De quoi toute l'équipe a-t-elle besoin pour travailler? Comment faire glisser tout le monde dans le système de gestion de projet?

Au cours du mois dernier, j'ai effectué 71 appels de formation Skype avec diverses entreprises. La tâche était de présenter le système de gestion de projet que nous développons. La demande de tous ceux qui ont accepté un tel format est à peu près la même - "Comment attirer une équipe dans le système de gestion de projet et dans le projet lui-même?". Ou simplement: « Comment tout faire fonctionner? "

Le premier Skype était long et peu productif, mais à partir du 15 je me suis senti pour le script et j'ai commencé à remplir un tableau des offres émises, selon l'entreprise et la situation.



Cet article contient 10 recommandations clés pour attirer une équipe dans un projet. Toutes les idées exprimées ci-dessous conviennent pour travailler dans n'importe quel système, mais quelques exemples sont donnés avec les interfaces de notre YouGile .

Un fait important est que les participants des entreprises après une heure de Skype ont travaillé dans notre système 8,5 fois plus actif par rapport à l'utilisateur moyen. Et 2,3 fois plus actif par rapport à ceux qui ont accepté de skype, mais ont ensuite annulé l'événement.

Pour une compréhension générale, je donnerai plusieurs entreprises et leurs domaines d'activité, sur la base desquels j'ai compilé une liste de recommandations:

• Production vidéo. 36 personnes. Tournage publicitaire et un mètre court.
• Usine d'extraction d'or . 25 personnes. Ils prévoient une réorganisation de l'entreprise.
• Web-studio / agence SMM . 12 personnes. Réalisation de projets clients.
• Conception et organisation de la construction . 15 personnes. Développer des projets de reconstruction de bâtiments résidentiels.
• Les constructeurs des bains. 28 personnes. Réalisation d'objets.
• Société d'audit. 20 personnes. Fille d'une grande banque, réalisant des projets d'audit des divisions.
• Université nationale de recherche. Service support de 10 personnes. Gestion des tickets et mise en place de projets de modernisation du réseau.
• Développement informatique dans le secteur bancaire. 110-135 personnes. Ils écrivent des logiciels internes.
• Construction, location et entretien de complexes commerciaux et de divertissement. Environ 100 personnes. Projets de construction d'installations, de réparations, de recouvrement de créances.

10 recommandations pour intégrer une équipe dans un projet

1. Concevoir une structure de conseil qui correspond à la logique des processus d'affaires

Cet élément est le plus important et c'est la première raison pour laquelle aucun système de gestion ne reste longtemps dans l'entreprise.

En règle générale, l'entreprise n'a aucun processus prescrit. S'ils n'étaient pas avant l'apparition du système de contrôle, ils n'apparaîtront pas après. Le chaos persiste. Avant la mise en œuvre, il vaut la peine de s'asseoir et de noter tout ce que vous souhaitez organiser comme algorithme. Et puis comprendre comment implémenter cela dans un système de cartes avec des colonnes.

Souvent, la situation ressemble à ceci. «Young» PM (chef de projet) fait trois colonnes - «New», «In work», «Done» - et dit à l'équipe: «Getting started». Et ... La commande ne fonctionne pas, du moins dans le système. Le processus réel comporte toujours de nombreux détails, et même les processus les plus simples des trois colonnes doivent avoir des priorités et des responsables.

Voici un autre exemple typique de la façon de ne pas le faire.

Imaginez le travail simple d'un chef de bureau, qui peut clairement être organisé sur un tableau en trois colonnes:

• Le leader ajoute deux personnes au projet - lui-même et le manager Lena.
• Donne trois colonnes - «Nouveau», «En cours», «Terminé».
• Et il dit: «Je vais ajouter des tâches à« Nouveau »et vous devez les faire. Et oui, si vous voyez que vous avez besoin de quelque chose, ajoutez la tâche et continuez. La chose la plus importante est que notre bureau soit très bon et que tout le monde souhaite être ici constamment. Bref, il faut faire à la maison ... ".

Ça ne marche pas! Ce n'est pas un processus métier!

