Ce matériel est une petite partie
du cours de gestion de projet numérique et sera principalement utile aux chefs de projet, aux directeurs de comptes et aux directeurs d'agence.
Nous avons décidé de partager notre expérience pour une bonne raison: les cas désagréables de collègues de l'industrie et les bosses auto-remplies suggèrent que ce sujet est un point sensible pour beaucoup (et pas seulement en informatique). Lisez la documentation sur la structure de contrat à choisir lorsque vous travaillez sur SCRUM (et pourquoi), et surtout, comment la défendre avec les avocats du client. La vie se pirate quand elle est acceptée, 5 règles de précaution, quelques histoires vraies, ainsi que le processus de workflow dans le studio Sibirix de l'intérieur - ici.
Peu écrivent un contrat pour chaque client à partir de zéro. Presque toutes les entreprises ont une sorte de modèle, le plus souvent extrait d'Internet et édité. Nous avons commencé à peu près la même chose. Quand on travaillait sur un modèle en cascade avec un workflow, c'était simple: le travail était immédiatement évalué et enregistré dans le contrat au stade de la vente.
Il y a environ 8 ans, nous avons commencé à travailler sur SCRUM - le premier dans le développement Web (un poste séparé avec un holivar est déjà dans les archives pour cette raison;). C'était très cool, mais notre modèle de contrat familier et confortable ne cadrait pas bien avec les nouveaux processus.
L'idée clé était de conclure un accord-cadre et des demandes à chaque stade de développement.
Un tel accord détermine l'ordre général et les conditions de travail, tandis que nous et le client ne supportons les risques que dans le cadre de l'Application actuelle - en d'autres termes, au sein d'une même étape de travail.
Dans ce modèle, nous avons progressivement apporté des modifications et des ajouts, en fonction de toutes les bosses que nous avons remplies. Il a progressivement grandi, est devenu difficile à lire et à comprendre. Il a fallu indécemment beaucoup de temps pour vérifier, modifier, coordonner. La question s'est posée: "Avons-nous besoin d'un avocat?"
Nous avons très bien compris que nous ne voulions pas avoir d’avocat dans l’État (il ne produit rien, ce qui signifie qu’il rendra le réalisateur furieux). Que les gestionnaires n'ont pas beaucoup de temps pour travailler avec des documents. En même temps, nous voulions vraiment sécuriser le workflow. Par conséquent, nous avons refactorisé les modèles
avec l'aide d'avocats Runetlex et introduit des réglementations spéciales qui ont considérablement réduit à la fois la complexité et la probabilité d'erreurs.
Par exemple:
- Un nouveau contrat doit toujours être préparé à partir d'un modèle et non à partir d'un contrat d'un client précédent. S'excuser pour le nom de quelqu'un d'autre dans les documents est déjà désagréable, mais il y a encore des travaux sur la NDA ...
- Les endroits où les données peuvent changer sont mis en évidence en couleur: cela économise vraiment 20% du temps lors de la préparation de documents à partir de modèles.
- Avant d'envoyer le contrat au client, il doit en tout cas être vérifié à nouveau. Et très souhaitable - une personne différente. Le problème est qu'une telle personne est généralement seule dans l'entreprise. Et il peut y avoir de nombreux documents (par exemple, nous en avons plus de 400 par an).
- Et pas seulement - la réglementation est en fait assez lourde.
Les plus désagréables, mais inévitables - ce sont les corrections des avocats du Client. Et ils doivent également être vérifiés et évalués pour les risques potentiels. La solution est d'avoir un modèle de contrat éprouvé pour chaque type de service et une liste de contrôle pour travailler avec les objections (nous partageons notre modèle
ici ). Ensuite, la négociation ne demande pas beaucoup de temps et de bon sens.
Il existe trois types de modifications avec lesquelles nous utilisons différents algorithmes pour travailler:
- Améliorations du processus. Ils proviennent le plus souvent de chefs de projets côté client. Habituellement, il suffit de vous dire encore une fois pourquoi le travail sera construit de cette façon et non autrement et quels avantages il offre au client.
- "Knock out" des conditions plus favorables. Plus d'itérations de modifications, moins de délais, des prix plus bas. Que faire Connectez le bon sens, montrez que le coût et le timing dépendent directement de la complexité. Nous avons besoin de plus d'itérations de modifications - d'accord, mais cela prendra plus d'argent et de jours. Cela devrait être moins cher - nous réduisons l'étendue du travail: vous pouvez toujours supprimer certaines fonctions du budget. Le travail libre est un péché.
- Références des avocats du client. Il y en a beaucoup, plus précisément, BEAUCOUP, surtout dans les cas où l'avocat essaie de ne pas résoudre un problème réel, mais de créer l'apparence du travail. Les modifications peuvent ne pas être très rationnelles et compréhensibles. Voyons comment travailler avec cela afin de coordonner les documents avec un minimum de pertes.
La première étape consiste à pré-stipuler des clauses dans le contrat qui sont spécifiquement conçues pour être flexibles et s'adapter au client particulier. Il peut s'agir de dispositions qui font double emploi avec des normes juridiques ou qui réglementent les nuances du travail qui vous conviennent, mais qui ne sont pas fondamentales. Ces éléments sont ce que vous êtes prêt à abandonner. Leur absence n'affectera pas la complexité, le calendrier, les coûts, les processus ou les risques. Donc, si les avocats du client vous le demandent, vous pouvez les exclure en toute sécurité, auparavant en les protégeant.
