Knocking on Heaven: gérer les achats dans le cloud avec SAP Ariba

Aujourd'hui, nous voulons parler de la famille de solutions SAP Ariba qui offrent des technologies intéressantes pour développer le processus d'interaction entre les entreprises dans le domaine des achats. Dans cet article, nous discuterons des principes de travail d'une solution relativement nouvelle pour la Russie sur la plate-forme SAP et parlerons de quelques projets déjà mis en œuvre avec des résultats prêts à l'emploi.

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En bref, en 2012, Ariba a acquis SAP. Et il y avait de bonnes raisons. La famille de produits Ariba est basée sur le réseau Ariba, un réseau commercial mondial qui présente une dynamique de croissance élevée et qui a maintenant pris racine en Russie. Plus de 2,5 millions d'entreprises sont enregistrées sur le réseau Ariba et chaque année, 50 milliards de dollars de paiements y transitent. D'accord, un curieux atout pour travailler à l'international? Cependant, nous, spécialistes de NORBIT , en tant qu’intégrateur russe, qui fait partie du groupe LANIT et apportons une grande contribution à ses premières positions dans les notations faisant autorité du marché des services informatiques (en passant, voici les résultats des dernières recherches IDC ), il était plus intéressant de comprendre que SAP Ariba peut être utile dans notre pays.

Problème d'approvisionnement

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En Russie, le secteur des achats est l'un des plus réglementés au monde. Au niveau législatif, des changements et des ajouts au cadre réglementaire apparaissent constamment concernant les marchés publics et les marchés des entreprises avec la participation de l'État. Par conséquent, il est nécessaire de mettre à jour en permanence les processus métier et de modifier l'interaction avec les systèmes d'information internes et externes. Comme vous le savez, cela nécessite des coûts de main-d'œuvre et financiers importants.

Les coûts sont importants. Après avoir analysé les plans publiés de diverses organisations pour le développement et le soutien des processus d'approvisionnement, nous sommes arrivés à la conclusion que les grandes entreprises dépensent de plusieurs millions à plusieurs dizaines de millions de roubles par an pour cela, et pour certains, elles dépassent 100 millions de roubles pour soutenir les activités d'approvisionnement. Et cela ne tient pas compte des coûts supplémentaires liés au maintien d'une équipe de spécialistes fournissant un soutien.


Mais le plus gros problème est que l'on perd un temps précieux et qu'une réponse rapide à une situation changeante devient impossible. En conséquence, les entreprises sont prises en otage par des cycles budgétaires complexes, des procédures de sélection des fournisseurs et des exigences de documentation (selon GOST), même en cas de raffinement des fonctions de décision individuelles et des optimisations. L'accent mis actuellement sur le maintien du circuit opérationnel ne permet pas de se concentrer sur la résolution d'autres problèmes urgents et, dans ce contexte, SAP Ariba peut être une solution très utile pour changer les «règles du jeu».


La dynamique des processus d'affaires dans le système permet la modernisation de la procédure de passation des marchés, y compris la résolution des besoins urgents du service des achats:

• transition vers une stratégie d'approvisionnement unifiée,
• réduction des coûts grâce à l'automatisation,
• maintenir la pertinence et l'exactitude des données,
• recherche et qualification rapide de fournisseurs,
• Augmentation de l'efficacité opérationnelle
• formation en milieu de travail.

Les formalités administratives continuent de prévaloir dans les entreprises russes, au mieux, les documents intermédiaires sont envoyés par la poste et les documents finaux sont numérisés et placés dans le système de gestion des documents.

Pour cette raison, il est nécessaire de développer ou de mettre en œuvre un outil unique prêt à l'emploi pour la gestion des achats et son intégration avec divers systèmes informatiques de l'entreprise - de l'ERP et de la comptabilité à l'entrepôt et à la logistique. Et il s'avère souvent que vous devez modifier toute la chaîne de transfert de données et d'approbations. Après tout, si vous simplifiez le processus d'approvisionnement typique, cela ressemblera à ceci:


Comme vous pouvez le voir, travailler avec la documentation passe souvent d'un département à l'autre, plusieurs cycles d'approbation sont effectués, le domaine de responsabilité n'est pas toujours formalisé et une tentative de mettre en œuvre une solution informatique qui intègre tous les processus liés aux achats dans sa forme actuelle se transforme en enfer. Il serait beaucoup plus simple de créer un système dans lequel plusieurs transferts de documents entre eux et de nombreuses approbations ne sont pas nécessaires - de sorte que l'outil informatique lui-même régule tous les processus et aide à effectuer des achats avec une plus grande efficacité.


