Il y a un dicton: "Voulez-vous bien faire - faites-le vous-même."Pour moi, en effet, ce sera plus rapide et plus calme. Cependant, tout gestionnaire sait qu'un mauvais gestionnaire est celui qui ne sait pas expliquer et déléguer l'autorité. En conséquence, la capacité de donner des instructions claires et un plan d'action est la tâche d'un bon leader. Et «l'utilisabilité» l'aide à cela. Voyons ce concept.
La convivialité (de la convivialité en anglais) signifie la convivialité, l'ergonomie et la facilité de compréhension.L'instruction pour les employés est efficace et facile si le résultat de sa mise en œuvre est réussi. Lors de la préparation de l'article, les instructions internes destinées aux employés publiées sur la ressource interne Wiki ont été analysées. Cependant, beaucoup d'entre eux laissent des questions même avec une étude détaillée du matériel.
Donc, maintenant directement à la chose principale.
L'expression: «Et il en sera ainsi» n'est certainement pas pour des instructions.
1. Définition d'objectifs: à qui et à quoi l'enseignement est destiné. Il convient de mentionner ici que la terminologie ne doit pas être surchargée d'une note de service, sinon un glossaire de termes y sera joint - toute une encyclopédie et, hélas, il y a peu de chances qu'ils soient lus.
2. N'utilisez pas beaucoup d'argot dans les instructions. Il est possible que tous les employés ne le comprennent pas.
Exemple: "Clarifiez auprès des responsables si un article a reçu une mise à jour." D'une part, tout est écrit clairement, mais un tel argot ne convient pas à un document officiel.
3. Nous diluons le texte avec des captures d'écran. Il est conseillé de les faire sur votre ordinateur et dans le programme ou l'interface que tous les employés ont. Vous pouvez éditer des captures d'écran avec des flèches et mettre des éléments en surbrillance.
Exemples de captures d'écran avec des étapes compréhensibles:
4. Ne sautez pas les étapes qui nous semblent trop simples. Laissez l'employé mieux, en lisant les instructions, sauter cette étape lui-même.
5. Il n'est pas souhaitable d'utiliser de grandes phrases dans le texte. En bref: "Aller au menu", "Ajouter une valeur ...", "Sélectionner un paramètre ...", etc.
6. Pour réduire la quantité de texte, vous pouvez utiliser des éléments graphiques. Par exemple
Connexion au réseau local -----> propriétés -> TCP / IPv4 -> propriétés.
7. L'utilisation de sélections de polices est acceptable. Cela attire l'attention sur des points critiques.
8. N'utilisez pas votre expérience personnelle en utilisant tel ou tel produit ou en utilisant le programme dans les instructions. Pour ce faire, il y a des réunions séparées avec les employés où vous leur transmettez votre précieuse expérience. Et l'instruction est une structure logique, qui décrit le "step-action" et rien de plus.
9. Soyez précis et logique par écrit. N'oubliez pas que si un employé, travaillant selon vos instructions, fait une erreur, ce sera votre défaut.
Une instruction utilisable efficace n'est pas une simple formalité, c'est l'une des étapes du succès et de l'automatisation du workflow. L'effet miroir de l'utilisabilité est que nous nous souvenons mieux des choses qui sont liées à notre propre expérience que celles qui n'ont rien à voir avec nous. Par conséquent, la rédaction d'instructions et de mémos pompe les compétences managériales des spécialistes. Et cela, à son tour, va à la «tirelire des compétences».