Regardez cette photo. Dans les processus commerciaux de nombreuses entreprises, la même situation est constituée de nombreuses solutions de contournement qui peuvent simplifier les actions des employés, sans violer les règles. Mais comment les managers voient-ils cette réalité au sein de l'entreprise?
Le moyen le plus simple est de contacter des consultants. Que propose aujourd'hui le marché du conseil pour résoudre ce problème? Mener des entretiens avec les employés et découvrir comment ils voient subjectivement leurs processus. Et ils peuvent le voir comme le chemin de gauche sur l'image. Ou ils peuvent même ne pas savoir à quoi devrait ressembler ce chemin. Le problème se pose: comment voir la réalité objective, et non une interprétation du point de vue de quelqu'un? Cela s'applique à tous les processus commerciaux - achats, ventes, logistique, etc.
Dans la gamme de produits SAP, il existe une solution SAP Process Mining distincte qui vous permet de voir les «étapes numériques» des employés de l'entreprise. En fait, vous pouvez voir n'importe quel processus à partir de n'importe quel système d'information, suivre la conformité des actions des employés avec les politiques et normes de l'entreprise et divers modèles de référence. La taille de l'entreprise n'a pas d'importance ici - l'essentiel est que le processus lui-même soit numérisé et non enroulé sur papier.
Par exemple, dans la figure ci-dessus, l'utilisateur démarre des transactions en cours de création d'une commande client. Il crée un bon de commande, établit un envoi depuis l'entrepôt, puis l'envoie au client, lui remet la facture, reçoit le paiement. Veuillez noter qu'au moment où l'utilisateur effectue des transactions dans le système, un journal des transactions y apparaît. Il montre qu'un certain utilisateur à un certain moment a créé un numéro de commande, changé le prix et l'adresse de livraison, changé tel ou tel document, etc.
Et ces journaux peuvent être collectés à partir de n'importe quel système, y compris auto-écrit, jusqu'à des fichiers texte et Excel. La solution SAP Process Mining possède ses propres algorithmes internes qui peuvent collecter des journaux et les transformer en graphiques. Ce sont des images visuelles (voir Figure 3), qui montrent à quoi ressemble vraiment le processus sans l'interprétation de personne.
Fig. 3
Par conséquent, vous pouvez voir des goulots d'étranglement sur chaque projet. Par exemple, les commandes se sont accumulées quelque part. Le gestionnaire ne peut pas les traiter rapidement. La question est - pourquoi? Soit il n'y a pas assez de ressources, soit le processus lui-même est méthodologiquement structuré de sorte que vous devez passer beaucoup de temps.
Dans la figure 4, nous voyons un graphique du processus «Traitement d'une demande de prêt». Chaque boule rouge est une demande de prêt. La taille de la balle est déterminée par la valeur de la demande de prêt (pour quel montant le demandeur réclame). En regardant le graphique, nous voyons qu'entre certaines activités, des files de balles se forment - des lignes rouges. Cela suggère qu'à un moment précis, les applications s'accumulent entre les étapes ou prennent beaucoup de temps à traiter. Les raisons peuvent être différentes: manque de ressources, de personnel, spécificités des processus de réglementation, qualifications des employés et autres raisons.
Fig. 4
Soit dit en passant, les goulots d'étranglement sont parfaitement illustrés dans l'approvisionnement. Surtout dans une exploitation multi-succursales, où ce processus peut être différent dans chaque division. Ces processus prennent forme historiquement - il peut y avoir différents systèmes d'information, les processus sont menés selon différentes méthodologies. Dans une telle situation, tôt ou tard, la société mère voudra les regrouper dans un modèle unique afin d'en faciliter le contrôle. L'objectif de Process Mining est de montrer la différence entre le processus de branche et le benchmark, ainsi que ce qui doit être fait pour amener les processus dans les branches à un standard unique. La figure 5 montre un exemple de comparaison de deux branches: à droite - la référence, à gauche - nécessitant un changement.
Fig.5
L'exploration de processus est applicable aux tâches robotiques. En utilisant cette méthode de contrôle de processus, vous pouvez voir où il y a de nombreuses tâches de routine et réfléchir à la façon dont elles peuvent être robotisées.
Par exemple, une entreprise ajuste souvent les prix des commandes de certains fournisseurs et de certains groupes de matériaux. Et combien de temps les employés passent-ils à ajuster les prix pour 145 000 commandes par an, chacune prenant 40 minutes? Combien de temps et de ressources peut-on économiser si cette quantité de travail est réduite d'au moins 30%? Quelle sera la durée du cycle d'approvisionnement si ce processus est robotique? En conséquence, les gens seront libres de résoudre des tâches analytiques et managériales. La figure 6 montre un tableau avec une liste de fournisseurs pour lesquels un grand nombre de réglages manuels ont lieu.
Fig.6
Process Mining vous permet de "capturer" et des scénarios de fraude (fraude). Supposons que, dans l'entreprise, chaque manager dispose d'un certain territoire de vente avec des magasins dans lesquels vendre des marchandises. Au niveau du système NSI, cette connexion est fixe puis transmise au système CRM et au système de reporting.
Que se passe-t-il à la fin de l'année? Le vendeur entre dans ce système et détache plusieurs magasins dans lesquels il n'a pas pu vendre la marchandise. Et il s'avère que son plan de vente est désormais achevé non pas à 80%, mais à 100%. Il reçoit une prime, car il a fait son plan. Le temps passe, la nouvelle année commence et il se rajoute ces deux magasins. Après avoir mené une enquête interne à l'aide de Process Mining, il s'avère que les gestionnaires et leurs collègues avaient des droits d'accès au système, la possibilité de modifier les données et de faire des ajustements. Un exemple de rapport de gestion des droits et des autorités est illustré dans la figure ci-dessous.
Fig. 7
Dans les articles suivants sur Process Mining, nous parlerons des scénarios de vente et de créance, nous analyserons des exemples d'application dans les processus d'approvisionnement et de paiement, et nous ferons un examen détaillé de l'intégration et du téléchargement des données avec l'un de nos partenaires.
Les auteurs de l'article: Ekaterina Tyuleneva, SAP Business Solutions Architect, et Fedor Pavlov, SAP Platform Solutions Expert.