Briefing comme investissement. Déploiement de l'intranet correctement

Le mois dernier, nous avons parlé de la relation entre le client et l'entrepreneur. Nous poursuivons notre discussion sur le briefing, ses composantes et les responsabilités des partenaires.

La mise en place du portail est un processus individuel, il n'y a pas de questionnaire pour toutes les occasions. Sur la base de N réponses à des questions spécifiques, il est impossible de comprendre les douleurs, les besoins et les besoins du client. Il n'y a que de l'expérience, une accumulation de connaissances et la capacité de vous immerger dans les affaires du client. Ci-dessous, Maxim Schennikov, directeur commercial de notre agence interactive, et Pavel Meldazis, grand spécialiste du département des solutions d'entreprise, sur la base de 15 ans d'expérience, partagent des observations personnelles, des retours d'expérience et des écueils.

Il convient de préciser que les aspects et principes clés du briefing n'ont rien à voir avec la plateforme de mise en œuvre.

Processus. Pourquoi tout cela?

Les processus de base sont dans toutes les entreprises: suivi du temps, fil d'actualité, annuaire téléphonique, employés, à propos de l'entreprise, documents, calendrier des absences, etc. Cette boîte à outils du portail d'entreprise fonctionne et même l'aide de l'entrepreneur peut ne pas être nécessaire dans sa configuration. Cependant, il faut se rappeler que les fonctions du portail sont une conséquence des buts et objectifs de la mise en œuvre. D'une manière ou d'une autre, nous avons parlé des buts et objectifs dans le premier article - vous devez comprendre le degré de maturité du client pour la mise en œuvre. S'il n'est pas mature, en règle générale, on entend: «Oh, je veux le même outil!». Et aux questions: «Pourquoi? Comment cela facilitera-t-il le travail? Y a-t-il un besoin? " - la réponse est difficile à obtenir.

Un client «mûr» lit quelque chose, sait quelque chose sur les capacités, les plates-formes, et pose des questions spécifiques, et parfois même des tâches formalisées: nous voulons automatiser l'évaluation à 360 degrés, voici la réglementation, voici la structure de l'enquête. C'est une énorme rareté et un plus pour l'implémenteur.

Une histoire distincte est un processus individuel sans énoncé formalisé du problème. Nos partenaires, le Fonds de développement pour l'Extrême-Orient, ont eu pour tâche d'automatiser un processus d'examen des demandes de bout en bout. Il est nécessaire de passer son chemin vers le système informatique, de la soumission à la prise en charge d'un projet en direct. Vous pouvez procéder de deux manières: un long, long briefing de chaque participant au processus ou demander des règlements. Le premier est laborieux pour les deux parties. Le second ne peut qu'être dans une entreprise de ce niveau. Après tout, les employés sont en quelque sorte formés, selon certains paramètres, ils contrôlent le processus de conduite des projets.

Dans le cas du WFDF, il s'agissait d'une politique spéciale qui reflète la trajectoire du projet dans le Fonds. Nous l'avons analysé en détail, identifié des points de référence, posé des questions de clarification, tenu plusieurs réunions avec les responsables des différents processus. En conséquence, nous avons formé une solution pour le projet.

Alors de quoi discutons-nous avec le client?

1. Processus. Quelles tâches spécifiques le portail devrait-il résoudre. Il s’agit d’une étape décisive dans le briefing; une immersion plus poussée dans les affaires du client s’y construit. Le désir de rendre ces processus plus pratiques et plus faciles est la raison de contacter l'agence.
2. Règlements. Comment les processus fonctionnent ici et maintenant, avant la mise en œuvre. En cours de route, nous demandons aux registres de l'entreprise, aux chartes, toute description de ce qui doit être automatisé.
3. Déceptions. Ce qui dans les processus actuels ne convient pas. Nous déterminons les jalons des processus métier cibles (souhaités) et leur différence par rapport aux processus actuels.

Modules fonctionnels Comment tout devrait-il fonctionner?

Chaque processus métier constitue la base d'un module fonctionnel distinct que le développeur doit créer.

Dans ce bloc de questions, l'entrepreneur aide le client à comprendre en détail et en détail à quoi devrait ressembler le processus métier cible à l'intérieur du portail - quelle fonction et comment il l'exécutera.