Une semaine plus tard, Lena dira qu'elle a tout fait, juste autre chose qu'elle n'a pas eu le temps de noter. Dans deux - il y aura des tâches qui se sont généralement déroulées. Après trois semaines, tout reviendra en toute sécurité au fait que le directeur général. viendra régulièrement à Lena et dira quoi faire. Si l'entreprise se développe, il essaiera de «déléguer» cette responsabilité - et maintenant le responsable RH ira à Lena et dira quoi faire.

Pour travailler, vous avez besoin de spécificité, de précision et d'itération.

Par exemple:

• Chaque lundi jusqu'à 11h00, exactement cinq tâches devraient apparaître dans la colonne «En cours». Lena elle-même doit choisir des tâches avec des tâches prioritaires dans une grande liste d'emplois possibles. Si vous avez le temps, vous pouvez résoudre d'autres problèmes.
• Toutes les tâches urgentes doivent être marquées «Urgent» par ceux qui ont défini la tâche.
• Toutes les tâches qui ont été effectuées pendant plus d'une semaine doivent être assorties d'un délai.
• Tous les vendredis à 17 h, il y a une réunion entre le directeur et le chef de bureau, où deux questions sont discutées: «Qu'est-ce qui a été fait?» et "Que comptez-vous faire?" Sur la base des résultats de la réunion de planification, une liste des travaux possibles est compilée et discutée et des priorités sont fixées.

Bien sûr, ce n'est qu'un exemple possible, tout dépend de la situation spécifique, même avec un processus aussi simple que de travailler sur le bureau. Comme d'habitude, le diable est dans les détails: «Quel spécialiste est Lena? Combien de personnes sont au bureau? Que font-ils au bureau? Quel est le critère d'un bon bureau? Combien d'étages? Quel est le climat extérieur? » Et ainsi de suite.

Les processus doivent être spécifiés avec précision. Vous devez également les implémenter dans le système de contrôle. Comment procéder dans des processus de développement complexes, par exemple, les «nouveaux systèmes de forage» est une question distincte qui dépasse le cadre de l'article. Dans ce manuel de formation, nous nous limitons au fait que la transition des processus vers un système d'information commence par la formulation des processus.

Voici un exemple de tableau sur lequel vous pouvez immédiatement dire que le travail est en cours. Les détails sont visibles, tout est net et vous pouvez comprendre le processus, même si vous voyez la planche pour la première fois . En fait, c'est le critère principal pour un conseil d'administration satisfaisant - une nouvelle personne doit rapidement comprendre sur quoi elle travaille dans le projet et comment tout est organisé ici.



En règle générale, lorsqu'un processus est bien pensé, tout fonctionne et tout est en ordre avec l'implication de l'équipe. Cela se produit dans environ 10% des organisations. Il serait possible de terminer à ce stade, mais il y a encore des questions sur l'efficacité de l'équipe et il arrive que les entreprises aillent trop loin, fantasment trop et tentent de réaliser ce qui ne l'est pas.

2. Ne vous compliquez pas. Des règles simples pour tous les employés

Pas besoin d'ajouter immédiatement ce qui n'était pas dans le vrai processus. Un bon exemple d'excès peut être la date limite. En pratique, très souvent avec l'avènement d'un système de management dans une entreprise, des délais apparaissent sur toutes les tâches, même s'ils n'étaient pas là auparavant. On pourrait penser que ce sont les délais qui caractérisent une bonne gestion d'entreprise, mais c'est loin d'être toujours le cas. Il vaut mieux répéter exactement le processus qui était dans l'entreprise. Et s'il n'y avait pas de délais, vous ne devriez pas partir de cela simplement par le fait que le système de contrôle dispose d'une telle option.

La date limite est la façon la plus appréciée et la plus controversée de gérer le temps. Ne serait-ce que parce qu'ils commenceront à travailler quand ce sera déjà fait ou un peu plus tard. Dans plus de la moitié des cas où le processus a été discuté, il s'avère que le délai a été ajouté comme ça, sans vraiment avoir de délais stricts dans les processus. Une telle surcharge avec des formalités nouvelles et pas toujours agréables réduit considérablement la probabilité d'une rétractation réussie de l'équipe.

