Un chef de projet avec des savoirs traditionnels n'est pas un signe de gestion de projet

- salut! Eh bien, comment allez-vous, qui, où? - Ça fait longtemps que tu vois.
- Oui, je suis chef de projet informatique dans une grande entreprise.
- Oh, PRINCE, risques, gestion extrême, finances. Difficile
- Oh non. Donc, les savoirs traditionnels du client aux techniciens et vice-versa, je traîne pour de l'argent. Des conneries.

Voici un vrai dialogue. Et, je pense, le dialogue est pertinent pour de nombreuses entreprises, surtout si elles ne font pas partie des dix plus grands fournisseurs et intégrateurs, où les processus sont néanmoins débogués et les projets ressemblent à des projets. Il est clair pourquoi de nombreuses petites et moyennes entreprises se détournent du concept même de «projet» et travaillent comme une carte tombera. Dans de telles circonstances, le travail du chef de projet ressemble plus au travail du superviseur, qui vient aux programmeurs et demande une fonctionnalité plus rapidement, puis va aux testeurs et appelle à tester en ce moment et sans critiques, puis il va avec des chefs d'équipe pour le déployer avec la production et avec un visage violet apporte des bugs de du client, qu'il s'agisse d'un bug mineur ou critique, le visage est toujours le même violet, et le discours commence par les mots: «Tout est tombé du client». Certes, la situation semble malsaine? Parlons d'elle.


Un chef de projet typique qui ne comprend pas vraiment ce qu'est la gestion de projet.

Début non aléatoire

En février 2007, une conférence de gestion de projet s'est tenue à Nijni Novgorod. Ensuite, c'était un thème super cool et innovant. Plusieurs centaines de représentants de grandes entreprises, d'entrepreneurs, de députés, de scientifiques et d'étudiants ont discuté des pratiques de gestion de projet et des mécanismes de processus opérationnels alors en vigueur. Franchement, tout cela semblait complètement impie: les entreprises étrangères et les géants industriels nationaux ont parlé de la façon dont ils gèrent les projets dans leurs entreprises et leur ont demandé d'adopter leur expérience. Des représentants confus des petites entreprises se sont assis devant eux et ont compris que les systèmes d'automatisation coûtaient à eux seuls des millions de dollars, sans parler de la formation, des mentors, de la mise en œuvre. Cela ressemblait à un avenir qui était à nos portes. Au début de l'année 2007, notre CRM RegionSoft commençait tout juste son voyage et les participants à la conférence étaient deux de nos futurs employés, puis des étudiants qui n'avaient rien entendu de notre entreprise. Et personne ne savait qu'en août 2018, la sortie de notre système CRM RegionSoft CRM 7.0 serait publiée, et nous écririons un article sur Habr (qui à l'époque n'avait même pas un an) que la gestion de projet était accessible à tous.

Ne croyez pas? En vain. En fait, dans les affaires, tout est un processus et tout est un projet. Vous avez juste à vous embêter un peu.

Attention L'article a été écrit par des développeurs professionnels et peut contenir une certaine quantité de sarcasme et d'aversion pour RM.

Pourquoi soulevons-nous ce sujet?

Dans toute entreprise, tôt ou tard un projet démarre. Cela peut être le lancement d'un nouveau produit ou service, la création d'une campagne publicitaire du Nouvel An, l'introduction de logiciels, le lancement d'une nouvelle ligne de production, etc. Ensuite, le moment est venu de choisir un chef de projet (coordinateur) parmi les employés ou d'embaucher un spécialiste et de tout faire de la meilleure façon possible. Mais l'ensemble du processus semble loin d'être sans nuage.

• Les entreprises ne savent pas ce qu'est un projet. En fait, cela n'a rien de compliqué: buts, objectifs, budget, risques, allocation des ressources, rapports. Mais certains éléments sont constamment ignorés: soit le budget dépasse les limites (et c'est une erreur de planification), alors les tâches se chevauchent, se chevauchent et rendent le travail de certains employés insupportable, tandis que d'autres - le cadeau. De ce fait, l'ensemble du projet est menacé, ce qui frappe principalement les intérêts du client (interne ou externe - aucune différence).
  