Malheureusement ou joyeusement, tous les processus qui se produisent en direct ne se produisent pas également en informatique. Le panneau d'honneur sous toutes ses formes - photographies à l'entrée, envoi mensuel - est facile à transférer vers l'informatique, le module a le même formulaire.

Flux de travail électronique et papier - les principes semblent être les mêmes, mais en pratique, ils sont différents. Nous étions confrontés au fait que le client imagine une partie spécifique du processus et ne la regarde pas entièrement. Par exemple, la procédure d'approbation de l'accord.

Ce processus est très différent pour tout le monde au départ. La chaîne des approbations dans le vide: l'accord doit être convenu avec les économistes et les avocats pour envoyer la tête qu'il met un visa.

Cependant, les contrats ne sont pas conclus dans le vide et des difficultés surviennent:

1. Quelqu'un n'a pas demandé de visa, à quelle étape le contrat revient-il? Au début ou reste au courant?
2. Comment est l'interaction avec la personne avec laquelle le contrat est conclu? Qui communique avec lui? Il doit y avoir un registre.
3. Les notifications sont envoyées en personne ou est-ce automatique?
4. Une discussion interne est nécessaire, y a-t-il des limites (temporaire, appel d'offres, approvisionnement)?
5. Le contrôle de version des documents est-il requis?
6. La réconciliation est-elle parallèle?
7. Est-il possible de déléguer ce à quoi un employé a déjà été délégué? S'agit-il d'un processus automatique ou un employé avec une température de 40 doit entrer dans le portail et cocher la case, qu'est-ce qui transfère la tâche? Ou est-ce la responsabilité de l'administrateur?

Pour clarifier toutes les nuances, il est nécessaire d'étudier les réglementations prescrites et les pratiques réelles.

Dans de nombreux processus de ce type, il existe de nombreuses astuces qui mettent le client dans la stupeur. La tâche de l'agence est de poser immédiatement des questions ponctuelles et de parler des éventuelles difficultés.

Bien sûr, l'entrepreneur, même avec un million de projets derrière lui, ne peut pas connaître les différentes variantes des mêmes processus, sans parler de l'automatisation personnalisée. Une agence informatique n'est pas un gourou de la métallurgie, de la construction ou de l'investissement.

Une analyse préliminaire détaillée des fonctions individuelles les plus importantes aidera à comprendre si vous parlez la même langue et à quel point le client est intéressé par le projet, s'il est prêt à s'immerger dans le développement, à l'encourager et à populariser le projet dans l'entreprise. Nous avons parlé de ces aspects dans un article précédent .
Pavel Meldazis, spécialiste principal, Département des solutions d'entreprise

De quoi discutons-nous dans une conversation sur les fonctionnalités?

1. Modules réellement fonctionnels. Quels outils devraient résoudre le problème. L'ensemble et la complexité des modules fonctionnels affectent directement le coût, la durée et la complexité du développement.
2. Pièges. Nous montrons des options pour résoudre des problèmes, expliquons la complexité potentielle de diverses options pour la mise en œuvre de fonctions, si cela est prévisible. Des sections et des implémentations d'apparence simple peuvent être ajoutées à la composition comme ça, sans attention appropriée. La tâche de l'agence n'est pas d'enseigner, mais de prêter attention aux goulots d'étranglement.
3. Et encore une fois les matériaux. Nous trouvons les descriptions existantes (et seulement!) Des processus, des instructions, de tous les matériaux qui aideront à comprendre la complexité imaginaire ou évidente de l'automatisation.

Droits d'accès. Tout est-il standard?

Les RH pendant le briefing demandent: "Et comment les gens apparaissent-ils sur le portail?" C'est l'une des questions absolument banales, mais fréquentes et importantes.

Dans la plupart des projets, le problème est résolu par l'intégration avec le client AD.

