Et comment sont vos relations avec la comptabilité et les comptables? Peut-être que vous, comme de nombreux informaticiens, avez du mal à trouver un langage commun avec eux et, par conséquent, vous avez régulièrement des conflits de travail? Ou vous, en tant qu'entrepreneur, ressentez-vous constamment l'hostilité du chef comptable, et pour une raison quelconque, vos factures sont payées en dernier? Ou peut-être que les exigences contradictoires de la direction de l’entreprise et du chef comptable vous déconcertent en tant que spécialiste de la mise en œuvre d’un produit logiciel, et vous ne savez pas quoi en faire? Alors cet article est fait pour vous.
Aujourd'hui, j'ai décidé de parler de la comptabilité, d'un comptable et de son rôle dans l'organisation. Il s'adresse tout d'abord aux spécialistes impliqués dans la mise en œuvre d'ERP, de CRM, de systèmes comptables (par exemple, 1C) et d'autres produits d'automatisation commerciale. Et ici, je veux parler du facteur humain et des règles d'interaction avec la comptabilité.
Je préciserai également que dans cet article, nous parlerons spécifiquement des entreprises du secteur des entreprises, mais pas des organisations gouvernementales.
Le fait est que les flux financiers, y compris l'approbation des contrats et le paiement des factures dans les petites et moyennes entreprises, sont souvent détenus par un comptable. Le propriétaire (chef) de l'entreprise délègue l'autorité comptable, s'il s'agit de tout ce qui touche aux finances. Les raisons sont évidentes - l’emploi du manager, le besoin de paperasse, compétent en matière de comptabilité et de reporting fiscal, au final, la nécessité de réaliser directement certaines actions liées au paiement des factures. Tout cela relève de la responsabilité de la comptabilité. Et si vous ne parvenez pas à trouver une langue commune avec le comptable, des problèmes de signature de documents et de paiement de factures sont garantis.
De plus, lorsque vous introduisez un système comptable, vous êtes sûr de tomber sur une comptabilité principale. Vous devrez comprendre comment le travail de la documentation principale est organisé dans l'entreprise et comment l'interaction avec la comptabilité a lieu (obtention de documents pour les clients, informations sur le paiement, etc.). Et ici, sans l'aide bienveillante d'un comptable spécialisé, vous risquez d'avoir beaucoup de difficultés, des malentendus, par conséquent, des modifications et des améliorations. Et, bien sûr, l'insatisfaction des clients.
En outre, cet article peut aider les employés de l'entreprise, par exemple les administrateurs système, les ingénieurs de service ou les spécialistes de l'équipe commerciale, à établir des relations correctes et efficaces avec la comptabilité.
Dans toute entreprise, il existe deux types de comptabilité:
- Gestion. Elle est nécessaire au contrôle interne et à la prise de décision par la direction de l’organisation. Un exemple est les changements de personnel, les décisions d'achat d'équipement, la planification stratégique du développement des affaires, etc.
- Réglementé. Ce type de comptabilité est utilisé pour les rapports à l'État. Cela comprend la comptabilité, la comptabilité statistique et fiscale.
Qu'est-ce que la comptabilité?
Si vous commencez à étudier les répertoires et la documentation, il existe de nombreuses définitions de la comptabilité. Par exemple, Wikipedia suggère ceci:
La comptabilité est une unité de dotation en personnel d'une entité économique, conçue pour accumuler des données sur ses biens et passifs.
Dans les manuels, au lieu d'un texte court mais difficile à lire, vous trouverez des chapitres entiers consacrés à cette définition. Mais pour un profane, ils n'apportent pas non plus de clarté.
En effet, le service comptable est responsable des domaines suivants:
- Comptabilité;
- Comptabilité fiscale.
En effet, les activités courantes de comptabilité sont liées à la bonne exécution des documents montrant tous les mouvements de fonds et d'actifs. Et le but ultime est de rendre compte à l'État: fiscal, financier et statistique.
Il est possible de maintenir le reporting interne et la comptabilité de gestion sans écritures comptables, documents et rapports d'un modèle spécifique. Tout rapport à l'État est strictement réglementé. La fonction principale de toute comptabilité tient à cela.