Le même problème se pose pour les entreprises russes lorsqu'elles interagissent avec des contreparties. Pour cela, ils développent généralement puis soutiennent pendant de nombreuses années différentes solutions pour organiser l'interaction avec les fournisseurs: intégration aux plateformes électroniques, développement de portails fournisseurs, connexion aux placements sur le marché, interaction avec les opérateurs d'échange d'informations électroniques, etc. Au lieu de cela, l'utilisation de SAP Ariba Network élimine les intermédiaires, réduit le coût d'intégration et de maintenance des processus complexes d'interaction avec les fournisseurs, et forme un espace d'information unique pour l'interaction de tous les participants au processus, tant internes qu'externes.

Dois-je réinventer la roue?

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SAP Ariba contient des modèles que d'autres sociétés ont déjà utilisés. Le système est constamment enrichi de nouvelles approches en matière d'approvisionnement pour les entreprises de différentes tailles et secteurs industriels, qui sont stockées par les participants sous forme d'ensembles de règles commerciales. En d'autres termes, SAP Ariba vous permet d'effectuer des achats conformément à la réglementation en vigueur, mais en tenant compte de l'expérience positive des achats par d'autres organisations, ainsi que d'automatiser les processus d'appel d'offres et de facturation. À titre d'exemple de pratiques d'approvisionnement déjà établies, voici une structure d'entreprise typique avec un système de gestion des achats centralisé basé sur Ariba.


Le plus est que rien n'a besoin d'être intégré ici - toutes les interfaces sont déjà implémentées et les processus de coordination sont pris en charge à l'intérieur du système. Par exemple, un groupe financier assez important a rencontré des problèmes de passation de marchés. Historiquement, l'organisation a développé la pratique de différentes approches pour travailler avec des contrats, ce qui a permis à leur nombre d'atteindre 240 types et le cycle de conclusion de chaque nouvel accord a commencé à prendre plusieurs mois. De plus, la société compte actuellement plus de 6 000 clients et plus de 25 000 contrats actifs nécessitant une administration.

Sur la base de SAP Ariba, nous avons pu passer progressivement aux contrats standard, ainsi que créer un registre unique et y transférer toutes les données des contrats. En fait, pour résoudre le problème, un seul module de solution a été utilisé - SAP Ariba Contract Management. Parallèlement à la formation de modèles de contrats et à la migration des données, sa mise en œuvre n'a pris que 5 mois. Et après un an, 55% des contrats de l'entreprise sont devenus standard, 6 schémas de coordination universelle ont été créés pour eux, et le délai de conclusion des contrats a été réduit de 32% en moyenne.


Un autre exemple illustratif est une grande entreprise de transport de plus de 6 000 employés, y compris les divisions régionales. Au fur et à mesure de la croissance de l'organisation, l'absence d'un système d'approvisionnement numérique unique a entraîné une augmentation des coûts de traitement des commandes et des comptes (qui étaient d'environ 250 000 et 420 000 par an). Pour résoudre les problèmes de ce client, quatre composants étaient déjà utilisés: Ariba Supplier Management, Ariba P2P avec intégration dans le système ERP, Ariba Sourcing et Ariba Spend Visibility.


La mise en œuvre de l'ensemble du système a duré 6 mois, au cours desquels l'entreprise a reçu une solution clé en main pour l'approvisionnement électronique et l'optimisation du travail avec les entrepreneurs. Au total, 350 utilisateurs étaient connectés au système, et les résultats ont été les suivants: les coûts ont diminué de 8,5% pour la première année d'exploitation, le nombre de fournisseurs a diminué de 14%, le temps d'approvisionnement a diminué de 48% et l'efficacité des employés a augmenté de 40%.

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Si nous parlons de manière substantielle des modules mis en œuvre, ils résolvent les problèmes suivants avec le client.

