Ici, nous avons rappelé l'un des projets de longue date - l'automatisation des processus commerciaux de routine dans une entreprise industrielle. Il ne s'agit pas de savoir-faire, mais de solutions standard qui fonctionnent efficacement.
Ainsi, l'histoire se déroule dans une entreprise de l'industrie chimique, où environ 8 000 personnes travaillent dans plusieurs installations géographiquement réparties. Chacune de ces installations possède son propre service du personnel. De temps en temps, tous les travailleurs doivent recevoir des demandes de renseignements et des feuilles de paie en mode constant. Auparavant, ils étaient venus auprès des officiers du personnel qui ont passé beaucoup de temps à préparer et à trier toute la documentation (une partie des documents envoyés aux ateliers, certains aux mines). De plus, 85% des demandes concernent la délivrance de documents ne nécessitant pas de signature. C'est pourquoi le client nous a demandé d'automatiser les processus standard de délivrance des feuilles de règlement. Les demandes restantes, par exemple pour la délivrance de certificats, nécessitent toujours un traitement manuel: cachets et signatures.
Comment fonctionne généralement le processus de délivrance des documents et des certificats?
Dans la plupart des cas, dans toute grande entreprise, plusieurs membres du personnel sont responsables de la préparation et de la délivrance des certificats, des documents, des formulaires de demande et de la mise à jour des informations sur les employés. En fait, l'ensemble du processus de flux de travail du personnel les traverse. Ensuite, les documents sont envoyés aux chefs des ateliers, après eux - aux chefs des départements et des brigades, et seulement après que les documents parviennent aux employés ordinaires. Le processus peut prendre 3 à 4 jours. En plus des coûts de main-d'œuvre des agents du personnel, les employés qui doivent recevoir un bulletin de paie ou, par exemple, un certificat d'impôt sur le revenu pour 2 personnes, doivent passer du temps sur la route vers le service du personnel à deux reprises: pour commander un certificat, puis pour le recevoir.
Comment ce processus fonctionne maintenant
Nous avons placé des kiosques d'information sur les sites des clients. En apparence, ils rappellent beaucoup ceux que chacun de nous se souvient des machines automatiques pour payer les factures des communications mobiles. Grâce aux kiosques, il s'est avéré minimiser le problème de l'attrait physique des employés pour le personnel RH. Maintenant, si le document ne nécessite pas de signature et d'impression, il peut être obtenu en quelques minutes dans le couloir de l'atelier, où les employés travaillent sans postes de travail équipés.
En quoi consiste un kiosque?
Le kiosque est basé sur un ordinateur et une imprimante, ainsi qu'un écran tactile de protection de 19 pouces, un lecteur de cartes au format HID, EM-Marine, des haut-parleurs pour la lecture audio et une alimentation sans coupure. Le lecteur permet aux employés de se connecter au système à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. L'impression de documents est disponible au format A5 ou A4, recto verso.
Comment ça marche?
Chaque employé, appuyé contre un lecteur de kiosque à laissez-passer, peut imprimer n'importe quel mémo et instructions, une feuille de paie, une feuille de temps, des informations sur les vacances et voir l'équilibre de la nutrition médicale et préventive. Dans le même temps, l'autorisation de l'employé est requise à chaque fois: le kiosque ne stocke pas la session de l'utilisateur. Maintenant, il y a 14 formulaires de demande dans le système, plus nous avons ajouté des formulaires de commande d'aide: un employé remplit les champs requis à l'aide du matériel, puis reçoit un certificat que vous n'avez qu'à signer dans le service du personnel. Cela accélère considérablement le processus. Le logiciel des kiosques accède aux données du système du personnel via le serveur d'applications ou le serveur proxy créé, prend les informations et génère le document nécessaire.
Peu de temps après le début du projet, nous avons également ajouté l'inscription des employés au service SMS. Vous pouvez y voir les cinq demandes et paies les plus fréquentes.
Sur l'un des sites, nous avons ajouté l'inscription à la dentisterie par VHI. Le processus est organisé comme suit: le conservateur recrute un groupe d'employés qui ont besoin de l'aide d'un dentiste, puis se rend à la clinique et enregistre tout le monde. Nous avons simplifié le processus de collecte des applications à l'aide du kiosque. Il s'est avéré une sorte de file d'attente électronique: un employé remplit une demande via un kiosque, reçoit un numéro de série, comprend combien de personnes sont devant lui. Et le conservateur reçoit une liste d'employés qui doivent être pris rendez-vous. De plus, à la demande du client, nous avons installé une ligne de course dans les kiosques, qui diffuse des informations à jour pour les employés, une liste des programmes sociaux, la date de la fête d'entreprise, etc.
Quant au contrôle des performances des kiosques: le kiosque et l'imprimante qu'il contient sont constamment surveillés afin de suivre les lectures critiques. Par exemple, du toner ou du papier s'épuise, des bourrages papier, des interruptions de communication. Si l'une de ces situations se produit, une notification automatique sera envoyée à l'e-mail d'assistance. Pendant que le problème est résolu, la chatte se déconnecte avec des capacités limitées.
Quelques détails plus techniques
Comme je l'ai dit, un kiosque est un ordinateur et une imprimante.
Nous avons développé nous-mêmes le logiciel. Il est responsable de l'autorisation des employés, s'intègre au courrier, de sorte que les demandes de renseignements (qui nécessitent une signature) sont automatiquement envoyées par e-mail au service du personnel. En outre, il existe une surveillance des terminaux et des imprimantes, une surveillance de la disponibilité du backend, des paramètres et de l'accès à distance.
Quant au service: sur le site de chaque client, il existe un service d'assistance qui reçoit des notifications en cas de panne ou de force majeure standard, lorsque le papier est par exemple épuisé. Et le support technique du logiciel se fait à distance avec nous.
Nous avons également testé le kiosque dans nos bureaux sur un échantillon d'ingénierie. Ici, par exemple, nous mettons en place un ensemble de références nécessaires pour un client particulier:
Un peu d'interface:
Soit dit en passant, en plus des demandes de renseignements, vous pouvez également obtenir des informations sur l'expérience:
Un regard vers l'avenir: nous mettons actuellement en œuvre la deuxième version du projet. C'est tout de même, uniquement dans l'application mobile.
L'interface est généralement la même:
Soit dit en passant, nous pouvons fournir de nouvelles installations en tant que service géré (c'est-à-dire moyennant des frais mensuels et non de manière standard pour un projet). Tout dépend des besoins du client.
Si vous avez des questions, je serai heureux de répondre: dakulov@croc.ru