En quoi consiste le service comptable
Ici, je ne considérerai pas les unités individuelles subordonnées au département comptable - les départements financier et RH (personnel). Dans le cadre de problèmes comptables, ces services posent le moins de problèmes.
Le département des finances s'occupe strictement des mouvements de fonds et leur interaction soulève rarement des questions. Souvent, les développeurs et les techniciens ne le croisent pas du tout.
Le département du personnel, bien qu'il se rapporte à la comptabilité, est, en fait, une unité distincte avec ses propres systèmes d'automatisation comptable et d'autres fonctionnalités. Les RH sont plutôt liées à la comptabilité de gestion.
La composition principale de la comptabilité est divisée en deux sujets équilibrés:
- Comptable en chef.
- Personnel comptable ordinaire
Il est impossible de considérer le travail d'un service comptable sans tenir compte du chef comptable. En outre, le chef comptable est la personne clé, car il est personnellement responsable de la communication correcte et opportune des rapports à l'État.
De la façon dont le chef comptable comprend sa responsabilité et détermine le degré de contrôle personnel sur le flux de travail, y compris primaire, toutes les caractéristiques du travail de comptabilité et son interaction avec les autres départements dépendent directement.
Le personnel ordinaire du service de comptabilité en matière d'organisation du travail et d'interaction avec divers spécialistes n'est impliqué qu'en tant que subordonnés, employés esclaves. Et il ne joue pas un rôle particulier pour établir une coopération efficace avec la comptabilité.
Il semblerait que l'organisation du travail des autres unités soit construite de la même manière. En fait, ce n'est pas entièrement vrai. Par exemple, dans le service des ventes, en plus de la responsabilité du manager pour la performance globale, il y a aussi une responsabilité personnelle de chaque manager pour interagir avec les clients. Cependant, il n'y a pas de règles aussi strictes et de responsabilités clairement définies du chef de l'unité. Par conséquent, beaucoup plus d'initiatives, différentes approches de travail, etc. sont autorisées.
Il est important de comprendre que dans les moyennes et petites entreprises, deux personnes sont responsables devant l'État des activités de l'entreprise, du reporting et du paiement des cotisations obligatoires (fiscales et sociales) - le chef d'entreprise et le chef comptable. Nous parlerons du chef plus tard, mais maintenant nous allons nous concentrer sur le chef comptable.
Comptable en chef
Ainsi, le chef comptable est un leader qui porte la responsabilité non seulement de la gestion de l'entreprise, mais aussi de l'État. Sur cette base, les comptables en chef élaborent généralement des travaux basés sur de telles approches:
- Étant donné que le comptable en chef est personnellement responsable du reporting, et que le reporting est basé sur les documents principaux traités par le service commercial, cela signifie que le comptable en chef a parfaitement le droit de contrôler le travail du service commercial et d'exercer des pressions en cas de difficultés avec les documents.
Personnellement, j'ai vu de grandes entreprises avec un chiffre d'affaires élevé et le nombre de clients, où l'ensemble du service commercial travaille en 1C. Sans utiliser aucun autre système logiciel ni même configuration 1C. Cela signifie que le comptable a tellement peur des violations de flux de documents qu'il a réussi à convaincre la direction de n'utiliser que 1C. Bien que pour les analyses de vente et de gestion, cela est loin d'être la meilleure solution.
- Le chef comptable à l'une des étapes du travail avec les documents nomme sa personne, c'est-à-dire l'un des comptables. Et déjà un comptable contrôle l'exactitude du flux de travail principal actuel.
Par exemple, un devis et des documents internes (réservation de marchandises, commande client) sont créés dans le service commercial à l'aide de tout système approprié. Mais la facture, les consommables, le transport, les documents fiscaux, les actes de travail effectués et autres documents similaires ne peuvent délivrer qu'un comptable.
Le principal inconvénient de la première option est que toute la comptabilité dans l'entreprise est concentrée autour des intérêts de la comptabilité. Des systèmes d'automatisation sont utilisés, principalement destinés à la comptabilité et au reporting à l'Etat. En conséquence, l'entreprise perd en comptabilité de gestion.
