des processus.

TOP 3 hacks de vie efficaces

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Grenouilles

Identifiez les plus désagréables, mais importants pour aujourd'hui et "mangez" en début de journée. Vous serez plus à l'aise, toutes les autres activités seront beaucoup plus agréables, et vous n'aurez pas un rejet aussi brillant dans leur performance, car vous avez déjà fait le plus désagréable.

Ancre

Décidez par vous-même de l'événement / de l'action que vous considérerez comme la clé de votre journée réussie. Et faites-le tous les jours - vos journées seront plus réussies. Au fil du temps, vous remarquerez que si vous n'effectuez pas cette action, les jours seront moins réussis. Ainsi, vous transformez un petit événement en clé de votre réussite. Par exemple, j'ai une telle ancre une tasse de café noir fraîchement moulu sans sucre (depuis plus de 7 ans).

Raisonnable Non

Ne prenez pas d'obligations irréalistes supplémentaires, essayez de contrôler le chaos et de limiter le nombre d'ouverture autour de vous.

Performance et nous

Après avoir analysé tous les processus qui doivent être mis en œuvre sur le chemin du résultat, vous trouverez sûrement ceux qui peuvent être standardisés et automatisés. Ne négligez pas cela, libérez des personnes pour un travail plus important et gagnez beaucoup de temps. Au Japon, il est de coutume d'optimiser les processus si les avantages de l'optimisation donnent au moins 3 secondes (un temps égal à une poignée de main), ce qui augmentera la productivité globale de l'entreprise.

Ce qui détermine la productivité du travail dans les programmes et ce qui ne fonctionne pas

Les résultats de leurs nombreuses années de recherche ont partagé Coding War Games .

Il s'est avéré que la productivité n'est pas affectée en aucune façon par la taille du salaire (même si cela semble!) Et l'expérience, si le spécialiste travaille depuis au moins six mois. Le langage de code n'est pas important pour les développeurs (sauf asm). Le nombre de lacunes lors de l'exécution des tâches n'a pas non plus de relation directe avec les performances.

Surtout, nos collègues influencent notre productivité: «en moyenne dans un hôpital», personne ne parvient à travailler beaucoup mieux que toute l'équipe (statistiquement, la différence de productivité ne diffère pas de plus de 20% de la valeur moyenne du service). Pour un travail fructueux, l'environnement est important - l'espace de travail, le silence, la solitude, la possibilité de distraction par des facteurs externes. Si l'environnement est inconfortable, les gens commencent à chercher où se «cacher» pour un travail normal. Vous avez peut-être remarqué que vos collègues se cachent dans les salles de réunion pour travailler seuls - c'est le signe d'un environnement de travail inconfortable. Dans quelle mesure l'environnement de travail peut-il être efficace et comment le comprendre? Un facteur environnemental donnera une réponse.

Facteur environnemental (C) = temps continu / temps de présence

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Comment organiser son propre environnement fertile? Tout d'abord, faites attention à la zone de travail. Vous devriez être libre de naviguer dans le chaos (il y a de tels apologistes) ou dans l'ordre de votre lieu de travail. Idéalement, ne sélectionnez pas plus de 7 zones de travail (centres d'attention), dans chacune desquelles organisez vos propres groupes thématiques de matériaux / outils de travail (moniteurs, zone d'analyse stratégique, zone d'action tactique, zone de communication, etc.).

Deuxièmement, considérez l'organisation pratique des documents. Comme, comme nous l'avons déjà découvert, le cerveau ne peut retenir plus de 7 objets, ne créez pas de dossiers trop volumineux. À l'intérieur, il devrait y avoir 7 ± 2 fichiers / sous-dossiers.

Troisièmement, vous devriez avoir suffisamment d'espace de travail pour un travail confortable et, au minimum, vous devriez pouvoir simplement vous promener ou faire du sport localement sur le lieu de travail (pousser, s'étirer, etc.).

Curious Performance Facts (Basé sur Coding War Games)

• Les meilleurs employés travaillent 10 fois plus productivement que les pires.
  
• L'employé le plus productif est 2,5 fois plus productif que la moyenne.
  
• La moitié la plus productive des employés est 2 fois plus productive que la moitié restante.
  

Se préparer pour les négociations

Au fil du temps et de l'expérience acquise, chacun a un nombre croissant de réunions et de négociations commerciales.

Répartition du temps à différents niveaux de la hiérarchie de gestion

Pour que l'organisation des négociations ne prenne pas beaucoup de temps, j'ai préparé la note suivante.

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Ci-dessus, j'ai parlé de l'efficacité personnelle, de la mise en ordre du chaos environnant et de la priorisation des tâches entrantes. Si vous êtes intéressé, aimez-le, et dans le prochain article, je parlerai des outils que j'utilise pour atteindre ces objectifs.