Toutes les règles de chaque employé doivent être simples. C'est formidable si pour chacun la tâche peut être formalisée et se résume à toujours effacer une sorte de colonne avec des tâches.

Exemples de règles de travail simples qui finissent par devenir tacites:

• L'employé est responsable de s'assurer que la colonne est vide le plus rapidement possible.
• L'employé est responsable de la transition de toutes les tâches avec la priorité «Important!» dans la dernière colonne à la fin de la semaine.
• Dans toutes les tâches, le commentaire «Tout compris» a été placé (par exemple, sur le tableau de formation).
• L'employé est responsable du nombre maximum de billets pris dans la première colonne.
• L'employé est responsable de remplir la colonne avec des cartes avec des problèmes décrits avec précision dans l'établissement. Et à la fin de la semaine, il est responsable du fait qu'il n'y a pas d'autres problèmes.
• L'employé est responsable de joindre la photo le jour où le travail est terminé.

Bien sûr, tous les employés ne peuvent pas le faire. Eh bien, si cela fonctionnait avec 30% de l'équipe et avec le temps, cela devenait des règles évidentes.

Et par contraste, quelques exemples de règles qui ne fonctionnent pas:

• L'employé est responsable de l'entretien du conseil.
• L'employé est responsable de l'achèvement rapide des tâches.
• L'employé est responsable de la qualité de la rédaction des textes descriptifs
• L'employé est responsable de vendre et de corriger cela dans le système

3. Attribuez un gestionnaire de processus. Important - ils ne devraient pas être un leader!

Immédiatement après avoir prescrit des règles simples, quelqu'un est nécessaire pour surveiller cela. Soit dit en passant, la nécessité d'affecter quelqu'un à ce rôle est garantie d'exiger des règles simples et fixes.

Même si l'équipe compte plus de 5 personnes, la nomination d'une personne qui surveille simultanément la gestion de projet dans le système est déjà justifiée, ne consacrant pas plus de 30 minutes par jour à cela. Et surtout, il ne doit pas s'agir d'un leader ou d'un chef de projet! Si le leader supervise l'attribution des priorités, les délais, le rangement en temps opportun au conseil d'administration et d'autres formalités, il perd rapidement l'occasion de discuter de la qualité du travail effectué. De plus, si dans un petit studio web cela, par exemple, est fait par un jeune comptable, alors tout sera net et le processus de discussion des tâches ne souffrira pas essentiellement.

De même, il est recommandé que le département des ventes sélectionne quelqu'un qui est assez gentil pour suivre le remplissage des cartes dans CRM. Si cela est fait par le leader, la discussion sur le produit ou les moyens de presser les clients sera en arrière-plan.

La chose la plus difficile ici est de choisir la bonne personne. Dans ma pratique, pas trop de pratique, c'est la personne la plus calme et la plus agréable de l'équipe, celle avec qui les gens les plus différents vont dîner. Chaque demande de faire quelque chose au tableau ou dans la description de la tâche est prononcée par une telle personne aussi neutre que possible ou avec de petites émotions positives et ne provoque jamais de résistance.

4. Introduire la planification itérative

Il n'y a rien de nouveau pour ceux qui connaissent Scrum, Kanban et toute autre approche Agile. Selon un sondage de VersionOne , la planification itérative est utilisée dans 90% des équipes. Y compris ceux qui ne considèrent pas qu'ils travaillent avec une approche flexible.



Si vous, quelles que soient les circonstances, passez en revue toutes les tâches et mettez à jour les priorités toutes les deux semaines, cela suffit pour dire que l'équipe a une approche itérative.