Dans les programmes comptables, il n'y a pas de division en «prospects» et «clients», les documents tels que «commande au fournisseur», «demande (commande) de l'acheteur» ou «offre commerciale» ne sont pas fournis. Par conséquent, il est impossible de suivre toutes les étapes du travail avec les clients, il est impossible de générer des rapports dans de nombreux rapports importants pour l'analyse de l'efficacité du travail, etc.
La deuxième option a également ses inconvénients:
- La responsabilité est emportée. Un comptable engagé dans l'extraction de certains documents ne suit souvent pas le rythme des actions des responsables commerciaux. En conséquence, il «ferme tout simplement les yeux» au fait que les vendeurs eux-mêmes forment et envoient la documentation nécessaire. Et puis ce spécialiste se révèle être un «lien supplémentaire». Un comptable n'est tout simplement pas en mesure de vérifier toute la documentation, qui est produite quotidiennement par tout un personnel de vendeurs, par un comptable. Et en cas d'erreur, il est "coupable sans culpabilité". La direction en est consciente. Et il devient extrêmement difficile d'identifier le coupable de l'échec et des pertes associées.
- Retards bureaucratiques et pertes de profits. Si le comptable fait preuve de responsabilité, des retards et des difficultés surviennent lors de l'envoi des factures de paiement et autres documents principaux à l'acheteur. Le client a travaillé avec le service des ventes ou le centre de service et, soudain, il doit attendre que le service comptable rédige une facture. Et le comptable peut être chargé d'autres demandes et documents. Vitesse et niveau de service réduits, c.-à-d. l'entreprise perd (manque) de profit.
Il y a une autre version du travail du chef comptable, qui me semble optimale: la comptabilité n'intervient pas dans la comptabilité de gestion.
Dans ce cas, les comptables traitent exclusivement des documents comptables (ils délivrent des lettres de procuration, contrôlent l'exactitude des documents et la disponibilité des originaux nécessaires avec les sceaux et les signatures). C'est-à-dire La tenue de livres exerce un contrôle général sur la partie du flux de travail qui est requise pour les rapports, ainsi que la rédaction de documents que personne d'autre ne peut écrire.
Sinon, la comptabilité de gestion et la gestion des documents courants ne relèvent pas des intérêts et du contrôle strict des comptables. Cela vous permet de configurer les systèmes d'automatisation de la manière la plus flexible pour différents services, afin d'obtenir tous les avantages d'une comptabilité de gestion de haute qualité. Et à ce jour, je n'ai pas vu de meilleure solution pour une entreprise efficace.
Les raisons des différentes approches
Il est clair que le choix des options de workflow dépend du comptable en chef. Le chef d'entreprise se soustrait le plus souvent à la formation de processus d'interaction avec la comptabilité, car il estime que c'est le domaine de responsabilité des spécialistes de la comptabilité. Le chef du service commercial peut tenter d'influencer le chef comptable, mais il ne prend pas la décision.
Mais le choix de l'option d'implémentation de la gestion documentaire dépend directement de la personnalité et du degré de professionnalisme du chef comptable.
Si le chef comptable de l'entreprise est un véritable spécialiste dans son domaine, il comprend clairement la finalité de l'entreprise, c'est-à-dire faire un profit, et construit son travail de manière à aider, pas interférer avec les affaires.
En fait, vous n'avez même pas besoin d'être comptable pour comprendre qu'il est impossible de contrôler toute la documentation principale. Sauf lorsque seuls ces comptables sont impliqués dans l'extraction de ces documents. Mais cette façon réduit la qualité et la compétitivité de l'entreprise ou «gonfle» le personnel comptable à des tailles non rentables. Et aucun leader sensé ne le fera plus. Il est beaucoup plus facile d'automatiser l'échange de données entre les systèmes et de contrôler le flux de travail au niveau des rapports et des vérifications ponctuelles des documents les plus importants.
Il est également intéressant de comprendre que de nombreux comptables, même des spécialistes assez expérimentés, s'efforcent de «lier» autant de processus que possible afin de devenir irremplaçable dans l'entreprise. Il s'agit d'un désir humain normal et compréhensible d'assurer notre avenir et un revenu constamment élevé. Et ici, il est important que de tels désirs ne dépassent pas les limites raisonnables.
Pourquoi est-il si difficile d'être le chef comptable
L'un des plus grands problèmes des comptables en chef, ce qui entraîne des difficultés d'interaction avec eux, y compris lors de l'automatisation et de l'optimisation des processus commerciaux, est l'inadéquation entre la responsabilité du comptable en chef et son salaire.