• En gestion de projet, les risques sont constamment oubliés. Et ils sont toujours là, du banal et facilement prévisible (manque de ressources, bancs de fournisseurs, maladie des employés) aux plus soudains qui doivent toujours être pris en compte (saisonnalité, situation économique dans le monde, travail avec la monnaie, risque législatif). Bien entendu, la survenue de risques met en péril l'ensemble du projet. Par conséquent, l'évaluation des risques doit être proactive et non réactive, c'est-à-dire avoir lieu avant que le renard arctique ne décide de vous rendre visite. Si le projet est long, une réévaluation des risques doit être effectuée tous les 2-3 mois de la durée de vie du projet.
  
• Les entreprises aiment la méthodologie et oublient l'essence du travail, perdant du temps sur les formalités. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises et, curieusement, les startups. De plus, ils ont des raisons différentes: les start-up s'efforcent d'être à la mode et enregistrent toujours le fait de la gestion selon PRINCE ou PMBOK, et dans les grandes entreprises (surtout celles qui ne travaillent pas selon ISO) il y a toujours des chats qui, comme vous le savez, quand il n'y a rien à faire, lèchent les œufs pour les employés qui en ont besoin démontrer votre importance et votre engagement envers les normes. Souvent dans la poursuite de la bonne organisation de la documentation, des réunions, des étapes, etc. perdu un travail rapide et de qualité.
  
• Les chefs de projet (appelés chefs de projet) sont une catégorie très vague de travailleurs. Les choses sont plus ou moins pas mal en informatique, où la plupart (mais, hélas, pas tous) des projets se développent de l'intérieur, de l'environnement de développement. Mais le chagrin de l'entreprise informatique, si un diplômé en sciences humaines ou un diplômé en gestion devient chef de projet technique. Non, ce ne sont pas des méchants, et ils lisent probablement beaucoup de livres épais (y compris de nombreuses sources de «motivation»), mais l'informatique est un domaine trop spécifique pour que des projets soient dirigés par des gens sans formation technique (ils sont sûrs qu'ils discuteront avec nous - et c'est bien s'il y a des réussites). En ce qui concerne les autres domaines, les chefs de projet y prennent des personnes sans expérience appropriée, mais, par exemple, avec une formation ou un curriculum vitae dans lequel vous pouvez mentir avec trois cases. En général, la sélection devrait être plus critique, et encore meilleure - à partir des réserves internes.
  
• Lorsque vous travaillez avec des projets, les tâches et les ressources d'un seul côté sont prises en compte. Tout projet a un titulaire (exécuteur testamentaire) et un client qui attend le résultat du projet. Le plus souvent, l'ensemble du projet vise les intérêts du client, qui doivent être réalisés à tout prix, moins souvent - il provient exclusivement des ressources de l'entrepreneur (projets internes). Avec une bonne gestion de projet, les intérêts de tous les participants doivent être pris en compte, les actions doivent être coordonnées.
  
• La peur du leadership entraîne le projet dans la crise. Souvent, les employés ont peur de rendre compte de la situation réelle, d'informer sur un délai ou des dépassements de budget. En fin de compte, le projet peut être achevé de mauvaise qualité ou plongé dans un état complètement désespéré. À son tour, le gestionnaire dans une telle situation peut ne pas avoir d'outil pour contrôler et suivre le projet.
  
• Le travail du chef de projet n'est pas mesurable ou mal mesurable, et lui-même essaie de toutes ses forces de sortir du KPI (par exemple, en faisant valoir que le projet est un travail exclusif qui ne peut pas être mesuré) et aller vers des primes basées sur les résultats (ponctuelles). Cette approche réduit la responsabilité du gestionnaire pour le projet et le «répartit» entre les autres participants.
  
• Souvent, les projets ne fixent pas de limites - une vague compréhension de l'ampleur du projet peut facilement en faire une construction à long terme.
  