Le principal avantage du point de vue de la rétractation de l'équipe est que l'image de la cause commune de tous les membres de l'équipe sera mise à jour et il sera clair pour tout le monde que le projet est vivant et que les tâches doivent être effectuées. À propos de «vivant» - ce n'est pas une blague. L'une des principales raisons de l'inaction dans une grande équipe est l'incertitude: "Cette tâche est-elle toujours pertinente ou non?" Par exemple, le marketing a entendu dire qu'il y avait des problèmes avec le produit. Un doute raisonnable surgit à l'intérieur: "Vaut-il la peine de le promouvoir consciencieusement sur le marché?"

Dans ma pratique de tenir divers types d'assemblées générales régulières, un problème a été rencontré. Au fil du temps, tout le monde s'y habitue, les réunions deviennent une formalité où les vraies tâches peuvent ne pas être discutées du tout. Tout va dans une confirmation de groupe de l'intention de travailler d'une manière ou d'une autre. Tout le monde rapporte et essaie pour qu'il n'y ait pas beaucoup de questions et de discussions.

Il y a une astuce qui fonctionne - un modérateur aléatoire. Chaque fois, une personne choisie au hasard dans l'équipe est désignée lors du tirage au sort et pose les questions «Qu'est-ce qui a été fait?» et "Qu'est-ce qui est prévu?". Et puis il essaie d'organiser une discussion des détails pour chacun des domaines des activités de l'équipe. Avec un changement constant de rôles, il est impossible de s'habituer et de former une relation formelle. Toutes les réunions seront différentes et même émotionnelles. Le plus cool est que le modérateur soit «stupide» , mais, en utilisant sa position temporaire, pose des questions. Ensuite, vous devez comprendre très clairement ce que vous allez faire et pourquoi.

5. Ajoutez tout le monde aux observateurs des autres

Donner l'occasion d'observer le département de développement pour le déplacement des tâches dans le département marketing ou un contremaître-maçon pour regarder les ingénieurs faire la maquette du nouveau bâtiment. Bien sûr, l'accès doit être accordé uniquement pour la lecture sans la possibilité de gâcher quoi que ce soit.

L'accès en lecture sera utilisé de temps à autre. Quelqu'un plus souvent, quelqu'un moins souvent, mais dans l'entreprise de telles conversations vont commencer à apparaître: «J'ai vu que vous avez publié une nouvelle mise en page là-bas ...» ou «J'ai lu, le problème a été résolu là-bas ...». Chaque fois que quelqu'un l'a dit, on peut considérer que plusieurs heures de l'explication de l'équipe qui a fait ce qui a été sauvé.

Si la transparence est établie dans l'entreprise, de nombreux avantages supplémentaires apparaîtront en outre: l'effet de concurrence, la motivation pour effectuer des tâches avec précision, ainsi que l'introduction de nouveaux employés seront facilités. Certes, il n'est pas si facile de mettre en œuvre la transparence, en particulier dans une grande entreprise. Au début, beaucoup n'aimeront pas cela pour diverses raisons. Il vaut la peine de convenir avec l'équipe d'une expérience temporaire, et après un mois, tout prendra racine.

6. Observer les paramètres d'engagement

Ils disent qu'il est très difficile de perdre du poids / grossir sans poids. J'ai de la chance que mon poids n'ait pas changé depuis 15 ans. Si vous êtes également chanceux et que votre équipe travaille également régulièrement depuis de nombreuses années, n'hésitez pas à passer au paragraphe suivant ou à l'article suivant. Dans d'autres cas, il vaut la peine de trouver une sorte de ligne directrice pour l'implication globale de l'équipe dans le projet. Dans l'idéal, il faut quand même pouvoir regarder à chaque employé le degré de son activité dans le système, qui, en fin de compte, est lié à son intérêt.

Par exemple, YouGile dispose d'un outil distinct pour cela - la possibilité de voir l'activité de n'importe quelle action sur n'importe quel groupe d'utilisateurs pour n'importe quelle période. Le résultat peut être affiché soit sous forme de tableau, soit sous forme de graphique.

Voici à quoi ressemble l'activité des actions de notre équipe de développement à distance au cours des 2 dernières semaines:



Il est frappant de constater que la communication est bien plus que d'autres actions.