Par exemple, le chef du service commercial reçoit un taux majoré d'un certain pourcentage et n'est responsable des éventuelles erreurs de travail que pour la direction de l'entreprise. Le chef d'entreprise réalise également un certain bénéfice en fonction du succès de l'entreprise. Le chef comptable ne reçoit que le taux (parfois avec une prime fixe) sans composante «flottante» en général, et est responsable d'éventuelles erreurs non seulement envers la direction, mais aussi envers l'État.
Sur la base de ce facteur, il est nécessaire de nouer des relations avec le chef comptable. Souvenez-vous de leur responsabilité et reliez-vous aux tentatives de «jouer la sécurité» avec compréhension.
Causes des problèmes d'interaction avec la comptabilité
- Faible qualification des comptables. Aujourd'hui, vous pouvez souvent voir en compagnie du comptable en chef, qui possède à peine les bases de la comptabilité. Aussi paradoxal que cela puisse paraître, même une personne sans formation supérieure peut occuper ce poste, simplement à la fin des cours de comptabilité. La principale raison de ces décisions de gestion est que le gestionnaire choisit un comptable «pour lui-même». Ce qui compte pour nos hommes d'affaires n'est pas la qualification d'un comptable, mais la capacité de lui faire confiance.
- Faible qualification du chef et des employés de l'entreprise. Le manque de connaissances de base dans le domaine de la comptabilité au sein de l'équipe de direction conduit au fait que les employés ne sont pas particulièrement désireux de former la comptabilité primaire. Cependant, de nombreux employés eux-mêmes ne sont pas particulièrement intéressés par ce domaine de connaissances. En conséquence, le comptable est souvent contraint de prendre en main la conception de l'ensemble du «primaire», car sinon, de graves erreurs graves seront commises dans la préparation des documents.
- Charges de travail élevées et responsabilités redditionnelles qui ne sont pas proportionnelles aux salaires. L'entreprise se développe, les ventes augmentent, le nombre de documents et de rapports aussi. Et le salaire des comptables reste au même niveau. Même les primes s'appliquent rarement à cet appareil. Naturellement, d'une part, le comptable sera réassuré pour se protéger des erreurs. Les intérêts de l'entreprise pour lui seront secondaires. En revanche, en raison de la charge de travail élevée, la préparation de la documentation primaire et le paiement des factures seront reportés «en dernier». Rapports pour le comptable - en premier lieu.
Recommandations pour les spécialistes de l'implémentation et de l'automatisation
Il est nécessaire de procéder à la communication avec le chef comptable de l'entreprise des problèmes ci-dessus et la compréhension de l'énorme responsabilité d'un spécialiste. Dans le même temps, il existe des recommandations simples qui aideront à trouver un langage commun pour ceux qui, pour une raison ou une autre, sont obligés d'interagir avec la comptabilité dans le processus d'automatisation des processus métier, d'introduction de nouveaux logiciels, services, etc.
- Lisez au moins un peu de comptabilité. Ne soyez pas trop paresseux pour parcourir les manuels et comprendre au moins les bases. Et si vous êtes engagé dans le logiciel, y compris pour les comptables sur une base continue, vous pouvez même obtenir un diplôme de cours de comptabilité. Cela vous aidera à parler la même langue avec eux: vous comprendrez leurs problèmes, ce sont les solutions que vous proposez.
- Essayez de réduire au minimum le temps de consultation avec les comptables. N'oubliez pas leur charge de travail élevée et aussi que personne ne paie un supplément pour les consultations. Si vous avez des connaissances de base en comptabilité, étudiez le travail de l'entreprise au niveau des documents et des consultations avec les employés du même service commercial, et ne vous rendez ensuite au service comptable que pour les dernières consultations et approbations, vous en serez reconnaissant.
Et surtout, rappelez-vous: la comptabilité et la gestion des documents dans l'entreprise sont construites par le chef comptable. Les caractéristiques de la structure elle-même dépendent de sa personnalité. Et sur combien vous parvenez à trouver une langue commune avec cette personne, le succès de votre coopération avec l'entreprise dans son ensemble.