Cela semble être une procédure standard. Il existe une passerelle standard. Mais, comme d'habitude, des difficultés surviennent dans le processus de mise en œuvre. La facilité apparente d'intégration est source de confusion pour le client. Il est important de clarifier où les difficultés peuvent survenir et comment les éviter. Par exemple:

1. Les droits d'accès sont directement liés à la hiérarchie. En AD, ce n'est pas toujours correct - il n'y a pas deux subordonnés. Parfois, la structure est déchargée de 1C: ZUP. En conséquence, à partir de la tâche essentiellement petite de configurer les accès sur le portail, deux intégrations s'ensuivent: les informations d'identification d'AD, la structure de 1C: ZUP.
2. Données fermées. AD stocke les informations complètes sur les employés. Les règles de sécurité ne vous permettent pas d'ouvrir des informations sur Internet. Parfois, vous devez vous présenter au bureau du client, vous asseoir sur le réseau local et modifier la structure.
3. Réglementation des droits d'accès. À l'intérieur du portail, un utilisateur d'un certain niveau se voit attribuer une liste des fonctions et documents disponibles. La matrice des rôles est née dans un grand débat. Il y a des situations où un employé n'est pas accessible, mais il est impliqué dans ce bloc à un certain stade dans un petit rôle et ne devrait voir qu'une partie. Le processus de configuration des accès n'est pas anodin.

Un extrait de la matrice des rôles pour l'un de nos projets .

De quoi parlons-nous d'autre?

1. Un groupe de groupes d'utilisateurs répertoriant les accès correspondants. Ce qui ajoute, renomme, où changer les droits.
2. Systèmes qui accumulent les comptes des employés. Où la hiérarchie est mieux affichée et où se trouvent les données personnelles avec lesquelles il est nécessaire de procéder à l'intégration.
3. L'ordre dans la structure AD. Pour les besoins de l'entreprise, des utilisateurs techniques sont créés: une imprimante, une secrétaire conditionnelle. Ils ne devraient pas être sur le portail. Il faut donc redresser la structure. Qui va faire ça? Client, par exemple, mains ou code entrepreneur.
4. Transfert de données. Si le client est prêt à transférer des informations personnelles via des flux Web sécurisés.

Environnement informatique. Avec quoi d'autre s'intégrer?

En termes de droits d'accès, nous avons soulevé la question de l'introduction du portail dans l'infrastructure informatique générale de l'entreprise. Cependant, l'infrastructure n'est pas seulement AD, elle peut être SAP, diverses configurations de 1C, LMS, des calculatrices pour les biens / services, des systèmes auto-écrits et ainsi de suite, etc. L'intégration avec chacun d'eux est un sujet de conversation distinct lors d'un briefing avec des spécialistes spécialisés côté client.

Que découvrons-nous?

1. Disponibilité des systèmes susceptibles d'être affectés par la mise en œuvre du portail. Il peut s'agir de systèmes qui transfèrent une partie de leurs fonctions. Par exemple, les conducteurs de système d'exploitation accédant aux disques locaux sont transformés en un «stockage de fichiers» sur disque avec la possibilité d'envoyer des liens à des collègues et partenaires d'une durée limitée et protégés par mot de passe.
2. Y a-t-il quelque chose qui ne convient pas aux systèmes actuels? Que voulez-vous déplacer vers les épaules du portail? Par exemple, un forum sur un moteur obsolète (oui, ils vivent toujours) passera à des «groupes de travail».
3. A part la possibilité de s'intégrer à la téléphonie. Ici, vous devez parler de divers scénarios d'utilisation, allant du CRM à la communication interne et au remplacement du PBX actuel.
4. Fournir l'accès à des systèmes intégrés. Le client est prêt à les fournir, ou ses spécialistes organisent le déchargement des paramètres nécessaires pour obtenir les données des systèmes du client.
5. Le client dispose-t-il de spécialistes prêts à effectuer des travaux du côté des systèmes impliqués dans l'intégration, ou au moins à conseiller sur le fonctionnement actuel de ces systèmes?
6. Le portail doit-il être à l'intérieur du réseau local ou l'accès peut-il être à l'extérieur (pour utiliser des tâches, des groupes, une application mobile, etc.)? Quelles sont les restrictions de la part du service de sécurité informatique?
7. Les spécialistes clients sont-ils prêts à organiser l'infrastructure du serveur selon les exigences du développeur? Seront-ils en mesure d'organiser une DMZ si nécessaire?

