L'expérience du chef de projet se manifeste, entre autres, dans les petites choses qui lui permettent de travailler efficacement. Ceci est particulièrement important au début du projet, lorsque vous devez démarrer rapidement tous les processus. Un RP expérimenté vient au projet avec une valise de leurs propres outils et techniques qui vous permettent de commencer sans beaucoup de discussion sur la meilleure façon d'organiser le travail.
Lors des formations, ils sont parfois interrogés sur les puces, les techniques et les technologies. Lorsque vous faites quelque chose pendant longtemps, de telles choses deviennent évidentes et il est difficile de répondre immédiatement à la question. Néanmoins, je vais essayer de mettre en évidence, à première vue, des points insignifiants qui permettent d'économiser du temps et des efforts. Petits hacks de vie.
Qu'y a-t-il dans le sac?
Lorsqu'un projet démarre, il est essentiel de démarrer rapidement le travail des participants au projet. Pour ce faire, il est préférable de déterminer à l'avance les procédures, les outils et les règles selon lesquels l'équipe de projet travaillera.
Rapide est le mot clé parce que la confusion et les hésitations deviennent un processus autonome et un tas d'activités improductives mal organisées se développe comme une boule de neige.
Par conséquent, Lifehack 1: lorsque vous arrivez au projet, vous devez avoir des procédures de projet, des documents et des outils éprouvés dont vous avez juste besoin pour déployer, montrer et convaincre tout le monde que ce n'est pas la seule option, mais éprouvée.
Quoi précisément:
- Structure de l'équipe de projet et répartition des responsabilités.
- Un ensemble de procédures de conception. Si vous les avez bien décrits dans l'un des projets, seules l'adaptation et l'amélioration se poursuivent.
- Une façon d'organiser une bibliothèque de design. Un article de JIRA et Confluence sur la gestion de projet parle d'une des options.
- Organisation de la gestion des tâches. Dans le même article, vous trouverez une description de l'option que nous avons utilisée.
- Plan de projet de haut niveau typique et méthodologie de mise en œuvre
- Un ensemble de risques typiques
Ayant tout prêt à l'emploi, vous pouvez commencer dès le départ.
Qui achète le foie?
Life hack 1 dit que le projet commence bien avant que l'équipe du projet ne se rassemble. Si vous parvenez à préparer l'infrastructure à l'avance, l'organisation du travail devient alors plus facile.
Pour optimiser davantage le processus de démarrage, il est bon de préparer une page pour les nouveaux membres de l'équipe de projet. Cela vous permettra de ne pas perdre de temps à résoudre des problèmes quotidiens.
Que pourrait être dans cette description:
- Où et comment obtenir un laissez-passer si les travaux sont sur le territoire du client
- Quelles sont les règles de l'horaire (jours ouvrables, week-ends)
- Comment se connecter à distance, si possible
- Comment connecter une imprimante
- Où est la salle à manger, comment se rendre au bureau
- Quelles sont les règles de déclaration, si le travail est sur des feuilles de temps, comment faire un rapport sur les dépenses
- Qui achète le foie
Pour que toutes ces informations soient disponibles, vous devez déterminer immédiatement le centre d'information du projet. Il est pratique de le faire en utilisant le portail sur le wiki, où vous pouvez publier des informations pour les nouveaux participants, une fiche de contact et toutes sortes de liens, de procédures de conception et d'annonces.
Règles pour les documents
Un des règlements, qui facilite alors grandement la vie, est les règles de dénomination et les normes de rédaction des documents.
Si vous spécifiez une règle pour coder un nom de fichier, il sera facile de les trouver et de les identifier plus tard sans l'ouvrir. Par exemple:
<Code de projet>. <Code de tâche>. <Nom du document>. <version>Il est utile de désigner les tâches clés du projet avec des codes. Dans la méthodologie d'implémentation Oracle, par exemple, toutes les tâches de conception sont précodées: «TA.030 - Architecture technique», «TE.025 - Scénarios de test», etc. Après un certain temps, tout le monde dans le projet commence à parler de ces codes, car c'est sans équivoque et économique.
Les règles administratives sont définies par des modèles. Vous pouvez créer un modèle de page de garde dans un fichier séparé, puis créer de nouveaux documents sur la base de celui-ci. Cela utilise automatiquement les styles définis dans le fichier.
Une fois, je suis allé encore plus loin et j'ai écrit une feuille de triche dans laquelle je décrivais les principes pour écrire le texte des documents de projet: les règles d'utilisation des styles, les en-têtes de police, les abréviations, etc. Cependant, l'efficacité de ce n'était pas très élevée, malheureusement. Personne ne nous lit les instructions.