• Ariba Supplier Management vous permet de gérer les relations clients et a été implémenté en 3 mois.
• Ariba P2P, qui fournit une interaction directe avec les entrepreneurs via le réseau Ariba, a été mis en œuvre en 4,5 mois, y compris l'intégration avec le système ERP du client.
• Ariba Sourcing est une solution qui aide à rechercher de nouveaux fournisseurs et sa mise en œuvre a pris 2,5 mois.
• Le module analytique Spend Visibility vient de devenir un élément clé dans la réduction des coûts, car il vous permet de suivre toutes les dépenses de l'entreprise en relation avec l'interaction avec différents fournisseurs. Son intégration dans l'infrastructure de l'entreprise a pris 3 mois.

Potentiel intéressant

Sur la base des résultats de projets déjà mis en œuvre et en cours de mise en œuvre, nous avons trouvé une fonctionnalité intéressante de SAP Ariba. Ce système vous permet d'optimiser rapidement les processus de gestion des achats, tout en offrant un certain nombre de «goodies» supplémentaires qui pourraient ne pas être mis en œuvre par les entreprises, mais s'avèrent très utiles dans la pratique.


Premièrement, Ariba donne accès aux processus d'approvisionnement internationaux et permet aux fournisseurs d'offrir leurs services à des entreprises dans des régions auxquelles ils n'avaient même pas pensé. À leur tour, les entreprises russes peuvent trouver de nouveaux fournisseurs, mais en même temps déjà vérifiés, par exemple en Chine, et conclure des contrats plus rentables.

Deuxièmement, Ariba vous permet d'évaluer les risques qui peuvent survenir en raison de problèmes avec les fournisseurs. Un système intelligent analyse les données de plus de cent mille sources et informe qu'un de vos fournisseurs a rencontré un problème. En particulier, vous pouvez immédiatement cesser d'acheter chez lui afin qu'un problème grave n'affecte pas votre entreprise.

Troisièmement, les outils automatiques de préparation des contrats permettent d'assurer le respect des exigences réglementaires en fonction de la région dans laquelle l'entreprise opère, ainsi que la facturation selon les règles des autorités fiscales locales. Le système de notifications et de rappels déjà créé par les développeurs informe sur les actions nécessaires de tous les participants à la coordination et aux auditeurs, réduisant ainsi le temps nécessaire aux procédures bureaucratiques.

La quatrième chose que nous avons notée est le processus prêt à l'emploi d'une transition progressive de la documentation papier aux contrats électroniques, puis à la mise en œuvre des soi-disant «contrats intelligents». Dans le même temps, il est possible de travailler avec une variété de fournisseurs de services de signature électronique, y compris russes, en pleine conformité avec les exigences du FSB et d'autres régulateurs.

Enfin, le cinquième avantage est la possibilité d'étendre les fonctionnalités Ariba basées sur SAP Cloud Platform. Grâce à la plateforme cloud SAP, le système peut être adapté à presque toutes les spécificités, et sans tomber dans la dépendance d'une entreprise particulière, qui procède à un raffinement. Et le système d'administration des processus orienté métier déjà intégré à la solution vous permet de configurer et de mettre en œuvre des processus métier sans impliquer les spécialistes du département informatique.

Dans le même temps, étant donné que les solutions SAP Ariba ont récemment été introduites sur le marché russe, il existe des domaines dans lesquels la fonctionnalité de SAP Ariba peut nécessiter une adaptation supplémentaire des entreprises russes aux exigences des documents réglementaires. Le système devra être finalisé lors de l'organisation d'un flux de documents juridiquement significatif en tenant compte des exigences de la loi fédérale sur la signature numérique électronique et lors de la connexion à l'opérateur d'échange de documents électroniques. De plus, Ariba devra "sécuriser" les services de collecte d'informations sur les fournisseurs qui tiennent compte de la pratique russe (données USRLE, informations FTS, registres des fournisseurs peu scrupuleux, etc.).

Cependant, le système s'est avéré avoir beaucoup de fonctionnalités intéressantes, si un public respecté Habr veut savoir comment les processus de gestion des risques, de transfert d'informations, d'intégration et d'autres éléments architecturaux d'une solution réussie dans le monde et suffisamment nouvelle pour la Russie sont organisés, nous en parlerons dans la suite messages.