Une petite partie de l'infrastructure informatique du compte personnel d'une entité juridique de l'un de nos clients, qui affiche tous les éléments de synchronisation pour le bon fonctionnement avec des systèmes externes.

À titre d'exemple, examinons les goulots d'étranglement des intégrations les plus courantes et les plus «simples».

Synchronisation avec MS Exchange

Il y a Outlook - courrier, calendriers partagés, contacts, un planificateur de réunions, un outil indispensable pratique dans les grandes entreprises. Exchange - un serveur sur lequel les comptes des employés sont stockés et, par conséquent, toutes les données d'Outlook.

Transplanter des employés d'Outlook vers des calendriers personnels et du courrier sur le portail est une mauvaise idée.

Le premier argument. Outlook est familier. Le programme ferme toutes les tâches et la duplication des fonctions dans le portail - temps, efforts et argent supplémentaires.

Le deuxième argument. La possibilité d'une synchronisation indolore et réussie avec le serveur Exchange est une question de sa version. L'intégration avec les versions 13 et 16 n'est pas prise en charge en principe. Nous disons ouvertement que cet outil sur le portail ne fonctionne pas, il n'y a pas de calendrier de synchronisation clair et bien établi.

De quoi discutons-nous?

1. Version Exchange. Est-il possible de s'intégrer du tout?
2. Rationalité de la synchronisation. La synchronisation avec les calendriers personnels des employés d'Exchange fait du portail un agrégateur global d'outils de travail. Mais cette intégration n'est souvent pas justifiée en raison de sa complexité et de sa rentabilité pour le client.
3. Suggérez une alternative. Certaines tâches Outlook ferment des fonctions standard - le module de réservation de négociation Bitrix, la correspondance au sein du groupe de travail, une tâche spécifique, comme un analogue de communication de messagerie surchargée.

Intégration avec 1C

1C est un outil flexible et personnalisé qui s'adapte aux besoins de l'entreprise. Il est impossible de rencontrer les mêmes programmes réglés, personne n'utilise la configuration standard.

La situation se présente: pour l'intégration de 1C avec le portail d'entreprise, un module standard existe, mais 1C n'est plus un module standard et le module ne fonctionne pas. L'intégration est toujours possible, mais elle devient beaucoup plus difficile.

La nature confinée du service 1C prête également à confusion. L'intégration s'effectue à la fois côté portail et côté 1C. Pour le bon fonctionnement de 1C, en règle générale, une entreprise tierce, un employé interne, un employé externalisé est responsable. C'est toujours l'accès aux informations commerciales. Les changements de 1C sont effectués d'une seule main. Pour une agence informatique, c'est un jardin étrange et c'est mal d'y grimper, même si l'agence de l'état a d'excellents odnosniks.

Par conséquent, le travail du côté 1C doit être effectué par le client lui-même, ce qui ajoute une étape supplémentaire d'interaction, complique le processus et le temps d'intégration augmente.

Et ici, le client doit penser si c'est nécessaire ou non. Y aura-t-il une duplication inutile du système. L'intégration est souvent nécessaire pour coordonner les comptes, les contrats et les rapports. Si les processus associés à l'interaction instantanée avec 1C ne sont pas inclus dans le portail, vous ne devez pas multiplier les entités sans en avoir besoin.

Si nous travaillons sur la base de 1C-Biriks, le Client peut s'opposer: "1C et 1C-Bitrix sont un domaine de l'entreprise, il ne peut y avoir de difficultés entre eux." En fait, rien de commun d'un point de vue technique, il n'y a pas de produit. Ce sont des solutions absolument tierces avec un ensemble différent de modules.

De quoi discutons-nous?

1. Le besoin d'intégration. Si le portail est un outil de coordination, d'approbation des comptes, des contrats, alors la procédure d'intégration prend tout son sens. C'est une tâche claire pour une boutique en ligne, mais controversée pour un intranet, qui n'est pas toujours primordial pour interagir avec les données financières.
2. Téléchargement de données. Le client est-il prêt à donner un accès à 1C ou déchargera-t-il lui-même les champs nécessaires du programme?
3. Développement supplémentaire. Pour avertir que la passerelle standard pour le transfert de données n'est pas applicable dans la plupart des projets, sa personnalisation est requise.