Lorsqu'une équipe commence à travailler sur un projet, le calendrier ressemble à ceci:



La plupart de toutes les nouvelles tâches. Après un moment, l'image devrait changer.

Un autre exemple de suivi de l'activité au sein du bureau d'études. Tableau des fichiers aménagés, où l'activité de mise en page est visible:



Bien sûr, on ne peut pas considérer l'efficacité du nombre de fichiers téléchargés, ainsi que le développement en lignes de code écrit. Mais si rien n'a été inondé depuis une semaine, alors il y a des difficultés. Si le projet pendant plusieurs jours a fortement échoué avec la communication, il n'y a probablement pas de tâches urgentes ni de vacances.

7. Déposez toute la version de bureau avec autorun

C'est la méthode la plus simple pour donner des résultats instantanés. Il double immédiatement l'activité d'utilisation de l'outil de gestion de projet. En mettant simplement l'application de bureau du système de gestion pour tout le monde, il y aura immédiatement deux fois plus de tâches créées, des commentaires laissés et seulement des vues d'informations.

L'implication de l'équipe est un processus spasmodique. Au début il y a une barrière et il faut travailler pour que l'équipe commence à s'intéresser à l'image générale de l'entreprise, poser des questions sur les petits détails. Mais à un moment donné, il y a un saut brusque et le processus se déroule sans effort supplémentaire. De plus, l'équipe commence à protéger et à soutenir ce qui devait auparavant être mis en œuvre avec effort.

Si vous pensez que la mise en œuvre des processus nécessite de surmonter l'obstacle au stade initial, alors une idée aussi simple de mettre une version de bureau devrait fonctionner correctement. Le matin, chaque participant verra le tableau actuel avec les tâches et affichera les nouveaux changements dans les cartes auxquelles il est abonné. Une habitude se formera plus rapidement.

8. Posez beaucoup de questions

Posez une centaine de questions le mois prochain dans les fiches de tâches. L'équipe est garantie de s'impliquer. Quel que soit le rôle dans l'équipe, dites-moi combien de déclarations dans votre entreprise vous dites et combien posent des questions? Si la majeure partie de la communication passe par le système de contrôle, il devient alors possible de suivre les discussions et de les analyser.

Quelques exemples de commentaires sur les tâches, chacune ayant un effet différent sur l'implication d'un employé dans un projet:

- "Lena, la mise en page est mal faite, sans âme, refaites-la."
"Lena, combien pouvez-vous prendre un battement?" Refaire tout! ”
"Lena, peut-être que la mise en page devrait être refaite?" Est-ce une option qui ne semble pas fonctionner? "
"Lena, comment aimez-vous le résultat?" Dois-je le refaire? "
"Comment aimez-vous le résultat?" Allons-nous le donner au client? "
«Je ne comprends pas pourquoi je n'aime pas ça. Peut-on améliorer quelque chose? "
"Si vous passez encore deux heures, ça ira mieux?"

Même si demain vous devenez spécifiquement une question humaine, le niveau de management dans l'entreprise va augmenter. Les premières à fermer sont les entreprises où trop de tâches sont posées et celles où beaucoup de questions se posent se sentent le mieux.

9. Souligner publiquement les résultats et les louanges du système

Il y a un bon dicton: "Négatif - verbalement, positif - par écrit, négatif - en personne, positif - en public".

Lorsque vous menez des projets dans n'importe quel système de gestion où vous pouvez communiquer, cela est particulièrement vrai. Si vous mettez un simple commentaire positif sur chaque tâche terminée, toutes les tâches seront fermées dans ce système et aussi rapidement que possible.

Une pratique courante consiste à créer une colonne «Vérifier» sur le tableau avec le processus. C'est juste qu'une telle colonne ne semble pas très agréable pour quelqu'un qui y déplace ses tâches. Mais tout change radicalement si tous les testeurs font l'installation à l'avance: "Écoutez, lorsque la tâche est bonne, vous ne la faites pas simplement glisser dans la colonne" Terminer ", mais vous devez également y écrire" J'ai regardé, tout va bien. "

10. Prenez le temps de vous habituer à

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