• Problèmes internes du projet et problèmes de communication. Dans un premier temps, le chef de projet est un leader et, en même temps, un communicateur, dont la tâche est, entre autres, de coordonner et de diriger l'équipe. Mais il se trouve que le manager se considère comme ayant raison, se met au-dessus de l'équipe et ignore les offres et même des couches entières de travail, faisant de la microgestion et essayant de clore toutes les tâches. L'équipe au sens littéral du mot apprend progressivement à se taire. Bien sûr, le travail de conception, même dirigé par le manager le plus ingénieux, n'est pas le cas où il n'y a qu'un seul guerrier sur le terrain.
  
  Eh bien, la communication en tant que principal moteur du projet doit être transparente et informative: tous les participants doivent être à jour avec les derniers statuts sur les tâches, les risques et les événements.
  

• Hélas, comme dans toute activité, dans le travail de conception, il y a presque toujours une place pour le principe de Pareto: 20% des équipes font en fait 80% du travail. Bien sûr, vous pouvez supporter cet état de choses, mais il vaut mieux stimuler le travail et obtenir une équipe plus efficace.
  

Comme vous pouvez le constater, des erreurs de gestion de projet absolument banales que chacun de nous a rencontrées au moins une fois. Plus les facteurs négatifs convergent, plus il est difficile de mener le projet à son terme et de le clôturer avec succès. Par conséquent, dans la gestion de projet, il est préférable de ne pas se fier uniquement aux relations de confiance et à l'assistant de projet - il est préférable d'utiliser des outils d'automatisation, car ils sont plus clairs, fiables, transparents et plus rapides.

Composants du projet et logiciels professionnels

Il existe une formule assez courante qui convient à tout projet, quelles que soient la méthodologie et la taille de l'entreprise:

projet = temps + coût + portée

Tout l'intérêt de la gestion de projet est la capacité à équilibrer sur trois contraintes, malgré l'intervention de la direction.

Ainsi, vous devez respecter les délais, les coûts et ne pas perdre les limites du projet.

Temps - la période pour laquelle vous devez mettre en œuvre le projet, qui est généralement divisée en différents délais. Cependant, la performance dans les délais est un indicateur de la voltige de l'équipe, mais pas une fin en soi: si une exécution de haute qualité l'exige, le calendrier doit être raisonnablement décalé. Afin de combler l'écart alloué, vous devez planifier soigneusement l'avancement des travaux et les ressources disponibles.

Le coût (budget) du projet est le paramètre le plus important qui nécessite une attention particulière. La difficulté réside dans le fait que le coût de l'ensemble du projet doit être calculé et annoncé à l'avance et que les circonstances et les risques imprévus ne devraient pas modifier sensiblement le coût. Pendant la mise en œuvre du projet, il est nécessaire de surveiller attentivement les mouvements de fonds et d'enregistrer les dépenses et les reçus. Une approche méticuleuse de l'économie du projet supprime la plupart des maux de tête et du démontage des entreprises.

Les limites du projet ne sont pas seulement une évaluation de son ampleur, mais aussi une stricte adhésion aux exigences du client et, bien sûr, aux termes de référence et au passeport du projet. La tâche technique est en fait l'armure de l'entrepreneur, car vous pouvez toujours vous référer aux volumes de travail décrits et aux limitations. Pour que les TdR réussissent, il est nécessaire de collecter soigneusement les exigences, de les décomposer en étapes du projet et de convenir des termes de référence. Ce sera idéal si vous stipulez et fixez non seulement ce qui sera fait, mais aussi ce qui ne sera pas fait.

Autre question importante: quel logiciel convient à la gestion de projet?

Le logiciel de gestion de projet aide tout au long du cycle de vie: de la définition et de la planification des tâches à la gestion des ressources, au contrôle des coûts et à la génération de rapports. De plus, le logiciel crée de la transparence pour les parties intéressées et les membres de l'équipe.