Interfaces Allons-nous apporter la beauté?

Le premier contact utilisateur avec le portail

La page principale est la première impression que les utilisateurs recevront du portail. S'ils ne comprennent pas, difficile, incommode, alors le travail sur la mise en œuvre du portail peut être fait en vain.

Un outil d'entreprise ne volera pas, il sera abandonné et ne sera pas compris, car la méthode à l'ancienne est plus compréhensible et plus rapide. Bien sûr, une interface conviviale n'est qu'une petite partie du processus de mise en œuvre dans la culture d'entreprise, mais avec son propre rôle distinct.

La formation de la page principale n'est pas seulement une question d'expérience utilisateur, de convivialité et de navigation, mais aussi des tâches des clients professionnels:

1. Pourquoi un bloc est-il nécessaire ou non?
2. À quelle profondeur ces instruments ou d'autres doivent-ils être cachés?
3. Quelles notifications sont prioritaires?

Ici, vous pouvez vous appuyer sur les besoins du client. Nous avons besoin d'un tracker de tâches - nous en déduisons que vous n'avez besoin de rien d'autre que des nouvelles et un annuaire téléphonique - nous suivons le même schéma.

De quoi discutons-nous?

1. Outils prioritaires. Les parties prenantes devraient bien connaître le travail de routine de leurs subordonnés, qui deviendra plus facile en raison de la structure compétente de la page principale.
2. Hypothèse. Qu'est-ce qui devrait devenir une habitude pour l'utilisateur? De nombreux éléments sont cachés afin de ne pas appuyer et simplifier l'interface - c'est normal. Transformer un intranet en 1C, où vous vous perdez et ne comprenez pas quoi faire, n'est pas pratique. En utilisant le mot, vous comprenez très bien que trois tirets vers l'alignement gauche-gauche et trois vers la droite-droite. L'utilisateur travaille quotidiennement dans le système et s'habitue rapidement aux nouvelles solutions.

Image de marque

Travaillez quotidiennement dans un espace qui reflète l'identité de l'entreprise - en conservant un esprit d'entreprise, une culture et un peu de fierté. Les clients et les entrepreneurs voient l'identité d'entreprise de différentes manières. En fait:

1. Changer les polices, l'arrière-plan, ajouter un logo est une histoire simple. Il ne nécessite pas de frais supplémentaires. Niveau de base.
2. Déplacer, supprimer, ajouter des blocs, des widgets, changer une grille modulaire est une autre histoire et aussi sur la conception. Niveau avancé.

Nous pouvons complètement modifier le modèle de conception de la page d'autorisation au bouton «ok» lors de la création de la tâche. Mais vous avez toujours besoin d'une réponse à la question: «Pourquoi?».

L'une des pages du portail d'entreprise de la First Freight Company. Pour le projet, non seulement les interfaces individuelles ont été modifiées, mais également son propre système de conception est pris en charge.

De quoi discutons-nous?

1. Importance et nécessité. Pour la plupart des clients, la refonte est une tâche facultative. Elle devient nécessaire pour les très grandes entreprises, où les questions de respect de l'identité de l'entreprise sont précisées et établies.
2. Brandbooks, directives, systèmes de conception. Le client a-t-il au moins quelque chose? S'il n'y a pas de logo, de slogan, de symbolisme ou de couleur d'entreprise, nous revenons au premier article ou nous vous recommandons de contacter une agence de marketing de marque.
3. Cadre pour les changements visuels standard. Désignez ce qui est inclus dans le niveau de base du portail de changement visuel.
4. Subtilités et complexités d'une refonte profonde.

Approche de collaboration et de mise en œuvre

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Le processus d'information, que nous avons décrit, élimine les risques de malentendu aux étapes de la mise en œuvre directe du projet. Lorsqu'un client paie déjà de l'argent, les désaccords sont plus dangereux et douloureux pour les deux parties. Un briefing est une opportunité idéale pour travailler ensemble.

L'agence évalue l'approche du client, l'intérêt, la compétence, la réalité des demandes.

Le client teste le contractant, est-il prêt à plonger dans ses processus métier, creuse-t-il plus profondément que la liste des capacités du portail d'entreprise dans la configuration standard.