Comment nous avons automatisé la gestion analogique et combien
cela a coûté au client
Si vous ne savez toujours pas quels sont les analogues dans la "Nomenclature" et pourquoi ils méritent d'être conservés, lisez
ici.Dans le même article, je parlerai de l'expérience de l'automatisation de la maintenance des analogues dans l'une des plus grandes entreprises de Russie. Vous trouverez ici une description du mécanisme spécifique mis en œuvre pour la sélection automatique des analogues, dont les avantages et les bénéfices sont en nombre spécifique.
L'essence du projet et les problèmes des clients
Ainsi, avant notre client depuis longtemps, il y avait plusieurs problèmes principaux de maintenance des analogues pour les pièces de rechange utilisées dans la maintenance et la réparation:
- Les analogues dans les entrepôts n'ont pas été pris en compte dans le processus de passation des marchés, car la société ne disposait pas d'informations sur leur analogie.
- Le remplacement de l'original par un analogue au moment de l'achat a été convenu à chaque fois par les spécialistes techniques de la société, car les informations sur les analogues n'étaient généralement pas stockées dans le système.
- La prise en compte des analogues achetés a conduit à de nombreuses approbations supplémentaires pour l'ajout d'une nouvelle pièce ou équipement au répertoire «Nomenclature».
Sans surprise, cela a causé d'énormes pertes de production. Il y avait une accumulation de stocks non réclamés dans les entrepôts, des spécialistes qualifiés ont effectué le même travail plusieurs fois, le processus de coordination des nouveaux articles du répertoire a été retardé, ce qui a ralenti la campagne d'approvisionnement.
Ainsi, par exemple, seule une simple unité d'équipement clé, en raison de l'impossibilité de remplacer rapidement une pièce ou de sélectionner un analogue dans les entrepôts de l'entreprise, a entraîné des pertes de 2 à 3 millions de roubles par jour!
Objectifs du projet
Sur la base des problèmes du Client, nous nous sommes fixés trois tâches importantes:
- Assurez-vous que le Client connaît les analogues stockés dans ses entrepôts ou disponibles à l'achat.
- Réduire le temps de sélection des analogues de la nomenclature, ce qui signifie automatiser le processus de sélection.
- Élimine les procédures d'approbation inutiles lors de la sélection d'analogues.
Bien entendu, pour cela, il a fallu étudier et systématiser les
pratiques existantes de maintenance des analogues , ainsi que les spécificités de la nomenclature et des processus métiers du Client.
En conséquence, à ce stade, nous avons développé notre approche pour automatiser la maintenance des analogues directs par référence aux numéros de catalogue et l'avons testée sur 10% des données d'inventaire du Client pour évaluer la possibilité d'appliquer cette approche au reste de la «Nomenclature».
Comment automatisons-nous les analogues directs?
Pour la maintenance automatique des analogues directs, nous avons créé des ouvrages de référence techniques spéciaux - une base de connaissances dont les analogues directs sont sélectionnés sans la participation de spécialistes techniques.
- Le premier est la «matrice des substitutions»
Il s'agit d'un tableau dans lequel les numéros de catalogue des originaux et des analogues possibles sont stockés par paires:
L'actualisation du lien «l'original est un analogue direct» dans le répertoire «Nomenclature» se produit en même temps automatiquement selon la tâche planifiée comme celle-ci:
Si, au cours de la tâche planifiée, le livre de référence «Matrice des remplacements» contient le numéro de l'article d'origine qui ne figure pas dans le livre de référence «Nomenclature», une application pour créer un nouvel enregistrement pour la pièce de rechange d'origine avec un lien vers l'analogue est automatiquement créée dans le système de maintenance NSI.
Les informations sur l'analogue dans le livre de référence «Matrice des remplacements» sont mises à jour par des spécialistes responsables et ne sont téléchargées qu'à partir de sources officielles.
- Le second d'entre eux est le "Catalogue Technique"
Il s'agit d'une base de connaissances pour stocker des informations sur tous les numéros de catalogue des pièces de rechange incluses dans un équipement spécifique avec décryptage. Il est formé sur la base de données provenant de sources officielles.
Un tel annuaire est nécessaire pour la vérification automatique du numéro de catalogue correct de la position, du fabricant, la liaison du numéro de catalogue à un équipement spécifique et la mise à jour éventuelle de la «matrice des remplacements».
À quoi ressemble la sélection d'analogues maintenant?
Après l'introduction de la «matrice des remplacements» et du «catalogue technique», l'entreprise a entamé le processus de sélection des taxes.
Désormais, la recherche et la sélection d'analogues directs à l'aide de ces répertoires se produisent automatiquement lors du traitement de chaque demande d'achat d'une pièce ou d'un équipement comme celui-ci:
Cet ordre de sélection des analogues vous permet de:
- exclure complètement la possibilité d'acheter des produits similaires dans les entrepôts de l'entreprise, même au stade du remplissage de la demande d'achat;
- économiser l’argent du client pour l’achat de pièces ou d’équipements en raison de la disponibilité des informations officielles pertinentes sur les homologues moins chers;
- améliorer le processus d'achat de pièces détachées grâce à:
- stockage d'informations sur l'analogue dans la description de la pièce de rechange;
- automatisation de la création de postes pertinents - analogues dans l'annuaire "Nomenclature"
Ainsi, l'avantage de maintenir des analogues est d'économiser de l'argent pour l'entreprise lorsque:
- des sociétés d'approvisionnement centralisées;
- achats ponctuels dans les réparations d'urgence en raison des stocks d'analogues disponibles dans les entrepôts.
Quel avantage spécifique le client a-t-il reçu?
Selon les estimations du client, l’effet de la sélection automatique des analogiques directs uniquement, sur la base de la communication stockée des numéros de catalogue, s’élevait à plus de 50% du montant total des soldes dans les entrepôts de la société.
Et voici en quoi consistaient les revenus et dépenses du Client:
Le client a dépensé X roubles pour:- services d'entrepreneur;
- perfectionnement des systèmes d'information existants;
- entretien de son propre bureau de projet.
Le client a réalisé un tel bénéfice (en appliquant l'approche à 10% de la nomenclature pilote des pièces détachées):
Avant le début du projet, les entrepôts de l'entreprise conservaient les restes d'équipement d'origine et de pièces de rechange d'une valeur de 3X roubles. Sur la base des résultats de l'application de cette approche, un total de 5X roubles équivalents ont été découverts dans les entrepôts de l'entreprise qui étaient auparavant inconnus. Il n'est pas difficile de calculer que le client économisera 2X roubles dans la prochaine société d'achat.
En général, le client est satisfait, et nous ne le sommes pas moins, car, comme il s'est avéré, les avantages tirés de l'utilisation correcte des analogues sont nettement supérieurs aux coûts. Et ce n'est qu'à partir de l'automatisation des analogues directs dans les relations des numéros de catalogue!
Nous avons donc (et j'espère que vous en avez!) Un champ d'activité encore plus large. Il n'y a pas de limite à la perfection - et le domaine de référence des analogues ne fait pas exception. Résolvez les problèmes de production, appliquez différentes approches et j'espère que notre expérience vous sera utile à cet égard.