Certes, la majorité des développeurs qui lisent cet article ont déjà vu la «pile Atlassian» à plusieurs reprises dans leur tête. Laissons ce plaisir incroyable à nous, les informaticiens, et parlons d'entreprises qui ne sont pas assez avancées pour se plonger dans les logiciels mentionnés. Habituellement, un système de gestion de projet est compris comme un logiciel qui comprend un diagramme de Gantt et des cartes minimales de clients et d'employés. Mais ce n'est souvent pas suffisant pour un travail à part entière avec des projets, vous devez donc intégrer le logiciel avec d'autres solutions logicielles, ce qui n'est pas toujours transparent et toujours coûteux.

Un autre type de programme est CRM, BPM et autres logiciels avec des mécanismes de gestion de projet intégrés. Par conséquent, nous avons intégré le module de gestion de projet dans l'édition RegionSoft CRM Enterprise . Pendant le développement, nous avons eu des restrictions supplémentaires (plus précisément, au contraire, des exigences d'extension) - le module de gestion de projet est situé à l'intérieur de notre RegionSoft CRM, ce qui signifie qu'il devrait y avoir des connexions supplémentaires. Interférent-ils avec les tâches de gestion de projet? Non, bien sûr - la communication avec les clients et autres entités ne bénéficiera qu'à l'utilisateur:

• section générale - informations sur les délais du projet, faits importants et responsables, degré de préparation (barre de progression visuelle), stade actuel du projet;
  
• budget - recettes et dépenses du projet, en tenant compte des factures et des paiements;
  
• participants - informations sur les gains des participants au projet et le coefficient de participation au travail (le voici, la mesurabilité de chaque contribution et la lutte avec le principe de Pareto!);
  
• documents - documents de projet sous forme de fichiers joints;
  
• processus métier - vous pouvez exécuter des instances de processus associés au projet ou à tout processus d'entreprise si nécessaire;
  
• événements - journalisation des événements dans le projet avec le temps, le gestionnaire et le titulaire de l'événement (suivi et transparence);
  
• tâches - une liste de tâches pour le projet avec un maximum de détails;
  
• ventes - s'il y a des ventes au sein du projet (elles peuvent également être internes);
  
• services - services fournis dans le cadre du projet;
  
• description - un champ libre pour la description, les notes et toute autre chose.
  

Tous les projets sont enregistrés dans une section spéciale où vous pouvez utiliser le tri et les filtres - le projet souhaité est recherché en quelques secondes.



Dans les projets au sein de RegionSoft CRM, le budget du projet est commodément considéré et surveillé - en entrant toutes les données nécessaires, vous ne perdrez pas un seul rouble. Un simple coup d'œil à la barre budgétaire suffit pour comprendre comment les choses se passent. La partie budgétaire du projet prend en compte les parties recettes et dépenses, sur la base desquelles peuvent être calculées ultérieurement la rentabilité prévue et réelle du projet dans son ensemble, ainsi que la rémunération de ses participants.

Les revenus et les dépenses sont divisés en planifiés et réels. Cela vous permet de gérer des projets longs, dont la mise en œuvre s'étale sur des mois voire des années, de planifier les indicateurs financiers du projet au stade de sa préparation, et également de prendre en compte la conformité des indicateurs réellement atteints avec ceux prévus.



Pour plus de clarté, vous pouvez décharger la carte de projet entière sous forme imprimée - un outil pratique pour les réunions et les rapports.



Le principal problème des petites et moyennes entreprises est qu'elles refusent de gérer des projets de la même manière qu'elles refusent d'automatiser les processus métier, considérant cela comme un privilège des grandes entreprises. Bien sûr, c'est fondamentalement la mauvaise approche: une gestion de projet efficace simplifie considérablement les relations au sein de l'entreprise et les relations avec les clients. Est-il vraiment mauvais de travailler dans le cadre convenu, avec des délais prévus et un budget précis? Kaif!

Alors comment gérer des projets?

Bien sûr, nous n'allons pas couvrir le sujet de la gestion de projet avec un seul article de revue - il y aura des documents plus détaillés, en particulier sur les chefs de projet, sur les méthodologies et sur les aspects individuels de la gestion. Mais je ne veux pas retarder les problèmes. Par conséquent, nous avons formulé plusieurs règles de gestion de projet qui sont accessibles et s'adressent principalement aux petites et moyennes entreprises - c'est-à-dire précisément celles pour lesquelles RegionSoft se développe et dont il connaît les douleurs comme aucune autre.


