Chaque entreprise n'est pas une technologie vedette et des programmeurs super cool, mais une énorme montagne de goulots d'étranglement, d'inefficacités et de somme de mauvaises décisions, qui va et fait son travail. Mais ensuite, vous avez décidé d'apporter des modifications et vous avez immédiatement commencé à faire face au fait que dans un grand nombre de processus commerciaux, vous rencontrez des problèmes. Eh bien, ces problèmes, bien sûr, doivent être résolus non pas de manière idéale, mais en termes de coûts de main-d'œuvre optimaux.
Je veux partager un de ces exemples liés à mon sujet d'analyse et de gestion des données. De nombreuses organisations disposent de services financiers dont le but principal est de fournir des informations financières à la direction sur l'état de l'entreprise. Parmi les nombreux travaux de ces personnes, il y en a une: réaliser une prévision de revenus pour la prochaine période (année, trimestre pour tout le monde). Cette prévision des revenus est souvent la première étape pour convenir de plans pour la prochaine période et faire une prévision générale des profits et pertes de l'entreprise.
Toutes les personnes impliquées dans ce type de prévisions comprennent qu'en la matière, ce n'est pas tant l'exactitude des prévisions qui importe, mais les relations correctes entre vos locaux et les résultats. Après tout, que voulons-nous des prévisions? Nous voulons savoir ce qui se passera si nous faisons tout comme d'habitude (TEL QUEL) et ce qui se passera si nous changeons quelque chose (scripts). Pour effectuer ce travail, le service financier doit proposer une sorte de modèle d'entreprise qu'il peut facilement gérer, expliquer facilement à l'entreprise comment il fonctionne et fournir facilement des données dans diverses sections dans lesquelles l'entreprise souhaite voir cette entreprise.
Ce sont toutes d'excellentes intentions, mais nous sommes ici confrontés à une dure réalité: les compétences méthodologiques et techniques pour effectuer ces tâches dans des entreprises spécifiques sont franchement faibles. Les modèles sont inconfortables, rapidement immuables, ne peuvent pas être mis à jour, s'expliquent facilement par rien, les fichiers ne sont pas pratiques et les coupes ne peuvent pas être obtenues ou pendant très longtemps. Voyons un exemple concret où tout est mauvais et comment y remédier.
Où l'officier des finances typique construira-t-il le modèle? Bien sûr, dans Excel. Il y a plusieurs très bonnes raisons à cela:
- L'expérience n'est qu'avec cet outil.
- Le résultat du travail est facile à transmettre au client.
- Vous pouvez modifier n'importe quelle pièce du modèle.
- Excel intègre tout simplement la réception, le stockage, le traitement, la prévision, la présentation et la visualisation des données.
- Vous pouvez facilement faire comprendre aux consommateurs de votre travail ce que vous leur avez transmis.
- Vous permet d'organiser une interaction simple et de travailler avec le modèle.
L'un des modèles de prévision des revenus les plus simples et les plus courants est une formule très simple: le nombre de clients pour la période * chèque moyen = revenus.
Ce qui était devant nous ressemblait à ceci (données, bien sûr, remplacées par une démo):
Quels sont les problèmes sur cette feuille:
- Les données de référence pour 2017 et 2018 sont entrées sous forme de valeurs. Il est entendu que pour la mise en œuvre des différentes versions budgétaires, ces valeurs seront directement corrigées. Il s'agit d'un travail important (car il existe environ 30 feuilles de ce type dans différents départements), dans lequel des erreurs seront probablement commises, des colonnes et des colonnes seront mélangées.
- Bien que 2018 ait été introduit en tant que valeur, il n'est pas encore terminé, de sorte que la valeur y est entrée en tenant compte des prévisions, qui ont été faites quelque part séparément.
- La prévision est faite pour toute l'année. L'une des exigences de la prévision était de faire une prévision mensuelle d'une part, et d'autre part de l'afficher en termes annuels, car Les prévisions mensuelles sont difficiles à analyser et à évaluer en raison de l'abondance des chiffres. Par conséquent, l'une des difficultés de ce modèle est de s'appuyer sur un autre modèle, qui décompose les données par mois, en tenant compte de la saisonnalité. Tout est "dos à face", non pas le résultat annuel du mensuel, mais le mensuel de l'annuel.