Dans nos modèles, ces éléments sont mis en évidence et les gestionnaires peuvent prendre des décisions à leur sujet de manière indépendante.Malheureusement, outre les points que vous ne vouliez pas vraiment à l'avance, il y en a d'autres dans les documents. Pour vous, ils ne sont pas seulement importants, mais fondamentaux. Lorsque les avocats du client leur envoient des corrections, vous devez être d'accord. Il n'y a pas, et il ne peut pas y avoir d'algorithme unique, c'est toujours un processus de négociation.
Sur ces points, il convient tout d'abord de proposer une formulation alternative. Même si l'autre version ne contient que des concessions ou des clarifications mineures, et en général ne diffère presque pas de la précédente, ils la manqueront souvent.
Comparez - les avocats n'étaient pas d'accord sur ce libellé:
Le client donne au contractant le droit d'utiliser son nom (nom), ses logos, ses marques commerciales, ses désignations commerciales dans le portefeuille et les documents d'information du contractant. Le client accorde au contractant le droit
d'annoncer les résultats de tous les travaux menés dans le cadre de l'Accord.
Et celui-ci a été manqué:
Le Client accorde à l'Entrepreneur le droit d'utiliser son nom et son logo dans le portefeuille et les documents d'information de l'Entrepreneur, ainsi que d'annoncer les résultats de tous les travaux dans le cadre du Contrat, sous réserve de l'approbation préalable du texte de l'annonce avec le Client, en envoyant un e-mail à la personne responsable du Client au plus tard le 2. jours ouvrables avant la publication proposée.
Il est encore préférable de dresser une liste préliminaire des points sur lesquels des désaccords surviennent souvent et de préparer des alternatives à l'avance. Le bonus de cette liste est qu'elle vous permet de déléguer partiellement la discussion des modifications aux chargés de compte et chefs de projet.
Si vous ne pouvez vous mettre d'accord sur aucun point, vous pouvez essayer de faire passer les négociations à un niveau supérieur. Assez souvent pour dire que vous n'avez pas assez d'autorité et que vous ne pouvez résoudre le problème que par le biais du PDG. L'escalade est toujours gourmande en ressources pour les deux parties, par conséquent, sur des points non critiques, les problèmes seront très probablement résolus sans elle.
Si le client demande à ajouter des sanctions au contrat - par exemple, pour un travail en retard - pensez s'il peut lui-même retarder exactement de la même manière. Si oui, ajoutez deux articles en miroir: pour vous et pour lui. Nous ne sommes pas contre la responsabilité de ces paramètres qui sont entièrement en notre pouvoir. Mais la responsabilité est une chose à double tranchant. Et c'est encore une fois l'occasion de surestimer les risques et, éventuellement, d'abandonner les sanctions en général.
Le
dossier des cas d'arbitrage a un historique judiciaire du client. Beaucoup de poursuites contre les fournisseurs? Oui, peut-être qu'il n'a vraiment pas de chance tout le temps, mais plutôt, son service juridique est bénéfique et gagne de l'argent grâce à des failles dans les documents. Gardez cela à l'esprit lorsque vous évaluez les risques et la rentabilité d'un projet et lorsque vous convenez de révisions. Par exemple, il s'agit d'un argument important pour convenir d'un point de compétence.
En plus des scripts pour coordonner les corrections, dans nos réglementations, il existe un certain nombre de règles de précaution qui seront utiles dans toute industrie:
Règle 1. Aucun document dans Word. Nous remettons des documents au client en mode édition dans Google, ou (si les avocats du client ont besoin d'un fichier) un fichier pdf. Il est plus facile de transférer des points du protocole de désaccords vers Google.Docs que de vérifier complètement le texte de Word pour la présence de modifications inaperçues.
Règle 2. Vérifiez les documents. Il arrive que les clients ajoutent 2-3 modifications en mode édition, et que les autres effectuent tranquillement, dans l'espoir que personne ne le remarquera. Nous avons eu deux de ces cas: les modalités, les montants et les processus ont changé.
Règle 3. Vérifiez les versions originales du client. Ils peuvent soudainement différer du document convenu. Malheureusement, dans notre pratique, une telle option a été rencontrée à plusieurs reprises.
Règle 4. Demandez une procuration si le contrat n'a pas été signé par le directeur général. Et vérifiez qu'il n'est pas expiré. Sinon, en justice, le contrat peut être déclaré invalide, et peu importe la façon dont vous faites votre travail, vous devrez rembourser l'argent. L'affaire n'est pas fictive (collègues partagés).
Règle 5. Vérifiez les signatures. La signature sur un document spécifique doit coïncider avec le modèle de signature dans l'accord-cadre (et dans les documents constitutifs de l'entreprise, vous en demandez des copies aux contreparties, n'est-ce pas?) Et avoir quelque chose en commun avec le nom du signataire. En raison de la signature douteuse, les documents peuvent également être invalidés.
Nous pensons que l'accord devrait refléter fidèlement les vrais accords et règles du jeu. Il ne doit pas interférer avec le travail. En cas de litige, agiter des morceaux de papier devant votre nez est une idée faible et douteuse. Mais l'ordre dans les documents devrait être. Sinon, il suffit d'être guidé par le bon sens et l'intuition.
Le modèle du contrat cadre et son annexe peuvent être téléchargés ici .