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• Observez la principale triade de limitations dans la portée de la gestion de projet: calendrier, coût, limites. Ainsi, l'entreprise (et l'équipe!) Seront gérées de manière plus efficace et transparente. Même psychologiquement purement, une marche sous forme de projet est perçue plus positivement qu'une routine éternelle: lorsque vous connaissez les termes et voyez la lumière au bout du tunnel, c'est-à-dire la fin de la tâche, il est plus facile de travailler qu'un exemple.
  
• N'ayez pas peur de démarrer plusieurs projets en même temps - l'allocation compétente des tâches et des ressources vous permettra de gagner du temps et au final l'entreprise pourra travailler plus rapidement et avec une grande qualité.
  
• Le cheval est mort - pleure. Si le projet s'effondre, les limites et les délais sont dépassés depuis longtemps, ne vous tirez pas dessus et n'essayez pas de sauter plus loin, analysez les causes et les problèmes et recommencez les tâches. Il arrive que tous les problèmes résident dans des choses comme, par exemple, un projet trop lourd - il suffit de le diviser en plusieurs petits sous-projets parallèles et il volera.
  
• Recueillir des rapports, effectuer des rétrospectives et analyser les problèmes, les réalisations et les fakaps francs. De cette façon, vous pouvez éviter des problèmes à l'avenir. Si la décision s'est avérée fructueuse, ne laissez pas une seule raison pour que l'équipe mange de la pizza avec de la bière, comprenez les raisons du succès et mettez en œuvre avec audace les trouvailles de la vie.
  
• Ne manquez pas le chef de projet (le plus souvent, tous les problèmes commencent par cela). Le gestionnaire de projet n'est pas une personne ayant des exigences en matière d'éducation (telles que «gestion», honneurs) et pas un bon présentateur, mais une personne qui comprend le sujet du projet et doit organiser un système dans lequel tout est débogué, en d'autres termes, chaque processus donne sortie, qui sert d'entrée pour le processus suivant. En cela, bien sûr, réside la communication, la délégation et la capacité de travailler en équipe.
  
• Gérer les modifications - si quelque chose de nouveau apparaît dans le projet, assurez-vous de traiter l'événement, ne reculez pas et ne refusez pas les modifications. Encore une fois, tout est dans le cadre de la triade: coût, conditions, limites.
  
• Le projet doit être réel - pour les tâches qu'il résout et pour l'exécution. Si vous avez 200 000 roubles et qu'il n'y a pas de sources de financement supplémentaires, il est stupide de commencer un immeuble de dix étages - pas même assez pour un puits de fondation. Assurez-vous d'évaluer la pertinence des ressources disponibles par rapport aux objectifs du projet.
  
• Déterminez la rentabilité et / ou la faisabilité du projet. C'est là que le cimetière des startups perdues se trouve précisément dans l'incapacité de calculer l'efficacité. Vous pouvez démarrer la production d'une voiture électrique à partir de bois ou une application pour compter les moustiques morts, mais ce sera un projet pour le projet, il n'est pas question d'économie. Évaluez le client réel ou la taille future du marché avant de démarrer le projet. Soit dit en passant, cela s'applique également aux activités non commerciales - par exemple, la charité et la philanthropie peuvent également être inutiles, mais consomment une tonne de ressources.
  
• Planifiez un téléchargement avec un certain horizon - afin que vous puissiez comprendre qui fait quoi et quelles ressources sont déjà impliquées et seront impliquées à l'avenir. Par exemple, pour ces tâches, vous pouvez utiliser des planificateurs de groupe intégrés dans le système de gestion de projet ou CRM (enfin, ou un diagramme de Gantt).
  
• Gérer la documentation - tous les documents de projet doivent être collectés ensemble et contenir des informations complètes sur chaque étape, paiement, exigences, etc.
  
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