Réunions et procès-verbaux
Le fléau des grands projets, ce sont les rencontres sans fin. Une réunion de plus d'une heure devient inefficace car les participants se fatiguent, perdent le focus et commencent à tourner.
Pour les réduire, vous devez au moins a) vous y préparer, b) vous fixer un objectif - s'adapter en 30 à 40 minutes, c) modérer le processus. De nombreux livres ont été écrits à ce sujet, ceux qui veulent devenir professionnels dans ce domaine le liront.
Ce que je veux faire attention, c'est la compilation de protocoles. Il arrive qu'après une réunion un autre jour, trois se mettent d'accord sur un protocole. Beaucoup de temps et d'efforts sont consacrés à cela, et les informations pendant cette période «vont mal».
Idéalement, le procès-verbal devrait être prêt à la fin de la réunion. Vous pouvez le faire tout de suite dans une lettre envoyée par l'animateur lorsque tout le monde quitte la salle de réunion. Nous avons préparé le protocole sur la page du portail du projet, que nous avons créé selon le modèle au début de chaque réunion et l'avons rempli au cours (voir
JIRA et Confluence dans la gestion de projet ). Après cela, tout participant pouvait compléter ou corriger le libellé, mais le protocole était jugé pertinent à tout moment. L'historique de tous les changements a été conservé, il a été possible de voir qui a fait quels changements. Ainsi, nous n'avions pas de temps supplémentaire pour l'approbation.
Rapports hebdomadaires
Même si personne ne l'exige, il est préférable d'introduire la pratique des rapports hebdomadaires formels dès le tout début du projet.
Le rapport doit contenir 1 à 2 pages. Le contenu du rapport est structuré et unifié de semaine en semaine. Il contient au moins:
- Évaluation générale du projet, par exemple par un feu de signalisation. Et commentaires à ce sujet - où en sommes-nous, principales réalisations et problèmes
- Tâches terminées pour la semaine précédente
- Plan pour la semaine prochaine
- Risques, problèmes, suggestions
Même si vous envoyez un rapport à un groupe limité de personnes, n'oubliez pas que le rapport peut atteindre n'importe qui, de n'importe quel membre de l'équipe de projet aux actionnaires de l'entreprise. Par conséquent, choisissez soigneusement les mots et les informations que vous ne montrez pas. Avant de poster, il est nécessaire de le coordonner avec quelqu'un qui protégera ce statut du projet avec vous.
Le rapport hebdomadaire crée un rythme qui discipline le RP et crée la confiance parmi ses gestionnaires et le client que tout est sous contrôle, et ils comprennent ce qui se passe dans le projet. Le feu de circulation est vert - tout va bien!
Manque de temps
La ressource la plus rare est le temps. Tout est impossible à faire. Par conséquent, la chose la plus utile qu'un gestionnaire de projet peut prendre est de s'arrêter, de ne rien faire pendant un certain temps et de réfléchir aux priorités, en laissant le cerveau partir pendant 10 minutes de natation libre. La relaxation du corps et une courte méditation aident à voir ce qui est important et ce qui ne l'est pas; quoi faire en premier lieu, et ce qui peut être donné aux autres.
Cependant, il y a des choses qui ne peuvent pas être repoussées. Par exemple, si vous avez promis d'envoyer un rapport sur l'avancement du projet vendredi soir, vous devez le faire. Parce qu'autrement, elle retiendra l'attention à un moment où elle est totalement inacceptable. Une entreprise inachevée dévore l'énergie. Il vaut mieux ne pas différer la routine, ce qui devrait être fait dans les délais. Sinon, il se rattrape comme une avalanche. Il vaut mieux s’efforcer, faire et dormir profondément.
Relation
En plus des procédures et des réglementations, il y a toujours une relation. Relations au sein de l'équipe projet, relations avec le client. Un respect sincère pour chacun joue ici un rôle; comprendre que tout le monde, pas seulement les participants au projet. Si le RP n'a pas cela à l'intérieur, aucun team building ne sera utile.
Si vous avez une relation de travail constructive établie, alors vous serez pardonné pour beaucoup d'erreurs. Et s'ils ne sont pas là, ils peuvent ne pas comprendre vos réalisations. Telle est la nature humaine.
Il est clair que certaines des choses que nous faisons pour réaliser, vous ne pouvez donc pas tout nous dire. Il est toujours utile d'observer le travail du maître, qu'il gère le projet, répare des chaussures ou écrit un livre. Vous pouvez apprendre de n'importe qui, si vous voyez l'essence.