- Les données initiales du modèle n'apparaissent clairement nulle part, il n'y a aucune référence à elles et il n'est pas clair si les chiffres que nous voyons sont corrects, s'ils sont correctement extraits du référentiel et résumés.
- S'il y a une volonté de regrouper la composition des départements, ce modèle sera complètement rejeté.
- L'année prochaine, peu de choses pourront être réutilisées.
Cette feuille est une prévision pour l'un des départements de l'entreprise. Il existe au total une trentaine de fiches de ce type, toutes regroupées sur une fiche de l'ensemble de l'entreprise en deux sections: par division et par type de département. En gros, dans chaque division, vous avez un service de production d'emballages. Vous souhaitez également voir le résultat global par unités, et séparément le résultat global, ventilé par différentes spécialisations, telles que la production d'emballages. La feuille est conceptuellement la même, mais c'est la somme des résultats des 30 dernières feuilles.
Cette sommation est implémentée de la manière la plus simple: en énumérant toutes les cellules nécessaires à la sommation. Parce que Étant donné que tous les départements ne contiennent pas tous les départements et que la position des lignes dans 30 feuilles de départements peut être différente, pour assembler le revenu total par département, un employé devait composer des dizaines de formules dans lesquelles il indiquait explicitement les cellules qu'il voulait empiler.
Quels problèmes voyons-nous sur les fiches récapitulatives?
- Énumération explicite des cellules pour la sommation, ce qui signifie que si quelqu'un substitue les valeurs ou la signification de la cellule à laquelle nous nous référons lors de la sommation, nous ne le remarquerons pas et nous devrons rechercher cette erreur pendant longtemps.
- Lors du changement de structure de l'entreprise, nous devrons non seulement changer les feuilles des départements qui ont été affectés par les changements, mais aussi corriger la feuille avec l'assemblée générale, car il n'y aura pas de nouveaux objets, et ceux supprimés donneront des erreurs.
- Lorsque vous modifiez la section sous laquelle nous voulons regarder l'unité, ce modèle ne peut rien faire du tout et ne fonctionne tout simplement pas. Si de grands détails apparaissent dans les départements, nous devrons essentiellement créer une autre feuille de généralisation similaire (qui aura déjà 10 fois plus de liens directs à «percer», quelque part entre 1 000 et 10 000).
- Le modèle est généralement complètement détruit si des changements dans l'entreprise conduisent à un regroupement d'entités différent. Tout ce travail est tout simplement perdu.
Ainsi, nous avons une structure rigide et simple du modèle, qui ne peut donner qu'un seul résultat, peut résister à de petits changements dans les locaux et est associée à d'énormes coûts de main-d'œuvre pour mettre à jour ou apporter des modifications. Et même la création même de cette structure est déjà associée à des coûts de main-d'œuvre élevés.
Pour une raison quelconque, de nombreuses entreprises sont prêtes à confier de telles tâches aux employés assidus, qui manquent d'expérience et de compétences pour rendre tout plus facile, plus rapide et plus pratique. Mais ce n'est même pas une question d'argent. La mise en place d'un tel fichier demande environ 2 mois de travail humain, puis sans satisfaire à toutes les exigences. Une approche plus raisonnable de l'organisation du travail avec les données vous demandera 1 semaine de travail acharné! Pour 2 mois de préparation "mal", vous perdez non seulement plus d'argent, mais aussi beaucoup de temps et de nerfs, car en prenant le résultat, vous allez attraper des erreurs des dizaines de fois. C'est un gaspillage stupide de ressources. C'est le cas lorsque, en quelques étapes simples, vous pouvez multiplier par 10 la productivité du travail!
À propos de la façon dont nous avons réalisé une augmentation de 10 fois de la productivité du travail et refait le modèle dans le prochain article.