Gestion des risques - pourquoi les procédures sont-elles si rares?

Simplicité apparente

Dans tout manuel, y compris PMBOK, la procédure de gestion des risques est décrite en termes clairs et compréhensibles.

Le risque est nécessaire:

• révéler
• soumis à une analyse qualitative et quantitative
• mettre dans la section appropriée de la matrice des risques
• prendre une décision de travailler avec lui
• suivre jusqu'à l'apparition ou la perte de pertinence.

Cependant, dans la vraie vie, ce n'est pas si souvent que vous pouvez voir soigneusement ces procédures, et encore moins souvent, les avantages de cela.

Derrière l'apparente simplicité se cache le travail quotidien du chef de projet, exigeant discipline, créativité et effort intellectuel. Et comme le risque est un événement probable dans le futur qui pourrait ne pas se produire, maintenant je ne veux pas le faire maintenant - il y a des tâches plus urgentes.

Supposons qu'un chef de projet comprenne que la gestion des risques est nécessaire. Le convaincre de cela n'est pas nécessaire. Mais comment le faire de la manière la plus efficace? Quelles techniques et quels outils utiliser pour réduire réellement les pertes dès le début des risques avec un minimum de temps?

Outils de risque

Il existe un ensemble d'outils obligatoires dont la présence ainsi que la qualité du contenu indiquent déjà que le chef de projet tente de gérer les risques. C'est

• Registre des risques
• Cartes de risque critique
• Affectation des risques et tâches

Cependant, leur seule présence ne donne aucun résultat.

Tout d'abord, vous devez identifier correctement le risque. En règle générale, une chaîne d'événements entraîne des conséquences néfastes. Quel est le risque? Les conséquences ou l'un des événements qui y ont conduit?

Regardons un exemple simple.

La figure montre la même chaîne, mais l'accent est mis sur différents maillons.



Vous pouvez essayer de ne jamais être en retard au travail. Par exemple, pour éviter sûrement d'être en retard, sortez une demi-heure plus tôt. Et c'est une bonne option si vous êtes un alouette, et une demi-heure de sommeil le matin n'est pas d'une grande valeur pour vous.

Et vous pouvez rediriger un téléphone fixe vers un téléphone mobile, et vous pouvez probablement éviter un appel manqué, malgré le retard.

Le coût de la gestion de la probabilité de risque dans deux cas est différent. Une demi-heure de sommeil ou une redirection sans valeur vers un mobile. Selon la définition de ce avec quoi nous nous débattons, le coût de la prévention peut varier considérablement.

Un événement risqué est quelque chose avec lequel nous allons nous battre, que nous essaierons de prévenir.
Les critères suivants peuvent être utilisés comme indice pratique pour déterminer un événement à risque:

• Un événement est sous contrôle direct - il peut être reconnu, il peut être influencé.
• L'événement est garanti de conduire à l'apparition de conséquences.
• Il existe un moyen standard de résoudre le problème et cette méthode est généralement peu coûteuse.

L'identification des risques est un processus continu. Ils peuvent être formulés sur la base d'une expérience antérieure, d'une analyse de la situation actuelle, ils peuvent être rapportés par n'importe qui et sous n'importe quelle forme. Si vous gardez les yeux ouverts, les informations sur les risques seront toujours présentes.
La question est, qu'est-ce qui est digne d'entrer dans le registre à partir de cela?

L'inscription dans le registre des risques doit être spécifique:

• Si cela arrive ...
• Les conséquences viendront ...
• Nous pouvons faire ce qui suit à ce sujet ..

Pour chaque risque, une personne responsable et une date de contrôle sont attribuées.

Je recommande la structure suivante du registre des risques, qui peut cependant être modifiée ou complétée en fonction de conditions et préférences spécifiques:

1. Non. - Code de risque unique
2. Titre - une brève désignation du risque
3. Description - une description de l'événement à risque et des conséquences
4. Ouvert - Date d'enregistrement des risques
5. Initiateur - nom complet de l'initiateur
6. Contrôle des risques - nom complet de la personne responsable du contrôle régulier des risques
7. Priorité - élevée / moyenne / faible
8. Date de décision requise - Quand décider des actions à risque ou à problème
9. Les conséquences de l'apparition du risque (calendrier et coût) - Quelle sera l'apparition du risque, en termes numériques.
10. Actions contre les risques - Que faire des risques
11. Responsable des actions - Qui doit réaliser ces actions
12. Date d'action prévue - Quand agir
13. Actions à risque - Que faire en cas de risque
14. Date d'état - Date de mise à jour du statut
15. Statut - Ouvert / Analyse terminée / Résolu / Fermé

Carte des risques
Les risques les plus importants méritent la création d'un document distinct sur eux - une carte des risques.

Dans la carte des risques, nous écrivons:

• une description détaillée de ce qui pourrait arriver
• quelles sont les conséquences, exprimées de préférence en argent
• probabilité d'occurrence
• options d'action (ne rien faire, faire quelque chose, faire autre chose)
• Décision et plan d'action

La carte des risques est très pratique pour l'escalade. Si les actions dépendent de quelqu'un d'autre qui n'est pas au pouvoir du chef de projet, alors une escalade est nécessaire.

3. Mise en œuvre du plan de gestion des risques

Vous pouvez identifier les risques, tenir un registre, dresser des cartes. Mais s'il n'y a pas d'action de risque, toutes les étapes précédentes sont inutiles.

Les stratégies de gestion des risques suivantes et des exemples de son application sont possibles:

• Évitez - ne faites pas de projet; refuser d'utiliser une technologie inconnue.
• Restreindre - prendre toute mesure pour réduire la probabilité ou le degré d'impact des conséquences: attirer un sous-traitant ayant une expérience pertinente; déplacer les tâches risquées au début du projet; effectuer des tests supplémentaires.
• Accepter - créer une réserve pour le début du risque (tampon temporaire, stock dans le budget)
• Transfert - attribuer à une personne (client, entrepreneur, compagnie d'assurance) la responsabilité de la mise en œuvre d'une tâche pour laquelle il existe un risque ou ses conséquences.

Une fois que vous avez décidé de la stratégie à choisir, des actions planifiées, il est important d'assurer leur mise en œuvre.

Sur l'un des projets, j'ai utilisé la pratique suivante. Il a convoqué une réunion sur les risques avec le directeur général adjoint du client et est venu avec plusieurs cartes de risques. Il a demandé à lire, si nécessaire, a expliqué quelque chose, a demandé de choisir l'une des options ou de formuler une autre solution. Après cela - signez sur papier. Cela a grandement stimulé les actions des gens dans la subordination de ce leader.

Cependant, un tel schéma n'est pas toujours applicable s'il ne correspond pas à la culture d'entreprise ou si le manager a des tactiques pour éviter la décision. La manipulation est une affaire créative.

Sur un autre projet, nous avons préparé des cartes de risques sur le portail du projet (voir Utilisation de JIRA et Confluence dans la gestion de projet ), qui ont ensuite été automatiquement collectées dans le registre. Cette option est plus pratique que d'essayer de gérer toute l'abondance d'informations dans une feuille de calcul Excel. De plus, en raison de la connexion avec le système de gestion des tâches, il était facile de planifier et de contrôler les actions à risque.

Cette déclaration ne prétend pas être des termes stricts et l'exhaustivité du sujet. Au lieu de cela, j'ai essayé de partager ce qui fonctionne vraiment.

Si vous vous rendez compte de l'importance de la gestion des risques, utilisez systématiquement les outils et approchez-les dans la pratique, vous pouvez éviter de nombreuses complications et le travail supplémentaire qu'elles occasionnent.